《唐山市人大常委會機關公文處理細則》是2003年9月19日市十二屆人大常委會第6次主任會議通過。
基本介紹
- 中文名：唐山市人大常委會機關公文處理細則
- 頒布單位：唐山市人大常委會
- 頒布時間：2003.09.19
- 實施時間：2003.11.01
第一章 總則
第一條 為使市人大常委會機關的公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高公文處理的效率和質量，依據國家和河北省公文處理規定，參照《河北省人大常委會機關公文處理細則》，制定本細則。
第二條 機關公文是市人大及其常委會在依法行使各項職權、處理機關公務過程中形成的具有特定效力和規範格式的文書，是發布地方性法規、決定、決議、公告，指導、布置和商洽工作，請示或答覆問題，報告或交流情況的重要工具。
第三條 市人大常委會辦公廳是機關公文管理的工作機構，負責本機關公文的處理以及協調和指導本機關各部門的公文處理工作。
第四條 機關的公文處理，是指公文擬制、審核、辦理、管理、立卷、歸檔等一系列銜接有序的工作，必須做到準確、及時、安全，公文流轉順利、通暢，不出錯，不誤事。
第五條 公文處理要嚴格執行國家的保密法律、法規和人大機關內部的保密規定，確保國家秘密的安全。
第二章 行文關係
第六條 市人大常委會機關的行文關係：
（一）機關各部門在本部門職權範圍內，可相互行文。
（二）機關各部門可根據需要，以常委會或辦公廳的名義向下一級人大機關和有關業務部門行文。向有關業務部門行文，必要時同時抄送其直接上級機關。機關部門間未協商一致的問題不得各自向下行文。
（四）人大機關與同級黨委、政府部門及其他部門可以聯合行文。聯合行文應確有必要，且單位不宜過多。
（五）經市人民代表大會會議、市人大常務委員會會議通過的決議、決定、地方性法規和任免名單等在報紙、《常委會會刊》、《唐山市人大常委會公報》上發表，同正式公文一樣有效。
第七條 請示問題要一事一文，不得在非請示公文中夾帶請示事項。不得越級請示或多頭請示。因特殊情況必須越級請示時，應抄送被越過的上級機關。
第八條 行文時，根據檔案內容和實際需要確定分發範圍和份數。
第三章 行文規則
第九條 市人大常委會機關的公文種類主要有：公告，決議，決定，條例，規則，實施辦法，議案，建議、批評和意見，請示，批覆，報告，通知，通報，函，意見，會議紀要等。
公告用於發布地方性法規及其他重要事項。
決議用於會議審議或討論通過的重要事項。
決定用於對重要事項做出的決策和安排。
條例、規則、實施辦法用於審議通過的地方性法規。
議案用於法定機構和法定人數的代表依法向人大及其常委會提請審議的事項。
建議、批評和意見用於人大代表向人大及其常委會提出、常委會辦事機構交有關部門辦理的事項。
請示用於請求批准的事項。
批覆用於答覆請示的事項。
報告用於匯報工作、反映情況、提出建議，或答覆詢問等。
通知用於傳達指示，轉發公文，傳達需要執行或周知的事項。
通報用於表彰，批評，傳達精神，交流情況。
函用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問或答覆問題。
意見用於對議案或重要問題提出見解和處理辦法等。
會議紀要用於記載會議情況和議定事項。
第四章 公文格式
第十條 公文格式包括版式和檔案體式等有關部分。即：版頭、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案、發文機關署名、成文時間、印章、附註、主題詞、抄報送機關、印製版記等。
（一）版頭髮文機關全稱或規範化簡稱加“檔案”二字。聯合行文時，主辦機關排列在前。
（二）秘密等級根據公文的內容，分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。機關內部的公文應標明“內部檔案”。
（三）緊急程度緊急公文應分別註明“特急”“急”，加蓋印戳標明。
（四）發文字號由機關代字、年份、序號組成。“檔案”的發文字號應排列於版頭之下，橫線之上居中處。聯合發文只標明主辦機關發文字號。
（五）標題由發文機關名稱、主要內容和文種組成。位於主送機關和正文之上正中。
（六）主送機關主要受理機關的全稱或規範化簡稱。位於正文上方，頂格排列。
（七）正文用於表述公文內容的主體部分。位於標題、主送機關下方。
（八）附屬檔案輔助說明正文的資料。列於正文之後，發文機關署名之前。兩件以上的應註明序號。
（九）發文機關署名發文機關的全稱或規範化簡稱。如排在無正文的空頁，應置於1/2處的右側。
（十）印章凡文中有發文署名的，應在署名上加蓋與之相符的印章。用印章要上不壓正文，下騎年蓋月。
