為使學校機關公文處理工作規範化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和公文質量，南京工業大學發布了《南京工業大學機關公文處理辦法》。
基本介紹
- 中文名：南京工業大學機關公文處理辦法
- 類別：地方法規
- 單位：南京工業大學
- 地區：南京
處理辦法
第一章總則
第-條為使我校機關公文處理工作規範化、制度化、科學化,提高公文處理工作的效率和公文質量,根據上級有關規定，制定本實施辦法。
第二條我校機關公文，是機關實施領導、處理公務具有特定效力和規範格式的文書，是傳達貫徹黨的方針、政策，請示和答覆問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
第三條公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。
第四條黨委辦公室、校長辦公室是校黨政機關公文處理的管理機構,主管並負責指導學校各級黨政機關公文處理工作。
第五條黨辦、校辦要發揚密切聯繫民眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，逐步改善辦公手段，努力提高公文處理工作的效率和質量。行文要少而精，注重效用。
第六條黨辦、校辦配備專職人員負責公文處理工作。文秘人員應當具備有關專業知識，有敬業、奉獻精神，作風正派，恪盡職守。
第七條公文處理必須做到及時、準確、安全。公文由黨辦、校辦統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。
第八條各單位(部門)公文處理工作中，應嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家秘密的安全。
第二條我校機關公文，是機關實施領導、處理公務具有特定效力和規範格式的文書，是傳達貫徹黨的方針、政策，請示和答覆問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
第三條公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。
第四條黨委辦公室、校長辦公室是校黨政機關公文處理的管理機構,主管並負責指導學校各級黨政機關公文處理工作。
第五條黨辦、校辦要發揚密切聯繫民眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，逐步改善辦公手段，努力提高公文處理工作的效率和質量。行文要少而精，注重效用。
第六條黨辦、校辦配備專職人員負責公文處理工作。文秘人員應當具備有關專業知識，有敬業、奉獻精神，作風正派，恪盡職守。
第七條公文處理必須做到及時、準確、安全。公文由黨辦、校辦統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。
第八條各單位(部門)公文處理工作中，應嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家秘密的安全。
第二章公文的種類
第九條我校機關公文種類主要有:
(一)決定用於對重要事項作出決策和安排；
(二)通知用於發布黨政法規、任免幹部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和無隸屬關係機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或周知的事項；
(三)請示用於向上級機關請求指示、批准；
(四)批覆用於答覆下級機關的請示；
(五)規定用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範；
(六)報告用於向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議,答覆上級機關的詢問；
(七)辦法、細則用於對黨政法規提出貫徹實施的方法或詳細規則；
(八)通報用於表揚先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況；
(九)公函用於機關之間商洽工作、詢問和答覆問題，向無相隸屬關係的有關主管部門請求批准等；
(十)會議紀要用於記載、傳達會議主要精神和議定事項。
(一)決定用於對重要事項作出決策和安排；
(二)通知用於發布黨政法規、任免幹部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和無隸屬關係機關的公文、批轉下級機關的公文、發布要求下級機關辦理和有關單位共同執行或周知的事項；
(三)請示用於向上級機關請求指示、批准；
(四)批覆用於答覆下級機關的請示；
(五)規定用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範；
(六)報告用於向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議,答覆上級機關的詢問；
