2013年12月6日，財政部以財會〔2013〕20號印發《企業會計信息化工作規範》。該《規範》分總則、會計軟體和服務、企業會計信息化、監督、附則5章49條，自2014年1月6日起施行。1994年6月30日財政部發布的《商品化會計核算軟體評審規則》（財會字〔1994〕27號）、《會計電算化管理辦法》（財會字〔1994〕27號）予以廢止。
基本介紹
- 中文名：企業會計信息化工作規範
- 文號：財會〔2013〕20號
- 發布單位：財政部
- 發布時間：2013年12月6日
基本信息,工作規範,相關解讀,有關背景,條文解讀,相關問題,
基本信息
財政部關於印發《企業會計信息化工作規範》的通知
財會〔2013〕20號
各省、自治區、直轄市、計畫單列市財政廳（局），新疆生產建設兵團財務局，有關企業：
為推動企業會計信息化，節約社會資源，提高會計軟體和相關服務質量，規範信息化環境下的會計工作，我部制定了《企業會計信息化工作規範》（以下簡稱工作規範）。現予印發，請遵照執行。
工作規範施行前已經投入使用的會計軟體不符合工作規範要求的，應當自工作規範施行之日起3年內進行升級完善，達到要求。
附屬檔案：企業會計信息化工作規範
財政部
2013年12月6日
工作規範
企業會計信息化工作規範
第一章 總 則
第一條 為推動企業會計信息化，節約社會資源，提高會計軟體和相關服務質量，規範信息化環境下的會計工作，根據《中華人民共和國會計法》、《財政部關於全面推進我國會計信息化工作的指導意見》（財會〔2009〕6號），制定本規範。
第二條 本規範所稱會計信息化，是指企業利用計算機、網路通信等現代信息技術手段開展會計核算，以及利用上述技術手段將會計核算與其他經營管理活動有機結合的過程。
本規範所稱會計軟體，是指企業使用的，專門用於會計核算、財務管理的計算機軟體、軟體系統或者其功能模組。會計軟體具有以下功能：
（一）為會計核算、財務管理直接採集數據；
（二）生成會計憑證、賬簿、報表等會計資料；
（三）對會計資料進行轉換、輸出、分析、利用。
本規範所稱會計信息系統，是指由會計軟體及其運行所依賴的軟硬體環境組成的集合體。
第三條 企業（含代理記賬機構，下同）開展會計信息化工作，軟體供應商（含相關諮詢服務機構，下同）提供會計軟體和相關服務，適用本規範。
第四條 財政部主管全國企業會計信息化工作，主要職責包括：
（一）擬訂企業會計信息化發展政策；
（二）起草、制定企業會計信息化技術標準；
（三）指導和監督企業開展會計信息化工作；
（四）規範會計軟體功能。
第五條 縣級以上地方人民政府財政部門管理本地區企業會計信息化工作，指導和監督本地區企業開展會計信息化工作。
第二章 會計軟體和服務
第六條 會計軟體應當保障企業按照國家統一會計準則制度開展會計核算，不得有違背國家統一會計準則制度的功能設計。
第七條 會計軟體的界面應當使用中文並且提供對中文處理的支持，可以同時提供外國或者少數民族文字界面對照和處理支持。
第八條 會計軟體應當提供符合國家統一會計準則制度的會計科目分類和編碼功能。
第九條 會計軟體應當提供符合國家統一會計準則制度的會計憑證、賬簿和報表的顯示和列印功能。
第十條 會計軟體應當提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。
第十一條 鼓勵軟體供應商在會計軟體中集成可擴展商業報告語言（XBRL）功能，便於企業生成符合國家統一標準的XBRL財務報告。
第十二條 會計軟體應當具有符合國家統一標準的數據接口，滿足外部會計監督需要。
第十三條 會計軟體應當具有會計資料歸檔功能，提供導出會計檔案的接口，在會計檔案存儲格式、元數據採集、真實性與完整性保障方面，符合國家有關電子檔案歸檔與電子檔案管理的要求。
