“天縱文檔管理系統高級版”基於國際先進的KM思想及微軟成熟的·NET平台技術開發的一套B/S（瀏覽器/伺服器）訪問方式的集團級文檔管理產品。無需安裝客戶端即可在WEB上進行操作。
基本介紹
- 中文名：天縱文檔管理系統
- 類型：系統
- 操作：簡單方便
- 基於：KM思想及微軟的NET平台
系統簡介,功能介紹,基礎設定,文檔管理,文檔保護,查詢分析,系統工具,系統管理,技術要點,效益分析,適用範圍,
系統簡介
“天縱文檔管理系統高級版”全面採用Ajax技術，頁面免刷新，操作簡單方便，具有桌面系統一樣的良好操作體驗。
“天縱文檔管理系統高級版”提供了從文檔、圖紙、資料錄入（電子化）到文檔發布及網路化管理的整體解決方案，可有效降低圖紙錄入及信息發布的成本，保證文檔安全，提高文檔搜尋、查詢的回響速度，方便遠程信息的獲取，有利於知識與信息的傳遞與共享，使企業單位文檔、圖紙、資料等的管理更加專業化、規範化，為文檔管理部門的安全、高效運行奠定更加堅實的基礎。可對每個檔案分類進行授權，不同人不同部門可操作不同分類文檔。
“天縱文檔管理系統高級版”除了對圖紙、資料等進行管理外，還可對企業其他檔案，如行政檔案、ISO體系檔案等進行管理，用戶可自定義檔案工作流程，控制檔案起草、審批、傳送、修改、回收、銷毀的完整流程，同時可對檔案閱讀、辦理情況進行跟蹤，檔案可遠程線上編輯、批註、電子簽名、電子蓋章，可設定修改強制痕跡保留等。
“天縱文檔管理系統高級版”依據ISO9000檔案控制與管理標準設計，完全可直接應對ISO外部審核。可設定質量記錄表格模板，直接線上填寫表格。
“天縱文檔管理系統高級版”具有靈活的簽入/簽出機制，嚴格的版本控制。可自行設計每類文檔的工作流程，支持並行審批、串列審批、會簽、轉給他人審批等多種審批方式。
“天縱文檔管理系統高級版”可有效保護文檔外泄，所有用戶根據許可權存取文檔，可設定文檔下載、列印、修改、添加、刪除等多種許可權，可對文檔進行防拷貝設定。用戶對文檔的所有操作均記錄在案。
“天縱文檔管理系統高級版”採用驅動級的透明加密技術，以主動加密的形式，實現圖紙文檔的強制自動加密。公司所有人員在操作電腦新建的圖紙或文檔同時後台自動加密，操作人員毫無察覺。強制自動加密的檔案離開企業電腦環境無法使用，檔案只能在公司內部授權下使用。經過公司專人解密，檔案才能正常使用於外部。
“天縱文檔管理系統高級版”將會使您的文檔管理變得輕鬆愉快。您再也不用擔心文檔存放在各個員工電腦中會因為電腦故障或員工離職造成文檔丟失。用戶通過分類檢索或條件組合檢索、模糊檢索快速查到所需圖紙或資料 。支持全文檢索，可直接從WORD、EXCEL、PPT 、PDF、TXT、HMTL等文本類檔案中進行搜尋。 即使文檔管理員請假或出差，您都不用擔心找不到文檔，打開“天縱文檔管理系統”，您立即能找到您所需要的資料。
“天縱文檔管理系統高級版”導入文檔簡單快捷，可批量導入文檔，可從本地資料夾拖動導入文檔，可直接從掃瞄器讀入文檔，還可設定好檔案類別模板，線上直接填寫表格生成文檔。修改文檔也十分方便，可遠程直接修改文檔，修改保存後，自動回傳到伺服器。可採用多硬碟存放文檔，滿足海量文檔的存儲。
“天縱文檔管理系統高級版”提供了統一的圖文瀏覽組件，可直接瀏覽400多種不同格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文檔，而無需安裝種類相應的編輯軟體，並且可以完全保留原文檔的完整性、機密性，可靈活設定唯讀、列印保存權及修改權。您不但省去了安裝各類軟體的麻煩，同時也節省了購買這些軟體的昂貴費用。OFFICE文檔能還可實現線上編輯、批註、電子簽名、電子蓋章及修改痕跡保留等。系統還支持相冊方式和打開圖片和點播方式打開視頻、音頻、FLASH檔案等。