（十一）成文時間以領導簽發的日期為準；聯合行文以最後簽發機關領導的簽發日期為準，電報以發出日期為準。必須寫年、月、日全稱，不能省略年份和月份。
（十二）主題詞簡捷、明了概括公文內容屬性和文種的名詞或詞組。標註在檔案末頁下部、抄報送範圍上方。
（十三）抄報、抄送單位除主送機關外其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬的機關。向上級機關和上級領導報送為“抄報”；向同級、下級或不相隸屬機關分送為“抄送”。排列於公文末頁下端。
（十四）印製版記由公文制發機關名稱、制發日期和印製份數組成。標於公文末頁最下端。印製日期、份數用阿拉伯數字標明。
（十五）公文用紙一般為A4（297mm—210mm），左側裝訂。一般每頁22行，每行28個字。
印刷字號：標題用2號宋體字，主進機關用3號黑體字，正文及落款、版記用3號仿宋體字。文中小標題按結構層次，第一層用3號黑體字，第二層用3號楷體字。“主題詞”用黑體，主題詞正文用宋體。
第五章 公文起草
第十一條 市人大常委會公文的起草，原則上由相關的部門負責。
部門主管範圍內的工作需要市人大常委會或辦公廳行文的，由部門代為擬稿；涉及兩個以上部門時，由一個主辦部門牽頭，共同起草。
市人民代表大會和市人大常委會會議檔案材料，由主管主任或秘書長組織有關部門起草。
第十二條 起草公文應當做到：
（一）符合國家的憲法、法律、地方性法規和黨的方針、政策及有關規定。
（二）重點突出，情況屬實，觀點鮮明，結構嚴謹，條理清楚，文字精煉，用詞和標點準確、規範，人名、地名、時間、數字、引文等準確無誤。
（三）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。
（四）必須使用國家法定計量單位。
（五）公文中除部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其他應一律使用阿拉伯數字。
（六）“唐山市人民代表大會常務委員會”可簡寫為“唐山市人大常委會”，而不能簡寫成“唐山市人大”或“唐山人大”、“市人大”。類似名稱均應如此。
（七）合理使用文種，使其名稱符合行文規則，並同公文表達的內容、要求相一致。
第十三條 公文文稿送審時應附公文擬稿紙，註明行文範圍、緩急程度、秘密等級、起草部門等。
第十四條 公文文稿應使用符合存檔要求的紙張和書寫工具。修改和簽批時注意不要超過裝訂線。
第六章 公文審核
第十五條 公文文稿送領導簽發前，應認真做好審核工作。
（一）審核範圍
1、以市人大常委會黨組名義發布的決議、決定，發出的請示、報告等文稿；
2、以市人大常委會名義發出的決議、決定、請示、報告、通知、函件等文稿；
3、以市人大常委會辦公廳名義行文的文稿。
（二）審核內容
1、報批程式是否符合規定；
2、是否確需行文，且符合行文規則；
3、內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神；政策是否注重連續性和相關性，提法是否同已發布的有關公文相銜接，是否完整、準確地體現了發文的意圖；
4、文字表述是否準確、通順、簡練，篇章布局、結構是否符合文種要求，層次是否清楚、嚴密，文句是否符合語法、邏輯，語氣是否得體，人名、地名、時間、數字、引文等是否規範、嚴謹；
5、版式、體式的有關部分是否符合要求，標題是否確切，主送、抄報送是否準確，緩急程度和秘密等級是否得當，印發範圍、主題詞是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數字的用法是否符合本細則的規定；
6、公文在送有關領導審批簽發前，版式、體式的有關部分應經辦公廳秘書處審核。
第十六條 公文的審批和簽發
（一）以市人大常委會名義的發文稿，由起草單位負責人核稿後，送秘書長審簽，最後由常委會主任簽發。常委會主任授權主管副主任或秘書長也可簽發。
（二）以常委會辦公廳名義的發文稿，由辦公廳主任、副主任核稿後，由辦公廳主任簽發，也可由辦公廳主任委託副主任簽發；以委室名義的發文稿由委室主任或副主任核稿後，由委室主任簽發。也可由委室主任委託委室副主任簽發。
（三）重要發文稿需要提請主任會議審議時，會前由起草單位負責將文稿印製後，交秘書處分發各位主任。
第十七條 公文編號
（一）發文稿編號，由辦公廳秘書處負責。
（二）各種字頭的檔案，要分別編號。
（三）各室的檔案，由各委室負責編號。
第七章 公文辦理
第十八條 公文的辦理分為收文辦理和發文辦理。收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、請辦、分發、傳閱、承辦和催辦等程式。公文經起草、審核和領導審批簽發後轉入發文辦理。發文辦理包括公文的核發、印製和分發等程式。
