虛擬團隊是人員分散於遠距離的不同地點但通過遠距離通訊技術一起工作的團隊。虛擬團隊的人員分散在相隔很遠的地點,可以是在不同城市,甚至可以跨國、跨洲。人員可以跨不同的組織。工作時間可以交錯。聯繫依靠現代通訊技術。他們共同完成共同的目標和任務。
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定義
現代信息通訊技術的飛速發展,突破了合作的時空限制,因此一種新型團隊——虛擬團隊,在這樣的大背景下應運而生。
角色結構
虛擬團隊通常被描述成一個鬆散的組織結構,並且幾乎沒有控制等級。研究者提及虛擬團隊是一個無邊界連線,根據信息處理的需要不斷變化。根據Sandhoff的觀點, 虛擬化一方面可視為工作和團隊單位的消失,另一方面又可使組織調整戰略,演變成動態的,資源重新配置的團隊。由於可根據環境的變化做出調整選擇,這種無邊界的團隊失去了與外界的界限分割和傳統團隊的一般特點。
知識團隊
虛擬團隊雖然是一種鬆散的機構,但成員個體試圖在各自的專業領域內建立知識團隊(包括高層和基層成員),這些團隊在他們的專業領域內擁有決策權。知識團隊的成員,由一個高層工作人員和幾個基層工作人員組成。在這些知識團隊中,成員互相合作並擁有特定技術領域的知識。基層工作者執行工作任務,高層人員盡力整合基層人員的工作並負責與其它知識團隊及管理者進行溝通。
設計師
處理整合併做出決策的團隊可被視為虛擬團隊的設計師,他們隨著任務和目標而變化或波動。虛擬團隊的管理不能與傳統團隊的管理相比較。傳統團隊中,沒有團隊存在方面的時間限制,一定程度上對結構、層級、角色和任務有明確的定義。另外,成員有固定的聚會場所,有大量的非正式行為,具有中心管理層,它不會在團隊成員之間波動,或者隨著時間而改變。但是虛擬團隊的管理被視為一個人或一群人居於虛擬團隊的中心位置,為整個團隊做出決策並獲得了其他組織成員的信任。虛擬團隊的管理群體可能會不斷改變或由新產生的群體替代,這取決於團隊所做出的決策。
經紀人
經紀人角色是團隊的中心角色,在與所有參與者的溝通中起重要作用。只有經紀人是團隊的中心,擁有決策權並擔任團隊的CEO。在虛擬團隊的存在期限內,經濟人角色都由一個人承擔。在經紀人和團隊成員及顧客之間建立信任關係是十分重要的,團隊成員和客戶都必須信任經紀人。經紀人的個人網路包括與工作相關的人員,朋友、早期合作項目成員。經濟人的個人網路既用於尋找知識團隊項目的成員(主要是高層人員),也用於尋找新的客戶(財務支持者)。
顧客
虛擬團隊中還存在顧客角色。顧客是實現目標所做的決策的一部分,顧客主要與經紀人進行溝通。據伯特諮詢2004年所做的一些調查顯示,顧客分布的十分廣泛,可以提供包括設備、市場及客戶的知識,討論工作的執行情況或觀察工作的執行等。對於經濟人而言,清晰地定義顧客十分重要,他們可以將顧客的信息與虛擬團隊成員進行溝通。
虛擬團隊的角色總結如下表所示:
角色名稱 | 角色描述 | 成員 | 特徵 |
知識團隊 | 在各自的專業領域有特定的目標 | 中高層 | 在特定的知識領域內執行工作 |
設計師 | 指導並整合工作 | 流動的群體 | 獲得團隊成員的信任並做決策 |
經紀人 | 在各參與者與外部環境間進行協調 | 由個人或穩定的群體擔當,不流動 | 獲得團隊成員的信任並傳播和溝通信息 |
顧客 | 提供設備、資金、市場信息及產品 | 顧客代表 | 了解團隊的任務、角色和合作的益處 |
優點
虛擬團隊與傳統的團隊形式相比較,具有明顯優勢:
1、人才優勢。
2、信息優勢。
3、競爭優勢。
4、效率優勢。
5、成本優勢。