基本介紹
- 中文名:組織級項目管理成熟度
- 外文名:無
- OPM3簡介:見正文
- 具體內容:見正文
內容簡介
“組織項目管理”是指通過項目將知識、技能、工具和技術套用於組織和項目活動來達到組織目標。首先,“組織”擴展了項目管理的範圍,不僅僅包括單一項目的成功交付,還包括項目組合管理(Program Management)和項目投資組合管理(Portfolio Management)。單個項目的管理可以認為是戰術水平的,而組織項目管理上升到了戰略高度,被視為組織的一項戰略優勢。
OPM3的目標是提供一種開發組織項目管理能力的基本方法,並使他們的項目與它們組織戰略緊密地聯繫起來。OPM3 為使用者提供了豐富的知識來了解組織項目管理,並給出了對照標準作為自我評估的工具,來確定組織當前狀況,以及制定改進計畫。OPM3可以有以下的用途:
1.通過內部的縱向比較、評價,找出組織改進的方向。
OPM3成熟度標尺為組織提供了在關鍵時機進行評價的方法,這種即時“抓拍”的結果可以和以前的評價做比較,來確定已實行的變革帶來的效果,以便指導今後的改進。
2.通過外部的橫向比較,提升組織在市場中的競爭力。
3.商家通過評價、改進和宣傳,提升企業形象。
4.僱主要求商家按照OPM3模型的標尺達到某級成熟度,以便選擇更有能力的投標人,並作為一種項目控制的手段。
1.4 成熟度模型的各種表述
項目管理成熟度模型的要素包括改進的內容和改進的步驟,使用該模型用戶需要知道自己現在所處的狀態,還必須知道實現改進的路線圖。項目管理成熟度模型有以下三個基本組成部分:
PMI的OPM3模型是一個三維的模型,第一維是成熟度的四個梯級,第二維是項目管理的九個領域和五個基本過程,第三維是組織項目管理的三個版圖層次。
(1) 標準化的(Standardizing)
(2) 可測量的(Measuring)
(3) 可控制的(Controlling)
(4) 持續改進的(ContinuouslyImproving)
Kerzner提出的項目成熟度模型分為5個梯級:
(1) 通用術語(Common Language):在組織的各層次、各部門使用共同的管理術語。
(2) 通用過程(Common Processes):在一個項目上成功套用的管理過程,可重複用於其他項目
(3) 單一方法(Singular Methodology):用項目管理來綜合TQM、風險管理、變革管理、協調設計等各種管理方法。
(4) 基準比較(Benchmarking):將自己與其他企業及其管理因素進行比較,提取比較信息,用項目辦公室來支持這些工作
(5) 持續改進(Continuous Improvement):從基準比較中獲得的信息建立經驗學習文檔,組織經驗交流,在項目辦公室的指導下改進項目管理戰略規劃。
(1) 初始的(Initial):在這一成熟水平的組織,其軟體開發過程是臨時的、有時甚至是混亂的。沒有幾個過程是被定義的,常常靠個人的能力來取得成功。
(2) 可重複的(Repeatable):在這一成熟水平的組織建立了基本的項目管理過程來跟蹤軟體項目的成本、進度和功能。這些管理過程和方法可供重複使用,把過去成功的經驗用於當前和今後類似的項目。
(3) 被定義的(Defined):在這個水平,管理活動和軟體工程活動的軟體過程被文檔化、標準化,並被集成到組織的標準軟體過程之中。在該組織中,所有項目都使用一個經批准的、特製的標準過程版本。
(4) 被管理的(Managed):在這一水平,組織收集軟體過程和產品質量的詳細措施。軟體過程和產品都被置於定量的掌控之中。
(5) 最佳化的(Optimizing):處於這一成熟度模型的最高水平,組織能夠運用從過程、創意和技術中得到的定量反饋,來對軟體開發過程進行持續改進。
(2) 程式規範化辦事(Repeatable)
(3) 組織化的管理(Organized)
(4) 整體化的管理(Integrated)
(5) 可持續改進(Sustained)
該模型提供了一個框架,使得組織能夠與最好的企業或自己的競爭者進行比較,最終確定一個結構化的改進路線。