第十四條 會計軟體應當記錄生成用戶操作日誌，確保日誌的安全、完整，提供按操作人員、操作時間和操作內容查詢日誌的功能，並能以簡單易懂的形式輸出。
第十五條 以遠程訪問、雲計算等方式提供會計軟體的供應商，應當在技術上保證客戶會計資料的安全、完整。對於因供應商原因造成客戶會計資料泄露、毀損的，客戶可以要求供應商承擔賠償責任。
第十六條 客戶以遠程訪問、雲計算等方式使用會計軟體生成的電子會計資料歸客戶所有。
軟體供應商應當提供符合國家統一標準的數據接口供客戶導出電子會計資料，不得以任何理由拒絕客戶導出電子會計資料的請求。
第十七條 以遠程訪問、雲計算等方式提供會計軟體的供應商，應當做好本廠商不能維持服務情況下，保障企業電子會計資料安全以及企業會計工作持續進行的預案，並在相關服務契約中與客戶就該預案做出約定。
第十八條 軟體供應商應當努力提高會計軟體相關服務質量，按照契約約定及時解決用戶使用中的故障問題。
會計軟體存在影響客戶按照國家統一會計準則制度進行會計核算問題的，軟體供應商應當為用戶免費提供更正程式。
第十九條 鼓勵軟體供應商採用呼叫中心、線上客服等方式為用戶提供實時技術支持。
第二十條 軟體供應商應當就如何通過會計軟體開展會計監督工作，提供專門教程和相關資料。
第三章 企業會計信息化
第二十一條 企業應當充分重視會計信息化工作，加強組織領導和人才培養，不斷推進會計信息化在本企業的套用。
除本條第三款規定外，企業應當指定專門機構或者崗位負責會計信息化工作。
未設定會計機構和配備會計人員的企業，由其委託的代理記賬機構開展會計信息化工作。
第二十二條 企業開展會計信息化工作，應當根據發展目標和實際需要，合理確定建設內容，避免投資浪費。
第二十三條 企業開展會計信息化工作，應當注重信息系統與經營環境的契合，通過信息化推動管理模式、組織架構、業務流程的最佳化與革新，建立健全適應信息化工作環境的制度體系。
第二十四條 大型企業、企業集團開展會計信息化工作，應當注重整體規劃，統一技術標準、編碼規則和系統參數，實現各系統的有機整合，消除信息孤島。
第二十五條 企業配備的會計軟體應當符合本規範第二章要求。
第二十六條 企業配備會計軟體，應當根據自身技術力量以及業務需求，考慮軟體功能、安全性、穩定性、回響速度、可擴展性等要求，合理選擇購買、定製開發、購買與開發相結合等方式。
定製開發包括企業自行開發、委託外部單位開發、企業與外部單位聯合開發。
第二十七條 企業通過委託外部單位開發、購買等方式配備會計軟體，應當在有關契約中約定操作培訓、軟體升級、故障解決等服務事項，以及軟體供應商對企業信息安全的責任。
第二十八條 企業應當促進會計信息系統與業務信息系統的一體化，通過業務的處理直接驅動會計記賬，減少人工操作，提高業務數據與會計數據的一致性，實現企業內部信息資源共享。
第二十九條 企業應當根據實際情況，開展本企業信息系統與銀行、供應商、客戶等外部單位信息系統的互聯，實現外部交易信息的集中自動處理。
第三十條 企業進行會計信息系統前端系統的建設和改造，應當安排負責會計信息化工作的專門機構或者崗位參與，充分考慮會計信息系統的數據需求。
第三十一條 企業應當遵循企業內部控制規範體系要求，加強對會計信息系統規劃、設計、開發、運行、維護全過程的控制，將控制過程和控制規則融入會計信息系統，實現對違反控制規則情況的自動防範和監控，提高內部控制水平。
第三十二條 對於信息系統自動生成、且具有明晰審核規則的會計憑證，可以將審核規則嵌入會計軟體，由計算機自動審核。未經自動審核的會計憑證，應當先經人工審核再行後續處理。
第三十三條 處於會計核算信息化階段的企業，應當結合自身情況，逐步實現資金管理、資產管理、預算控制、成本管理等財務管理信息化。
