秘書工作的風範——與地縣辦公室幹部談心

《秘書工作的風範——與地縣辦公室幹部談心》是習近平的一篇文章,收錄於《擺脫貧困》。

作品原文
辦公室,是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門。辦公室工作如何,對黨委乃至一個地方全面的工作影響很大。因此,每個地方的領導都非常關心、關懷和關注辦公室工作。“運籌於帷幄之中,決勝於千里之外。”辦公室工作做好了,各項工作的順利開展也就有了可靠保證。
一、辦公室工作有四個特點。
我曾經在中央軍委辦公廳作過秘書工作,和大家一樣,是同行。以後又相繼在縣、市、地區黨委或政府中工作,和辦公室的關係十分密切。對於辦公室工作,我體會最深的有四個字:
一是“重”,地位重要。辦公室工作任務概括起來有三個:一個是決策的參謀、智囊作用;一個是對上對下的服務;一個是機要、保密工作。這幾項任務都很重要。鄧小平同志在一九七五年搞整頓時就講過,一個地方工作要抓住幾個人,辦公室主任、公安局長、組織部長。這說明了辦公室工作的重要性。因為它是決策的參謀部,始終圍繞著首腦機關工作。參謀工作水平高,能推進黨的方針、政策的順利貫徹實施;水平低,就會影響全局工作,甚至造成嚴重後果。辦公室對內掌握首腦機關的核心機密,泄露了重大機密,就會給黨和國家造成損失。即使是我們地區一個保密的人事問題,泄露了也會影響領導班子的團結,使事情變得複雜起來。辦公室對外還起一個“視窗”作用。基層的同志,外來的同志對我們地區的印象如何,對班子的印象如何,很大程度上同辦公室的工作相聯繫。辦公室工作出色,人家就會說這個地方工作真不錯;辦公室同志如果工作得很草率,或者是作風態度生硬粗暴,人家就會說這個地方的工作很糟糕。所以辦公室工作與全局工作密切相關。
二是“苦”,非常辛苦。辦公室每一位同志都是很辛苦的,整天有乾不完的事,經常加班加點,甚至通宵工作。連星期六也難以休息。趕寫材料的秘書更辛苦,工作強度很大,超過了一般部門的工作量。東漢劉禎的兩句詩“馳翰未暇食,日昃不知晏;沉迷簿領書,回回目紛亂”把秘書人員埋頭文稿,忘記用飯,不知早晚,頭昏眼花的狀況描寫得十分形象。
三是“雜”,事務繁雜。辦公室工作,巨至國家大事、重要決策,細至室內衛生、幹部生活;上至接待首長領導,下至聯繫平民百姓;內至核心機密,外至社俗民情,什麼都要參與了解。就內部分工來說,有調研、信息、查辦、信訪、接待、機要、檔案、文印、收發等各項工作。辦公室幹部每天都要處理好幾件、幾十件、百多件事情,弦繃得緊緊的,猶如“山陰道上,應接不暇”。
四是“難”,難度很大。辦公室工作是全方位、開放型的。既要處理好上下左右、方方面面的關係,又要適應領導的工作風格和方法,搞好領導班子的服務工作。領導交辦的事情千頭萬緒。這些事有的是刻不容緩,馬上就要落實的,有的則是常抓不懈,時時要催辦、督促的。要把握好輕重緩急,做到不遺漏、不誤事,確也很費腦筋,神經始終處於高度緊張狀態。同時,辦公室日常事務繁多,出成績時大家可能是無名英雄,寂寂無聞;在遇到問題時,可能成為矛盾的焦點,嘗盡酸甜苦辣。有時候還得代人受過,委曲求全。這方面來講,也確實是比較難的。可以說每一項工作都凝結著辦公室同志的心血。
二、對辦公室工作提三點希望。
辦公室工作怎么搞?這個問題大家最有發言權。我只是從個人的體會和工作的角度提三條希望。
