付款憑單是採購方企業的應付憑單部門編制的，載明已收到商品、資產或接受勞務的廠商、應付款金額和付款日期的憑證。付款憑單是採購方企業內部記錄和支付負債的授權證明檔案。應付憑單部門可以不是專門設定的一個部門，而是被授權編制應付憑單的部門或人員，編制應付憑單屬於財務部門的職能，通常應當由財務部門的主管或其授權人員完成。
基本介紹
- 中文名：付款憑單
- 外文名：Vouchers
- 定義：是一種授權付款的憑證
- 意義：提高企業的管理水平
含義,與付款憑證的區別,付款憑單的意義,
含義
付款憑單制的基本原理可歸納如下:
1、一切現金支付業務均須事先填制付款憑單;
2、業務過程中，要以嚴格的憑證稽核工作為基礎，有關經辦人都要——辦理後在付款憑單上籤字，以工業企業的材料採購為例，其業務過程應是:倉庫部門提出採購要求→計畫部門列入計畫後提交採購部門→採購部門提交行情表給領導審批→採購部門採購→倉庫部門驗收→採購部門核對發票、數量、規格並認可，在這一業務過程中，有關人員都要在付款憑單上—簽字;
3、上述稽核工作——完成後，由會計部門負責應付帳款的人員保管付款憑單，按付款先後順序放置;
4、付款期限到時，將付款憑單及附屬憑證送交財務主管，批准付款;對於現購和其他現付業務，憑單要立即送財務主管批准付款;
5、出納部門只能對已經批准付款的憑單付款，從而使授權付款與經辦付款的職責明確分開;
6、出納部門辦理付款手續後，將兩份副聯送交會計部門，一份由負責應付帳款的人員，連同已註銷的付款憑單及附屬憑證歸入已付款憑單檔案，另一份則據以記帳;
7、傳遞中的憑單不得再交給填制人員處理，憑單送回會計部門之前，必須在付款人員的嚴格監督下對已付款憑單及附屬憑證進行註銷，以防止不法行為。
上述付款憑單制的基本原理，是筆者根據西方財務會計中付款憑單制的基本內容，根據我國的實際而提出。
與付款憑證的區別
我國財務會計的這種付款控制辦法與西方財務會計的“付款憑單制”比較，存在如下不足:
1.付款手續不規範。授權付款和出納經辦付款是付款業務的兩個基本程式，是應予分開的兩個職責界限，然而在我國會計憑證檔案中，看不出這種“一前一後”的財務手續的軌跡，能見到的只是付款後有關領導在原始憑證上籤字“同意報銷”一類的墨跡，而授權付款只是一種口頭表態，一般不載入憑證內，因而也無據查證授權付款者的責任，更何況有些業務是付款在先，批准在後，先斬後奏也成為常有的事情。
2.容易掩蓋付款的真實性。在市場經濟條件下，各經濟單位之間的業務交往形式多種多樣，有的業務是錢貨兩清，互不賒欠;有的業務是賒銷預付，結算期延長。因而出現一些折扣折讓、雇金聘金，各種勞務報酬等，有的包含在發票金額之中，有的不在發票金額之中，這樣，付給賣主的款項與發票金額往往不一致。對於這種情況，我國財務會計一般憑發票金額付款，至於購貨或接受勞務過程中所得現金回扣或折讓價值，雇金聘金等，再開具收據予以收回。將包含在發票金額之中的折扣折讓一併付款，其實質是不必要的付款，是發票金額的一種扣除，也是購貨過程中的一種收益，如果再用收據予以收回，容易與購貨業務脫節，被有關人員貪污。我國現實購貨業務中，經辦人侵吞各種名目的回扣在會計憑證中難以發現，與這種核算辦法有一定的關係。在發票反面或正面核減發票金額，一是沒有預留空格，橫豎亂批，使發票不整潔美觀，二是背書內容難以說明清責任，不便於事後考查。
3.影我國現在使用付款憑證，無法對原後憑證起控制作用，因為它不是一種授權付款的憑證。在我國會計實務中，有些會計人員在取得原始憑證後，出於局部利益考慮，有時會故意使記帳憑證所反映的經濟內容與原始憑證不符。如:將固定資產作原料入帳，將業務招待費作修理費入帳。
付款憑單的意義
推行付款憑單制，有下列重要意義:
一是使涉及現金支付的一切業務都置於有效的控制之下。無論是事前、事中、事後，都有嚴格的控制、稽核、監督程式。有關經辦人員一一簽字，職責分開，相互牽制。這樣，就克服了現行制度中關於現金管理所存在的弊病，大大減少了出現違法行為的可能性，而一旦出問題，也易於追查、明確責任。
三是能與國際會計通行做法相併軌，又不失我國自己的特色。即基本做法上與國際會計一致，具體內容上有我們自己的特點。
