基本介紹
- 中文名：個人信息管理
- 外文名：Personal Information Management System
- 縮寫：PIMS
- 效用：保護個人隱私
基本釋義,管理系統,管理原則,功能,比較,參見,
基本釋義
PIMS是“個人信息管理體系”(Personal Information Management System)的縮寫，是一套對個人信息進行保護的管理方法論，主要針對管理或使用個人信息的企業或組織，目的是保護個人隱私。
管理系統
個人信息管理系統通過軟體工具對個人信息從產生並獲取、分類並記錄、維護與變更、分析與使用等方面進行的全過程管理活動，雖然我們每個人在社會上的分工不同，角色不同，產生的信息和需要獲得的信息不同，但對於個人信息管理卻有著很多相同之處，如對工作計畫和時間的管理，可以採用GTD方法，對於個人目標管理可以使用MBO理念，而對於日常理財的收支就直接流水記賬了，所以個人信息管理是方法和效率的運用。
為了更好的詮釋個人信息管理，首先必須搞清楚它都有由哪些方面信息組成和對這些信息數據具體的效率管理方法。
個人信息構成一般是由生活和工作兩大方面，生活信息包括：個人或家庭組成和成員信息、個人或家庭財產信息、個人或家庭收支信息等；工作信息包括：目標、工作任務、日程計畫、通訊信息、郵件、工作日記、紙質和電子文檔等。
個人或家庭組成和成員信息細分：即全家人的關係，如：本人在家庭中的關係，與本人有關的家庭成員。
個人或家庭財產信息細分：不動產（實物資產、車、房等）、金融性資產（含現金、銀行存款、信用卡、股票、基金等）、保險（可以按需要分類：社會、商業保險，或者按養老、醫療、意外、財產、子女教育等進行分類）、債權和債務、其他投資等。
個人或家庭收支信息：一般指為了維持一個家庭日常生活所需的收入和支出，如：工資、獎金、分紅、福利、投資等收入；如：房租、還貸、水電費、柴米油鹽、衣食住行等所需支出。
目標信息可以細分為：按周期、量化、終極等模式的管理，可以拆分與合併子目標或項目任務。
工作任務：先計畫任務，事務執行中可以記錄和處理產生的信息（如：收入、生成文檔），執行結果的記錄和分析。
日程計畫：一般以日曆形式展示最為方便，目的是明確每日的日程和任務主題。
通訊信息：是指工作所需的客戶、供應商、聯繫人的信息管理，一般個人根據工作特點決定信息管理的內容，如：聯繫人的姓名、性別、年齡、職務、愛好、聯繫方式、家庭情況等等，按著人脈管理理念這些信息最多可達80多項。
郵件管理：日常工作郵件的收發管理，關注手機和PC的同步套用。
工作日記：商務人士一般習慣把每日的工作情況像寫私人日記一樣記錄下來，便於日後查找和總結。
紙質和電子文檔：工作中每天會有很多紙質或電子的文檔，分類管理有利於資料的再利用，由於紙質檔案通常存在存放問題，所以建議轉化或只保留電子文檔，而且還很環保。
以上這些信息都是可以統計和記錄分析的，其實還有一些無形的信息存在，如：個人對家庭生活質量的要求、消費觀念、人生目標和理想、愛好習慣，它們都存在於我們的大腦中，有科學依據表明信息和數據的可視化會讓人們更加深刻明確人生目標和堅定自己的理想和行為。所以要想成為高效發展社會中的佼佼者，改變個人和家庭的生活質量，就必須從你了解那一刻起積極學習和掌握個人信息管理。
管理原則
PIMS的核心思想主要通過八大管理原則體現：
第一原則–受到公平合法的處理；
第二原則–僅為具體指明的目的取得，且不會受到不符合此等目的的方式處理；
第三原則–適當、相關且不過度；
第四原則–正確且最新；
第五原則–保留時間不超過必要程度；
第六原則–處理方式符合法律賦予個人的權利，包括標的存取權
第七原則–獲得安全保障；
第八原則–不在未受到適當保護的情況下被轉移到境外的國家。
功能
個人信息管理系統一般包括以下功能：
● 個人筆記/日誌
● 地址簿
● 列表（包括任務列表）
● 重要日期日曆
● 生日
● 慶祝日
● 約見日
● 電子郵件
● 傳真通信
● 項目管理功能
● RSS/Atom 輸出
一些PIM軟體產品能夠通過計算機網路（包括手機ad-hoc網路傳真，即MANETs）和其它的PIM設備實現同步。這個性能一般達不到即時持續的數據更新，不過基本可以實現不同電腦設備間及時快速更新，包括台式機，膝上電腦和個人數字助理。
上面我們已經了解到個人信息的構成，這對做好信息管理非常重要。
在1992年Apple公司推出“PDA”（Personal digital assistant，個人數字助理）之後全球個人信息化開始了發展，每天都在改變著我們的生活。個人信息化在國外的套用已經非常普及，已開發國家的家庭和個人已經實現了手機、多點PC、PDA、網上伺服器的個人信息數據同步處理，在我國因很多原因只局限於手機或PC、伺服器的單點套用，且信息記錄、跟蹤、管理的功能單一化，模組內部信息集成度低下，無法實現一體信息平台。我們為了滿足對信息數據的管理不得不為此使用幾個平台的設備、去收索挑出幾個不同功能的套用軟體、購買多個配套用品，不僅增加各種使用成本，複雜的操作還要記住幾組密碼，大大降低了我們掌握和使用信息的效率。 我們得相信個人信息同步處理時代早晚會到來的，利用信息處理手段和方法進行高效的管理。
一般我們可以每3步：
1、當前信息的統計情況，如：當前目標或計畫、待辦事務或日程、當前財產情況、當前收入和支出情況分析等需要管理的信息進行分類統計。
2、新產生的信息，是指每日新的信息，如：新的任務和日程、執行任務的處理記錄、變更或修改信息、記錄收支、存放歸集文檔、編寫日記、增加通訊信息、收發郵件等。
3、信息的分析，查詢往日各類信息、對大量信息進行條件或者範圍的檢索、分類查詢和統計、財務信息的統計和分析等。
不過如果我們還是手工狀態管理這些信息，那么基本上無法完成信息的統計和分析，而且不能高效率實現。需要利用計算機軟體工具來輔助我們完成這項又雜又多的信息管理工作。 這裡我引用一款免費的軟體作為工具進行介紹，佳盟個人信息管理軟體普及版（以下簡稱BaPim普及版），它是非盈利的，廠家的理念是為普及國民個人信息化而研發的軟體產品。該軟體從整體軟體的設計到研發過程中融入多項國際上先進的信息管理理念（GTD時間管理、MBO目標管理、PKM知識管理），這些正是我們個人信息管理所必須的方法。軟體系統的功能具有個人目標管理、事務計畫提醒與處理、日程提醒、家庭理財、理財規劃、收支記錄、實物資產、債權債務、日記記事、個人通訊錄、知識管理、公共信息查詢、節日自動提醒、定製郵件自動傳送等，可以高效的完成個人信息管理。
比較
BS10012個人信息管理體系與ISO27001信息安全管理體系有很強的關聯性，但區別也是明顯的，ISO27001目的是廣義信息的安全，即保密性、完整性、可用性，而BS 10012目的是不對個人信息進行未授權的使用，安全是達到此目的的一個手段。組織可以利用ISO 27001作為個人信息保護在信息安全方面細化的方法。
參見
- Calendar
- 個人信息管理系統比較
- 個人信息管理系統列表
- 個人組織系統