(七)辦法、細則用於對黨政法規提出貫徹實施的方法或詳細規則；
(八)通報用於表揚先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況；
(九)公函用於機關之間商洽工作、詢問和答覆問題，向無相隸屬關係的有關主管部門請求批准等；
(十)會議紀要用於記載、傳達會議主要精神和議定事項。
第三章 公文格式
第十條機關公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽收人、標題、主送單位、正文、附屬檔案、印章、成文時間、附註、抄送單位、印發機關、印發日期、印發份數等部分組成。
(一)發文單位應當寫全稱或者規範化簡稱；聯合行文，主辦單位應當排列在前。
(二)秘密公文應當分別標明密級。
(三)緊急檔案應當標明“特急”、“急件”。確定公文的緊急程度應實事求是，防止隨意性。
(四)發文字號，包括發文機關代字、年份、順序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。各發文單位的代字統一規定。
(五)上報的公文，應當在首頁註明簽發人姓名。
(六)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，標明公文種類，標題中一般不用標點符號。
(七)公文如有附屬檔案，應當在正文之後，成文時間之前註明附屬檔案順序和名稱。
(八)公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯合上報的非法規性檔案,由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文單位都應加蓋印章。
(九)成文時間,以領導簽發的時間為準；聯合行文，以最後簽發領導人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。
第十一條機關公文常用格式如下：
(一)用紙幅面：A4紙（長297mm，寬210mm）。
(二)頁邊與版心尺寸：上白邊37mm，下白邊35mm，左白邊28mm，右白邊26mm。
(二)秘密公文應當分別標明密級。
(三)緊急檔案應當標明“特急”、“急件”。確定公文的緊急程度應實事求是，防止隨意性。
(四)發文字號，包括發文機關代字、年份、順序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。各發文單位的代字統一規定。
(五)上報的公文，應當在首頁註明簽發人姓名。
(六)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，標明公文種類，標題中一般不用標點符號。
(七)公文如有附屬檔案，應當在正文之後，成文時間之前註明附屬檔案順序和名稱。
(八)公文除會議紀要外,應當加蓋印章。聯合上報的非法規性檔案,由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文單位都應加蓋印章。
(九)成文時間,以領導簽發的時間為準；聯合行文，以最後簽發領導人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。
第十一條機關公文常用格式如下：
(一)用紙幅面：A4紙（長297mm，寬210mm）。
(二)頁邊與版心尺寸：上白邊37mm，下白邊35mm，左白邊28mm，右白邊26mm。
(三)秘密等級和保密期限：3號黑體，頂格，右上角第1行，兩字之間空一格。
(四)緊急程度：3號黑體，右上角第1行（如需同時標識秘密等級和保密期限，則標識在右上角第2行）。
(五)發文字號：3號仿宋體，居中；年份、序號用阿拉伯數碼；年份套用全稱，用六角括弧“〔〕”括入，序號不編虛位，不加“第”字。
(六)公文標題：2號標宋，居中。
(七)主送機關：3號仿宋，左側頂格。
(八)正文：3號仿宋，每面22行，每行28字。
(九)正文下空一行，左空2字，3號仿宋。
(十)成文時間：3號仿宋，漢字標識，零寫為“○”。
(十一)主題詞：3號黑體，居左頂格；詞目3號標宋，詞目之間空一字。
(十二)抄送：主題詞下一行，左空1字，3號仿宋，抄送機關用“，”隔開。
第十二條本校公文版頭的主要形式及適用範圍。
(一)《中共南京工業大學委員會檔案》適用於校黨委職責範圍內重大事項的決定和通知。黨委各部門以黨委名義傳達、貫徹黨的有關方針、政策，向下級黨組織的相關部門部署工作，轉發上級機關的公文，發布本部門職權範圍內的事項，通知重要事項，批覆下級黨組織相關部門的請示，向上級機關報告、請示工作，也可用此公文版頭，但編相關部門公文號(南工委×)，蓋黨委印章。
(二)《南京工業大學檔案》適用於校行政職責範圍內重大事項的決定和通知。各行政職能部門以校行政名義轉發上級機關的公文、發有本部門職責範圍內的事項，通知重要事項，批覆下級部門的請示，向上級機關報告、請示工作，也可用此公文版頭，但編相關職能部門公文號（南工校×），蓋學校印章。