（一）簽收收到有關公文，以簽字或蓋章的方式給發文方以憑據，簽收公文要逐件清點，重點檔案要逐頁查點。發現問題要及時向發文機關查詢，並採取相應的措施。急件要註明簽收的具體時間。
（二）拆封
1、常委會、常委會黨組、常委會辦公廳收的檔案，統一由常委會辦公廳收發員拆封。
2、領導人親啟信件，應送本人拆封。
3、各委室收的檔案，由各委室工作人員拆封。
（三）登記公文處理過程中就其特徵和辦理情況進行記載。須將標題、順序號、收文日期、來文單位、檔案字號、密級、緩急時限、件數、發往單位，辦理情況及反映公文運轉流程的事項等逐一登記清楚，以備查考。
（四）擬辦秘書處對需要辦理的公文，根據內容、要求和工作需要提出辦理意見。
（五）請辦辦公廳根據授權或有關規定將需要辦理的公文注請主管領導人批示或主管部門研辦。對需兩個以上單位承辦的，應註明主辦單位。
（六）分髮根據有關規定或領導批示，將公文分送有關領導人和部門。分發要及時、準確。特別緊急、時限性強的要限時分送，以免壓誤。密級較高的要專件專人辦理，嚴格按規定範圍送閱。分發公文要認真登記，嚴格遵守檔案份數、發文通知單、封皮號碼“三對照”的制度，仔細核對，保證分揀、裝封的準確無誤。秘密公文發往外地時應加貼封條。
（七）傳閱根據領導人批示或授權，按一定程式將公文送有關領導人閱知或批示。辦理時應履行嚴格的登記手續，註明傳送時間、簽收人、退回時間。隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。
領導人閱完後的公文應直接退回辦公廳秘書處，杜絕橫傳。絕密級公文閱完後應立即退回，減少在外停留時間，以利保密。
（八）承辦主管部門對需要辦理的公文進行辦理。承辦部門在辦文時要遵循以下原則：凡屬本部門職權範圍內可以答覆的事項，應直接答覆呈交部門，同時抄送交辦機關註銷。凡涉及其他部門業務的事項，主辦部門要主動會同有關部門協商辦理，並由主辦部門負責上報。凡涉及報請上級領導審批的重要事項，應由主辦部門提出處理意見後，再報請上級領導審批。承辦公文要嚴格按規定時限辦理，並及時向交辦部門反饋辦理情況。
（九）催辦對領導批示辦理的事項，承辦部門要進行登記並落實到人。根據批示要求，承辦人要及時催要辦理結果，按時向領導匯報辦理情況，做到不漏辦、不拖延、不積壓。
發文需要催辦落實的由主管部門負責催辦。秘書處對公文的承辦情況進行督促檢查。對緊急或重要公文應及時催辦，對一般公文應定期催辦，並隨時或定期向有關領導反饋辦理情況。
（十）註銷請示辦理完畢並回復請示部門後，要及時標明辦結。
（十一）核發經領導審批簽發後的發文文稿由辦公廳秘書處確定發文字號，填寫印製版記。
（十二）發文印製好的公文由擬稿部門按傳送範圍填寫信封裝封。裝封好的檔案由收發員和交通員辦理登記交接手續後發出。
第八章 公文管理
第十九條 檔案存放、保管
（一）檔案存放要求安全、保密、便於利用。應設存放專櫃。
（二）存放檔案應分門別類，擺放整齊。
（三）要定期對所管檔案進行清點核對，作到檔案和登記相符。發現短缺檔案時，要及時組織查找，並逐級報告。
第二十條 安全保密
（一）要經常進行保密教育，不斷增強文書檔案人員的保密觀念。
（二）要建立健全保密制度。
第二十一條 公文清退、銷毀
（一）清退範圍和時間：發常委會辦公廳各處及各委室的機要檔案，每年第一季度向秘書處清退上年的檔案。發常委會各位主任的檔案，由秘書處負責收回。
（二）清退檔案時要列出清單，經逐件清點確認無誤後，雙方履行簽字手續。
（三）銷毀檔案，要嚴格進行登記，並經領導批准，到指定造紙廠，由二人以上監銷。
第二十二條 公文立卷的基本要求：按照機關工作活動的規律，保持檔案之間的歷史聯繫，反映出機關工作的歷史面貌，並便於保管和利用。
第二十三條 公文立卷的範圍：凡是本機關在工作活動中形成的，已經辦理完畢並具有查考價值的收發檔案、會議檔案、內部檔案等，均需立卷歸檔。
第二十四條 市人大常委會機關的全部檔案，由辦公廳秘書處統一管理，按規定向市檔案館移交。常委會形成的檔案由秘書處立卷，各委室形成的檔案由委室分頭立卷，永久卷一律要求雙套。各委室要在每年第一季度完成上年檔案的立卷工作，於6月底前移交辦公廳秘書處管理。
公文立卷、歸檔的具體要求是：
（一）對需要立卷、歸檔的公文要收集齊全完整。
（二）公文分類要準確，按照公文的歷史聯繫進行組卷。
（三）根據案卷的重要程度，確定出每一案卷的保存期限。
（四）立好的案卷要去掉金屬物，編排卷內檔案張號。填寫卷內檔案目錄和備考表。
（五）案卷要擬定標題，簡明扼要地反映出卷內檔案的內容。
（六）填寫案卷目錄一式三份，一份留存備用，兩份隨案卷移交檔案館。
（七）建立嚴格的借閱案卷手續。
第二十五條 本細則自2003年11月1日起施行。原《唐山市人大常委會機關公文處理暫行辦法》同時廢止。