第一個希望:要有高度的責任感。辦公室的工作牽動全局。這就要求辦公室幹部要具備強烈的事業心、嚴肅認真的工作態度和一絲不苟的工作作風。辦公室工作涉及大量機密,每一份檔案傳達到什麼範圍,都有具體規定,決不能馬虎從事。特別是有些事情涉及政治、經濟情報,就更要有高度的責任心,養成保持沉默的習慣,不得出去亂傳亂說。辦公室工作一定得細緻。古人云“一字之失,一句為之蹉跎;一句之誤,通篇為之梗塞”。辦公室起草的檔案,並不要求文字要多優美,但一定要嚴謹,這要求決不過分,因為這直接關係到工作決策問題。因此,我們還得培養、選調一些文秘寫作能手,使領導在遣詞造句上不用再花費腦筋,這是最起碼的要求。今後送領導看的東西,除時間緊另當別論外,都應該是經過謄清的。這一道手續不要認為是多餘。一篇文稿如果七刪八改,亂到誰改最後一稿也弄不清楚,這裡就有個負責任的問題。所以一定要有一套基於高度責任心和強烈的事業心的嚴謹作風。
辦公室是一個單位的首腦機關,時時處處要起表率作用。各方面工作包括待人接物、清潔衛生、機關面貌都要注意。領導同志的秘書是辦公室成員之一,經常傳達領導意圖並代表領導處理一些事情。他們的工作如何、作風好壞,直接反映了領導機關的精神面貌。因此,辦公室要關心他們的政治、工作表現。表現不好的要批評教育,要讓他們經常匯報思想,匯報工作。作為領導的秘書,只是工作的需要,並沒有政治上的特權。總的來講辦公室是一部完整的機器。這部機器要有明確的責任制、嚴格的管理、科學的辦法,使辦公室幹部靜有其位,動有其規,各司其職,各負其責,做到反應靈敏、運轉迅速,適應各方面的需求。
第二個希望:要高效率開展工作。辦公室每天都要處理許許多多的日常工作事務,解決上下左右、方方面面的各種矛盾和問題。這就需要我們不斷提高工作效率。否則,就不能很好地搞好“三個服務”,影響全地區工作的大局。如何提高工作效率,我認為必須學會運用辯證法,分清層次,認真思考,“審大小而圖之,酌緩急而布之,連上下而通之,衡內外而施之”。這就是說,要發揮辦公室的整體效能,權衡大事小事、急事緩事,抓大事不放,抓急事先辦;溝通上下左右,做到上情下達、內外有別,使各項工作有條不紊地進行。
辦公室還有一個重要工作就是發揮參謀作用,及時提出決策建議,並能把領導的決策化為具體意見。如果我們辦公室能夠綜合四面八方的情況,並進行分析,像國外“智囊團”那樣,經常提出一些重大的決策建議,就能為領導迅捷進行決策選擇提供便利。當前,我們經濟建設和社會工作上的難點、熱點問題很多,很需要加強調查研究,有針對性地提出分析問題以及解決問題的方法措施,提供各級領導決策參考。
第三個希望:實行高水平服務。服務是辦公室的一項重要工作。首先要增強超前服務和事後服務意識。例如召開地、縣重要工作會議,辦公室同志要提前到位,尤其是辦公室主任、會議記錄人員、勤雜事務人員一定要先到場做好會前準備工作,會議結束後還要撰寫紀要、檔案,檢查落實反饋情況等。其次,服務要及時周到。做到能夠為領導釋流減荷,分憂解圍。第三,服務還要高度負責,一絲不苟。例如辦公室實行24小時值班,這是個嚴格的制度,每分鐘都不能離開,不能有空檔,否則在這空檔出現了緊急情況或重大突發性事件就會釀成責任事故。第四,服務不僅要勤、要誠,而且要靈活。例如接待工作,就得下一番功夫。要建立一套接待制度,組織一套接待班子,還要有一套統一的對外宣傳材料和匯報口徑。今後可以由專人負責匯報情況,陪同參觀;一伙食按規定標準,突出地方特色,每個縣都可以搞個地方菜譜;既有特色又省錢;既不超過規定,大家又吃得滿意,了解了地方飲食文化,何樂而不為呢?地縣領導按規定安排出面活動,儘量減少一般性應酬;對賓客生活服務要周到熱情,努力做到設身處地,急人所急,解人所難。

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