企業程式檔案和企業質量標準，共同構成企業質量手冊的支持檔案。企業程式檔案，規定一項活動的目的和範圍，應該做什麼事，誰來做，如何做，如何控制和記錄，在什麼時間、地點，以及採用什麼材料、設備和檔案等。
基本介紹
- 中文名：企業程式檔案
- 基本要求：準確、完整、簡明等
- 對象：企業
- 包括：檢驗規程、作業指導書等
說明一點，企業有很多“程式”，但是不一定都是“程式檔案”來體現。有些程式包含在企業的管理標準或規章制度裡邊。如果針對企業某項活動所規定的方法制訂成檔案，就叫“程式檔案”。
程式檔案通常包括管理性程式檔案和技術性程式檔案。管理性程式檔案包括有關管理制度、管理標準和工作標準；技術性程式檔案包括工藝規程、檢驗規程、作業指導書等。
企業程式檔案編寫的基本要求：準確、完整、簡明、統一、協調、先進、可行。
程式檔案的內容及項目格式大致如下：
標題
1 目的
2 範圍
3 職責
4 定義
5 程式（內容）
5.1...
5.2...
6 相關檔案
7 表單
8 附屬檔案（流程圖等）
審批
例（管理性質的程式檔案）：
XX公司離職結算操作程式
1 目的
1.1 簡化離職操作，減少無效勞動；
1.2 適應管理流程化原則。
2 範圍
本公司員工。
3 責任
3.1離職人員：本人去行政部、財務部按本程式辦理離職結算，不應提出超出程式範圍的要求；
3.2 行政部：辦理各項離職手續，提供離職人員薪酬、各項費用及其他必需信息；
3.3 副總經理：批准離職檔案；
3.4 財務部：審核相關數據，辦理結算手續。
4 定義
4.1 離職員工：按正常程式辦理了離職手續的人員。
4.2 委託書：因離職人員需要，與被委託人簽訂的合法法律文書。
5 程式
5.1 行政部將填寫完成的離職檔案、離職結算單交副總經理批准。
5.2 行政部將批准後的兩項檔案交財務部。
5.3財務審核離職檔案、離職結算單，確定是否合乎財務要求和相關程式。財務審核時限：30分鐘。
5.4財務審核如發現錯誤，通知行政部處理；處理完成後，交財務部。行政部重新處理時限：10分鐘。
5.5行政部通知離職人員到財務部辦理結算。結算時限：30分鐘。
5.6 結算日期
5.6.1 開除、辭退的員工：即時結清工資；離職員工在結算單（《離職員工工資結算單》）上籤字按指印；確屬無法即時結算的員工，參照5.6.2執行。
5.6.2 辭職員工：在下一個發薪日結清工資，離職員工在結算單上籤字按指印。
5.7 員工領取結算工資的方式：
5.7.1 方式1：離職員工在指定的領取日期來公司領取，在結算單上籤字按手印。
5.7.2 方式2：離職員工委託他人在指定的領取日期來公司領取，被委託人在結算單上籤字按手印。委託書必須在財務部填寫。（見附屬檔案1：《代領結算工資委託書》）
5.7.3 方式3：離職員工委託財務部，下一發薪日將結算工資存入其指定的帳戶或匯寄給離職員工指定的收款人。委託財務部代辦時，必須簽寫協定。（見附屬檔案2：《代寄/存結算工資協定書》）
6 執行時間：本程式自2007年6月20日起執行。由財務部負責解釋。
7 相關檔案：《員工離職程式》
8 表格：《離職員工結算單》
9 附屬檔案
附屬檔案1 代領結算工資委託書
附屬檔案2 代寄/存結算工資協定書（以上附屬檔案、表單均略）
（修改記錄表，略）
擬稿人： 審核人： 批准人：
日期： 日期： 日期：
