版式文檔的特點是版面固定、不跑版,即所見即所得(What you see is what you get,),使電子文檔在使用過程中,呈現效果不因軟硬體環境、操作者的變化而變化,在版式、版面、字型、字號等方面與紙質檔案保持完全一致。版式文檔格式的特點使它成為電子文檔發布、數位化信息傳播和存檔的理想文檔格式。越來越多的電子圖書、產品說明、公司文告、網路資料、電子郵件開始使用版式文檔,在國外,Adobe公司的PDF版式文檔格式目前已成為數位化信息事實上的一個工業標準。版式軟體是指用於操作版式文檔的系列軟體。