WORD公文外掛程式

適用於microsoft office word軟體的一個功能外掛程式，提供常用公文操作的捷徑，極大的簡化公文排版工作。

介紹

WORD公文外掛程式（WORD公文處理載入項）是由用戶開發的公文處理WORD外掛程式，能快速對公文進行精確的排版和審校，並能對公文批量執行格式設定、自定義操作、檔案歸檔、檔案列印、檔案重命名、公文元素提取等操作，能極大簡化公文的製作、排版、歸檔管理、審校等工作（目前功能模組已達180多個）。

WORD公文外掛程式2013年06月21日界面圖

本詞條只羅列了部分功能，載入項功能已進一步豐富或改進（新的功能包括：縮小列寬、縮小行高、最大行數拆分、插入單家發文標識（檔案）、插入單家發文標識（函）、插入檔案頭（至標題前）、插入函頭（至標題前）、3級子標題轉2級、3級標題轉1級、WORD打開提速、更新頁碼域、更新日期域、更新時間域、更新所有域）、蓋雙側頁碼、圖形對象預排、對象選擇（檔案標題、檔案主送、檔案正文、簽發人、1級標題、2級標題、3級標題、全部子標題、指定文本、格式相似區域、非表格文字、）、查看所選內容、表格選擇（所有表格、表格第一行、表格第一列、表格最後一行、表格最後一列）、首頁插入目錄、設定子標題大綱&插入目錄、去字型線點、批量公文歸檔、恢復顯示更新、刪除當前節頁碼、調整附屬檔案格式、自動預排（檔案）、自動預排（函）、自動預排版（便函）、去首尾空格、所有節縱向頁面、所有節橫向頁面、修改所有節頁面參數、打開文檔強制頁面視圖/自動視圖、複製文號、複製標題、複製主送、複製抄送、刪除自定義樣式、插入頁碼（（當前節）（續前節）、（當前節）（從1開始）、（所有節）（連續編號）、（所有節）（從1開始）、（當前節至文檔尾）（連續編號）、（當前節至文檔尾）（從1開始））、選區縮進對齊、選區懸掛縮進對齊、刪除當前節節（首）分節符、刪除當前節節（尾）分節符、刪除當前節節（前）所有分節符、刪除當前節節（後）所有分節符、刪除所有分節符、批量列印、提取文檔結構圖內容、提取文檔結構圖內容&去多餘文字、目錄多餘文字刪除、首頁插目錄&去多餘文字、設定子標題大綱&插目錄&去多餘文字、當前節頁碼內外側切換、選定所有正文、選定所有標題、選定數字及字母、選定標點符號、（預處理）檔案正文、（預處理）檔案正文、（預處理）1級標題、（預處理）2級標題、（預處理）3級標題、表格自動調整列寬、另外儲存為（文號）、另外儲存為（時間+標題）、指定間距、指定比例、幾是頭加粗、關閉其它文檔、清除頁眉內容、幾要頭加粗、幾要加粗、第幾頭加粗、首先頭加粗、首先加粗、取消單元格邊距、章段落、節段落、設定一級子標題格式、設定二級子標題格式、設定三級子標題格式。（功能模組名字會有所改動，具體詳見外掛程式程式。）

部分功能說明如下：

功能欄1

另外儲存為

（1）另外儲存為：調用打開系統“另外儲存為”對話框。
（2）另外儲存為（自動生成檔案名稱）：自動搜尋當前文檔的公文元素，有文號的檔案自動生成“文號—標題”作為檔案名稱；無文號有標題的檔案自動生成“（年月日）標題”作為檔案名稱；無文號無標題的檔案自動生成“（年月日）主送”作為檔案名稱；無文號無標題無主送的檔案自動生成“無文號無標題及主送（年月日）”做為標題。

頁面設定

調用打開系統“頁面設定”對話框。

檔案歸檔

自動搜尋當前文檔的公文元素，按“另外儲存為（自動生成檔案名稱）”模組的命名規則，將檔案自動另外儲存到“設定&關於”—“參數設定”中指定的兩個歸檔目錄中，每個目錄中一式兩份，一份保存在指定的歸檔目錄的根目錄下，另一份在歸檔目錄下的按日期分類下，先按月份分目錄，再按日期分目錄進行保存。

列印

（1）列印選區：列印當前選定區域。
（2）列印當前頁：列印游標所在頁面。

自動處理

（1）自動預排版：自動判斷文號、標題、主送、正文、簽發時間，以此為判斷條件，分別調用“修改頁面參數”、“編號轉文本”、“數字元號糾錯”、“設定標題格式”、“全文去空格”、“正文部分縮進轉空格”、“設定子標題格式”、“插入頁碼”功能，對當前檔案進行預排版
（2）自動預處理：對當前檔案依次執行“修改頁面參數”、“插入頁碼”、“數字元號糾錯”、“設定子標題格式”、“編號轉文本”功能

