基本介紹
- 中文名：億星外貿管理軟體
- 我的工作檯：1
- 基礎數據：2
- 樣品管理：3
我的工作檯：,郵件功能特色：,基礎資料,樣品管理,業務管理,採購管理,驗貨管理,船務管理,財務管理,查詢統計,系統管理,
億星外貿管理軟體功能說明
模組名稱 | 模組功能 | |
1 | v郵件管理，待辦事項，提醒事項，公告留言 | |
2 | 客戶檔案，廠家檔案，物料目錄，數據字典，公司信息，銀行資料，部門設定 | |
3 | v開發管理，樣品檔案，電子目錄，樣品室，條碼標籤 | |
4 | 業務管理 | 報價管理，送樣管理，訂單管理 |
5 | 採購管理 | 產品採購，配件採購，包材採購 |
6 | 倉庫管理 | 入庫登記，vQC驗貨，出庫登記，庫存查看 |
7 | 船務管理 | 出貨計畫，出貨排載，出貨登記，出運單證，v條形碼裝櫃 |
8 | 財務管理 | 應收管理，應付管理，信用證管理，核銷單管理 |
9 | 查詢統計 | 報表中心，速查中心 |
10 | 系統管理 | 單據格式，系統設定，用戶許可權，業務員交接，操作日誌，資料庫維護，系統維護 |
我的工作檯：
根據不同的登錄人員，系統自動提取與該人員相關的提醒事項、新郵件、待辦事項以及留言公告等信息，利用工作檯自動提取的各自提醒、待辦數據，可以極大降低因為事務繁雜而導致的各種工作耽誤，全面提升整個公司的執行效率；提醒功能特色：
根據不同人員的工作性質，通過預先定義的提醒內容及提醒條件，當該操作人員進入系統時，系統自動將提醒內容推送到該操作人員的工作桌面；
系統提供靈活多樣的提醒接口，可以設定任何多種的提醒，如針對業務員，可設定客戶跟進提醒（當某個客戶超過一定時間沒有跟進動作時，系統會自動提醒該業務員某個客戶需要關注一下了），客戶生日提醒、紀念日提醒（當該業務員所屬的客戶中有人生日、紀念日即將到時，提前提醒業務員），出貨提醒（根據訂單的交貨日期，在交貨期臨近時提醒業務員注意落實出貨前的相關事項），寄樣提醒（當向客人承諾的寄樣日期臨近時，提醒業務員落實樣品打樣進度）；針對管理人員，系統可自動提醒有那些未審核的單據，有那些未分配的郵件等；針對財務人員，可自動進行催證提醒，催款提醒，核銷提醒；針對船務人員，可自動進行訂艙提醒，船期提醒等；
郵件功能特色：
1、利用資料庫管理郵件，所有進、出郵件自動統一保存在公司伺服器的資料庫中，徹底避免郵件可能被誤刪除、轉移或漏移交等現象，徹底避免電腦中毒、重裝後郵件丟失等問題；
2、系統在後台自動定時接收新郵件，並根據分配規則，對郵件自動進行分配給各相關人員；
3、對各業務員發出的郵件可根據審批規則，設定審批功能，如可設定新進業務員的郵件需要經過審批方可發出，老業務員的郵件不需要審核，或發給某個重要客戶的郵件都需要經過審核後方能發出；
4、對郵件往來過程進行自動跟蹤歸集，可展現郵件的所有回覆過程；
5、基於郵件的定時提醒、未及時回復提醒、長時間未聯繫提醒功能；
6、郵件查看、刪除、列印、導出等操作許可權可根據各業務員的工作需要及所負責的客戶進行完全掌控；
7、內置郵件IP來源地顯示功能，根據發件人的IP顯示所對應的實際地理位置，可以有效識破欺詐郵件；
8、穿透性全文檢索功能，不僅僅只是對郵件內容進行全文檢索，更可以直接按關鍵字查到郵件附屬檔案中所包含的文字，這對經常帶各種Excel、Word附屬檔案的外貿郵件用戶來講，郵件的查找功能得到了質的提升；
