目前會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談，簽訂會議接待標準契約，對約定的事項提供全程的服務活動。會議接待貫穿整個會議流程，涉及的服務範圍廣泛，包括會前工作、會中工作、會後工作三個環節，每個環節都囊括了眾多的接待內容。
基本介紹
- 中文名：會議接待
- 外文名：conference reception
前言,會議前,會議中,會議後,會議準備,
前言
按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內部會議。
公司外部會議，可以分成產品發布會、研討會、座談會等。
內部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結會、表彰會，以及計畫會等等。
我們以外部會議為例，講一講商務禮儀中需要關注的一些細節。我們將會議分成會議前、會議中、會議後。
會議前
·WHEN－會議開始時間、持續時間
·WHERE－會議地點確認
·WHO－會議出席人
·WHAT－會議議題
·AMBIENT－會議背景音樂和會標等
·OTHERS－接送服務、會議設備 及資料、公司紀念品等
·WHEN－時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。
·WHERE－地點，是指會議在什麼地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。
·WHO－人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。
·WHAT－會議的議題，就是要討論哪些問題。
·OTHERS－會議物品的準備，就是根據這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。
會議中
在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：
（1）會議主持人
主持會議要注意·介紹參會人員·控制會議進程·避免離題或議而不決·控制會議時間
（2）會議座次的安排
一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。
一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。
在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。
還有一種是為了儘量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠裡面的位置是比較主要的座位，就可以了。
會議後
在會議完畢之後，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：
會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進；
·贈送公司的紀念品；
·參觀，如參觀公司，或廠房等。
·如果必要，合影留念。
會議準備
1、會務組工作由公司會務人員配合主辦方聯合組成會務組，負責代表報到、食宿安排、分發資料、會場布置、作息日程、代定返程機票及會後旅遊等相關事宜。配合主辦方會務組協調會務組與代表之間、酒店之間的相關事宜，妥善解決各類問題。
2、代定會議酒店按主辦單位的要求，提供各類標準的酒店，爭取最優惠的價格，並協調與酒店的各項事宜。
3、會議廳會前準備好會議所需的所有培訓設備，精選安靜、舒適、明亮的會議室，特別是在音響效果上的質感要求，我們將盡善盡美的為您安排，充分讓會代表感覺到與會所值。根據需要可提供數十人至數百人的會議室，目前江西擁有星級酒店數百家，商務會議室近百個，多功能會議廳數十個；提供電子商務及會議接待服務。通常會議室最常見的擺台形式有如下幾種：劇院式、課桌式、u型、回型（雙u型）、橢圓型、長方行、圓桌式、雞尾酒會式、宴會式、t型台；下面將最常用的幾種台型分述如下：
1）劇院式：桌形擺設：在會議廳內面向講台擺放一排排座椅，中間留有較寬的過道。特點：在留有過道的情況下，最大程度地擺放座椅，最大限度地將空間利用起來，在有限的空間裡可以最大限度容納人數；但參會者沒有地方放資料，也沒有桌子可用來記筆記。
2）教室式（課桌式）：桌形擺設：會議室內將桌椅按排端正擺放或成“v”型擺放，按教室式布置會議室，每個座位的空間將根據桌子的大小而有所不同。特點：此種桌型擺設可針對會議室面積和觀眾人數在安排布置上有一定的靈活性；參會者可以有放置資料及記筆記的桌子，還可以最大限度容納人數。
3）方形中空式：桌形擺設：將會議室里的桌子擺成方形中空，前後不留缺口，椅子擺在桌子外圍，通常桌子都會圍上圍裙，中間通常會放置較矮的綠色植物，投影儀會有一個專用的小桌子放置在最前端。特點：此種類型的擺桌常用於學術研討會一類型的會議，前方設定主持人的位置，可分別在各個位置上擺放上麥克風，以方便不同位置的參會者發言；此種台型容納人數較少，對會議室空間有一定的要求。
4）“u”形： 桌形擺設：將桌子連線著擺放成長方形，在長方形的前方開口，椅子擺在桌子外圍，通常開口處會擺放放置投影儀的桌子，中間通常會放置綠色植物以做裝飾；特點：不設會議主持人的位置以營造比較輕鬆的氛圍；多擺設幾個麥克風以便自由發言；椅子套上椅套會顯示出較高的檔次。
5）圓桌式：桌形擺設：圓形或橢圓形大會議桌，周圍擺放座椅，按照主次落座。特點：適合人數較少，檔次較高的會議要求，距離較近，容易產生近距離的交流感。
6）雞尾酒會式桌形擺設：以酒會式擺桌，只擺放供應酒水、飲料及餐點的桌子，不擺設椅子，以自由交流為主的一種會議擺桌形式。特點：自由的活動空間可以讓參會者自由交流，構築輕鬆自由的氛圍。
4、會場布置講台、舞台、背景板精心設計製作，展板、展板製作，根據會議性質和主辦方要求進行環境布置。
5、會議設施 我們將根據會議的具體情況，為您設計並安排會場的布局，細緻周到地設計好所有的細節；提前為您調試好設備，並進行演練，確保會議的順利進行。
6、會議宣傳品製作橫幅、綬帶、迎賓牌、代表證、台卡、宣傳資料、獎盃、證書等。印刷設計：很多文字性的宣傳資料，由於量大不便攜帶，我們願意在當地為客戶解決這些資料的製作工作。名片單色/多色的製作； 意見調查表格；相關資料的打字、複印、印刷；彩旗的製作； 背景牌：有材料做夾板，進口螢光紙；
7、禮儀服務根據會議主辦方的意願安排專業禮儀人員，負責迎賓、接待、簽到、引導、頒獎、剪彩、演出、會議主持等。
8、租賃服務按會議要求代辦相關設備的租賃服務。
9、會議用餐 50元/人/天—100元/人/天，多種標準供選擇。我們將根據不同的喜好，為您預定各種形式的餐會：中餐、西餐、自助餐、宴會等。
10、會議娛樂及活動協助會議期間的各項娛樂活動，回答客戶的諮詢並提供實惠選擇的建議！
11、會議接送站我公司派專業禮儀迎賓小姐或先生，手持接站牌，進行接站服務。專車全天免費接站。
12、車輛交通服務但凡在一個地區舉辦會議，肯定需要協調交通的問題，無論是從機場到酒店的接送機服務、會間旅遊期間需要的旅遊用車服務，還是外出用餐的用車安排，都離不開車輛的運輸需求，特別在江西，酒店和景點較為分散是地區的一大特色，就更加突出了會間用車的重要性。下面就根據不同的車型，為您提供安排人數的具體建議：四座小車：安排一至三人的用車較為合適。七座商務車：安排五人左右較為合適。十二座麵包車：安排八至十人較為合適。 二十二座中巴車：安排十二至十六人較為合適。 三十三座大巴車：安排二十至二十六人左右較為合適。
13、 攝影攝像按主辦單位要求，提供攝影攝相服務。根據會務組要求把攝像資料製作成vcd光碟。攝影資料的擴印、分發。
14、代辦（制定）各類會議禮品、紀念品按主辦單位要求，提供各類紀念品（禮品），並代為定做。如新疆品種繁多的手工藝品，可以印製會議主辦方指定的圖案和文字。旅行袋：印有會議主辦方指定的圖案和文字的旅行袋，除能幫助參會嘉賓裝載物品外，更多一份紀念意義。筆記本：特殊紀念意義的筆記本，能讓客戶銘記本次活動與會議主辦方。
15、會議票務我公司有專業訂票員，免費代訂各大航空公司及相應各大航線優惠折扣機票；和代訂全國各地返程火車硬（座）臥鋪車票。
16、會議物流按要求提供會議或會展期間的後勤保障工作和外圍協調服務，代辦會展用品的航空、鐵路託運和土特產及會議禮品。
1）物品運輸：會議中若是需要很多相應物品和設備的，我們願意為客戶解決這些物品的運輸、搬運問題。資料運輸：宣傳資料，印刷品，紀念禮品的運送；小件運輸：展櫃，展桌，椅子，小型設備，小件貨物的運送；大件運輸：大型器械，大件物品的運送； 特種運輸：化學用品，醫藥用品以及複雜物品的運送； 遠程運輸：遠距離的展品運送；貴重展品運輸：電腦、伺服器、鋼琴等貴重物品的運送。
2）物品配送： 酒水食品：如會議期間會務方需要煙、飲料、礦泉水、食品等日常生活用品，我方可代購；辦公用品：代辦會議期間，會務組所需的辦公用品；紀念禮品 ：提供禮品、旅遊紀念品的諮詢、選送等服務。
17、特服按要求為會議期間的重要客人提供特殊照顧、服務（如提供高檔豪華專車、娛樂建議等）。
