基本介紹
- 中文名：升腦力工作者的工作效率
- 外文名：Increasing Productivity of Intellectual People
- 簡化為：Double IP System
- 縮寫為：DIPS
由來,作用,基本方法,基本法則,基本工具,
由來
日本豐田的TPS精益生產系統繼承了泰羅制（其核心是專業分工、標準化）的管理思想，通過對製造現場流水線的標準化來實現高效的生產體系。這套精益生產體系在以生產製造業為主體的經濟時代，為豐田贏得了國際聲譽，並被稱作豐田式管理模式在全世界諸多國家和地區的各式生產製造企業所廣泛採用。
然而，隨著後工業時代的到來，在現在知識型企業占主導的時期，白領階層日益擴大，白領的工作在整個企業中的價值愈發飆升。由於工作性質的顯著差異，針對藍領（製造現場工人）的TPS精益生產系統無法實現對白領的精益化管理，而顯得捉襟見肘。為了解決這一問題，日本LCA株式會社為豐田開發了一套DIPS系統。這套系統和TPS精益生產系統並行，針對白領階層，用以提升辦公室效率，其輻射範圍包括研發部門、銷售部門、間接部門（人力資源、行政、財務、審計等）。DIPS系統和TPS系統在管理精神上一脈相承，都是以“精益”為核心的。二者在企業管理上呈現出一種互補關係，TPS針對藍領工人，DIPS針對白領，而豐田正是在這兩套管理系統的支持下，“兩條腿走路”，實現了真正意義上的全面精益化管理。
作用
1.變“散兵”為“整體”。久保裕滋先生（日本首屈一指的管理諮詢師。他擔任日本LCA株式會社總裁多年，目前任Global Brains Japan株式會社法定代表總經理，與子公司北京如水慧管理諮詢公司，在中國共同推廣DIPS系統）在談DIPS系統核心思想的時候說到：“DIPS系統用一句話簡單來講，就是如何實現細緻化管理。它不僅增強員工和領導個人的自我管理能力，而且著眼於提高組織能力。”DIPS就是一套白領員工針對大目標給自己分解小目標，而且通過可視化操作，讓企業所有人的月、周、日工作計畫更好地銜接，從而創造更好管理環境的系統方法。
2.讓辦公室效率倍增。久保先生強調：“聽起來，DIPS系統所推崇的標準化管理，與白領的創造性工作似乎有矛盾。但DIPS方法並不妨礙創造性的工作，只是讓知識型工作者提高效率。而且，要知道從事創造性工作的白領，其實大多數時間是被電話、郵件、會議、準備工作等等雜務所包圍，如何增加創造性工作的時間，也正是DIPS所長。”LCA曾成立了一個10人組成、幫助客戶進行市場調查的部門。本來部門內每人每月處理20件業務就頗不輕鬆，但是一年後，這個部門業務已經激增到10倍，每人每月需要處理200件業務！部門領導於是面對這樣的兩難困境：是採取人海戰術，把員工增加到100人？還是通過改變工作方式，提高效率？結果，部門領導挖來了個負責提高效率的經理。經理從接到任務開始，就和部下一起奮鬥。之後一年裡，部門只增加了五人，而每月的“產能”卻終於突破了2000件！每人每月勞動效率提升了六倍多！周末加班反而減少。這在勞動成本激增、白領薪酬占總成本比重很高的今天，對廣大企業是極具誘惑力的！
基本方法
1.改善工作接受方法
首先，接受工作時，要多問幾句，弄清對方的目的。一個想調查“卡拉OK市場未來走勢”的客戶，可能目的就是想做卡拉OK方面的投資，這樣就不必費盡周折地調查卡拉OK包房價格體系、裝修、銷售方式等情況了。而且同樣的項目，可能是因為客戶有一個1000平方米的空置商業房，這樣需要做的就應是“800至1000平方米場所利用”的調查報告。
如此，將省去大量因為目的不清而造成的工作時間浪費。
其次，“工作接受方法”也包括與客戶反覆溝通，爭取到方便自己提高效率的最佳期限。最後，也是最為重要的，接受工作的同時，要馬上進行“業務分解”，並把分解後的事項，排到工作日程表里。可以說，同樣拜託給人事情，他是馬上就點頭同意，還是查一查自己工作日程表才同意，兩個方式往往意味著工作接受水平的本質差別！
前述調查部門的員工就是首先從“工作接受方法”上，提高了工作效率。
2.業務分解
先來看北京如水慧管理諮詢公司提供的一個經典案例：
A經理接到老客戶B的電話，要第二天下午去談一下採購的事情，A經理很高興，也像多數人一樣安排了時間——第二天上午用兩個小時準備資料，還告訴助理第二天抽一些時間來一起做準備工作。
按一般人的想法，這是一個有經驗的經理。
事實上，第二天早晨，C公司打來電話，抱怨以前定的一些產品還沒有送到，A雖然客戶很多，但哪個也不能得罪，得立刻處理。一段時間過去，助理也白白浪費了這部分時間。
準備材料的時候，發現B的一些具體情況還需要進一步了解，不然只能把所有型號的產品材料都準備好，但此時B公司的人並不是能“隨叫隨到”、馬上給他提供具體情況的，所以只好把所有材料準備出來。
準備材料時，A想起：最近廠家D可以提供一款新產品，用於B公司，立刻聯繫D，但是新產品的資料並不能馬上發到，被A催得緊張不已……
這是北京如水慧管理諮詢公司提供的日本DIPS管理系統的經典案例。
其實仔細分析這一案例就會發現，這項任務包含了以下幾個小任務：
1.需要了解B公司的具體要求
2.根據B公司的要求尋找合適的廠家並詢問產品信息
3.需要助理協助整理B公司的相關資料，準備明天的採購談判
在進行完業務分解之後，就能讓自己的工作明確化清晰化，從而理清工作思路。
還是上述的案例，如果A經理進行了業務分解，他將會按照以下的步驟行事：
1．立刻及時地給B公司回電話，問清更具體的信息；
2.聯繫需要合作的廠家，讓廠家一天之內把資料和成功案例發來；
3.提前告訴助理相關客戶的情況，讓助理提前準備，隨時備用。
這樣，即使第二天上午的時間，被其他客戶臨時占去一部分，仍然有足夠的時間很快把準備工作出色完成。
根據DIPS系統，對一件業務進行分解有六個視角，即“HENIRO”。從以下六個角度進行分解之後，就可以把分解後要依次做的事情，填入工作表。
● H： 聽取(hear)，是否需要聽取別人的意見
● E：調查(examine)，是否需要做調查、研究工作
● N：交涉(negotiate)，是否有需要事先與他人交涉的事項
● I： 告知(inform)，是否有需要事先對他人告知的事項
● R：拜託(request)，是否有需要事先請求他人做的事項
● O：操作(operate)，有哪些需要自己操作的事項
“業務分解”與泰羅制對藍領工人進行流程分解的思路如出一轍，不僅便於白領個人的工作開展，而且是對企業整體項目進行“流水化生產”的關鍵一步！
基本法則
最多兩小時法則
從事知識性工作的人能夠最大限度集中精力的時間一般是兩小時。因此，在工作時間的安排上，最好以兩小時作為標準。每過兩小時可以有適當的放鬆休息時間，或者安排其他腦力勞動強度小的瑣事。
明確目標法則
在工作中，時刻注意明確自己工作的目標是什麼。這裡說的目標，包括質量、成本和交付期限三個方面。
所謂質量，是指這一項任務的完成數量（如字數多少、頁數多少等）、呈現形式（是word還是PPT，是列印稿還是電子版）、目標對象（交給主管，還是交給部門經理，肯定會因為對象不同而在內容形式上有區別）、作用用途（對外宣傳，還是對內通知）等。
所謂成本，是指完成這一項任務需要付出的努力。包括時間（完成這項任務需要多少時間，能不能在規定的時間內完成）、資金等。
所謂期限，是指這項任務交付的最終日期。一定要在規定的期限內完成任務。
5P法則
P是英文單詞Priority（優先）的首位字母。5P法則就是指5種優先法則，這是決定業務優先的基準。通過5P法則我們能把自己的業務進行排序，哪些應當先做，哪些可以後做，實現工作有序的目標。
1.了解需求的優先
了解清楚上司或客戶對這項工作的要求。時間期限是否緊張，業務質量要求如何，要根據業務的具體情況判斷是否應當優先處理該任務才能達到其要求。
2.節約時間的優先
雖然某項業務原本優先度不高，但由於某些變化而可以把它排到最優先的位置，能夠節約時間。例如下周需要給手上的幾位客戶購買端午節禮品，這周正好和某一客戶見面的地方附近有大型商場，見完客戶順道就可以把禮品買好，節省了下周的時間。
3.遵守時間的優先
已經定好的時間、約定的期限必須遵守，這些業務必須優先處理。
4.見縫插針的優先
在工作中常常會出現一些不長不短的時間段，因為這些時間段時間不長，不適合做費時費腦的工作；其時間也不短，不安排工作又會白白浪費。這種時候，就可以把一些工作強度不大的任務安插到這些間隙時間裡來完成。例如上午9點半有一個大型會議需要列席，那么9點到9點半這半個小時的時間，就可以用來整理髮票以備報銷使用、處理郵件、打電話給客戶道謝等。
5.衡量價值的優先
要以業務預期成果為標準，判斷業務優先順序。哪項業務的成果最有意義就先做哪項。
雜事優先法則
可能大家都深有體會，一天工作八小時，大概有一半的時間都是在處理雜事。而且這些雜事總是在我們進行正常工作的時候到來，打亂我們的工作思路和工作計畫，使我們深陷雜事的泥潭而無法提高工作效率。
因此，為了避免雜事的干擾，DIPS系統提出了雜事優先法則，優先處理各種雜事，稱之為“三十分鐘保衛戰”。在每個工作單元（2小時）的時間間隙里，利索地處理可預見的雜事。
在工作中不能被動地等待雜事上門，而要對雜事有充分的預見性。雜事的來源一般有六個源頭，上級、下級、客戶、鄰居、總部、交際。我們在對雜事進行預測的時候，要從這六個方面入手。
例如一位白領對一周的雜事預測和應對如下：
上級：上級這周要開項目總結會議，由我負責的這部分內容，雖然已經提交了工作總結，但是上級好面子，總喜歡十全十美，可能會讓我再修改補充。我需要提前準備相關資料。
下級：部下A的工作進展不順利，總是來向我詢問有關情況。我需要抽時間跟他詳談一下。
客戶：客戶上周對我們的產品很滿意，可能這周會來電話進一步詢問有關細節。我需要提前準備相關資料並主動打給客戶。
鄰居：這周財務部門會統計報銷票據。我需要提前把發票整理出來。
總部：總部這個月要做一份分析報告，需要我們部門提供一些數據。我需要提前問清楚數據的類型和時間。
交際：下周是C的生日，需要提前定餐為他準備生日會。
基本工具
月任務表
周矩陣表
周日程表
業務分解表