“天縱文檔管理系統高級版”可實現集團內各分公司、各部門甚至個人文檔的管理，各單元之間既可共享文檔，也可獨立管理自己的文檔。旨在通過計算機技術推動知識管理，幫助企業建立先進的知識管理模式，使企業知識管理平台成為短期營運與長期成長戰略結合的資訊平台，極大化企業最有價值的資產-員工與知識。讓員工快速獲取個人成長所需的工具及信息，達成員工高度的成就感，加速協同作業，通過知識管理平台實現實時信息的共享，為企業更有品質的營運決策提供支持。運用高效率的作業流程，降低管理成本。
功能介紹
基礎設定
1.可根據公司實際情況制定文檔分類體制，各分公司、各部門甚至個人均可建立獨立的文檔分類，各單元之間既可共享文檔、協同工作，也可獨立管理自己的文檔庫。文檔分類樹結構不限層次。
2.文檔分類象WINDOWS資源管理器一樣，形象直觀。文檔分類樹逐步展開，有效防止了分類太多時加裁速度的問題。
3.可為每個分類設定許可用戶及其許可權，許可權包括下載、列印、修改、添加、刪除、防複製等多種許可權，用戶可自由閱讀、創建和修改自己許可權範圍內的文檔。可設定檔案分類表單模板，直接線上填寫表單。
4.可為每個檔案分類設定編號規則，在創建檔案時可根據編號規則自動生成檔案編號。
5.不同分類的檔案可設定不同的個性屬性，如在“政府來文類檔案”中加上“文號”、“政府部門”等欄位。
6.可將檔案類別設定為公開檔案，公開檔案無需授權，所有用戶均可閱讀。
7.可根據檔案格式設定不同的打開方式，打開方式包括直接打開、OFFICE組件打開、萬能文檔瀏覽器打開、播放器打開、相冊方式打開等多種打開方式。其中，萬能文檔瀏覽器可直接瀏覽400多種不同格式（Office/Image/2D/3D/EDA）的文檔，而無需安裝種類相應的編輯軟體，並且可以完全保留原文檔的完整性、機密性，可靈活設定唯讀、列印權、下載權及修改權。您不但省去了安裝各類軟體的麻煩，同時也節省了購買這些軟體（Office/Image/2D/3D/EDA）的昂貴費用；OFFICE文檔能還可實現線上編輯、批註、電子簽名、電子蓋章及修改痕跡保留等；還可用相冊方式和打開圖片和點播方式打開視頻、音頻、FLASH檔案等。
8.可設定檔案傳送組別，對公司內相同許可權的員工進行分組，在傳送檔案時，可選擇組別傳送，提高檔案傳送效率。
9.可採用多硬碟存放文檔，為每個分類設定存放硬碟目錄，滿足海量文檔的存儲。文檔轉移方便，文檔轉移後，只需重新設定檔案分類中資料夾路徑即可。
文檔管理
1.多種導入文檔方式，簡單快捷，可批量導入文檔，可從本地資料夾拖動導入文檔，可直接從掃瞄器讀入文檔，還可設定好檔案類別模板，線上直接填寫表格生成文檔。
2.在工作流平台上，工任務可以自動傳遞和流轉，以自動進行檔案審批、傳送等工作。可自行設計每類文檔的工作流程，支持並行審批、串列審批、會簽、轉給他人審批等多種審批方式。檔案借閱申請流程、檔案修改申請流程、檔案銷毀申請流程均可自行設計。
3.工作流每個環節均會有通知系統進行通知提醒，同時還可選擇通知督辦人。可隨時查看工作流日誌和進度。
4.可設定分類檔案、來文、借閱檔案的過期日期和閱讀次數，過期或次數超過後，許可權中止，檔案不能再閱讀了。
