為貫徹中央八項規定,嚴肅財經紀律,加強財務管理,學校根據中央和教育部發布的相關檔案精神,結合學校實際,制定了《上海外國語大學外賓接待經費管理辦法》。
基本介紹
- 中文名：上海外國語大學外賓接待經費管理辦法
- 發布單位：上海外國語大學
第一章 總 則
第一條為進一步規範外賓接待工作，加強外賓接待經費管理，規範外賓接待費報銷標準與程式，根據《中央和國家機關外賓接待經費管理辦法》（財行〔2013〕533號）的通知精神，結合學校實際制定本辦法。
第二條本辦法適用於學校各部處、院（系）、中心（所）（以下簡稱各部門）因接待國外、境外來賓而發生的住宿費、日常一伙食費、宴請費、交通費、贈禮等費用開支的管理。
各部門舉辦國際會議涉及的外賓接待費用的管理，按照《上海外國語大學舉辦國際會議經費管理辦法》的有關規定執行。
第三條各部門邀請外賓來訪應當按照國家和學校有關外事管理規定，嚴格執行計畫審批規定。學校由對外合作交流處負責歸口審批各部門的外賓接待計畫。未經對外合作交流處書面批准或授權，各部門不得對外發出正式邀請或作出承諾。
各部門的接待計畫應當明確外賓團組中由我校招待的人數、天數，費用開支範圍以及資金來源、列支渠道、預算等。計畫編制必須嚴格控制在年度外賓接待費預算內。
第二章預算管理
第四條各部門的外賓接待費應事先納入年度預算，並根據“誰邀請，誰承擔”的原則實行分類管理。
1.學校層面邀請的外賓團組接待費預算，納入學校年度預算統一安排，並歸口對外合作交流處統一使用與管理。
2.校內各部門（部處除外）層面邀請的外賓團組接待費預算，在各部門的教學、科研、學科建設、國際化建設等經費中，由各部門自行統籌安排，並根據對外合作交流處批准的接待計畫使用與管理。
3.各類專項科研項目或課題層面邀請的外賓團組接待費預算，作為國際學術交流費，在立項部門批准的項目或課題預算中安排，並由課題負責人負責根據對外合作交流處批准的接待計畫使用與管理。
第五條各部門、各項目或課題組應當加強外賓接待費預算管理，嚴格控制預算規模，只能在年度外賓接待費預算內安排外賓接待活動，不得超預算或無預算安排外賓接待。
第六條對應邀來校的外賓，各部門應當根據互惠對等原則，以及來訪外賓對學校教學、科研、學科建設等工作的必要性和重要性區分為全部招待、部分招待和外賓自理。
第七條各部門應當從嚴從緊控制外賓接待經費預算，嚴格執行本辦法規定的外賓接待費開支範圍與標準，不得擅自突破。
第三章 開支範圍及標準
第八條外賓接待經費開支範圍主要包括：住宿費、日常一伙食費、宴請費、交通費、贈禮等。對於各部門邀請來校訪問或講座的外賓，原則上不得列支外賓來華國際旅費。如確有需要承擔外賓國際旅費，應事先在外賓接待計畫中單獨列出，並經分管外事工作校長簽字後方可憑據按實列支。
第九條外賓住宿費按以下規定開支：
1.外賓住宿應當注重安全舒適，不追求奢華，原則上安排在校內賓館住宿。
2.外賓住房標準：校級領導及以上人員可安排校內賓館的行政房或套間，其他人員安排標準間。
第十條日常一伙食費按以下規定開支：
1.外賓日常一伙食招待應當注意節儉，嚴格根據一伙食費標準選擇菜品，提倡學校食堂用餐。
2.外賓日常一伙食費（含酒水、飲料）標準：每人每天200元。
第十一條宴請費按以下規定開支：
1.宴請外賓嚴禁講排場。各部門原則上應在學校內部的賓館和招待所安排宴請，宴請過程中不上高檔菜餚和酒水，杜絕奢侈浪費。除宴會外，提倡採用冷餐會、酒會、茶會等多種宴請形式。