選區頁面

（1）縱向頁面：修改選區或當前頁面的頁面方向
（2）橫向頁面：修改選區或當前頁面的頁面方向

排版功能

（1）修改頁面參數：使用“設定&關於”—“參數設定”中指定的參數，修改當前檔案的頁面參數（上、下、左、右邊距、頁眉、頁腳）。
（2）插入頁碼：對當前檔案插入頁碼域（外側），並修改為“——1——”樣式。
（3）數字元號糾錯：
替換規則如下：
①將半角標點符號“[](){}\/,.;:-?!’|”等替換為全形
②全形阿拉伯數字替換為半角
③全形大寫字母替換為半角
④全形小寫字母替換為半角
⑤網址符號“：//”，全形替換為半角
⑥時間中的全形“：”，替換為半角（“數字：數字”）
⑦數字中的“．”認定為小數點，全形替換為半角（“數字．數字”）
⑧網址中的“．”全形替換為半角（“字母．字母”）
⑨特定替換：書名號修正（“>”替換為“〈〉”）、文號符號修正（“[[【〖]]】〗”替換為“〔〕”）、行首數字中的“.”認定為3級標題，半角替換為全形
⑩字型修正
（“，。、；：？！…''""（）《》{}〖〗【】#～·※◎□+－×÷№$￥§‰-㎏㎜㎝㎡”字型設定為正文字型“仿宋_GB2312”、“1234567890abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ”設定為西文字型“TimesNewRoman”）
本功能將對曾修改過替換過的位置設定字型效果為赤水情深。
（4）設定子標題格式：利用查找替換，將形如“一、XXXX”以“：；。”結尾的句子設為一級子標題樣式；將形如“（一）XXXX”以“：；。”結尾的句子設為二級子標題樣式；將形如“3．XXXX”以“：；。”結尾的句子設為三級子標題樣式；（子標題樣式的字型、字號、行距可以在“參數設定”中進行設定）
本功能將對曾修改過替換過的位置設定字型效果為赤水情深。

加粗

（1）3級標題加粗：將形如“3．XXXX”以“：；。”結尾的句子設定字型加粗；本功能將對曾修改過替換過的位置設定字型效果為赤水情深。
（2）幾是加粗：將形如“一是XXXX”以“：；。”結尾的句子設定字型加粗；本功能將對曾修改過替換過的位置設定字型效果為赤水情深。
（3）第幾加粗：將形如“第一XXXX”以“：；。”結尾的句子設定字型加粗。本
功能將對曾修改過替換過的位置設定字型效果為赤水情深。

縮進

將選區或游標所在段落的首行縮進取消，並在行首插入兩個全形空格做為縮進。

插入公文

（1）署名及日期：以當前游標所在行為準，在下一行起插入發文機關署名及日期（提取自當前系統日期），在日期後插入“□□□□”作為右縮進占位，並設定字型顏色為白色，發文機關署名以日期為基準對齊（過長則需手動對齊）。
（2）插版記：根據“參數設定”中設定的公文元素參數，自動插入版記，版記格式為“四號字、中文字型仿宋_GB2312，西文字型TimesNewRoman，行距與正文行距相同，信息公開類別頂格，抄送左空一字，發文機關與發文日期行左右各空一字，列印、校對、份數行左右各空一字（未設定或勾選則不添加）。”

編號文本

調用WORD功能，對當前文檔中的列表編號更改為文本。

標題大綱

利用查找替換，將形如“一、XXXX”以“：；。”結尾的句子所在段落的大綱級別設為一級；將形如“（一）XXXX”以“：；。”結尾的句子所在段落的大綱級別設為二級；將形如“3．XXXX”以“：；。”結尾的所在段落的大綱級別設為三級。

去空格

如有選區，則對選區執行去空格操作（無法替換不間斷空格符號）；如無選區，則執行全文去空格操作。

豎頁碼

（1）左上豎頁碼：在游標所在頁面的左邊版心外上角插入豎排的頁碼（主要用於橫向頁面，與頁面為縱向頁面時的頁碼一致）。
（2）左下豎頁碼：在游標所在頁面的左邊版心下角外插入豎排的頁碼（主要用於橫向頁面，與頁面為縱向頁面時的頁碼一致）。
（3）蓋左下頁碼：在游標所在頁面的下邊版心外左角插入填充顏色為白色的無框線文本框，遮蓋所在位置的頁碼。
（4）蓋右下頁碼：在游標所在頁面的下邊版心外右角插入填充顏色為白色的無框線文本框，遮蓋所在位置的頁碼。

