IPSys商標管理系統是IPWOM基於一家中型涉外智慧財產權代理機構商標部的日常業務需求所研發的一款商標管理系統，它能對所有商標代理相關的業務進行管理。
能對所有著作權代理相關的業務和域名代理相關業務進行管理， 因此也是一款著作權管理系統和一款域名管理系統。它還具備專利海關備案相關業務的管理功能。
IPSys商標管理系統能幫助智慧財產權代理機構的代理人、流程、財務等員工對商標、著作權、域名業務相關的客戶、案件、時限、費用等進行全面的監控管理。
通過IPSys商標管理系統可以規範簡化代理機構的商標、著作權、域名相關的業務處理流程，同時提高代理機構的業務質量和工作效率，降低出錯率,使專利代理機構流程逐步向規範化、信息化和無紙化方向發展，提升代理機構的整理服務質量、競爭力和品牌影響力。
還是有不少代理機構在使用Excel來管理案件和時限, 這會存在諸多問題，例如：
1. Excel運算元據安全性差，出錯率高，很容易出現數據在剪下、複製過程中的丟失、錯行等問題。
2. Excel時限監控使用不方便，而且由於出錯率高，因此代理人幾乎不使用，需要流程人員人工提醒。
3. 流程給客戶每月的匯報製作起來也很費時，很麻煩。
4. 流程人員需要手工製作交局清單，很不方便。
5.代理人寫給客戶的信函中輸入案件聯繫人等信息麻煩，雖然可能都有自己的一套模板，但經常各個員工所寫的信函不統一。而且不同的模板有上千個，沒有很好的管理方式，查找需要的模板也不方便。
6.代理人出現過交完局後卻忘了給客戶開賬單的情況。而且由於收費項目繁多，而且不同客戶的折扣，幣種，財務聯繫人等沒有很好的管理，因此開賬單很容易出錯，導致客戶的不滿。
……等等
針對諸多這樣的問題，我們全面梳理了商標部面臨的所有業務，全面分析智慧財產權代理業務的特點並進行總結歸納，我們以實用性強、功能全面、高效、使用簡便、靈活性強為目標成功研發IPSys智慧財產權管理系統，幾乎解決了面臨的所有問題。通過此系統，該所商標部實現了幾萬件商標、著作權、域名等案件數據的全面高效的系統化管理，脫離了低效的Excel管理方式,同時對所有的案卷實現全面的電子化管理。
IPSys商標管理系統具備的主要功能如下:
功能列表如下：
1． 案件信息管理、業務信息管理，自動生成案號和業務號。
2． 客戶信息管理，客戶聯繫人信息管理、海外事務所信息管理、海外事務所聯繫人信息管理
3． 案件電子卷管理、業務電子卷管理、客戶電子卷管理
4． 代理所信息管理
5． 當事人信息管理
6． 案件續展監控，業務時限監控
7． 模板製作管理，交局檔案生成、交局清單生成、客戶匯報生成
8． 官文信息管理
9． 公司報價管理
10． 客戶折扣管理
11． 客戶帳單生成，多案帳單生成，收費通知單生成，預收款沖抵單生成
12． 公司指令管理
13． 客戶指令管理
14． 匯率管理、國家管理、尼斯分類管理、官文類型管理、時限配置管理等系統配置信息管理
15． 人員管理
16． 許可權管理，角色管理
17． 修改日誌記錄
18． 登錄日誌記錄
......等等
IPSys商標管理系統還具備如下特點:
1．基本上是“開箱即用”的。實用性強, 它的各項參數都基於一家涉外所，除財務折扣外，基本上可以適用於其它所，而用戶可以根據自己的情況靈活調整各項參數。
2． 支持業務種類全面。系統涵蓋了一個中型涉外代理機構所十幾年的全部商標、著作權、域名相關的各個國家的官方、各個官方的各個階段的全部100多種業務類型。此系統能管理幾乎所有國家/地區的全部商標、著作權、域名相關業務，也能管理部分專利業務。然而使用起來卻非常簡單，各種業務類型操作方式幾乎完全一致，只要會使用一種業務類型，便會使用全部業務類型。
3． 系統中集成了中、英、日三種語言對照的商標第九類尼斯分類表。
4．支持在同一個系統中出現多個我方代理機構。例如：代理所註冊了多個公司名稱，對國內客戶使用一個代理所身份，對國外客戶使用另一個代理所身份類似這種情況。
5．數據據錄入量小， 無冗餘重複錄入數據。 數據錄入越多，出錯的機率也就越大。我們充分總結了智慧財產權行業的特點，各個業務之間的關係，保證了同樣的數據項只須錄入一次，能預設的數據我們給它預設值，能自動推斷生成的數據我們均自動生成，能拷貝的信息儘可能拷貝。
6． 操作次數少。在整個系統的設計程中儘可能保證完成同樣的事情點擊按鈕的次數少。而且系統在運行過程中不會彈出任何無實用的對話框。
7．操作日誌十分全面友好。法律行業的要求都比較高，對於時限、權利人等的操作失誤都有可能造成很壞的效果。因此我們記錄了幾乎所有數據的修改過程。能方便的看到任何人在任何時候對系統數據項的修改過程。
8．數據操作安全。我們進行了數據操作的衝突檢測，不存在由於多人操作而存在的數據相互覆蓋問題。由於有全面的操作日誌，因此不小心錄入錯誤的數據很容易找到問題原因，恢複數據。
9． 查詢數據項全面。幾乎所有錄入系統的數據項都有相應的查詢視窗。
10. 各種模板(交官方、去客戶的、帳單、交局清單等)功能十分強大, 能抓取系統中錄入的幾乎全部數據。製作簡單靈活。 近千個模板完全為用戶自己製作, 無需IT人員參與。
11. 報價及客戶折扣功能強大，支持各個國家各種業務的報價，支持各個國家客戶的報價。
12． 軟體使用簡單,界面統一，用戶經簡單的培訓，即可熟練使用
13．系統部署成本低。 純綠色系統，客戶端無需安裝, 只須拷貝一個捷徑即可運行, 無需IT人員參與。
此外系統資源占用少、運行穩定快速、對伺服器和客戶端配置要求低，維護簡單。
IPSys商標管理系統的運行界面如下:
