企業外庫管理信息系統

企業外庫管理信息系統

企業外庫管理信息系統是一種管理軟體系統,除了一般物流系統所具有的功能外,還需要具有與企業無縫連結的功能,這就是其特殊性。

綜述,系統功能,系統實施效果,

綜述

目前,許多企業採用了一種基於外庫的企業物流模式。採用這種物流模式,企業基於以下幾個原因:
1.企業不需要建設大量倉庫,節省大量的財務費用。比如某大型企業現在建有2萬平方米的倉庫,光建築成本、裝修費用、貨架、叉車、托盤等每平方米的成本最少要3000元。相當於投入了6千萬元的固定資產成本,就算把這個固定資產抵押到銀行貸款,每年的利息都需要480萬元左右。因此如果不建設倉庫,節省了管理倉庫的工人工資,還多了大量的流動資金,加快了企業的發展速度,降低了企業的經營風險;
2.企業的原材料與產成品如果放在外庫,則在淡季時,可以節省物流人員的勞動力成本,倉庫租金不需要支付,設備不再閒置,節省大量的成本;
3.由於外庫的物流管理相比較企業的物流管理更專業、更高效、更安全,因此企業的物流管理相當於上了一個台階。
企業採用基於外庫的企業物流模式,對於外庫有較高的物流管理要求。一是要有一定的倉儲能力。企業的原材料與產成品如果放在多個外庫,無論從物流的成本角度,還是從各外庫的物流協調角度,企業都將是不堪重負;二是要有一定的物流設施,如企業與外庫之間的短駁設施是必不可少的;三是信息技術的套用,應該具有與企業信息管理系統無縫連結的能力。
由於企業外庫這種項目的投資較大,因此必須加強物流管理水平,才能取得企業的信任,吸引眾多企業使用外庫作為企業物流模式之一,才能逐步收回投資,達到預期的盈利水平。
正是在這個背景下,企業外庫具有了建立管理信息系統的需求,使企業外庫能夠高效運作,儘量避免物流的呆滯甚至出錯,服務好企業,同時為自己創造良好的盈利。