處於財務管理信息化階段的企業，應當結合自身情況，逐步實現財務分析、全面預算管理、風險控制、績效考核等決策支持信息化。
第三十四條 分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業、企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中，逐步建立財務共享服務中心。
實行會計工作集中的企業以及企業分支機構，應當為外部會計監督機構及時查詢和調閱異地儲存的會計資料提供必要條件。
第三十五條 外商投資企業使用的境外投資者指定的會計軟體或者跨國企業集團統一部署的會計軟體，應當符合本規範第二章要求。
第三十六條 企業會計信息系統數據伺服器的部署應當符合國家有關規定。數據伺服器部署在境外的，應當在境內保存會計資料備份，備份頻率不得低於每月一次。境內備份的會計資料應當能夠在境外伺服器不能正常工作時，獨立滿足企業開展會計工作的需要以及外部會計監督的需要。
第三十七條 企業會計資料中對經濟業務事項的描述應當使用中文，可以同時使用外國或者少數民族文字對照。
第三十八條 企業應當建立電子會計資料備份管理制度，確保會計資料的安全、完整和會計信息系統的持續、穩定運行。
第三十九條 企業不得在非涉密信息系統中存儲、處理和傳輸涉及國家秘密，關係國家經濟信息安全的電子會計資料；未經有關主管部門批准，不得將其攜帶、寄運或者傳輸至境外。
第四十條 企業內部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：
（一）所記載的事項屬於本企業重複發生的日常業務；
（二）由企業信息系統自動生成；
（三）可及時在企業信息系統中以人類可讀形式查詢和輸出；
（四）企業信息系統具有防止相關數據被篡改的有效機制；
（五）企業對相關數據建立了電子備份制度，能有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響；
（六）企業對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系。
第四十一條 企業獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：
（一）會計資料附有外部單位或者個人的、符合《中華人民共和國電子簽名法》的可靠的電子簽名；
（二）電子簽名經符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認證；
（三）滿足第四十條第（一）項、第（三）項、第（五）項和第（六）項規定的條件。
第四十二條 企業會計資料的歸檔管理，遵循國家有關會計檔案管理的規定。
第四十三條 實施企業會計準則通用分類標準的企業，應當按照有關要求向財政部報送XBRL財務報告。
第四章 監 督
第四十四條 企業使用會計軟體不符合本規範要求的，由財政部門責令限期改正。限期不改的，財政部門應當予以公示，並將有關情況通報同級相關部門或其派出機構。
第四十五條 財政部採取組織同行評議，向用戶企業徵求意見等方式對軟體供應商提供的會計軟體遵循本規範的情況進行檢查。
省、自治區、直轄市人民政府財政部門發現會計軟體不符合本規範規定的，應當將有關情況報財政部。
任何單位和個人發現會計軟體不符合本規範要求的，有權向所在地省、自治區、直轄市人民政府財政部門反映，財政部門應當根據反映開展調查，並按本條第二款規定處理。
第四十六條 軟體供應商提供的會計軟體不符合本規範要求的，財政部可以約談該供應商主要負責人，責令限期改正。限期內未改正的，由財政部予以公示，並將有關情況通報相關部門。