(三)《中共南京工業大學紀律檢查委員會》適用於校紀委職責範圍內事項的公文，編紀委公文號（南工紀），蓋校紀委印章。
(四)《南京工業大學工會委員會》適用於校工會職責範圍內事項的公文，編校工會公文號（南工工會），蓋校工會印章。
(五)《共青團南京工業大學委員會》適用於校團委職責範圍內事項的公文，編校團委公文號（南工團），蓋校團委印章。
(六)《中共南京工業大學委員會（xx部）》適用於黨委各部門發布本部門職權範圍內的事項，編黨委各部門公文號（南工×），蓋部門印章。
(七)《南京工業大學（xx處）》適用於行政各部門發布本部門職權範圍內的事項，編行政各部門公文號（南工×），蓋部門印章。
(四)緊急程度：3號黑體，右上角第1行（如需同時標識秘密等級和保密期限，則標識在右上角第2行）。
(五)發文字號：3號仿宋體，居中；年份、序號用阿拉伯數碼；年份套用全稱，用六角括弧“〔〕”括入，序號不編虛位，不加“第”字。
(六)公文標題：2號標宋，居中。
(七)主送機關：3號仿宋，左側頂格。
(八)正文：3號仿宋，每面22行，每行28字。
(九)正文下空一行，左空2字，3號仿宋。
(十)成文時間：3號仿宋，漢字標識，零寫為“○”。
(十一)主題詞：3號黑體，居左頂格；詞目3號標宋，詞目之間空一字。
(十二)抄送：主題詞下一行，左空1字，3號仿宋，抄送機關用“，”隔開。
第十二條本校公文版頭的主要形式及適用範圍。
(一)《中共南京工業大學委員會檔案》適用於校黨委職責範圍內重大事項的決定和通知。黨委各部門以黨委名義傳達、貫徹黨的有關方針、政策，向下級黨組織的相關部門部署工作，轉發上級機關的公文，發布本部門職權範圍內的事項，通知重要事項，批覆下級黨組織相關部門的請示，向上級機關報告、請示工作，也可用此公文版頭，但編相關部門公文號(南工委×)，蓋黨委印章。
(二)《南京工業大學檔案》適用於校行政職責範圍內重大事項的決定和通知。各行政職能部門以校行政名義轉發上級機關的公文、發有本部門職責範圍內的事項，通知重要事項，批覆下級部門的請示，向上級機關報告、請示工作，也可用此公文版頭，但編相關職能部門公文號（南工校×），蓋學校印章。
(三)《中共南京工業大學紀律檢查委員會》適用於校紀委職責範圍內事項的公文，編紀委公文號（南工紀），蓋校紀委印章。
(四)《南京工業大學工會委員會》適用於校工會職責範圍內事項的公文，編校工會公文號（南工工會），蓋校工會印章。
(五)《共青團南京工業大學委員會》適用於校團委職責範圍內事項的公文，編校團委公文號（南工團），蓋校團委印章。
(六)《中共南京工業大學委員會（xx部）》適用於黨委各部門發布本部門職權範圍內的事項，編黨委各部門公文號（南工×），蓋部門印章。
(七)《南京工業大學（xx處）》適用於行政各部門發布本部門職權範圍內的事項，編行政各部門公文號（南工×），蓋部門印章。
第四章行文規則
第十三條行文應確有需要，注重實效，堅持少而精，可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。
第十四條機關的行文關係，根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。
(一)中共南京工業大學委員會、南京工業大學可以向上級黨政組織和下級黨政組織行文。
(二)中共南京工業大學紀律檢查委員會可以根據隸屬關係向上級或下級行文。
(三)黨委辦公室、校長辦公室根據黨委和校長授權，可以向黨總支（分黨委、直屬黨支部）和二級單位、部門行文。黨委和行政其它部門在各自職責範圍內可以向黨總支（分黨委、直屬黨支部）和二級單位行文通報情況、安排專項工作，但不得發布指示性公文。
(四)南京工業大學工會委員會，可以根據隸屬關係向上級或下級工會組織行文。
(五)共青團南京工業大學委員會，可以根據隸屬關係向上級或下級共青團組織行文。
(六)校黨委和校行政各業務部門之間一般不得互相行文,各單位一般不得越級行文。
(七)同級黨委或行政部門必要時可以聯合行文。
(八)不相隸屬機關之間一般用函行文。
第十五條發文機關之間對有爭議的問題未經協商一致,不得各自行文。如擅自行文,學校有權責令糾正或撤銷。
第十六條“請示”應當一事一文，言簡意賅；一般只寫一個主送單位，如需要同時報雙重領導單位，應當用抄報形式，但不得同時抄送下級單位。除校領導直接交辦事項外,“請示”不得直接送給領導者個人。
第十七條“報告”中不得夾帶請示事項。
第十四條機關的行文關係，根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。
(一)中共南京工業大學委員會、南京工業大學可以向上級黨政組織和下級黨政組織行文。
(二)中共南京工業大學紀律檢查委員會可以根據隸屬關係向上級或下級行文。
(三)黨委辦公室、校長辦公室根據黨委和校長授權，可以向黨總支（分黨委、直屬黨支部）和二級單位、部門行文。黨委和行政其它部門在各自職責範圍內可以向黨總支（分黨委、直屬黨支部）和二級單位行文通報情況、安排專項工作，但不得發布指示性公文。
(四)南京工業大學工會委員會，可以根據隸屬關係向上級或下級工會組織行文。