5.所有文檔處理嚴格按許可權進行，如只授權處理本人文檔的用戶不能處理公司或部門文檔。實現既可協同操作，也可獨立管理。對文檔所有操作均記錄在案。
6.在檔案頁面，可根據許可權查看此檔案所有相關資料，如批示記錄、評論記錄、操作日誌、審批日誌、辦理記錄、傳送清單、閱讀跟蹤記錄、回收記錄、借閱記錄、修改記錄、銷毀記錄、舊版檔案、相關檔案等。可直接通過郵件、傳真將當前檔案傳送給第三方（如客戶或供商等）。
7.可按部門或職務統計分析檔案傳送情況、檔案借閱情況、檔案操作情況等，並生成統計圖。
8.靈活的簽入/簽出機制（簽出後鎖定），嚴格的版本控制，確保使用的是最新版本。
9.檔案審批、傳送、修改，都會通過訊息系統通知相關人，通知方式包括訊息、簡訊、郵件等。
10.同一個檔案可加入多份文檔，如有時一個CAD圖紙會引用多個圖片文檔。
11.同一個檔案可以放在不同分類下，解決了類似通用零件圖屬於多個產品圖系列的問題。
12.可批量導入和批量導出文檔，可直接從掃瞄器讀入文檔，以提高文檔操作效率。
13.用戶可按多種方式搜尋文檔，支持模糊查詢和高級查詢。確保快速高效地從文檔庫中找到想要的文檔。可設定文檔默認日期範圍（如默認只列出最近一年的文檔），查詢一定日期範圍內的文檔。支持高級查詢，輸入更多條件進行深度搜尋。支持全文檢索，可直接從WORD、EXCEL、PPT 、PDF、TXT、HMTL等文本類檔案中進行搜尋。
14.可遠程直接修改文檔，修改保存後，自動回傳到伺服器。
15.對檔案的修改和銷毀可選擇走審批流程（自定義工作流），也可選擇指一個批准人直接審批即可，支持批量審批。
16.檔案修改後可選擇是否重新審批，是否通知相關人，是否更改版本號，檔案更改版本後，舊版自動進入舊版中心。
17.可將經常要使用到的檔案收藏起來，方便日後查看。每個用戶可定義自己的收藏夾樹結構，收藏夾樹結構不限層次。
文檔保護
採用驅動級的透明加密技術，以主動加密的形式，實現圖紙文檔的強制自動加密。公司所有人員在操作電腦新建的圖紙或文檔同時後台自動加密，操作人員毫無察覺。強制自動加密的檔案離開企業電腦環境無法使用，檔案只能在公司內部授權下使用。經過公司專人解密，檔案才能正常使用於外部。這樣，一些核心數據資料就牢牢限定在了企業內部，有效的保證了企業數據的安全。
查詢分析
1.可根據許可權對各類操作記錄進行查詢、分析、管理（刪除和清理），如檔案借閱申請、檔案修改申請、檔案銷毀申請、舊版檔案、作廢檔案、檔案操作日誌、郵件傳送日誌、傳真傳送日誌、流程操作日誌等。
2.可自己設計報表檔案，本系統採用水晶報表（目前世界上最好的報表工具之一）設計報表。
3.報表列印前可進行數據過濾，你可設定條件過濾出您想要的數據。
系統工具
1.公告系統可編寫公告、通知等公司內部檔案，用於對操作用戶進行事件通知和提醒。公告可設定過期日期，過期後不再顯示在公告欄上。
2.系統提供了功能強大的網路硬碟，每個用戶可定義自己的網路硬碟樹結構，網路硬碟樹結構不限層次。可為每個用戶設定網路硬碟空間大小，禁止上傳的檔案類型和檔案最大值。
3.本地檔案導入網路硬碟方便快捷，可批量、拖動導入文檔，還可直接從掃瞄器讀入文檔。
4.網路硬碟中修改文檔也十分方便，可遠程直接修改文檔，修改保存後，自動回傳到伺服器。
5.可線上打開電子印章製作工具，製件加密的電子印章和電子簽名。
6.員工調崗或工作變更後，可以回收其有權使用的檔案，回收檔案時，系統可自動發一條訊息人性化地通知此員工。
7.短訊息工具可實現員工之間溝通交流，可傳送、回復、轉發短訊息，也可從公司用戶清單中選擇用戶批量傳送。