b. 結果(Outcomes)
指那些能顯示一個項目主導型組織以實施“成功”管理的結果。這些結果和組織的種種能力之間有確定的關係。
c. 意外變數(Contingency variables)
這是指一些重要的影響因素,比如說項目規模,技術的複雜性,公眾的能見度等。這些因素最有可能對管理能力、結果以及項目的成功與否造成影響。
d. 組織項目管理成熟度模型的構成和梯級描述。
2 如何閱讀該書的介紹性說明。
2 解釋什麼是組織項目管理,重點描述那些已經被識別的、對通過項目實施組織戰略非常重要的能力。項目管理者聯盟文章,深入探討。
2 使用戶/讀者能夠使用該書來識別哪些“最佳實踐”是和他們的組織相關的。
2 使用戶/讀者能夠使用該書來評估那些可以獲得經識別的“最佳實踐”的能力,重點是確定這些能力的現狀。
2 使用戶/讀者能夠對這些能力進行橫向的外部比較或者縱向的內部比較。
2 使用戶/讀者能夠給出他們組織能力的現狀定位,並明確何種能力是下一步需要提高的。
圖6組織績效改進的過程
1. “組織項目管理成熟度”的概念將成為管理科學標準詞典中的一部分。
2. OPM3將為執行人員、職能經理和項目管理專家提供一個全新的對話機會。
3. 作為基準比較的一個全球標準,OPM3將提高全球的項目管理實踐。
4. OPM3將被用於採購外部資源時的乙方資格認證。
5. 市場有可能帶來OPM3專業認證的熱潮。
組成部分
2 “最佳實踐”(Best Practices):組織項目管理的一套“最佳實踐”是指經實踐證明和得到廣泛認同的比較成熟的做法
2 能力組成(the constituent Capabilities):能力是“最佳實踐”的前提條件,或者說,能力集合成“最佳實踐”,具備了某些能力組成就預示著對應的“最佳實踐”可以實現。(見圖7)
2 路徑(pathways):識別能力整合成“最佳實踐”的路徑,包括一個“最佳實踐”內部的和不同“最佳實踐”之間的各種能力的相互關係。如圖8所示。
2 可見的結果(observable Outcomes):這些結果和組織的種種能力之間有確定的關係,可見的結果意味著組織存在或者達到了某種特定的能力。(見圖7)
2 模型的範疇(model context):包括組織項目管理的過程和改進的步驟和梯級
圖8 能力之間的相關性
(1)標準化的(Standardizing)
(2) 可測量的(Measuring)
(3) 可控制的(Controlling)
(4) 持續改進的(ContinuouslyImproving)
圖11 項目管理過程組
圖12 組織項目管理過程組
圖13 OPM3的構造
1. 現實可信的:該模型是根據廣泛、深入和有效的試運行的結果而開發建立的。這些試運行又是在多個有代表性的組織中實施的。
2. 實用的:該模型給出了提升能力和實現結果的路線圖,並且提供了進行投資必須建立的項目管理基礎設施和能力培育的方法。
3. 容易使用:具有高中學歷的人經過學習就可以理解並使用它;用戶不需要特殊的技能就可以進行自我評估,自動得出評估結果。
4. 穩固有效的:對從一個評估到下一個評估能提供穩固有效的指引,也可以對一個組織的次級組織進行評估和比較。
5. 準確的:該模型使用穩固的、可重複的方法查找證據、評估組織能力和結果,確定組織在項目管理成熟度模型中的位置。
6. 著重於基準測定和績效提高:績效改進和提高依賴於模型中的每種能力。項目管理者聯盟,項目管理問題。
7. 表明了“原因和結果”:該模型定義了能力、項目成果和績效指標之間的相互依賴和因果關係。
對那些想在項目管理成熟度方面有所改進的組織來說,OPM3在避免組織資源浪費的同時提供了合理改進過程的指導方針。運用OPM3的步驟如下:
第一步是組織必須儘可能透徹地了解該模型所依託的種種概念。這包括研究比較標尺的內容,熟悉組織項目管理以及OPM3模型的組成和操作程式。
這一步是評估組織的組織項目管理成熟度。為此,組織必須把自己當前的成熟度狀態的特徵來和OPM3模型所描述的具有代表性的特徵進行對比。通過對比,識別自己當前狀態,包括自己的強勢和弱勢,以及在組織項目管理成熟度中的位置處於哪個梯級。從而可以決定是否需要制訂和實施改進計畫。
