辦公室自動化

辦公室自動化指的是為提高辦公工作質量和效率，改善辦公環境和條件，由計算機技術、現代辦公設備和通信技術，以及系統工程方法所組成的綜合信息系統。例如：財會、統計、計畫、採購、銷售以及文書等信息。

基本介紹

• 中文名：辦公室自動化
• 外文名：office automation
• 屬性：計算機系統
• 領域：網際網路

主要作用

一般具有：

⑴文字處理功能，包括檔案的編輯、修改、存儲、列印等；

⑵圖形處理功能；

⑶聲音處理功能；

⑷日常事務處理功能，如會議安排、郵件管理等；

⑸局部網路功能，即把一個機關的各部門聯成網路，共享資源、溝通信息等。

主要分類

辦公室事務大致可分為兩類，一類是以數字信息為主體的比較定型化的業務，約占全部辦公事務的三分之一；一類是以文字信息為主體的非定型化的業務，約占全部辦公事務的三分之二，前一類事務的自動化，通過電子計算機採用集中處理方式，已達到比較成熟的階段。當前辦公室自動化著重要解決的課題是後一類事務的自動化。由於這類事務花樣多，重複度低，又需要進行大量的文字、表格的處理，故很難實現劃一的機械化。近幾年來，由於計算機的小型化、廉價化，軟體的簡易化，特別是文字處理技術的發展，為實現後一類事務的自動化提供了較好的條件。

主要種類

辦公室自動化設備的種類繁多。在單機方面有辦公用計算機、個人用計算機、電子複印機、電子傳真機、文字處理機等。在系統方面有電子會議系統、電子檔案系統、電子通信系統等。還出現了一些大規模的綜合管理系統，鍘如，聯結銀行總部及其分散於各地的分理處的大型在線上系統等。辦公室自動化設備的特點是：未經訓練、未掌握編程式技術的非專門人員也能自由地進行操作；設備的安裝無需專人指導即可進行；設備和外形與辦公室很諧調，噪音低、發熱少、對辦公室工作幾乎沒有干擾。

歷史變遷

套用微型計算機和內裝微處理器的各種電子辦公機器組成辦公室人機系統。辦公室自動化是區別於生產車間工藝過程自動化而提出的。

辦公室自動化構想是1975年在美國首先提出的，在1978年以後流行於日本等國。微型計算機的出現，促進了辦公室自動化的發展。它能提高管理人員工作效率。有人認為辦公室人機系統，不是建立在反饋原理之上的，所以不宜稱作自動化，只能稱為機械化。也有人認為辦公室自動化，實際上是把計算機技術套用於辦公室工作，稱它為計算機輔助辦公更為適宜。

1964年美國 IBM公司研製成用磁帶存儲數據的打字機，第一次在辦公室中引入文書處理的概念，1969年又研製出磁卡印表機，用以進行文字處理。70年代微電子技術的發展，特別是70年代末個人計算機的出現，使辦公室自動化進入了以微型計算機、文字處理機和局部網路為特徵的新階段。

主要意義

辦公室里的大部分信息（85%以上）是用文字記錄或傳遞的。因此，文字處理系統是辦公室自動化中最重要的設備。它由微型計算機配以文字處理軟體組成，用鍵盤送入文字，在顯示器的螢光屏上進行增刪、修改、換行、調字以及文字放大、縮小、變體等工作。編好的檔案可列印，可存儲，也可通過通信線路傳送。一個完備的文字處理系統還能改正錯字。辦公室自動化的另一個重要內容是數字處理，多數由通用微型計算機完成。

電子郵件正在各類辦公室逐步獲得套用。它是一種用電子技術傳送聲音、圖像、數字、文字或其他混合型信息的技術。它包括簡單的電話機、傳真機到複雜的計算機網。最重要的是微型計算機局部網路，它將一個機構中的各台微型計算機和輸入輸出設備，用通信線路通過接口聯成一體，實現互相通信和資源共享。大部分局部網路均可傳遞數字或文字型的電子郵件。

此外，發展高密度存儲技術也是辦公室自動化的重要內容。將各種檔案、資料、檔案等信息存儲在儘可能小的空間內，由計算機進行高速檢索。以高密度、大容量磁碟存儲器為基礎的資料庫是計算機信息檢索系統套用最廣的技術。可用作信息存儲的介質還有磁帶、縮微膠捲等。

遠程通信會議也是辦公室自動化常用的技術。位於不同地點的人可通過長途電話或計算機網舉行會議。遠程通信會議包括交換行政和技術情報的行政會議、記者招待會、遠程疾病診斷或會診、遠程教學等。一些大企業和管理部門均設有以通用計算機為主的計算中心和管理信息系統，進行定型的大量信息處理工作。而非大量的和非定型的信息處理，以及數學模型的摸索試驗，則利用辦公室自動化系統分散處理，這有利於調動管理人員的積極性和創造性。

計算機網路技術的發展，將會促進家庭辦公方式。手提式高性能微型計算機的不斷完善，將使一部分人可在旅途中辦公。高密度存儲技術的發展能減少辦公用紙。辦公室自動化的發展對人們的辦公方式可能會產生重要的影響。

主要功能

字處理

字處理是辦公室自動化的基礎。因此，後面專門論述字處理這個套用方面。字處理指的是利用計算機來輸入正文；把正文存儲在磁存儲介質上；在準備輸出的過程中操縱正文；以及列印輸出正文。正文處理包括像把姓名和地址檔案同相應的格式信件歸併在一起這樣的任務，無論怎么樣的更複雜的數據操縱都將歸入數據處理這個套用方面。

數據處理

某些數據處理（DP）套用已與辦公室自動化結合在一起。最普通的系統包括事務調度、日程安排、人事安排、設施管理、以及旅行安排等。

數據錄入

數據錄入業務通常更多的包含在數據處理或信息系統的內部，但是由於它是一種傳統的辦公業務，所以數據錄入多少總與辦公室自動化聯繫在一起。

電子郵件

在電子郵件套用方面，通過計算機就能把文電傳送給公司內部的人；在某些情況下，能傳送給公司外面的人。

傳真

傳真設備能夠把影像（硬拷貝資料）經由電話線路傳遞給另一個辦公室。這些傳真設備能夠獨立於字處理或數據處理計算機而工作。

聲音處理

聲音處理包括舉行電信會議和聲音信息轉換。舉行電信會議的聲音和影像是電話網路支持傳遞的。除不能得到硬拷貝之外，聲音信息轉接（一種能存儲並遞送的"聲音信箱"系統）達到了像數據信息轉接或電子郵件一樣的目的。把傳送人的聲音數位化並存儲在磁碟上供以後檢索用。在指定的接收人請求時，就把這些數位化了的信息傳送給指定的目的地。在這兩個方面的套用中沒有一個是要由字處理計算機或主計算機來支持的。