(五)共青團南京工業大學委員會，可以根據隸屬關係向上級或下級共青團組織行文。
(六)校黨委和校行政各業務部門之間一般不得互相行文,各單位一般不得越級行文。
(七)同級黨委或行政部門必要時可以聯合行文。
(八)不相隸屬機關之間一般用函行文。
第十五條發文機關之間對有爭議的問題未經協商一致,不得各自行文。如擅自行文,學校有權責令糾正或撤銷。
第十六條“請示”應當一事一文，言簡意賅；一般只寫一個主送單位，如需要同時報雙重領導單位，應當用抄報形式，但不得同時抄送下級單位。除校領導直接交辦事項外,“請示”不得直接送給領導者個人。
第十七條“報告”中不得夾帶請示事項。
第五章公文辦理
第十八條公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程式。發文管理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程式。
第十九條需要辦理的公文，文秘工作人員應及時提出擬辦意見送黨辦、校辦主任和有關領導批示；或者有關單位(部門)辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。
第二十條各單位(部門)接到承辦公文後,應當抓緊辦理,不得延誤、推諉。對領導批辦的公文,要認真搞好催、查、辦。對不屬於本單位職權範圍或者不適宜由單位辦理的,應當立即退回交辦的部門並說明理由。
第二十一條凡需要有關單位(部門)會簽的公文，承辦單位要主動會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。
第二十二條送領導批示或者交有關部門辦理的公文，黨辦、校辦要負責催辦、查辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。
第二十三條草擬公文應當做到：
(一)符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規及上級機關的指示,完整準確地體現發文機關的意圖，並同現行有關公文內容相銜接。
(二)全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施要切實可行。
(三)觀念明確，情況屬實，條理清楚，內容充實，結構嚴謹，表述準確，篇幅力求簡短。
(四)人名、地名、數字、引文準確。漢字和標點符號的用法符合引用公文應當先引標題，後引發文字號、日期應當寫具體的年、月、日,不要把“20××年”簡寫成“××年”。
(五)公文中的數字除作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、成語等必須使用漢字外，其他數字應使用阿拉伯數字。
(六)公文結構層次序數一般依次用漢字、漢字加括弧、阿拉伯數字、阿拉伯數字加括弧,如第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。
(七)文種、格式使用正確。
第二十四條黨委、行政的重要公文由黨委書記、校長或主持工作的副書記、副校長簽發,一般公文由主持日常工作或分管該項工作的副書記、副校長簽發；黨辦、校辦代黨委、行政發布的公文簽發許可權與黨委、行政公文相同；紀委的公文由紀委書記簽發，校工會的公文由工會主席簽發，校團委的公文由團委書記簽發；黨委和行政其他部門的公文在部門主要負責人簽批並分別經黨辦主任和校辦主任會簽後方可印發。
第十九條需要辦理的公文，文秘工作人員應及時提出擬辦意見送黨辦、校辦主任和有關領導批示；或者有關單位(部門)辦理。緊急公文，應當提出辦理時限。
第二十條各單位(部門)接到承辦公文後,應當抓緊辦理,不得延誤、推諉。對領導批辦的公文,要認真搞好催、查、辦。對不屬於本單位職權範圍或者不適宜由單位辦理的,應當立即退回交辦的部門並說明理由。
第二十一條凡需要有關單位(部門)會簽的公文，承辦單位要主動會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。
第二十二條送領導批示或者交有關部門辦理的公文，黨辦、校辦要負責催辦、查辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。
第二十三條草擬公文應當做到：
(一)符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規及上級機關的指示,完整準確地體現發文機關的意圖，並同現行有關公文內容相銜接。
(二)全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施要切實可行。
(三)觀念明確，情況屬實，條理清楚，內容充實，結構嚴謹，表述準確，篇幅力求簡短。
(四)人名、地名、數字、引文準確。漢字和標點符號的用法符合引用公文應當先引標題，後引發文字號、日期應當寫具體的年、月、日,不要把“20××年”簡寫成“××年”。
(五)公文中的數字除作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、成語等必須使用漢字外，其他數字應使用阿拉伯數字。
(六)公文結構層次序數一般依次用漢字、漢字加括弧、阿拉伯數字、阿拉伯數字加括弧,如第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。
(七)文種、格式使用正確。
第二十四條黨委、行政的重要公文由黨委書記、校長或主持工作的副書記、副校長簽發,一般公文由主持日常工作或分管該項工作的副書記、副校長簽發；黨辦、校辦代黨委、行政發布的公文簽發許可權與黨委、行政公文相同；紀委的公文由紀委書記簽發，校工會的公文由工會主席簽發，校團委的公文由團委書記簽發；黨委和行政其他部門的公文在部門主要負責人簽批並分別經黨辦主任和校辦主任會簽後方可印發。
第二十五條審批公文,主批人應當明確簽署意見,並寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。
第二十六條草擬、修改和簽發公文,用筆用墨必須符合存檔要求。不得在文稿裝訂線外書寫。
第二十七條重要公文在送領導人簽發之前，應當由黨辦、校辦審核。審核的重點是:是否需要行文，是否符合國家的法律、法規及有關規定，是否與有關部門協商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。
第二十八條所發公文，由主辦單位負責校對，黨辦、校辦封發。
第二十九條上級黨委和行政機關的秘密公文，除絕密和註明不準翻印的以外，經領導或者黨辦主任、校辦主任批准,可以翻印。翻印時,應當註明翻印的單位、時間、份數和印發範圍。各單位不得擅自翻印。密碼電報不得翻印、複製。
第三十條傳遞秘密公文，必須採取保密措施，確保全全。利用計算機、傳真機傳輸秘密公文,必須採用加密裝置。絕密公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
第二十六條草擬、修改和簽發公文,用筆用墨必須符合存檔要求。不得在文稿裝訂線外書寫。
第二十七條重要公文在送領導人簽發之前，應當由黨辦、校辦審核。審核的重點是:是否需要行文，是否符合國家的法律、法規及有關規定，是否與有關部門協商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。
第二十八條所發公文，由主辦單位負責校對，黨辦、校辦封發。
第二十九條上級黨委和行政機關的秘密公文，除絕密和註明不準翻印的以外，經領導或者黨辦主任、校辦主任批准,可以翻印。翻印時,應當註明翻印的單位、時間、份數和印發範圍。各單位不得擅自翻印。密碼電報不得翻印、複製。
第三十條傳遞秘密公文，必須採取保密措施，確保全全。利用計算機、傳真機傳輸秘密公文,必須採用加密裝置。絕密公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
第六章公文立卷、歸檔和銷毀
第三十一條公文辦完後,應當根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規範》的有關規定,及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷。電報隨同檔案一起立卷。
第三十二條公文歸檔，應當根據其相互聯繫、特徵和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整,以便於保管和利用。
第三十三條公文複製件作為正式檔案使用時，應當加蓋複製單位證明章，視同正式檔案妥善保管。
第三十四條案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案館移交。個人不得保存應當歸擋的公文。
第三十五條沒有歸檔和保存價值的公文，經過鑑定和主管領導人批准，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，並由兩人監銷，保證不丟失，不漏銷。
第三十二條公文歸檔，應當根據其相互聯繫、特徵和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整,以便於保管和利用。
第三十三條公文複製件作為正式檔案使用時，應當加蓋複製單位證明章，視同正式檔案妥善保管。
第三十四條案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案館移交。個人不得保存應當歸擋的公文。
第三十五條沒有歸檔和保存價值的公文，經過鑑定和主管領導人批准，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，並由兩人監銷，保證不丟失，不漏銷。
第七章附則
第三十六條本辦法由黨委辦公室、校長辦公室負責解釋。
第三十七條各黨總支、分黨委、直屬黨支部和各單位如確需行文，參照本辦法執行。
第三十八條本辦法自2003年5月20日起實施。
第三十七條各黨總支、分黨委、直屬黨支部和各單位如確需行文，參照本辦法執行。
第三十八條本辦法自2003年5月20日起實施。
