行政管理一本通

內容簡介

行政管理側重於組織內部的秩序管理，通過這種秩序管理，能夠促進企業更好地開展管理工作，更順利地實現經營目標。行政管理人員只有掌握足夠的行政管理知識，才能出色地完成日常工作。

《行朵罪只政管理一本通》立足於行政管理的實際工作，對行政部的定位、行政部的職責、企業行政管理體系建設、行政接待管理、企業會議管理、備熱嚷企業物資管理、企業檔案管理、企業安全管理、員工食宿管理、行政費用控制、企業文化建設等內容進行了詳細說明。書中含有大量的圖表，同時還提供了“範本”“實例”等欄目，對相關知識點進行了豐富和拓展，讀者可以隨學隨用。

本書是行政管理從業人員的崗位工作指南，適合各類組織的行政管理人員、基層行政人員以及相關培訓機構閱讀和使用。

圖書目錄

第 1 章　行政部的定位// 1

1.1 行政部的職責許可權 //2

1.1.1　行政部所處的位置 //2

1.1.2　行政部的職責許可權 //2

1.1.3　行政部的工作流程 //.3

1.1.4　行政部與其他部門的察辨關係 //4

1.2 365天工作安排 //4

1.2.1　國家法定節假日 //4

1.2.2　計算常規工作時間 //5

1.2.3　採用階段工作法 //5

第 2 章　行政部的職責// 7

2.1 制訂工作計畫 //8

2.1.1　工作計畫的格式與內容 //8

2.1.2　工作計畫的制訂步驟 //9

2.2 匯報工作和下達指示 //9

2.2.1　向上級匯報工作 //9

2.2.2　聽取下級匯報工作 //10

2.2.3　向下級下達指示 //10

2.3 進行有效授權 //11

2.3.1　授權的要素構成 //11

2.3.2　授權的誤區 //12

2.3.3　常用的授權方法 //13

2.4 日常溝通管理 //13

2.4.1　了解常見的溝通方式 //13

2.4.2　了解常見的溝通障礙 //14

2.4.3　明確溝通方法 //14

2.4.4　向上溝通注意事項 //15

2.4.5　水平溝通注意事項 //15

2.4.6　向下溝通注意事項 //16

2.4.7　需要立即溝通的情況 //16

2.4.8　掌握傾聽的方法 //17

第 3 章　企和擔巴拘業行政管理體系建設// 19

3.1 企業行政管理體系概述 //20

3.1.1　企業行政管理體系的功能//20

3.1.2　企業行政管理體系的職能//20

3.1.3　企業行政管理體系的任務//20

3.1.4　明確行政管理的目標 //21

3.1.5　設計企業行政權力構架 //21

3.1.6　行政管理技術體系 //21

3.1.7　行政管理事務體系 //22

3.1.8　企業行政管端肯臘理體系組織 //22

3.2 行政管理制度建設 //22

3.2.1　制度的組成及內容 //22

3.2.2　制度的編製程序 //23

3.2.3　制度編寫的內容要求 //25

3.2.4　制度編寫市肯汽妹的格式要求 //25

3.2.5　制度的修訂流程 //26

3.2.6　制度的廢止 //26

3.2.7　體格跨制度的督導執行 //27

3.2.8　制度的評審 //29

3.2.9　制度的存檔管理 //29

3.2.10　行政公文管理制度的內容//30

3.2.11　辦公用品管理制度的內容//30

3.2.12　檔案管理制度的內容 //31

3.2.13　會議管理制度的內容 //31

3.2.14　後勤事務控制制度的內容//31

3.2.15　檔案控制制度的內容 //31

3.2.16　記錄控制制度的內容 //32

3.2.17　企業文化控制制度的內容//32

3.3　行政管理流程最佳化 //32

3.3.1　流程分類 //32

3.3.2　流程管理組織及職責 //33

3.3.3　流程的新建或最佳化 //33

3.3.4　流程檔案的審核簽發 //34

3.3.5　流程的實施執行 //35

3.3.6　流程運行的監控檢查 //35

3.3.7　發文管理流程 //37

3.3.8　收文管理流程 //38

3.3.9　請示管理流程 //39