第五章 附 則
第四十七條 省、自治區、直轄市人民政府財政部門可以根據本規範制定本地區具體實施辦法。
第四十八條 自本規範施行之日起，《會計核算軟體基本功能規範》（財會字〔1994〕27號）、《會計電算化工作規範》（財會字〔1996〕17號）不適用於企業及其會計軟體。
第四十九條 本規範自2014年1月6日起施行，1994年6月30日財政部發布的《商品化會計核算軟體評審規則》（財會字〔1994〕27號）、《會計電算化管理辦法》（財會字〔1994〕27號）同時廢止。
相關解讀
有關背景
信息技術的發展已經使電子資料能夠代替紙面資料,然而受過去檔案規定以及習慣和觀念的束縛，企業不得不將電子會計資料輸出為紙面檔案，造成紙張、設備、能源、人力、儲存空間的消耗。據某大型國企反映，該企業每年因會計資料列印所帶來的各種成本耗費超過3,000萬元。由此估算全國企業的耗費，保守的數字也達數億元。平均計算，我國企業每天因會計資料列印而發生的成本超過100萬元。
信息化的價值和目標之一是取代手工作業和紙面檔案。如果沒有充分的理由，僅僅因為會計資料是電子形式而不予認可，則信息化的優勢就大打折扣，也會挫傷企業開展會計信息化的積極性，阻礙會計信息化的深入發展。而且，會計資料的紙面要求，會進一步導致企業間交易擺脫不了紙面檔案的傳遞，整個經濟體系交易環節的信息化發展也受到制約，從而阻礙社會產品和服務模式的創新。
從政策制度層面認可電子會計資料的有效性，免除企業對一定範圍內會計資料的列印責任，是建設社會主義生態文明，促進社會整體信息化水平進一步提高的現實要求。《企業會計信息化工作規範》（以下簡稱工作規範）制定過程中，企業對會計資料無紙化的呼聲十分強烈和急迫。為此，工作規範第四十條、第四十一條做了相應規定。儘管內容不多，這兩條規定卻在政策層面實現了無紙化的破冰，是工作規範的重要突破之一，對企業提高會計工作效率，乃至對整個社會的信息化套用的深入都將帶來深刻的影響。
條文解讀
儘管無紙化是方向，但從會計資料作為會計核算結果的證據和線索，具有保存價值來講，會計資料無紙化也不是無條件的。工作規範第四十條、四十一條的規定有兩層含義：一是會計資料可以無紙化管理；二是只有在保證會計事項可追述、可證明的條件下，才能對會計資料進行無紙化管理。
兩條規定的區別在於：第四十條是關於內部生成會計資料，而第四十一條是關於外部獲取會計資料。
（一）內部生成會計資料工作規範第四十條規定：
企業內部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：
（一）所記載的事項屬於本企業重複發生的日常業務；
（二）由企業信息系統自動生成；
（三）可及時在企業信息系統中以人類可讀形式查詢和輸出；
（四）企業信息系統具有防止相關數據被篡改的有效機制；
（五）企業對相關數據建立了電子備份制度，能有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響；
（六）企業對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系。
1. 會計資料範圍
該條明確規定，可以無紙化管理的內部生成會計資料有會計憑證、賬簿和輔助性會計資料。這裡的會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證，會計賬簿包括總賬、明細賬和日記賬，而輔助性會計資料則含義寬泛，包括固定資產卡片、項目輔助賬、銀行存款餘額調節表等各種會計資料。
2. 業務範圍
對第（一）項條件，要注意準確理解“重複發生的日常業務”。這裡的“重複發生”是指在一年內反覆發生。這裡的“日常”是指在企業的經營循環中可以預期將會發生的事項。