OPM3的自我評估幫助組織識別了自己的狀態,了解了自己目前在組織項目管理方面已經具備和還缺乏哪些基本的特徵。這樣使用者就可以把重點放在與“最佳實踐”相關的、需要改進的那些特徵上來,並制訂適當的改進規劃。一旦使用者知道哪些“最佳實踐”是需要測定和致力於改進的,這種“最佳實踐”以及對它們的描述,都可以在OPM3模型給出的目錄中查找出來。
一旦使用者從目錄中查看到希望完成的“最佳實踐”所需要的一系列能力,他們也就找到了改進的路徑,知道了如何才能達到需要的“最佳實踐”,以便將當前的成熟度梯級提高一步。
在這一步,組織將需要確定自己具備了哪些在步驟4 中提到的首先必備的能力。這包括仔細研究每種能力,並確定可以證明該能力的結果是否存在,或者是否可以觀察到。該評價步驟將幫助組織決定要達到預期的成熟度需要培育哪些特定能力。
以上步驟的完成將構成組織改進計畫的基礎。組織可以根據那些未被觀察到結果(這表明組織的某些能力還沒有獲得)的記錄文檔,就這些結果所反映組織所需能力的優先程度進行排序。這些信息,同實現資源最佳配置的“最佳實踐”的選取結合起來,就可以編制出管理改進計畫。
這一步是組織真正實施變革的步驟。一旦計畫被制定,組織必須一步一步地將其貫徹下去,也就是必須實施改進活動來獲得必需的能力,並沿著組織項目管理成熟度發展的道路不斷推進。
項目管理成熟度模型可以套用於不同行業,不同文化背景,不同規模的任何組織。1998年Ibbs公司採用Berkely的PM過程成熟度模型對38家公司進行測定,總體成熟度為3.26(總共為5.0),工程建設行業為3.36,高科技製造業為3.34,通訊行業為3.30,信息系統為3.06。
PMCC諮詢公司開發並在一個大型能源公司中套用PMCMM(ProjectManagement Capability Maturity Model)模型,幾個月之後取得了積極的效果。
任務啟動包括:
1) 了解客戶組織和工作流程;
2) 開發PMCMM模型;
3) 按照可測量的準則對管理過程和管理基礎設施進行評估;
4) 書面報告並與客戶一起審閱;
5) 對管理過程和管理基礎設施提出改進建議,以便使項目管理辦公室(PMO)的管理能力成熟度提升一個梯級。
通過在問卷上“打鉤”的辦法了解情況。從最初的50個面談和問卷結果表明,能源公司的項目管理過程從來沒有很好地實施過。項目管理過程沒有被項目干係人完全理解並實施,這明顯表明存在溝通和培訓方面的問題。
PMCC公司主要採用PMBOK來進行所有項目管理的指導和諮詢。他們首先提出了成熟度模型的等級分類,共分為5個梯級。
第1級:危急管理(Crisis Management)
第2級:反應管理(Reactive Management)
第3級:項目管理(Project Management)
第4級:項目組管理(Program Management)
第5級:卓越管理(Managing Excellence)
隨後從PMBOK的各部分管理要求中提煉出等級的特性。見表1。
Ÿ 項目管理過程是否得到干係人、項目成員和其他參與工作的人員的一致認可和採納?
Ÿ 項目估算是否由上級做出,並且按賬目編碼分解,而不是按WBS來分解?
Ÿ 標準化的WBS是否普遍採用?
Ÿ 估算和進度計畫是否採用與項目工作實施使用同樣的WBS來做的?
Ÿ 費用和進度是否通過WBS來整合的,是否及時跟蹤、控制和預測?
Ÿ 是否大多數的進度計畫更新只不過是漂亮的圖表,只包含一些高層分解的工作單元的完成百分比,而且並沒有把當前的情況和基準進行對照比較?
Ÿ 項目狀況數據是否能即時提供以便進行有效的分析?
Ÿ 項目狀況數據是否主要僅僅用於記錄歷史和寫報告?
Ÿ 掙值(EV)是否用於按照事先制定的標尺來確保工作的進展?
Ÿ 正式的變更管理系統是否有效地實施?
Ÿ 是否出現嚴重的範圍蔓延(Scope Creep)現象?
Ÿ 項目管理過程是否已制度化並包含多項目計畫與控制的方法和操作?