3.3.10　出差申請流程 //40

3.3.11　出差匯報流程 //40

3.3.12　請假申請流程 //41

3.3.13　來電管理流程 //41

3.3.14　公告管理流程 //42

3.3.15　用車申請流程 //43

3.3.16　車輛維修管理流程 //43

3.3.17　檔案借閱流程 //44

3.4 OA辦公系統建設 //44

3.4.1　OA辦公系統建設的目標 //44

3.4.2　OA系統常見功能模組 //45

3.4.3　OA主頁面功能模組及導航功能模組的設定 47

3.4.4　OA辦公系統建設的模式 //47

3.4.5　OA辦公系統的建設流程 //48

3.4.6　選擇軟體供應商的要點 //49

3.4.7　OA辦公系統管理軟體的選擇步驟//49

3.4.8　OA運行過程中資源分配及許可權界定//50

3.4.9　OA各模組維護和內容的日常更新//51

3.5 行政人員配備 //51

3.5.1　行政部的設定 //51

3.5.2　大型企業行政部常見架構//52

3.5.3　中小型企業行政部常見架構//53

3.5.4　行政部經理崗位說明 //53

3.5.5　保全主管崗位說明 //.54

3.5.6　門衛值班保全員崗位說明//55

3.5.7　巡邏保全員崗位說明 //56

3.5.8　清潔主管崗位說明 //57

3.5.9　清潔員崗位說明 //57

3.5.10　食堂主管崗位說明 //58

3.5.11　廚師崗位說明 //59

3.5.12　宿舍主管崗位說明 //60

3.5.13　宿舍管理員崗位說明 //61

3.5.14　司機崗位說明 //61

3.5.15　前台接待員崗位說明 //62

3.5.16　辦公室文員崗位說明 //63

3.5.17　網路管理員崗位說明 //64

第 4 章　行政接待管理// 65

4.1 常規接待事務管理 //66

4.1.1　接待工作的基本要求 //66

4.1.2　接待規格劃分 //66

4.1.3　常規接待程式 //67

4.1.4　接待室的準備 //67

4.1.5　接待預約訪客 //68

4.1.6　接待無預約訪客 //69

4.1.7　接待各類參觀人員 //69

4.1.8　接待下屬企業來人 //70

4.1.9　接待與企業有業務往來的人員//70

4.1.10　接待新聞記者 //70

4.1.11　接待前來洽談業務的人員//71

4.1.12　接待上級檢查機構 //71

4.1.13　接待外賓 //72

4.1.14　外賓接待注意事項 //72

4.1.15　做好來訪登記工作 //73

4.2 行政接待禮儀管理 //73

4.2.1　接待人員儀表要求 //73

4.2.2　接待人員手勢要求 //73

4.2.3　遞送物品禮儀要求 //74

4.2.4　接待人員語言要求 //75

4.2.5　迎接客人禮儀要求 //75

第 5 章　企業會議管理// 77

5.1 會議籌備管理 //78

5.1.1　認識企業常見會議 //78

5.1.2　確定會議議題 //78

5.1.3　制定會議方案 //78

5.1.4　進行會議經費預算 //79

5.1.5　擬定會議議程 //79

5.1.6　確定與會人員名單 //80

5.1.7　擬定會議日程與時間 //80

5.1.8　選擇會議場所 //81

5.1.9　會議文書資料準備 //81

5.1.10　準備會議用品 //82

5.1.11　布置會場 //82

5.1.12　擬定會議通知 //83

【範本】會議通知 //83

5.1.13　做好會前審核工作 //84

5.2 會議期間的管理工作 //85

5.2.1　會議簽到 //85

5.2.2　接待與會人員 //85

5.2.3　管理會議資料 //85

5.2.4　跟蹤會議進程 //86

5.2.5　做好會議記錄 //86

5.2.6　會議保密措施 //87

5.2.7　保障現場通信暢通 //87

5.2.8　協助做好新聞報導工作 //88

