實物控制法是指為保護企業的資產、物資以及會計賬表等實物的安全和完整，防止處理舞弊行為所進行的控制。
基本介紹
- 中文名：實物控制法
- 外文名：Physical Control Act
- 性質：管理學名詞
- 適用：企業
介紹,限制接近,實物保護,實物清查,
介紹
實物控制主要包括實物限制接近、實物保護、實物清查等三類方法。
限制接近
(1)實物的限制接近。限制接近，也就是嚴格控制對實物資產的接觸，只有經過授權批准的人才能接觸資產。其目的是減少實物被盜或毀損的機會、劃分責任、保護實物實體。狹義的限制接近僅指對資產本身的直接接觸。廣義的限制接近還包括通過檔案批准對資產使用和分配的間接接觸。對間接接觸的限制可以通過保管、批准和記錄等不相容職務的分離和授權批准來達到。
企業應該根據各種實物的性質及管理的特點，合理地確定允許接近實物的人員，並對限制接近的遵守情況進行嚴格的檢查監督。實行限制接近的具體要素包括：
①限制接近現金。現金的管理應限於專職的收銀、出納人員。這些專職人員要與控制現金餘額的會計記錄人員和登記應收賬款的人員分離。現金使用時，應該通過公司指定負責人員辦理簽署的辦法進行控制。
②限制接近其他易變現的資產。其他易變現的資產，例如應收票據和有價證券，一般都規定必須兩個人同時接近資產，以便對資產加以保護。譬如在發放或處理保管的可變現財產時，要求有兩名企業的管理人員共同簽署等。
③限制接近存貨。在批發企業和製造企業中，存貨的實物保護可以由專職倉庫保管員負責，設計分離且封閉的倉庫區域，以及在工作時間之內和工作時間之後控制進入廠區等辦法來實現。在零售企業中可以通過在營業時間和營業時間後限制接近倉庫的方式來實現。另外，對貴重商品應使用帶鎖的營業櫃。
④限制接近會計賬表。賬單、契約、會計憑證、會計賬冊、財務資料及報表等實物既是企業債權、債務的根據，又是企業財務狀況的機密資料。這些資料應嚴格限制接近，在未經批准之前，其他無關人員不能隨意接近和查看，以避免篡改、銷毀資料記錄等事件的發生。
實物保護
(2)實物的保護。實物保護是指為使實物免遭盜竊、損傷、火災及其他意外的損害，確保實物的完整性而採取的各種對策。例如，建造保險門、使用保險柜以防盜竊；設定滅火器、消防水龍頭以防火災等等。要定．期檢查實物的保護情況，消除隱患，儘可能地減少實物受損的機會。
實物清查
(3)實物的清查。企業應根據其業務特點，採用定期盤點、輪番盤存的方法，檢查財產物資的實存數量，妥善處理盤盈盤虧，保證實存數和賬存數相符。實物清查的要點如下：
①盤點實物，並與會計記錄核對一致。實物資產盤點，並與會計記錄核對一致在很大程度上保證了賬實相符。當然實物資產與會計記錄存在相同錯誤的可能還是有的，但這種可能性是極小的。因此定期盤點和比較是一種很有效的資產保護措施。
②盤點結果與記錄差異的調查。資產盤點結果與會計記錄差異應由獨立於保管和記錄職務的人員進行調查。盤點結果與會計記錄之間存在差異說明可能在企業資產管理中出現了錯誤、浪費、損失和其他不正常現象，或是在會計記錄中出現了錯誤和其他不正常現象。調查人員要根據查明的原因、差異的大小及有關制度進行糾正。為了防止差異再度發生，可能修改某些處理程式，解僱不誠實雇員或採取其他改進措施。
③確定盤點和比較的頻率。資產盤點和比較的頻率與業務特點、盤點成本和出錯的敏感性有關。一般來說，現金要逐日清點做到日清月結，並與現金總賬核對做到賬實相符；而存貨則以較低頻率進行盤點。
④實物的保險。通過對資產投保火災險、盜竊險及其他途徑來減少受損的程度和機會，從而保護企業的實物安全。企業高級管理人員應根據企業經營水平和業務性質的變化，做出保險覆蓋率水平的決策，並隨時檢查保險覆蓋率水平是否恰當。