客戶(能源公司得項目管理辦公室PMO)對PMCC諮詢公司的工作一直保持全面的介入。首先是批准諮詢工作的範圍,然後根據範圍的蔓延不斷更新WBS和帶掙值基準的進度,以便客戶知道該諮詢項目進行到什麼地步以及還要多少時間和費用。
客戶對報告的反饋意見要進行分析,與客戶交流,然後將其合理的部分整合到最終的正式報告中。
PMCMM對客戶的現狀等級和期望等級的處理是有區別的。例如,假定費用控制的能力已經達到了2級(反應管理)水平,期望達到4級(項目組管理)水平,PMCMM將指出哪些確定的管理基礎設施、控制和人員培訓是必須的。如果客戶提出要達到5級水平,那將需要更多的基礎設施和人力資源的投入,也需要更多的費用。
對參與日常工作的PMO成員進行2天的壓縮課程培訓。
對這些培訓課程都做出課堂效果反饋,經過整理提交給客戶。
整個過程帶來的另外一個好處是在企業文化上的改變。項目經理的角色過去多是由PMBOK中的強矩陣模式來規定的。儘管項目經理通過責任、許可權指派對費用負責,但他們沒有提供費用報告和預測的基礎手段,也不能對項目的支出有有效的控制。這種規定與實行之間的差距就要求管理人員在辦事態度和企業文化上有一定程度的變化和改進。
第一層次——通用術語的評估題一共80個,涵蓋了PMBOK及項目管理的基本原理。每個問題有5個選項,從中選出一個答案。最後進行評分匯總,按分值給出評估結果。下面是幾個評估題的示例:
A. 根據項目目標,在生命期所有階段及過程中始終管理好一個項目的工作內容
B. 範圍基準計畫的批准
C. 詳細項目章程的管理
D. 配置管理項目管理者聯盟文章,深入探討。
E. 批准詳細規劃,包括預算、資源配置、職能責任圖及與干係人的溝通
(2) 最常見的進度計畫類型是甘特圖、里程碑圖、線狀對比圖及:
A. 網路圖
B. 時間分段事件圖
C. 日曆活動圖
D. 僅是A和C
E. 僅是B和C
(3) 項目溝通的主要參與者是:
A. 項目發起人
B. 項目經理
C. 職能經理
D. 職能團隊
E. 上述所有人
(4) 確定項目成本最有效的方法是對下列內容標出費用:
A. 工作分解結構(WBS)
B. 職能責任圖
C. 項目章程項目管理者聯盟文章,深入探討。
D. 範圍說明
(5) 參加工會的雇員最需要滿足馬斯洛需求層次理論的哪一層:項目管理者聯盟,項目管理問題。
A. 歸屬
B. 自我實現
C. 尊重項目管理者聯盟,項目管理問題。
D. 安全
E. 授權
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(2) 我們公司已經有了一個成本和進度管理系統。該系統要求有產品編號及成本帳戶編碼。該系統可以對現狀與計畫目標的偏差做出分析報告。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(3)我們公司的各個管理層(包括高級管理層)已經意識到,我們可能從實施項目管理中獲得哪些好處。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(4) 公司(或部門)有一個按生命期各階段劃分並詳細制訂的項目管理辦法。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(5) 我們的高級管理層通過各種方式(包括他的講話、信件及參加項目團隊會議/演示文稿會等),明顯地支持項目管理。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
A. 只有全面質量管理(TQM)
B. 只有協同設計(減少可交付成果地開發時間)
C. 只有全面質量管理和協同設計
D. 只有風險管理
E. 只有風險管理和協同設計
F. 風險管理、協同設計和全面質量管理
(2)你們使用全面質量管理原則的項目占全部項目多大的百分比?
A. 0%
B. 5%~10%
C. 10%~25%
D. 25%~50%
E. 50%~75%
F. 75%~100%
(3) 你們使用風險管理原則的項目占所有項目多大的百分比?
B. 5%~10%
C. 10%~25%
D. 25%~50%
E. 50%~75%
F. 75%~100%項目管理者聯盟文章,深入探討。
(4)你們通過並行操作而不是連續作業,來努力壓縮產品/可交付成果進度的項目占全部項目多大的百分比?
A. 0%
B. 5%~10%
C. 10%~25%
D. 25%~50%
E. 50%~75%
F. 75%~100%
(5) 我們公司風險管理過程的情況是:
A. 我們不使用風險管理
B. 只用於財務管理本文轉自項目管理者聯盟
C. 只有技術風險管理
D. 只有進度風險管理
E. 基於項目的財務、技術及進度風險的結合
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(2) 我們的基準比較研究發現,一些部門在範圍變更控制過程中進行了較好的影響分析。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(3) 我們的基準比較研究發現,一些部門正在通過分析工作分解結構(WBS)的詳細層次,來實施風險管理。本文轉自項目管理者聯盟
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(4)我們的基準比較研究發現,一些部門正在調查供貨商在項目管理活動中的參與情況。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(5) 我們的基準比較研究發現,一些部門正在調查客戶在項目管理活動中的參與情況。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(1) 我們的方法改進已經使我們與客戶的關係更密切。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(3) 我們已經獲得加快活動的綜合能力。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(4) 我們已經購買了那種新的軟體,使我們能淘汰某些不必要的書面報告及資料。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)
(5) 我們培訓要求的變化已經引起了管理方法的相應變化。
(-3,-2,-1,0,+1,+2,+3)