5.2.9　舉辦會議活動 //88

5.2.10　做好會議後勤工作 //88

5.2.11　處理會議突發事件 //89

5.3 會後管理工作 //89

5.3.1　檢查會後現場 //89

5.3.2　清理會後現場 //89

5.3.3　評估會議 //90

5.3.4　收退會議檔案 //91

5.3.5　對會議檔案進行立卷歸檔//92

5.3.6　催辦落實會後事務 //93

5.3.7　處理會後其他事務 //93

5.3.8　製作會議簡報 //94

5.3.9　會議費用報銷 //94

5.4　會議成本控制 //95

5.4.1　建立會議審批制度 //95

【範本】××公司會議審批制度//96

5.4.2　精簡會議數量 //96

5.4.3　控制各類會議頻率 //97

5.4.4　提升會議質量 //97

5.4.5　推行候會制度 //98

5.4.6　做好會議應急預算 //98

第 6 章　企業物資管理// 99

6.1 企業印信管理 //100

6.1.1　企業印章的種類 //100

6.1.2　刻制印章 //100

6.1.3　啟用企業印章 //101

6.1.4　選擇印章保管人員 //101

【範本】印章保管委託書 //102

6.1.5　建立印章台賬 //102

6.1.6　日常使用印章 //103

6.1.7　停用企業印章 //104

6.1.8　舊印章的存檔和銷毀 //104

6.1.9　介紹信的類別 //105

6.1.10　介紹信管理要點 //105

6.1.11　使用介紹信時的注意事項//105

6.2　辦公用品日常管理 //106

6.2.1　提出辦公用品採購申請 //106

6.2.2　制訂辦公用品需求計畫 //107

6.2.3　辦公用品採購 //107

6.2.4　辦公用品發放管理 //108

6.2.5　辦公用品領用登記 //108

6.2.6　設專人保管辦公用品 //109

6.2.7　定期盤點辦公用品 //109

6.2.8　管理工作服 //110

6.2.9　管理工號、工作照 //111

6.3　辦公設備管理 //112

6.3.1　日常辦公設備的採購 //112

6.3.2　新舊設備交替的採購 //112

6.3.3　製作辦公設備管理卡 //113

6.3.4　編制辦公設備管理一覽表//114

6.3.5　建立故障維修機制 //115

6.3.6　完善設備報修記錄 //115

6.3.7　處理辦公設備報廢事務 //115

6.4 企業車輛管理 //116

6.4.1　購入新車輛 //116

6.4.2　製作車輛管理卡 //117

6.4.3　日常車輛使用管理 //117

6.4.4　車輛使用登記 //118

6.4.5　車輛日常運行記載 //118

6.4.6　司機的日常管理工作 //119

6.4.7　司機違章事故處理 //120

6.4.8　車輛油卡管理 //120

6.4.9　私車公用管理 //121

6.4.10　購車補貼管理 //122

6.4.11　車輛日常保養與維修 //123

6.4.12　車輛報廢換新 //124

6.4.13　辦理企業車輛保險 //125

6.4.14　處理人身事故 //125

第 7 章　企業檔案管理// 127

7.1 檔案收發管理 //128

7.1.1　明確檔案收發崗位職責 //128

7.1.2　檔案的簽收 //128

7.1.3　檔案的分揀 //129

7.1.4　檔案的登記 //129

7.1.5　檔案的內部分發 //130

7.1.6　檔案的寄發 //131

7.1.7　國內外傳真的收發工作 //132

7.2 檔案歸檔管理 //133

7.2.1　檔案的蒐集 //133

7.2.2　檔案的整理 //134

7.2.3　檔案的歸檔 //134

7.2.4　檔案立卷的要點 //134

7.2.5　檔案立卷的方法 // 135

7.2.6　檔案立卷的調整 // 135

7.2.7　檔案的防護 // 136

7.2.8　檔案的利用 // 138

7.2.9　檔案的銷毀 // 138

【範本】檔案銷毀工作規範//138

7.3 電子檔案管理 //139

7.3.1　有關電子檔案的術語 //139

7.3.2　電子檔案管理體制和職責//141

7.3.3　電子檔案收集積累 // 142

7.3.4　電子檔案鑑定 // 143

7.3.5　電子檔案歸檔的要求 //144

7.3.6　電子檔案歸檔步驟 //145

7.3.7　歸檔電子檔案的移交 // 146

7.3.8　歸檔電子檔案的保管 // 146

7.3.9　電子檔案的遷移 // 147

7.3.10　電子檔案的利用 // 148

7.3.11　歸檔電子檔案的鑑定銷毀//148

7.3.12　電子檔案統計、分析 // 148

第 8 章　企業安全管理//149

8.1 消防安全管理 //150

8.1.1　消防安全管理要點 // 150

8.1.2　配備基本消防設施 // 150

8.1.3　消防器材定位與標識 // 150

8.1.4　經常開展消防檢查工作 //151

8.1.5　及時整改消防隱患 // 152

8.1.6　定期開展消防演習工作 //153

8.1.7　做好消防檔案管理工作 //154

8.2 日常安全管理 // 154

8.2.1　明確保全主管工作職責 //154

8.2.2　明確保全人員的工作職責//155

8.2.3　開展安全巡視工作 // 156

8.3 突發事件處理 // 156

8.3.1　突發事件的類別 // 156

8.3.2　突發事件的危害 // 157

8.3.3　建立突發事件應急預案體系// 157

8.3.4　建立突發事件管理機構 //158

8.3.5　突發事件預測、預警 // 158

8.3.6　突發事件處理流程 // 158

8.3.7　做好獎懲工作 // 159

8.3.8　突發事件危機公關 // 159

8.4 值班安全管理 // 160

8.4.1　劃分值班管理責任 // 160

8.4.2　值班中事務處理注意事項//160

8.4.3　明確值班紀律要求 // 161

8.4.4　做好值班日程安排 // 161

8.4.5　節假日期間值班管理 //162

8.4.6　夜間值班管理 // 163

8.4.7　值班工作登記管理 //163

8.4.8　值班津貼與獎懲管理 //165

第 9 章　員工食宿管理// 167

9.1 員工一伙食管理 //168

9.1.1　員工加餐管理 // 168

9.1.2　員工餐卡管理 // 168

9.1.3　員工一伙食補貼管理 // 169

9.1.4　員工餐廳日常管理 // 170

9.1.5　員工餐廳計畫管理 // 171

9.1.6　餐飲原材料管理 // 171

9.1.7　員工餐廳銷售管理 // 172

9.1.8　餐廳設施衛生管理 // 173

9.1.9　食品衛生管理 // 173

9.1.10　員工個人衛生管理 // 173

9.1.11　開展衛生檢查工作 // 173

9.1.12　開展一伙食意見調查工作//174

【範本】員工一伙食意見調查表 // 174

9.1.13　選擇餐廳外包模式 // 175

9.1.14　餐廳外包服務商的選擇// 176

9.2 員工宿舍管理 // 177

9.2.1　員工宿舍的類別 // 177

9.2.2　設立員工宿舍管理員 // .177

9.2.3　員工宿舍管理方法 // 178

9.2.4　員工宿舍分配管理 // 178

9.2.5　新員工入住手續辦理 // 179

9.2.6　在職員工入住手續辦理 //179

9.2.7　員工調房（床）管理 // 180

9.2.8　員工租房補貼管理 // 180

9.2.9　租房補貼的申請細則 // 180

9.2.10　員工宿舍鑰匙管理 // 181

9.2.11　員工宿舍物品管理 // 181

9.2.12　員工宿舍服務管理 // 181

9.2.13　員工宿舍安全管理 // 182

9.2.14　員工宿舍防盜管理 // 182

