乾隆九年（1744），因當時各部司員的滿漢員缺，保題者多，歸吏部銓選者少，以致在吏部候補、候選及應升人員壅滯而出路艱難。遂經吏部題準，嗣後各部院堂官應根據各司所辦公務的繁簡， 酌定需保題的繁缺數額， 造冊送吏部，遇有員缺，準其保題，其餘各缺，均歸吏部銓選補授。其中刑部滿漢司官員缺定為保題之缺為三分之一，歸吏部銓選者為三分之二， 倘保題之缺無人，亦歸部銓選。各部隨即將題缺的數額奏定，均為題缺少於選缺。自乾隆十九年至光緒年間，此制歷經變動，各部院所屬司官的題缺數額陸續有所增加。
至光緒十年（1884） 議定：吏部文選、考功兩司郎中、員外郎作為題缺，稽勛、驗封兩司郎中、員外郎、主事及文選、考功兩司的主事，四缺內以兩缺作為選缺； 戶部陝西、雲南、山東、福建、浙江、四川六司的郎中，江西、廣東、廣西、貴州、山西、江蘇六司的員外郎，陝西、雲南、山東、福建、湖廣五司的主事， 均作為題缺； 禮部儀制司的郎中、員外郎、主事及祠祭司的郎中、員外郎，均作題缺；兵部武選、車駕二司的郎中，武選司的主事，職方司的員外郎，均作為題缺，又武選司的員外郎及職方司的郎中、主事，每二缺之內，各酌定一缺作為題缺；刑部直隸、奉天、江蘇、江西、浙江、河南、山東、四川、廣東九司的郎中，安徽、福建、湖廣、山西、陝西、廣西、雲南、貴州八司的員外郎， 以及直隸、奉天、江西、陝西、四川、貴州六司的主事，均作為題缺；工部營繕司的郎中、員外郎，都水司的郎中、員外郎，製造庫的郎中，銅子庫及硝磺庫的主事，虞衡司主事，均作為題缺。
