控制工作

管理的一項職能，控制工作是指主管人員對下屬的工作成效進行測量、衡量和評價，並採取相應糾正措施的過程。

基本介紹

• 中文名：控制工作
• 現場控制：控制下屬人員的活動
• 直接控制：通過提高主管人員的素質
• 客觀標準：準確的和適當的標準

類型

現場控制

這類控制工作多用於正在進行的計畫執行過程。它是主要為基層主管人員所採用的控制工作方法。主管人員通過深入現場來親自監督檢查、指導和控制下屬人員的活動。

反饋控制

這類控制工作主要是分析工作的執行結果，將它與控制標準比較，發現已經發生或即將出現的偏差，分析其原因和對未來的可能影響，及時擬定糾正措施予以實施，以防止偏差繼續發展或防止其今後再度發生。

前饋控制

又叫預先控制，是主管人員運用能得到的最新信息，包括上一個控制循環所產生的經驗教訓，反覆認真地對可能出現的結果進行預測，然後將其同計畫要求進行比較，從而在必要時調整計畫或控制影響因素，以確保目標的實現。

間接控制

指人們常常會犯錯誤，或者常常沒有察覺到那些將要出現的問題，因而未能及時採取適當的糾正或預防措施。他們往往是根據計畫和標準，對比和考核實際結果，追查出現偏差的原因和責任，然後才去進行糾正。對於主管人員缺乏知識、經驗和判斷力所造成的管理上的失誤和工作上的偏差，運用間接控制在一定程度上可幫助其糾正，並提高管理水平。

直接控制

直接控制是相對於間接控制而言的，它是通過提高主管人員的素質來進行控制工作的。其指導思想認為：合格的主管人員出的差錯最少，他能覺察到正在形成的問題，並能及時採取糾正措施。所謂“合格”，就是指他們熟練運用管理的概念、原理和技術，能以系統的觀點來進行管理工作。

要求

控制系統應切合主管人員的個別情況

控制系統和信息是為了協助每個主管人員行使其控制職能的，因此，所建立的控制系統必須符合每個主管人員的情況及其個性，使他們能夠理解它，進而信任它並自覺地運用它。

控制工作應確立客觀標準

有效的控制工作要求有客觀的、準確的和適當的標準。在每一種情況下，標準都應是可能測定的和可以考核的。

控制工作應具有靈活性

控制工作即使是在面臨著計畫發生了變動，出現了未預見到的情況或計畫全盤錯誤的情況下，也應當能發揮它的作用。換言之，如果要使控制工作在計畫出現失常或預見不到的變動的情況下保持有效，那么所設計的控制系統就要有靈活性。

控制工作應講究經濟效益

控制所支出的費用必須是合算的。如果控制技術和方法能夠以最小的費用或其他代價來探查和闡明偏離計畫的實際原因或潛在原因，那么它就是有效的。

控制工作應有糾正措施

一個正確有效的控制系統除了應能提示出哪些環節出了差錯，誰應負責外，還應確保能採取適當的糾正措施，否則這個系統就等於名存實亡。

控制工作應具有全局觀點

對於一個合格的主管人員來說，進行控制工作時，不能沒有全局觀點，要從整體利益出發來實施控制，將各個局部的目標協調一致。

控制工作應面向未來

一個真正有效的控制系統應能預測未來，及時發現可能出現的偏差，預先採取措施，調整計畫，而不是等出了問題再去解決。

重要性

控制工作的重要性可以從兩個方面來理解：

1、一方面，任何組織、任何活動都需要進行控制。因為制訂計畫時，主管人員受到其本身的素質、知識、經驗、技巧的限制，預測不可能完全準確，制訂的計畫在執行過程中可能會出現偏差，還會發生未曾預料到的情況。這時，控制工作就起了執行完成計畫的保障作用，以及在管理控制中產生新的計畫、新的目標和新的控制標準的作用。通過控制工作，為主管人員提供信息，使之了解計畫的執行進度和執行中出現的偏差以及偏差的大小，並據此分析原因，及時給予糾正，或立即修訂計畫，使之符合實際。

2、另一方面，控制工作的重要性還表現在它在管理的五個職能中所處的地位及其相互關係。控制工作存在於管理活動的全過程中，它不僅可以維持其它職能的正常活動，而且在必要時，還可以採取糾正偏差的行動來改變其他管理職能的活動。正確的控制工作可能導致確立新的目標，提出新的計畫，改變組織結構，改變人員配備，以及在指導與領導方法上做出重大的改革。

比較

管理控制與一般控制在含義上基本相同，但又有其特殊性。

相同點

1．同是一個信息反饋過程。

2．管理控制也有兩個前提條件：計畫指標在控制中轉化為控制標準；有相應的監督控制機構和人員。

3．管理控制也包含三個基本步驟：即擬定標準、衡量成效、糾正偏差。

4．管理控制工作與控制論中的控制一樣，也是一個有組織的系統，有根據系統內外變化而進行相應的調整，不斷克服系統的不肯定性，使系統保持某種穩定狀態。

不同點

1．一般控制的實質是簡單的信息反饋和自動控制。而在管理控制中，主管人員要計量實際成效，並把它與標準相比較以及明確地分析出現的偏差及原因，並隨之作出必要的糾正。為此主管人員必須花費一定的人、財、物力去擬定計畫並付諸實施，才有可能糾正偏差，以達到預期的效果。

2．一般控制的目的，是使系統運行產生的偏差不超出允許範圍而維持系統活動在某一平衡點上。而管理控制的目的不限於此，它還要力求使組織的活動有所前進，有所創新，以達到新的高度，提出和實現新的目標，也就是求得螺旋上升，即“管理突破”。

步驟

確立標準

首先應明確控制的對象，也就是體現目標特性，影響目標實現的要素。這種標準是從一個完整的計畫中所選出來的，是對工作成果的計量有重要意義的關鍵點。最理想的標準是可考核的標準。

衡量成效

這實際上是控制過程中的一個“反饋”。有了標準後，首先要明確衡量的手段和方法是什麼，落實進行衡量和檢查的人員，然後通過衡量工作中的成效，獲得大量信息。反映計畫執行的進度，使主管人員了解哪些部門或人員的工作成效顯著，應予激勵；同時及時發現那些已經發生或預期將要發生的偏差。

糾正偏差

這是控制的關鍵，之所以重要，就在於它體現了執行控制工作職能的目的，同時將控制工作職能與其他職能結合在一起。