9.2.15　員工宿舍消防管理 // 183

9.2.16　員工宿舍衛生管理 // 183

9.2.17　在職員工退房管理 // 184

9.2.18　離職員工退房管理 // 184

9.2.19　員工住宿檔案管理 // 185

9.2.20　明確員工應遵循的事項//185

9.2.21　明確取消住宿資格的原因//185

9.2.22　開展宿舍檢查工作 // 186

第 10 章　行政費用控制// . 189

10.1 行政費用預算控制 // 190

10.1.1　行政費用的類別 // .190

10.1.2　制定預算管理制度 // 190

【範本】預算管理制度// 191

10.1.3　編制年度費用預算 // 192

10.2 日常行政費用控制 // 193

10.2.1　公務費用控制辦法 // 193

10.2.2　消耗品費用控制方法 // 193

10.2.3　電話費控制方法 // .194

10.2.4　能源費用控制方法 // 194

10.2.5　紙張費用控制方法 // 195

10.2.6　差旅費控制辦法 // 195

10.2.7　業務招待費控制 // 197

10.2.8　交通費控制 // 198

10.3 節能減排管理 // 198

10.3.1　建立節能管理小組 // 198

10.3.2　掌握節能減排要點 // 199

10.3.3　劃分各部門節能減排職責 //199

10.3.4　加強用電管理工作 // 199

10.3.5　加強用水管理工作 // 200

10.3.6　加強車輛燃油管理工作 200

10.3.7　使用新型節能產品 // 200

10.3.8　開展節能減排宣傳工作//200

10.3.9　開展節能減排培訓工作// 200

10.3.10　節能減排檢查與考核 //201

第 11 章　企業文化建設// 203

11.1 開展企業文化培訓活動 //204

11.1.1　企業文化培訓計畫的時間統籌// 204

11.1.2　企業文化培訓課時的長度掌握//204

11.1.3　企業文化培訓的頻率 // 204

11.1.4　參加企業文化培訓的對象 // 204

11.1.5　明確企業文化培訓的內容 //205

11.1.6　企業文化培訓的內容要有層次//206

11.1.7　企業文化培訓的形式要靈活多樣//206

11.1.8　充分利用各種機會開展企業文化培訓//207

11.2 員工活動開展與管理 // 207

11.2.1　日常員工活動分類 // 207

11.2.2　開展員工慶生活動 // 208

11.2.3　給員工送生日禮物 // 209

11.2.4　生日活動費用預算 // 209

11.2.5　管理員工活動室 // 210

11.2.6　組織成立員工俱樂部 // 210

11.2.7　明確俱樂部管理人員職責// 211

11.3 企業宣傳管理 // 212

11.3.1　各部門對於宣傳工作的職責//212

11.3.2　宣傳的渠道及內容 // 212

11.3.3　宣傳工作實施要領 // 213

11.3.4　宣傳欄的設定 //.213

11.3.5　宣傳欄的使用與管理 // 214

11.3.6　宣傳欄的規劃 //214

【範本】宣傳欄規劃方案 // 214

11.3.7　企業文化牆的建設 // 215

【範本】企業文化牆建設方案 // 216

11.4 運用企業網站展示企業文化 // 217

11.4.1　網站內容規劃 //217

11.4.2　網站設計要求 //218

11.4.3　網站管理人員設定 // 218

11.4.4　網站的更新與維護 // 219

11.5 運用內刊推動企業文化建設//219

11.5.1　內刊內容和欄目的策劃// 219

【範本】企業內部報紙內容和欄目策劃方案 // 220

11.5.2　設定內刊編輯部 // 222

11.5.3　明確內刊的內容要求 // 222

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