例如：購銷業務、固定資產折舊、貨幣資金收付，這些業務比較明顯屬於重複發生的日常業務，相關的會計資料，如憑證、分類賬、日記賬、固定資產卡片、銀行存款餘額調節表，都屬於滿足該項條件的會計資料。企業每月結賬，相關記賬憑證同樣滿足這裡的“重複發生的日常業務”條件。
利潤分配一般是每年進行一次，每次的發生的內容不完全相同，也不能預期一定會發生，因此不滿足該項條件。債務重組、企業併購等事項，儘管有可能在一年內重複發生，但這種重複並不是企業經營循環中必然發生的事項，不可能預期，因此也不符合該項條件。
做出該項規定的主要考慮是，企業會計資料絕大多與重複發生的日常業務有關，這些資料實現無紙化，就能達到節省社會資源的主要目的。而除此之外的業務，不僅數量少，而且一般來說風險大、重要程度高，在會計監督中，相關資料被查閱的可能性大；同時，由於這類業務沒有固定規則，一般不可能由信息系統自動生成，而是以人工處理為主，因此應當留有紙面資料，以便查證。
需要指出的是，一項會計業務同時涉及到多種會計資料，則應當分別判斷各種會計資料是否滿足該項條件。例如，債務重組是非日常業務，其原始憑證和記賬憑證中記載的內容不屬於“重複發生的日常業務”。但有關記賬憑證的內容需要登記分類賬，可能涉及到財務費用總賬和明細賬。財務費用的發生對於分類賬來說，則應當屬於“重複發生的日常業務”。
3.電子會計資料的“原生”性
第（二）項條件，本意是指“原生”電子會計資料。所謂“原生”是與“從紙面轉換”相對應的。原生會計資料一般都與重複發生的日常業務相關。例如，對於電信企業，確認話費收入的分錄是由業務結算系統傳遞數據，會計軟體根據既定業務規則自動生成的，這種情況下的記賬憑證就是原生電子資料。
而如果一項原始憑證從紙面掃描為電子影像，或者將手工填寫的記賬憑證（例如利潤分配）輸入到會計軟體中，這些電子資料就是“從紙面轉換”的，而不是由信息系統自動生成。這些會計資料在歸檔前，應當保留原紙面資料，至於歸檔可以採取的形式，則屬於歸檔管理問題，應遵循工作規範第四十二條。
需要注意的是，上述“從紙面轉換”是指直接轉換，如果紙面會計資料轉換為電子資料後，又經過進一步處理，繼續轉換為其他資料，則其他資料應當視為“原生”而非“轉換”的。例如，一張紙面銷售單錄入到信息系統中，則這張銷售單屬於“轉換”的原始憑證，但如果系統根據錄入的銷售數據自動生成了記賬憑證，則該記賬憑證就應當視為“原生”電子資料。
4. 可查詢性
第（三）項條件要求無紙化會計資料必須可供查詢輸出。這裡的輸出包括顯示和列印。對於該項條件，要把握好“及時”以及“人類可讀”兩項要求。
“及時”是指，電子會計資料應當隨時處於“線上”狀態，打開終端設備就可以訪問到，而不需要複雜的技術準備過程。例如，有的企業轉換會計軟體後，由於原有軟體中的數據不能遷移到新軟體系統中，就將原有軟體系統及相關伺服器等保留線上運行。這一做法符合及時性要求。如果企業停止系統運行，將伺服器關閉，脫離企業網路並閒置，這種情況下，資料的查詢就需要重新上線，而且不能確保原有系統能夠正常運行，也就不符合及時性要求。
“人類可讀”是相對於“計算機可讀”而言，它包括兩層含義：一是資料要以人類可以理解的形式呈現，而不是一堆計算機代碼和純數據，也就是說不僅要有數據，還要有能對這些數據進行解析的套用軟體。這裡的套用軟體一般就是會計軟體或者文檔處理軟體。例如，有的企業對於過去的會計資料只以刻錄光碟的形式留存了資料庫檔案，而沒有保留相關的會計軟體，那么這些會計資料將無法查詢並以正確形式呈現，這就不符合該項條件。二是呈現的方式應當符合會計領域約定俗成的內容和格式，而不是體現特殊業務邏輯的內容格式。