9、集中式附屬檔案管理功能，系統自動將所有郵件中的附屬檔案抽出形成列表，可以直接查看、查找所有郵件中的附屬檔案；
10、超強郵件模板功能，可直接利用樣品檔案的圖片及數據按預先設計的模板自動形成報價或新產品推介郵件，結合客戶清單進行群發，極大方便產品推廣工作；
基礎資料
1、 數據字典預設了大量外貿標準基礎數據：海關編碼、國別地區、港口、運費、幣種、匯率、基運港等，用戶簡單初始化後即可快速上手使用；
支持匯率每天自動更新功能，支持根據貨代提供的Excel資料自動更新運價表；
2、 客戶檔案、廠家檔案、物料檔案支持綁定多個附屬檔案功能，附屬檔案可以是Excel、Word、PDF、圖片等任意格式的檔案；
3、 配件資料支持圖片功能，可以追蹤各種配件用在那些貨號上，配件採購價格變化時，可整批刷新用到該配件的所有貨號的成本及報價；
4、 客戶檔案包括嘜頭、嘜標、指定貨代、專用報價公式等所有貿易資料，內置客戶關懷（生日提醒，紀念日提醒，自動節日郵件祝賀）、客戶資質管理（信用額度管理，成交方式控制，賒銷總額控制，放帳期限管理）、客戶來訪管理、客戶索賠管理等相關功能；
5、 客戶檔案提供貿易往來資料聚集功能，打開某個客戶檔案，可以直接查到該客戶與公司的所有往來業務資料：與該客戶的所有往來郵件、傳真，給該客戶報過幾次價，送過那些樣，下了多少單，出了多少貨，還有多少應收款等；系統自動匯集每個客戶下單產品圖片，便於分析該客人對產品的喜好；系統根據業務資料自動維護客戶貨號與公司貨號的對應關係，方便業務員按客號查找資料或處理按客號翻單的情況；
樣品管理
1、 提供從樣品開發開始，一直到樣品貼上條形碼標籤進入樣品室這一完整的樣品製作流程、樣品數據管理功能；
2、 樣品開發管理包括開發項目管理、開發進度管理，可跟蹤各個開發項目以及各項目中各個貨號的開發步驟、開發進度；
3、 樣品檔案管理功能特色：
1） 包裝計算功能：根據產品尺寸及包裝要求，自動算出內盒、中盒、外箱的規格及成本，並可計算整箱包裝毛、淨重；
可預設多種包裝方案，如普盒包裝、彩盒包裝、禮盒包裝、郵購包裝等，並推算、管理各包裝方案下的裝箱率、CBM、包裝成本；
2） 產品組套功能，可管理一個貨號下各款子貨號的相關數據，並自動合併成本；
3） 圖片管理功能：
圖片保存在資料庫中，只有通過授權方可查看、使用，避免了以檔案形式管理圖片所帶來的各種問題；
內置圖片自動壓縮功能，可限制檔案庫中各樣品所使用的圖片大小，超出限制大小的圖片會被自動壓縮，避免由於圖片過大導致今後郵件傳送時有困難；
4） 條形碼標籤自動生成功能，可使用普通雷射印表機製作出各種格式精美的條形碼標籤，標籤內容根據事先錄入的相關數據自動提取，標籤上的價格信息可以設定加密；
利用標籤製作功能可以有效避免手寫標籤經常存在的手寫錯誤，並極大提高標籤製作效率和標籤的美觀、規範；
5） 成本及報價核算功能，根據產品的原料、配件、包裝、加工工價以及運輸成本、貿易費用等相關數據，核算成本；根據核算出的成本和指定的報價計算公式，自動計算出對外標準報價；
當配件採購價格，包裝材料或匯率、運輸成本等成本相關因素有變化時，可自動整批重新計算成本，並利用新的成本重新計算對外報價；
6） 可根據產品尺寸、內盒\外箱尺寸等相關數據，自動生成產品的包裝規格描述文本，大大提高樣品數據維護的效率和準確性；