8.訊息系統可及時提醒用戶處理檔案相關工作，如檔案審批、來文、申請審批等工作，通知方式可以是短訊息、手機簡訊、郵件等。
9.網路傳真通過系統將檔案傳真出去，可在檔案頁面直接傳真當前檔案。可設定用戶傳真傳送權。
10.可建立公司通訊錄，如客戶、供應商名錄等，用於傳真和郵件傳送等。
系統管理
1.基於角色的許可權管理，無需為每個用戶設定許可權，只需將用戶指向角色，大大減輕了系統管理的工作量。
2.可根據用戶身份設定其可操作的模組。
3.可以限定用戶允許添加的檔案類型、大小、數量。
4.系統提供數據字典的管理，可修改系統用到的枚舉參數。
5.工作流引擎符合WFMC標準，完全基於用戶需求，具有較強的靈活定義功能，根據不同企業的不同運作模式，可由具有相應許可權的人員對流程進行維護和訂製。從流程的創建到歸檔全程跟蹤控制，為企業搭建一個高效、靈活的工作流平台。
6.系統提供備份/還原功能，對文檔進行備份和還原。為了節省備份時間，提高效率，系統可選擇只對新增文檔或修改過的文檔進行備份。
7.可設定系統自動備份文檔和資料庫，並可設定自動備份周期和備份時間。
8.用戶對系統數據操作（如數據添加、修改、刪除）均記錄在案，可跟蹤系統操作，確保全全。
技術要點
1.本系統全部採用B/S方案，客戶端不用安裝任何系統，直接通過瀏覽器操作。
2.開發技術為.NET2.0+AJAX，頁面免刷新，速度快，操作順暢方便，比傳統B/S有更好的操作體驗。
3.採用驅動級的透明加密技術，以主動加密的形式，實現圖紙文檔的強制自動加密。公司所有人員在操作電腦新建的圖紙或文檔同時後台自動加密，操作人員毫無察覺。強制自動加密的檔案離開企業電腦環境無法使用，檔案只能在公司內部授權下使用。經過公司專人解密，檔案才能正常使用於外部。這樣，一些核心數據資料就牢牢限定在了企業內部，有效的保證了企業數據的安全。
4.界面精美、簡潔、直觀，線上幫助豐富，操作十分簡單，無需培訓，即可上手。
5.完全採用多執行緒方式上傳下載文檔，可以更好的改善用戶體驗，達到更高性能。
6.本系統採用大型資料庫系統，支持海量數據存儲。
7.安裝部署方便，直接複製到伺服器即可完成安裝。
效益分析
降低文檔管理成本
通過“天縱文檔管理系統高級版”，可系統管理企業文檔，可以減少紙張、耗材、人工等多方面的成本。不但省去了安裝各類軟體的人工成本，同時也節省了購買這些軟體（Office/Image/2D/3D/EDA）的昂貴費用。
提高文檔管理規範性
“天縱文檔管理系統高級版”可實現系統和網路來管理文檔，可規範有序地管理文檔，文檔根據需要和許可權在網路上流轉，存取速度和效率大大提高。
解決文檔安全問題
“天縱文檔管理系統高級版”中的文檔以加密形式保存在伺服器資料庫中，用戶根據許可權進行存取，保證了重要文檔的泄露和丟失。
提高文檔流轉效率
在“天縱文檔管理系統高級版”中，文檔放進資料庫後，查找非常方便，您可設定多種條件查詢您想要的文檔。同時，文檔一但被修改完成，它的更新版本可立即被所有用戶取得。並且在工作流程中，一但上一階段的工作完成，下一階段的用戶便會立即自動取得這份工作，並且可以把相關文檔自動傳送給有需要的計畫成員，以加速計畫的完成。
方便遠程傳送及共享文檔
通過“天縱文檔管理系統高級版”，可使你分公司的員工或是在公司外部的員工可以透過網際網路立即獲得他所需的資料，及時將文檔傳送遠在他地的用戶也變成了現實。
有效控制文檔版本
在“天縱文檔管理系統高級版”中，文檔一旦發生改版，系統自動將舊版打入舊版中心，只有新版在流通。從而有效防止版本不一及無效版本的流通。