5. 防篡改機制
防止篡改是確保會計資料的證據和軌跡價值的基本要求。防篡改數據的機制是信息系統層面的問題，它不僅涉及會計軟體功能，還涉及諸如系統安全、職責分工和流程設計等問題。但對企業而言，首先是選用的會計軟體應當遵循工作規範第二章要求。此外，會計軟體本身在設計上應當有防篡改機制，包括對資料庫的加密，對各類系統操作許可權的分離控制等。
由於會計軟體評審制度的取消，對會計軟體的監管一度比較薄弱，造成目前市面上的一些商品化會計軟體並不完全滿足上述要求，例如，有的會計軟體對資料庫沒有任何加密措施，完全開放，任何具備一定知識的人員都可以繞過會計軟體直接對資料庫進行編輯修改。有的會計軟體提供反結賬、反記賬、反審核等各種逆向操作功能，且沒有對操作內容詳細日誌記錄，這種情況下，如果缺乏紙面資料制約，企業就可以為所欲為，失去了會計工作起碼的嚴肅性。
因此，實施會計資料無紙化管理，企業首先要對其會計軟體進行評估，只有滿足本項規定條件的才能進行。
6. 備份制度
第（五）項條件，建立電子會計資料的備份制度，是保證會計資料安全的基本要求。電子資料相對紙面資料有更多的滅失風險因素。在會計資料列印輸出的情況下，紙面資料與電子資料實際形成相互備份關係。而一旦不列印了，則對於電子資料的備份要求就應當增強。
備份的方法手段很多，包括異地熱備份、磁碟陣列、刻制光碟等，主要是技術層面問題，這裡不做過多討論。
需要指出的是，該項提出的“有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響”，對企業的要求是比較高的。例如，要防止人為破壞，需要建立對會計資料存儲設備的物理保護措施，防止無關人員對設備的接觸。對於小微企業來說，這些條件一般是達不到的。小微企業要實行會計資料的無紙化管理，可以採用大型會計軟體廠商提供的會計軟體雲服務，以滿足上述要求。大型會計軟體廠商具有較強的實力和規模優勢，一般具備完善的資料庫備份體系。具備一定規模的會計代理記賬機構也可能具備上述條件。
7. 建立索引
建立會計資料索引體系，目的是保證會計資料的線索性和相互關聯性。會計資料的量達到一定程度，可檢索性就成為與安全性、真實性同等重要的一個問題。無法檢索的資料，和沒有資料沒什麼區別。所謂信息垃圾，就是這個意思。
建立索引體系的要求，有三層含義：一是每類會計資料要有系統的編碼措施，通過編碼形成各類會計資料間的交叉索引，即通過一類資料可以向前向後追溯其他相關資料，保證線索不斷。二是通過索引能夠找到會計資料。對於紙面資料，索引必須包含資料的物理空間位置信息。對於電子資料，信息系統應能通過索引（編碼）訪問到資料數據。三是對電子資料和紙面資料要建立統一的索引體系。儘管儲存方式不同，電子資料和紙面資料內在是有機聯繫的整體。在電子資料中，應當含有相關紙面資料的索引信息，在紙面資料索引中，也應當包含相關電子資料的索引信息，從而實現電子資料和紙面資料的互查。企業應當制定會計資料索引體系的總體檢索規則，明確哪些資料是紙面存儲，應當如何檢索，哪些資料是電子存儲，應當通過信息系統的何種功能路徑訪問。
總之，企業實施會計資料無紙化不是隨意、無條件的，要保證會計資料作為證據和軌跡的留存價值，同時也需要在會計資料保管效率要求和查詢使用需求兩者之間找到平衡。這就是工作規範做出上述規定的基本考慮。
（二）外部獲取會計資料
工作規範第四十一條規定：
企業獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料，同時滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：
（一）會計資料附有外部單位或者個人的、符合《中華人民共和國電子簽名法》的可靠的電子簽名；