7） 可維護不同廠家，不同包裝要求下的廠家報價記錄；
8） 貿易資料聚集功能，打開某個樣品檔案，可以方便查看該貨號所有的對外報價記錄、送樣記錄、下單記錄、採購記錄、出貨記錄；
業務管理
1、 業務員製作報價單、樣品單、訂單時，只要輸入貨號、客號或廠號，系統會自動提取圖片、包裝、價格等所有的相關數據，如果該貨號針對當前報價客人有過歷史記錄，系統會自動提取最近的那次記錄，否則自動提出樣品檔案中的標準數據；
歷史貿易記錄的自動提取和提示功能，可以很大程度上提高業務員報價、制單的工作效率和準確率，減少人工失誤，減少內部詢價造成的客戶長時間等待回復現象；
2、 客人更改產品的包裝要求、更換配件或更換組套方式時，軟體可自動計算新的成本並自動給出新的報價；
3、 提供了按系列整批快速報價的功能，一個系列下幾十、幾百個貨號的報價單可瞬間完成；
4、 可以在一個報價單內同時報出不同價格條款、不同起運港、整櫃(FCL)或拼櫃(LCL)、不同數量等級下的各種價格；
5、 具備價格異常提醒功能，如果某個貨號的價格水平低於或高於正常的價格範圍，在製作報價單或訂單時，系統會自動給出提醒；
6、 具備自動拼櫃計算功能，可以按相同體積、相同箱數、相同數量三種方式自動進行拼櫃處理，自動拼櫃時還可以對特定貨號鎖定數量，其他的參與自動拼櫃；
7、 訂單效益測算功能，可根據價格條款和付款方式，按照預先設定的估算方法，自動估算包括拖車費用、報關費用、提單費用、排載費用、預報艙單費用、THC、BAF、ORC以及銀行手續費等各種各樣的費用，結合採購成本和退稅收入，在接單時準確估算每一單的效益；
8、 多種方式的翻單功能，可以整單翻單，也可以很方便的從幾單中選取各自的貨號翻單；
9、 多種的單據輸出格式，單據可以輸出為Excel、PDF、XML、JPG圖片等各種格式，每種單據都內置了多種格式精美、規範的模板；
10、 單據導出成Excel格式時，支持一個貨號一個工作表(sheet)的功能，支持多種關聯單據（訂單、發票、箱單等等）合併到一個Excel檔案中的功能；
採購管理
1、 根據訂單上的品種、數據以及包裝要求、配件要求，自動生成按廠商分割的國內採購契約，或自動生成下發給生產部門的生產通知單；
2、 組套的產品可根據組合方式自動拆分到各個子貨號，分階段外發加工的產品，可以按工序生成產品加工單；
3、 採購時支持損耗計算，支持訂單單位與採購單位的自動換算；
4、 支持無訂單情況下的計畫採購單管理功能，可以直接錄入計畫採購單；
驗貨管理
按照MIL-STD 105E 抽樣標準設計，軟體根據指定的允收水準（AQL）和送檢數量，自動給出需抽驗的箱數和數量，自動根據配置生成驗貨表格，指導驗貨人員按照驗貨程式進行驗貨；
驗貨人員將驗貨結果、現場實物圖片等驗貨資料錄入系統後，系統可以自動判斷允收或拒收，並給出格式完整的驗貨報告；
船務管理
1、 根據出貨計畫進行合理的出貨安排，提供出貨排載功能；
2、 全面支持一個訂單多次出貨，多個訂單合併出貨，多個訂單多次出貨功能；
3、 一次錄入出貨明細，自動生成Shipping Order，Invoice，Packing List，Detail List以及商檢單、報關單、產地證等所有出運所需單證，杜絕出運單據之間數據、描述不符現象；
4、 發票、箱單等單據格式支持分櫃格式、按大類品名分組格式等各種複雜格式；