整合現有的文檔
在“天縱文檔管理系統高級版”中，舊有的文檔可轉成電子檔案的型態來節省空間，並且變得更容易找尋。各個版本的保留，可使舊的數據和新的數據融合在一起。如此組織內的所有數據，就可保存在一個有彈性的電子檔案櫃中。
圖紙資料管理混亂
隨著internet越來越遍及人們日常生活的各個角落，越來越多的文檔以電子文檔的形式傳輸。從政府文檔、企業工程圖紙、標準操作程式到銷售展示，這些文檔主要是分散在各個職能部門及個人手中，沒有有效地進行集中管理，造成大量的數據堆積，公司的文檔資料不能充分利用，這使得查找、管理以及交付企業文檔中的信息變得越來越重要了。特別是近年來，為了提高設計行業的運營水平，工程施工改造步伐加快，造成圖實不符現象嚴重，給施工系統檢修及安全運行造成隱患，大家都在尋找能解決實際問題的軟體系統。
圖紙安全問題無法解決
傳統紙張容易被複製帶出或電子文檔到處散發，安全難以保障。這對擁有大量機密文檔（如配方、工藝、商業情報等）的公司來說，無疑是致命的打擊。要管理好這些文檔，應將文檔放到公司伺服器資料庫中，對使用人進行授權，只有授權才可根據許可權打開文檔。
人工管理成本高
傳統紙張方法管理文檔，要複印發行，對紙張、油墨等消耗大，同時人工收發文需要投入大量人力，如果遠程傳遞，這種投入更大。一般中型企業，如果採取人工管理文檔，每個部門要設定一個文檔管理員。
文檔查找困難
紙張文檔一旦量大時，查找就顯得非常不便，同時查找文檔需要投入大量人力。如果管理不善，極易丟失，對工作造成影響。
遠程審批傳送不便
紙張文檔要遠程傳送，必須通過郵寄，速度慢且成本大，對那些時間緊迫的文檔來說根本無法及時送達，對工作造成嚴重影響。如果領導在外，無法及時審批檔案。
文檔控制困難
紙張文檔往往被很多人複印，這樣控制起來十分困難，一旦發生文檔改版，還有舊版本在流通，這是明顯不符合ISO標準的，同時也影響工作。
文檔格式越來越多
隨著文檔格式越來越多，我們打開每一類文檔時都要安裝一個相應的軟體，軟體成本高暫且不說，安裝這么軟體在電腦上，費時費力，同時也占用電腦空間，我們希望有一款多功能的圖文瀏覽、標註以及協同作業的套用軟體，可直接瀏覽不同文檔格式（Office/Image/2D/3D/EDA），而無需原有的編輯軟體，並且可以完全保留原文檔的完整性、機密性。
集團文檔管理更難
集團公司往往由多個分公司組成，其文檔管理更為困難，如何保證各分公司文檔的一致性，同時各分公司又可管理自己的文檔體系，減少文檔管理的重複工作，提高文檔管理的效率，降低文檔管理的成本，這是集團文檔管理的難點。
要解決上述的問題，除了提高文檔管理規範化程度以外，還要引進計算機技術，利用計算機信息管理系統和網際網路，實現電子化辦公及網路辦公的目標，從而節省管理成本，提高工作效率。我們提供了一款圖文瀏覽、標註以及協同作業的套用軟體，可直接瀏覽、標註450種以上的不同文檔格式（Office/Image/2D/3D/EDA），而無需原有的編輯軟體，並且可以完全保留原文檔的完整性、機密性。
適用範圍
企業行政檔案及其他各類文檔
設計單點陣圖紙管理
ISO體系文檔管理（如ISO9000/1400/1800等）
企業單位產品設計圖紙文檔管理
物業單點陣圖紙管理
政府部門公文管理
設備維護管理部門圖紙及資料
企業單位各類文檔管理（如行政文檔、銷售文檔、項目文檔等）
研究院所圖紙資料管理
消防管理部門消防圖紙管理
檔案管理部門檔案管理
教育單位教材、課件管理