（二）電子簽名經符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認證；
（三）滿足第四十條第（一）項、第（三）項、第（五）項和第（六）項規定的條件。
1. 會計資料範圍
外部獲取會計資料是指所記載內容需要企業外部人員或者機構認可的會計資料。這類資料的範圍比較廣，主要是原始憑證，如發票、銀行回單等。此外，還包括銀行對賬單、購銷契約等其他外部獲取資料。需要注意的是，外部獲取資料不等於外部製作的資料，一份會計資料由本企業製作，但經過了外部認可，也屬於這裡所說的外部獲取會計資料。例如，產品訂購單，一般來說其格式和項目是由本企業設計，但如果需要客戶的簽章確認，就屬於外部獲取會計資料。
2. 電子簽名
外部人員或者機構對會計資料的確認，在形式上體現為簽字或者蓋章。對於電子資料來說，也就是要有電子簽名。因此，工作規範第四十一條大部分引用了第四十條規定，與之不同的是加入了兩項關於電子簽名的條件。
（1）什麼是電子簽名
根據我國《電子簽名法》第二條，電子簽名“是指數據電文中以電子形式所含、所附用於識別簽名人身份並表明簽名人認可其中內容的數據”。該法第十四條還規定，“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。
簡單地理解，電子簽名就是電子檔案上的簽章。由於其效力得到法律的確認，電子簽名使需要相關方認可的電子檔案能夠代替紙面檔案成為證據使用。這正是外部獲取會計資料無紙化的法律依據。
事實上，電子簽名不僅可以達到紙面簽章的效果，而且其可靠性是紙面簽章以及任何紙面防偽技術不可比的。電子簽名技術能確保經簽名的電子數據一旦被篡改即能被發現，從而保證電子數據的真實性和完整性。這也是第四十一條未引用第四十條第（四）項條件的原因。
《電子簽名法》施行後，電子簽名在國內電子金融、電子政務和電子商務領域得到廣泛套用。支持會計資料無紙化的成熟技術和市場環境已經形成。
電子商業匯票是人民銀行主導的一項電子簽名套用。目前，相當一部分商業匯票從出票、承兌、背書到兌付全程都已實現電子化，整個匯票生命周期沒有任何紙質檔案生成。截止2012年10月底，接入電子商業匯票系統的機構共有338家，2009年10月28日至2012年10月31日，電子商業匯票系統處理電子商業匯票業務總數為2,183,090筆，金額61,449.44億。這充分說明了電子簽名技術的高可靠性。同時，電子匯票的案例也說明，目前在一些領域實務中，紙面憑證已不復存在。
電子簽名在政務領域也有多項成功套用。例如，北京、海南、廣西、甘肅等多地國家稅務局和地方稅務局將電子簽名用於無紙化稅務申報工作。這些地區企業向稅務局的納稅申報完全通過網路進行，不再報送紙面材料。部分地方還將此項工作進一步延伸，實現了網上實時繳稅。
在商務和其他社會套用方面，電子簽名也大顯身手，在很多領域實現了無紙化。聯想等一批公司將電子簽名套用於銷售訂貨業務中，實現銷售訂單管理無紙化。不少醫院利用電子簽名實現了病歷檔案管理的完全無紙化。一些保險公司利用電子簽名，通過移動電子設備實現保單銷售無紙化，提高保單銷售處理的速度和銷量。
（2）工作規範對電子簽名的要求
工作規範第四十條第（一）項規定，無紙化管理的外部獲取會計資料必須附有電子簽名。這裡要注意兩個要求：一是電子簽名應當是對會計資料進行認可的外部個人或者機構的，而不是企業自身的；二是電子簽名應當是“可靠的”。
根據《電子簽名法》第十三條，可靠的電子簽名必須同時符合以下條件：“（一）電子簽名製作數據用於電子簽名時，屬於電子簽名人專有；（二）簽署時電子簽名製作數據僅由電子簽名人控制；（三）簽署後對電子簽名的任何改動能夠被發現；（四）簽署後對數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現”。