審校工具

（1）查看子標題：在當前文檔中分別查找一、二、三級子標題，並用對話框分別予以顯示。子標題判斷規則與“設定子標題格式”相同。
（2）關鍵字高亮：在當前文檔中查找輸入的關鍵字，並將查找到的內容的字型顏色設為紅色。
（3）發文字號高亮：在當前文檔中判斷查找所有發文字號類關鍵字，並將查找到的內容的字型顏色設為紅色（發文字號類關鍵字判斷規則與另外儲存為（自動生成檔案名稱）、自動預排版等模組相同）。
（4）日期高亮：在當前文檔中判斷查找所有日期類關鍵字，並將查找到的內容的字型顏色設為紅色（日期類關鍵字判斷規則與自動預排版模組相同）。
（5）標點符號高亮：在當前文檔中判斷查找所有標點符號類關鍵字（“，。、；：？！…''""（）《》{}〖〗【】#～·※◎□+－×÷№$￥§‰-㎏㎜㎝㎡”），並將查找到的內容的字型顏色設為紅色
（6）查看公文元素，在當前文檔中判斷查找公文元素（文號、標題、主送、簽發日期、抄送、印發機關、成文日期、份數），並用對話框分別予以顯示。

批量操作

（1）批量格式設定：對指定目錄下全部DOC、DOCX檔案執行批量格式設定及替換操作並保存。
（2）批量自定義操作：對指定目錄下所有DOC、DOCX檔案按指定順序執行多項功能並保存。
（3）批量公文重命名：對指定目錄下所有DOC、DOCX檔案逐個提取公文文號、標題、信息公開類別等元素並用於修改對應檔案名稱。
（4）批量公文內容元素提取：對指定目錄下所有DOC、DOCX檔案逐個提取公文文號、標題、信息公開類別等元素並按指定順序保存在EXCEL檔案中。

設定關於

（1）參數設定：設定排版及程式所用參數。
（2）關於：聲明。

功能欄2

表格

（1）表格預調整：對選定的表格進行調整，包括：字型統一為正文字型、字色設為自動、字號調整為預設字號、表格整體居中、表格框線設為全部框線、表格內容的行距設為字型磅數×1.6。
（2）縮小表格：通過去除表格屬性設定中表格指定寬度、單元格指定寬度、列指定寬度、行指定高度、單元格邊距來使表格縮到當前格式設定下的最小。

格式欄

清除格式

調用系統功能，清除選區文字格式。

取消效果

全文取消字型效果及高亮。

樣式

（1）檔案標題：將選區文本設為檔案標題樣式。
（2）檔案正文：將選區文本設為檔案正文樣式。
（3）1級標題：將選區文本設為1級標題樣式。
（4）2級標題：將選區文本設為2級標題樣式。
（5）3級標題：將選區文本設為3級標題樣式。
樣式的字型、字號、行距可以在“參數設定”中進行指定。

正文字型

將選區文本的字型設為檔案正文樣式。

字號+

選區文本的字號逐磅加大。

字號－

選區文本的字號逐磅減小

字間距+

選區文本的字間距按0.1磅加大

字間距－

選區文本的字間距按0.1磅減小

行距+

選區文本的行距按0.1磅加大

行距－

選區文本的行距按0.1磅減小

其它行距

（1）選區文本的行距設為正文的行距大小（默認為29.05磅）。
（2）選區文本的行距設為字型大小的磅值（三號字為16磅）。
（3）選區文本的行距設為單倍行距。

字比例+

選區文本的字元比例按3%放大。

字比例－

選區文本的字元比例按3%減小。

正常

（1）正常間距：選區文本的字間距設為0磅。
（2）正常比例：選區文本的字元比例設為100%。

段前+

選區文本的段前間距按0.1行加大。

段前－

選區文本的段前間距按0.1行減小。

段後+

選區文本的段後間距按0.1行加大。

段後－

選區文本的段後間距按0.1行減小。

懸掛縮進+

選區文本的懸掛縮進按0.2字元加大。

懸掛縮進－

選區文本的懸掛縮進按0.2字元減小。

插分頁符

游標所在位置插入分節符：下一頁。

不保存

不保存關閉當前文檔。

全部保存

保存當前打開的所有文檔。

全部關閉

關閉所有當前打開的文檔（未保存的不會關閉）