憑證化

憑證化，是指將管理信息系統的入口數據，以具有法律效力的電子檔案形式，進行組織和實現的過程。

基本介紹

• 中文名：憑證化
• 本質：以版式檔案為載體的電子文書

術語介紹

憑證化。是指將管理信息系統的入口數據，以具有法律效力的電子檔案形式，進行組織和實現的過程。該過程是實現交易無紙化的前提，該過程產生的電子數據檔案，稱為“電子原始憑證”。比照紙質原始憑證：電子原始憑證，又稱為“電子單據”，是在通過管理信息系統進行無紙化交易時，用來證明交易已經發生或者完成，明確交易雙方法律責任，記錄交易原始形態和內容，並用作後續信息加工處理的一種電子數據檔案。

傳統的管理信息系統所採集的數據，均以資料庫記錄的形式進行記錄和保存，這樣雖然有利於後續的數據處理，但由於其不具備作為法律依據或者歸檔案卷所必須具備的原始性、完整性和不可抵賴性要求，管理信息系統所採集的數據面臨著，不是離不開通過影像化的紙質文檔，就是不能作為法律依據的被動局面。利用版式文檔的相關特點，將電子信息的採集和保存實現憑證化，將會對管理信息系統的原始數據採集、網上交易、電子政務、企業信息化、交易的無紙化帶來顛覆性的變革。

變革

憑證化的原始記錄。以版式檔案為載體的電子文書保留了交易憑證的原生態樣式。符合檔案原始性、完整性和不可抵賴性的特徵，具備作為法律證據的條件和屬性。

無紙化的交易模式。各種商務和管理活動所涉及的交易，隨著電子信息的憑證化，不僅使得電子信息能夠成為不可抵賴的法律依據；而且能夠實現覆蓋對交易信息受理、覆核、審批、流轉、簽章、發布等全過程的無紙化交易。

低碳化的交易生態。憑證化和無紙化使得傳統紙質資料流轉模式所依附的紙張、場地、電力耗用和人力投入的成本大大減少，特別是紙張和能耗的降低，是對環境和生態低碳化最直接的貢獻。

可復用的檔案信息。傳統的管理信息系統，各版本之間數據難以保證延續繼承，各系統之間數據無法實現共享拓展。而憑證化的數據以非結構化形式存儲了業務流程和內容，不僅能夠實現歷史電子信息的檔案化管理；而且更具備跨套用共享信息和復用歷史數據的特性。

更先進的設計理念。傳統的套用系統設計主要考慮有利於信息加工處理，往往將數據分散到不同的資料庫，數據和套用接口是緊耦合。而引入非結構化的憑證後，傳統的套用系統則開始升級為新一代套用系統（AS2.0），交易類套用重點關注憑證信息的獲取和形成，管理決策類套用重點關注數據的分析套用。

人性化的操作體驗。與傳統信息系統採集界面不同，憑證化的採集完全模擬紙質樣式，再加之從各個方面對日常業務操作進行規範和簡化，預置的審批意見模板等內容更貼近實際交易過程的人性化體驗。

專業化的網上受理。憑證化的網上交易將全面取代紙質交易過程中的終端錄入過程。設定專業化的，不受地域限制的網上受理坐席，實現網上受理業務的集中分派，更有利於業務流程的規範、工作效率的提升和人力資源的最佳化。

高效率的套用開發。利用版式檔案自帶算法、自帶校驗、自帶累計數的特點，可以大大減少對憑證的填報、受理、傳遞等方面的業務邏輯編碼的工作量，這樣不但能夠簡化交易過程中的數據處理，提升套用開發效率，還能夠有效地解決由於不同地域的情況不同，所引起的同一系統所實現的表單需求不一致的開發難題。