工作規範第四十條第（二）項進一步規定，電子簽名應當經第三方認證。所謂第三方認證，是指用於電子簽名的數字證書（即《電子簽名法》中所說的“電子簽名製作數據”）由獨立於交易雙方的第三方中介機構簽發，所生成的電子簽名真實性由該第三方進行鑑定的機制。提出第三方認證要求，是為進一步提高電子會計資料的公信力。例如，目前銀行普遍開展電子銀行服務，客戶通過網際網路發出轉賬、付款等各項指令，就附有電子簽名。其中，有的銀行使用的是第三方認證，有的銀行是自己認證。對於自己認證的情況，如果銀行與客戶之間就某筆業務存在爭議，則銀行依據自己的認證結論為自己提供證據就顯得公信力不足。對於電子銀行業務來說，如果採用第三方認證，則銀行和客戶企業雙方所得到的交易憑據數據的公信力都能得到保證。
工作規範要求電子簽名經符合《電子簽名法》的第三方認證，也就是要由依據該法設立的電子認證服務機構來提供證書發放和簽名鑑定等服務。根據《電子簽名法》，電子認證服務機構的設立由國務院信息產業主管部門審批。公眾可以通過工信部網站查詢依法設立的電子認證服務機構名錄。
工作規範第四十一條規定，對銀行等具有廣泛客戶群體的企業來說，不僅可以提高自身工作效率，而且，還為其改進客戶服務，進一步提高競爭力提供了契機。例如，銀行可以在電子回單中加入第三方認證的電子簽名，使客戶企業不再需要紙面回單，提高客戶企業會計工作效率。
相關問題
企業開展會計資料無紙化管理，還應當注意以下問題：
（一）會計監督與無紙化
符合條件的企業對會計資料進行無紙化管理，意味著對企業開展會計監督，包括註冊會計師審計和政府監管機構的檢查，都不能要求企業提供全套紙面會計資料。但是，企業應當對會計監督工作提供必要的幫助和支持，對於監督人員需要查閱和輸出的電子資料，包括需要作為證據帶走的電子會計資料，企業仍應當根據要求查詢、列印，必要時進行簽章確認。
（二）電子會計資料的格式
工作規範所稱的電子會計資料，並未限定其格式。無論其是以資料庫、XBRL等結構化形式存在，還是以HTML、PDF、Excel、Word等非結構化形式存在，無論其由會計信息系統管理、還是由專門的檔案系統管理，只要符合工作規範規定的條件，都可以不輸出紙面資料。
例如，一張自動生成的記賬憑證，最初以資料庫形式存放於會計信息系統中，後來按照企業檔案管理統一要求轉換為PDF檔案存放於企業檔案管理系統中並能通過該系統隨時查詢的列印，則可以視為滿足第四十條第（三）項規定的條件。
（三）與會計檔案管理規定的銜接
應當指出的是，會計資料和會計檔案是不同的概念。會計資料的範圍比會計檔案更廣，會計檔案是會計資料，但不是所有會計資料都是會計檔案，只有具有長期保存價值並歸檔保存的會計資料屬於會計檔案。工作規範第四十條、第四十一條規定的是會計資料無紙化條件，而對於哪些會計資料屬於會計檔案，何時歸檔，歸檔應當採取何種形式，則應當按照工作規範第四十二條，“遵循國家有關會計檔案管理的規定”。
這裡的“會計檔案管理的規定”，是指財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》。目前，該辦法正在修訂中，對於會計檔案的電子化管理問題，將採取與工作規範一致的原則。按照現行《會計檔案管理辦法》第六條規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由會計機構保管一年，一年之後再歸檔。因此，企業對於電子會計資料歸檔管理的時點問題，可暫按上述規定執行，歸檔前，電子會計資料的管理遵循工作規範的規定。
