電子科技大學光電科學與工程學院研究生會成立於2018年3月12日，是光電科學與工程學院研究生“自我教育、自我管理、自我服務”的民眾性組織，是校黨委研究生工作部、學院研究生科指導下的、服務於廣大研究生的學生組織，是光電科學與工程學院千餘名研究生權益和意見的忠實代表、團結組織廣大研究生參與各項學術文化活動、促進廣大研究生能力發展和層次提升，展現研究生群體積極進取、意氣風發的精神面貌。
基本介紹
- 中文名：電子科技大學光電科學與工程學院研究生會
- 外文名：Postgraduate Union of SOSE
機構設定,相關制度,工作制度,例會制度,財務制度,檔案制度,特色活動,
機構設定
主席（1名）
全面負責研究生會工作，對各項工作進行監督和管理，把握研分會的工作動向。
執行主席（1名）
全面負責研究生會的各項工作，主持召開研究生會主席部長團會議、研究生會全體會議；負責研究生會的組織建設，每學期提出研究生會工作計畫；指導各部門的工作開展，組織計畫的實施；檢查和總結開展活動的情況，對存在問題提出改進措施。
副主席（2名）
協助主席處理研究生會日常工作，按照管理許可權監督和協調各部門開展的各項活動和工作；明確責任分工，直接參加主管部門的各項工作和活動，定期加強各部門的溝通與合作；向研究生會匯報自己分管的各部門的工作，完成主席交辦的其它的工作任務。
權益主席（1名）
全面負責與校研會權益部工作對接，在學院範圍內召開研究生權益維護工作，直接由分管老師和主席負責。
秘書處
負責研分會各項文秘工作及辦公室日常事務處理。
設秘書長一名，副秘書長兩名。
權益部
負責與校研會權益部工作對接，在學院範圍內召開研究生權益維護工作，保證同學的各項權益。
設部長一名，副部長一名，幹事三名。
學術部
負責學院各項學術活動的具體開展以及學校相關學術活動的人員組織工作。
設部長一名，副部長一名，幹事三名。
宣傳部
負責院級活動海報以及DV製作等宣傳工作；對院級活動進行跟蹤報導宣傳，及時向上級媒體提供新聞稿件。
設部長一名，副部長一名，幹事三名。
文體部
負責學院各項文體活動的具體開展以及學校相關文體活動的人員組織工作.設部長1名，副部長1名，幹事8名。
實踐部
負責各項活動的後勤保障工作，外聯誼交流工作以及研分會內部交流活動；籌集活動贊助費。倡導並組織同學參加有益的公益勞動。
設部長1名，副部長1名，幹事3名。
相關制度
為了保證研究生會工作切實可靠地開展、加強內部管理、提高幹部的思想素質和工作能力、強化組織建設，特制定以下條例。
工作制度
1、各部門在學期初一個月內擬定一份本學期總體工作計畫交秘書處備案。
2、各部門在學期末，擬一式兩份本學期工作總結交秘書處存檔。
3、各部門組織活動前一周交策劃書，活動結束後兩天之內交活動總結。
4、各部門必須嚴格按照本制度制定的工作程式組織開展各項工作。
5、各部門應積極配合活動主負責部門開展活動，對主席團分配的工作認真負責完成，不得拖延。
例會制度
例會是研究生會工作組織和自我管理的一項重要內容。通過會議可以部署和總結工作，安排協調具體工作和加強人員之間溝通。及時發現和解決工作中存在的問題和不足，及時傳達有關上級部門的工作安排和通知精神。
與會人員必須履行以下職責：
1、 每月一次例會，特殊情況另行通知。
2、 提前五分鐘到會，不遲到、不早退、不曠會。
3、有事不能參加會議需請提前假，得到批准後方可不參加。
4、按會議通知內容的要求，積極準備，會上踴躍發言，縮短會議時間，提高會議效率。
5、與會人員自帶筆記本和筆，做好會議記錄。
註：例會出席情況將作為期末考核的重要指標，秘書處應將會議通知到位，負責負主要責任。例會結束後，秘書處將會議記錄和簽到表存檔。
財務制度
1、經費在分管老師、主席團的監督下獨立支配，主席團委託秘書處對財務實行統一管理。
3、日常開支由分管老師和主席團審核、批准、報銷。
4、所有活動經費應當在活動前做一份經費預算表交秘書處備案，活動結束後交一份經費結算表。由分管老師和主席團負責審核。
5、報銷憑條一律採用全國統一正式發票，不得亂報或虛報金額，由主席團負責進行審計和監督。
6、各項活動的主要負責部門必須本著實事求是、節儉的原則製作經費預算。活動過程必須嚴格按照預算運用經費。如在活動開展中出現特殊情況需要增加活動經費，必須報主席團批准。
7、聯繫贊助的同時必須留取贊助方的有效聯繫方式(法定代表人姓名,地址,電話等)以便日後查看。
8、所有賬目應清楚明了，秘書處應製作相應表格進行記載，並定期向全體同學公布收支狀況。
檔案制度
為確保研究生工作規範、高效、有序的進行，為以後的工作提供必要的參考資料，特制定條例如下：
（1）檔案管理範圍：
- 每學期工作計畫和總結；
- 各部門舉辦活動的計畫、總結及有關活動資料（圖片、DV等）；
- 研究生會幹部理事人事檔案；
- 日常工作檔案；
- 其他有關資料（聯繫方式、考核資料等）。
（2）學期初始，人員確定以後，一周內向主席團及秘書處提交一份部門全體人員名單，由秘書處存檔管理。以後如有人事變動，及時做好變更調整。
（3）各部門每學期始末各做一份完整的學期工作計畫和工作總結，統一交由秘書處歸檔管理。
（4）各部門舉辦活動前要有詳盡的策劃書及經費預算，活動結束後要在兩天內完成活動總結，24小時內發新聞稿。並整理好全部的書面材料（包括宣傳資料、照片、有關表格等），入本部門資料夾以便於存檔。
（5）為方便工作，各部門可參考部門資料夾中的歷史檔案檔案，但需做借閱記錄，並及時歸還。
（6）無特殊情況，所有檔案都須提交書面版形式一份，書面版經部長簽字後入本部門資料夾管理。
（8）研究生會換屆時，歷史檔案移交下屆研究生會以作參考。
特色活動
創新創業校外課堂系列活動
為貫徹落實黨的十八屆三中、四中、五中全會和習近平總書記系列重要講話精神，有效搭建研究生髮展交流平台，回響國家對廣大高校人才的培養，激發大學生的創新思維。電子科技大學光電科學與工程學院研究生會與中關村領創空間成都創新中心合作開展創新創業校外課堂計畫。計畫總共分為十二期，每期將以不同方式進行，如：創業政策宣講，創業影視分享會，創業沙龍，項目培育，賽事培訓，路演指導，資源對接會等。