5、 結合“億星條形碼裝櫃”系統，可以徹底杜絕裝櫃出錯現象；
6、 自動根據海關編碼匯總大類品名及所對應的箱數、數量、單價，方便製作報關所需數據；
7、 自動根據出貨涉及的廠家，生成工廠開票通知單；
財務管理
1、應收管理：
1） 應收管理包括應收出貨貨款以及更難管理的各種樣品費、訂金、加減費用的管理；
2） 從訂單確立開始直到各次出貨，系統自動跟蹤訂金、各種加減費用的收取情況，不管是一個訂單多次出貨，或是幾個訂單合併出貨，各種加減費用是分批收取或是一次收取，通過系統的數據跟蹤功能，可以清楚地掌握那些費用已收，那些費用未收，杜絕費用漏收現象；
3） 應收帳目和收款沖帳分開處理，應收帳目根據實際出貨金額、加減費用約定、送樣收費約定等相關數據自動生成，結合根據實際收款情況進行的收款沖帳登記，可以清晰、準確地跟蹤那些客戶還有那幾筆款未收；
2、應付管理
1） 應付管理支持根據實際出貨數量或根據實際驗收入庫數量二種方式產生應付帳款，應付帳包括貨款、加減費用、預借、預付等各種在實際業務中可能發生的支付方式；
2） 系統根據出貨數量或各廠家的驗收入庫數量，結合在採購契約中約定的預付條件、各種加減費用數據，自動生成應付帳款，結合根據實際付款情況進行付款沖帳登記，可以清晰、準確地跟蹤那些廠家還有那幾筆款未付；
3） 系統內置付款控制功能，能有效避免重複付款現象的發生；
查詢統計
1、 提供包括銷售分析、採購分析、送樣分析、財務分析、貨期分析等多種業務數據分析統計報表；
2、 銷售分析包括按地區、按時間、按業務、按客戶、按開發人員、按材質等各種角度的分析，以及按各種組合進行的銷售情況分析；
3、 通過銷售分析功能，管理者可以清楚發了解到那些產品好買，那些地區銷售增長較快，那些客戶是重要客戶，那些客戶處於上升級趨勢，那些客戶比較活躍等等各種統計數據，以便於利用數據來發現問題，指導工作；
4、 通過送樣分析，可以統計出針對不同客戶的送樣下單比例，及時發現送樣操作中可能存在的問題；
5、 根據系統自動統計的按業務員分別匯總的送樣費用數據，管理者可以隨時了解到各業務部門、各個業務員在送樣上的成本；
6、 採購分析報表有採購契約統計表、訂單採購明細表、工廠應出貨物匯總表、工廠應付款匯總表等；
7、 通過財務分析類報表，管理者可以隨時準確獲得針對各個訂單、針對各個發票號的效益盈虧情況，可以隨時掌握當前所有應收帳款、應付帳款情況；
系統管理
1、 用戶許可權管理：設定那些操作人員對那些數據具備什麼樣的操作和查看許可權，操作許可權細分到新增、刪除、修改、列印、導出，查看許可權可以控制可查看的數據範圍和數據項目；
2、 操作日誌記錄管理：系統在後台自動記錄那些操作人員什麼時候進入系統進行什麼操作，系統提供數據更改跟蹤功能，可以自動跟蹤所有數據的改動情況，記錄什麼人那天在那台電腦上改了什麼數據，改動之前的數據是什麼，改動之後是什麼等；
3、 數據維護功能：提供數據的自動定時備份功能，提供數據規範性、完整性自動檢測功能；提供數據導入、導出、同步功能；
4、 系統維護功能：
1） 提供包括價格計算公式、單據自動編號規則、包裝計算公式等各種計算公式的維護功能；
2） 提供包括單據審核規則、樣品檔案審核要求等各種業務運作管理的個性化設定管理功能；
3） 提供包括數據導航方式、默認的數據檢索時間段設定以及界面配置方案、輸入法自動切換等各種操作者操作習慣的自定義功能；
