涉外書信

涉外書信主要是指 與國外人士聯繫事務時書寫的信函。

基本介紹

• 中文名：涉外書信
• 格式構成：詳見正文
• 稱謂：以“親愛的”稱呼
• 結束套語：寫上表示讓對方覆信的語句。

格式構成

涉外書信的格式，與國內書信有區別。涉外書信由信頭、信啟、稱謂、正文、結束套語、署名構成其基本固定的書信格式。

中外格式異同

另外，信封書寫異於國內不同。

信頭

信頭是指首頁信紙右上角所書寫的發信人所在單位名稱、通信地址和寫信日期。

外國人看信不習慣保留信封。因此，設信頭方便回信。

信頭三項內容的順序，中國書寫習慣是由大到少，而英文書寫習慣是由小到大。中國人署時是年、月、日；英國人是日、月、年；美國人是月、日、年。

信啟

信啟是指位於信頭下左上方位置所書寫的收信人地址、單位名稱、姓名、職銜或職務。中英文書寫順序亦有不同。

信頭和信啟位置，除左右、上下位置固定之外，有時可通過空行或間隔線的方式將信頭和信啟明顯間隔開來。

稱謂

外國人在稱謂上有一下習慣，書寫時應注意尊重對方的習慣寫法。

1、習慣在稱謂時冠以“親愛的”稱呼。

2、習慣只稱姓不寫名。

3、收信人性別、婚姻狀況不同稱法不同。

收信人為男士，稱“先生”（Mr）。

收信人為未婚女士，稱“小姐”（Miss）。

收信人為已婚女士，稱“太太”（Mrs），並隨丈夫的姓。

收信人為女士，但不明其婚否，稱“女士”（Ms）。因為“Ms”一詞即可指“夫人”（Mrs），亦可指“小姐”（Miss）。

收信人不明男女，可稱“Sir”或“Madam”。

收信人為單位負責人，且不知其姓氏，科直接寫其頭銜。

正文

正文是信函的主要部分，發函人要告訴對方什麼或者要對方辦理什麼，都應直截了當的說出來，讓對方明確來函意圖。

信函內容只寫一事，且事情簡單的，可以不分段，如果談幾件事的，應一段一事，切不可把幾件事寫出一段。

不宜寫在正文內的內容，可作為附屬檔案放在信函後隨函寄出。正文末尾應註明附屬檔案名稱。

結束套語

正文結束後，通常寫上表示讓對方覆信的語句。

署名

外國人署名習慣寫上表示對對方敬意的客套語。

如果是電腦列印姓名，應在客套語與列印姓名（或職務、職銜）之間留出手寫簽名的位置。

信封

涉外信函信封寫法及要寫的內容與國內信函有不同。

涉外信函信封要寫三項內容：

1、寫書信人姓名、地址，位於信封左上角。

2、寫收信人姓名、地址，位於信封右下角。

3、寫郵寄方式或類別，位於郵票下方。

信內如果用電腦列印，信封也應與內文保持一致，用電腦列印為好。