2.外賓宴請費（含酒水、飲料）標準：校領導出面舉辦的宴會，每人每次300元；其他人員出面舉辦的宴會，每人每次200元。冷餐、酒會、茶會分別為每人每次150元、100元、60元。
3.外賓在訪問學校期間，各部門宴請累計不得超過2次。
第十二條交通費按以下規定開支：
1.確需我校提供交通的外賓接待，各部門應當根據實際情況安排。在符合禮賓要求的前提下，外賓出行應當集中乘車，減少隨行車輛。
2.外賓到上海市以外地區訪問，確需我校安排交通服務時，原則上提供飛機經濟艙、輪船二等艙和火車軟席（含高鐵/動車一等座、全列軟席列車一等座、火車軟臥）。
3.外賓途中一伙食費按日常一伙食費標準執行。
第十三條對外贈禮按以下規定開支：
1.對外贈禮應當節約從簡，實物禮品應當儘量選擇具有中國特色和學校特色的紀念品、傳統手工藝品和實用物品，樸素大方，不求奢華。
2.贈禮對象僅為外方團長夫婦，必要時可包括主要陪同人員，原則上由接待部門贈禮1次，其他部門不得重複贈禮。如外方贈禮，可按對等原則回禮。
3.校領導贈禮每人次禮品不超過200元；如收禮方為副部級及以上領導，或著名專家學者，每人次禮品不超過400元；其他人員，可以視情況贈送小紀念品。
第十四條外賓來校訪問期間，原則上不安排旅遊參觀活動，各類旅遊景點門票應由外賓自理。如確有需要安排，應事先在外賓接待計畫中單獨列出，並經分管外事工作校長簽字後方可憑據按實列支。
第十五條外賓在華期間的醫藥、郵電通訊、洗衣、理髮等費用，均由外賓自理。
第四章陪同人員及經費管理
第十六條學校陪同人員人數，應當根據禮賓要求，從嚴掌握。
第十七條接待國家元首、政府首腦級外賓的重大外交外事活動，學校參加宴請人數應當根據禮賓要求安排。其他宴請，外賓5人（含）以內的，中外人數原則上在1:1以內安排；外賓超過5人的，超過部分中外人數原則上在1:2以內安排。
第十八條陪同外賓赴上海市以外地區訪問期間，陪同人員的一伙食費、住宿費、交通費等開支標準按照《上海外國語大學差旅費管理辦法》的有關規定執行。確需與外賓同餐、同住、同行的，經所在部門領導批准，可按對應的外賓接待標準實報實銷。
第十九條各部門的接待工作人員在接待活動期間，確因工作需要不能按時用餐的，經接待單位領導批准，可以領取誤餐補助，標準為每人每次50元。
第五章報銷管理
第二十條各部門應當嚴格執行學校的外賓接待審批制度，加強對本部門外賓接待活動和經費報銷的監督、審批和管理，並對本部門外賓接待審批制度執行情況、外賓接待費預算及規模控制負責，並配合財務處把好接待費的報銷審核關。
第二十一條外賓接待費中的住宿費、宴請費和交通費等，應儘可能通過銀行轉賬方式支付，確有必要的可以在接待費標準內預借部分費用。接待人員在完成外賓接待任務後，應及時（一般為1-2個月）到財務處辦理外賓接待費報銷手續。
第二十二條接待人員在辦理報銷手續前，應填寫“上海外國語大學外賓接待費報銷單”，並由承擔外賓接待費的部門負責人或項目負責人在報銷單上審批簽字。
第二十三條出差人員在辦理報銷手續時，應向財務處提供內容填寫完整、審批手續齊全的下列單據作為報銷憑證：
1.上海外國語大學外賓接待審批備案表；
2.上海外國語大學外賓接待費報銷單；
3.住宿費、餐費、交通費和其他費用等原始單據；
4.經費結算憑證；
5.其他憑據。
第二十四條各項外賓接待費中，除中方陪同人員的誤餐補助費按標準憑發放清單或簽收單報銷外，其餘的住宿費、日常一伙食費、宴請費、交通費、贈禮等費用，均應在標準限額內，憑據按實報銷。