系統功能

與通常意義的物流管理有所區別的是:外庫只需完成企業內庫相同功能,對運輸而言也就需要一些短駁。因此外庫的倉庫管理制度與企業內庫基本相同,區別是外庫不需要對倉儲貨物本身進行倉儲貨物的金額核算;
1.系統服務。指一些常用信息的預先定義,便於在其它功能內快鍵選擇輸入。
1.1.倉儲對象(貨物)基本定義。由於外庫的倉儲對象(貨物)會涉及到各個不同類型的企業,因此貨物的基本要素定義既要能夠唯一識別管理對象,又要滿足與企業信息管理系統無縫連結的信息需求;
1.2.客戶定義。指對外庫所涉及到的所有客戶要素的定義。一般意義上客戶即為倉儲貨物的所有者,為滿足與企業信息管理系統無縫連結的信息需求,也可提供其他客戶要素進行定義;
1.3.項目定義。對系統常用的一些項目定義。例如,貨物的類別,倉庫的名稱等項目,便於快鍵選擇輸入;
1.4.貨位定義。大型倉儲的貨物縱橫交錯,為便於識別,往往給予貨位名稱,一般用數字及英文字母混合構成。貨位也可以按照企業信息管理系統的要求定義;
1.5.產地定義。為滿足與企業信息管理系統無縫連結的信息需求,要定義貨物的產地,便於輸入時選擇;
2.入庫管理。入庫包括客戶貨物入庫,庫位調整,入庫的各種查詢、統計。
2.1.入庫單管理。根據倉儲貨物的所有者即企業方的指令,倉儲管理人員進行貨物入庫的作業,同時根據入庫貨物的原始資料進行入庫單的製作。入庫單可以是電子文檔的形式或者紙質憑證形式給予企業方認可,並且可以通過系統接口傳遞給企業方的企業信息管理系統進行處理;
入庫單一旦確認,系統自動將入庫貨物轉為增加庫存,以進行相應的庫存管理;
2.2.入庫庫位管理。貨物入庫後,由於貨物入庫的人工作業關係,不一定能夠馬上確定貨位,因此需要對入庫的庫位調整處理;
2.3.入庫查詢管理。系統可以按各種方式進行入庫綜合查詢及明細查詢,包括分時間段、分庫位、分品種、分客戶等;
3.出庫管理。出庫包括客戶貨物出庫,出庫的各種查詢、統計。
3.1.出庫單管理。根據倉儲貨物的所有者即企業方的指令,倉儲管理人員進行貨物出庫的作業,同時根據出庫貨物的原始資料進行出庫單的製作。出庫單可以是電子文檔的形式或者紙質憑證形式給予企業方認可,並且可以通過系統接口傳遞給企業方的企業信息管理系統進行處理;
出庫時按系統提供的庫存及先進先出等出庫方式選擇出庫貨物,並由系統提示庫位,方便人工出庫作業;
出庫單一旦確認,系統自動將出庫貨物轉為減少庫存,以進行相應的庫存管理;
3.2.出庫查詢管理。系統可以按各種方式進行出庫綜合查詢及明細查詢,包括分時間段、分庫位、分品種、分客戶等;
4.庫存管理。庫存包括客戶貨物庫存調整,移庫管理,庫存的各種查詢、統計。
4.1.庫存調整。當有各種原因造成庫存錯誤時,系統自動進行庫存調整,使庫存保證正確。外庫是不存在盤盈與盤虧的,如果是企業的原因造成庫存實物與賬面數有差異,則通過入庫來調整相應貨物的庫存,如果是外庫的原因造成庫存實物與賬面數有差異,則經過企業同意後,也通過入庫來調整相應貨物的庫存;
4.2.移庫管理。為確保外庫的倉儲容量有效使用,需要適當調整庫位,系統是通過移庫管理來實現。移庫可以是電子文檔的形式或者紙質憑證形式給予企業方認可,並且可以通過系統接口傳遞給企業方的企業信息管理系統進行處理;移庫處理不對已入庫貨位與已出庫貨位產生影響;
4.3.庫存查詢管理。系統可以按各種方式進行進出存綜合查詢及明細查詢,包括分時間段、分庫位、分品種、分客戶等;進出存明細即可視為外庫與企業的倉庫明細數量賬。
5.費用結算。費用包括倉儲費、運輸費、力資、拆箱費等各種費用。費用的各種查詢、統計。
5.1.費用統計。根據入庫單、出庫單等原始數據,以及庫存數據,進行倉儲庫存數量、短駁車輛出車車次、裝卸貨數量、貨櫃拆箱等統計,以核算倉儲費、運輸費、力資、拆箱費等各種費用;費用是按日核算、按月統計;
5.2.費用查詢管理。系統可以按各種方式進行費用綜合查詢及明細查詢,包括分時間段、分客戶等;
6.客戶接口管理。滿足與企業信息管理系統無縫連結的信息需求;
6.1.企業方的入庫指令導入。根據企業方的入庫指令導入,可以直接生成入庫單;
6.2.企業方的出庫指令導入。根據企業方的出庫指令導入,可以直接生成出庫單;
6.3.外庫庫存數據導出。根據企業方的數據要求,將外庫庫存數據導出給企業;
系統每一種數據的操作,都包含數據的添加、修改、刪除、列印、查詢等基本功能。
根據外庫的特點,數據的設定不僅僅滿足外庫自身的管理,也包含了企業對其貨物(原料、產成品)的追蹤與管理,因此系統提供了貨物(原料、產成品)的批號或序列號等標識管理;在庫存計量單位上,不但使用貨物的基本單位,同時使用貨物的包裝單位,既滿足外庫核算的需要,又滿足企業物流的需要;
系統可使用條形碼管理貨物的入庫、出庫、庫存檔點等操作,支持一維條形碼及二維條形碼的處理,支持條碼槍的數據下載與上傳;

系統實施效果

前已所述,企業外庫作為一種企業物流的模式,企業與外庫雙方默契、高效、安全無誤的運作,就能體現出其優越性;
1.系統在實施後,企業可將外庫視同企業內庫,直接向外庫發出入庫與出庫指令,由外庫進行信息處理,根據系統信息管理平台提供的入庫、出庫信息及相關庫位信息,倉庫管理人員有條不紊的進行貨物入庫、出庫等作業,強化了倉庫管理執行力。
2.系統在實施後,貨物儲存空間的管理可以根據其庫存物品的不同,而具有其個性的管理原則,特別是可以按企業要求,依據先進先出的原則。由於一般大型倉庫的庫位較多,而且往往按三維空間劃分,因此提高庫位效率、保證貨物安全是系統實施目標。系統在實施後,庫位與貨物間關係相對人工較容易定位,不但可以按貨物品種分類管理,甚至可以按貨物的批次(批號)管理,方便企業對其貨物單品的跟蹤追索;
3.系統有關入庫、出庫、庫存等信息都是互相制約,因此相對保證了信息的正確性;有關貨物批號等數據可自動生成,減少了出錯的可能性;
4.企業的貨物在外庫入庫或出庫後,在外庫入庫或出庫憑證等資料送達企業前,可通過電子文檔或其它實時通訊手段及時給企業預確認,避免由於信息的延遲而提高了錯誤糾正的成本費用。
5.外庫的貨位存儲的貨物是動態的,存儲周期相對外庫是不可控的。因此,需要經常根據系統提供的貨位信息進行內部移庫操作,使得有限的倉庫容量高效的利用,貨位最佳化管理同時為外庫的貨物盤點提供方便;
6.一旦使用條形碼(無論是一維還是二維條形碼)對貨物進行管理,將極大的提高倉庫管理效率,降低倉庫管理成本,提高倉庫管理信息的正確性、及時性、完整性,特別是企業的貨物本身具有條形碼的狀態下;

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