會議公司即會議服務公司，是由具備豐富會務知識、嫻熟社交技能和完備執行能力的專業人員組成的綜合性會議服務機構，專門為市場提供全面的會議和活動策劃、組織、統籌等執行工作，會議服務公司是包括各類會議策劃、參會人員邀請組織、會務統籌安排、供應商整合和會議前後期公關實施等一系列工作的整體實施方案。
基本介紹
- 中文名：會議公司
- 外文名：Professional Conference Organizer
- 所屬行業：會展、公關、廣告
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會議公司分類
簡介
目前行業中存在的會議服務公司，根據主項業務、服務能力和整合排序，大致分為以下幾種：
會議策劃公司
他們居於會議服務行業的最頂端，其最大的優勢在於豐富的社會資源、強大的政府公關能力和深厚的社會背景，他們的主要工作在於對會議方向選擇、會議性質確定、會議的審批，他們的產品就是會議本身，通過創設各種會議，並將會議作為平台，凝結包括參會人員、重要嘉賓、會務服務公司、贊助商等在內的所有資源，促進會議的順利進行，並從中獲得包括社會聲譽、行業地位和經濟利益。例如，企業想在人民大會堂舉辦新聞發布會、專家論證會、高峰論壇等會議活動，但是需要嚴格的審批和周密的策劃才能成功舉辦。
會議服務公司
會議服務公司也可以稱之為“服務會議的公司”，它居於會議策劃公司之下，是各種會議的第一協辦人，無論其上游機構是會議策劃公司，還是社會團體或者企業等其他機構，會議服務公司的基礎工作就是就會議本身的全面統籌和配合，通過自己的專業知識和豐富的操作經驗，為會議策劃公司和直接客戶，在策略方向、方案策劃、供應商整合、議程推動、會務管理和具體實施等等方面，提供強有力的支持，使得會議最終取得圓滿的成功。
會務服務公司
會務服務公司即為會務支持公司，它的工作在於對包括會議策劃公司、會議服務公司和直接客戶等在內的所有上游機構，提供單項的會務支持，如：酒店和會議中心、燈光音響設備、會議舞台搭建、鮮花服務、演藝演出等。在會議策略、整體策劃、項目統籌和運營管理等方面，無法或者很難提供專業的服務，因此，在一般的排序中，它居於會議服務領域的最下層。
相關內容
介紹
以上是對會議公司本身和會議服務領域存在的機構分類的介紹，但是，處於同一級層的組織機構，他們彼此之間也有著千差萬別的區別：
服務區域
有的公司服務區域可以全面覆蓋一個國家，甚至可以延伸到世界其他國家和地區，而有的公司由於資源關係和業務模式等因素的限制，所能提供的服務僅能局限於一個地區或者一個城市。
業務內容
具有全面服務能力的公司，業務可能涵蓋：會議策略制定、媒體公關策劃、會議流程設計、全盤統籌管理等，而有的公司的服務項目只涉及其中的一個環節，如會議現場的服務，這也是競爭最為激烈的一個領域，再往下就是僅能提供具體項目的公司，如演出公司、噴繪公司、搭建公司等。
公司規模
會議規模的不同就需要具有相應規模和人員的會議服務公司的參與，當一個項目涉及到多地區同時開展時，如果會議服務公司在所有地區沒有能夠給予配合的分支機構或者合作方，就不可能對這種類型的會議提供可靠的服務。
四：人員組成：這是以上三項內容的核心，不但涉及到公司規模、服務能力、業務內容和區域覆蓋，更為關鍵的是，具有各類專業人才的公司，無論是反應速度，還是對問題考慮的全面性，都能夠給客戶或者上游機構充分的信心，這也是接單的關鍵。一個完整的、具有全面服務能力的公司，一般會由策略部門、策劃部門、執行部門、行政部門、審計部門、專業技術部門和地區部門等組成。
公司層次
簡介
在很多情況下，我們常常將處於不同領域的會議服務公司混淆，這裡，應該做一個簡單的區分，主要體現就在業務上：
會議策劃公司
主要業務是設計、報批和開發會議，會議是他們的產品，他們通過會議獲得經濟利益。
公關服務公司
主要業務是推廣和傳播，在更高的策略上為會議策劃公司和其他直接客戶提供服務，會議策劃公司實際上是他們的客戶，他們為會議策劃公司推廣“會議”。公關公司的經營範圍一般涉及諮詢診斷、上層公關、收集信息、新聞發布代理、人員培訓服務等。
會議服務公司
主要業務是對會議本身的服務，更多地體現對會議本身的理解、對會議主旨的把握上，並在此基礎上全面提供整合性的會務支持和整合服務。
會務服務公司
主要業務是在涉及到專業項目上的支持，如：場地搭建、燈光音響設備、視頻設備、節目演出和鮮花禮品等的各種單項服務上。
如何選擇
企業形象
包括公司辦公地點、公司人員形象、企業網站形象等等，可以比較直觀地了解一個公司的基本服務能力和業務素質。
客戶關係
一個公司的客戶在一定程度上體現著一個公司的服務能力，如果一個公司擁有眾多大型和高端客戶，同時還進行著持續的服務，另外一個公司服務過的全是街邊小店，沒有人會相信後者會優過前者。
服務規範
規範的流程、規範的語言、規範的文本，一個系統化的服務流程通過規範化的運營管理，展現規範化的服務，並一直如此，那我們就沒有理由懷疑它的體系和基本素質，只要稍加專業性知識和運營管理技能的考察，我們就可以清楚地分辨這個公司是否有能力向我們提供優質的服務。
價格體系
不同的公司有不同的業務側重，反映在價值上就會有不同的價格表現。不同的報價服務不同的客戶，除了價格之外還應有一個服務質量的考慮，性價比是決定一個服務是否被接受的關鍵。
業務能力
業務內容最直接的反映就在於項目內容與客戶的對照中，同時了解對某一客戶的服務案例中，會議公司進行了哪些服務，並以此對照客戶活動的主旨和需求，就可以在充分了解一個會議公司服務能力的同時，清晰地獲取他們的服務理念和業務能力。
服務模式
沒有人能做所有事，關鍵的是他有沒有能力將每一件事情都做好。一個會議公司不可能包羅萬象地提供從小到大的一系列服務，但他必須具備強大的供應商整合和運營管理能力。
服務流程
會前工作：
1、與會議主辦者洽談。
2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。
3、邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。
4、與會議主辦者確認會議接待方案。
5、與會議主辦者簽訂會議接待標準契約。
6、確認會議主辦者預付會議訂金事宜。
7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。
8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）
會中工作：
9、機場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。
10、會議酒店現場：會議秘書分發會議資料，來客接待。
11、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。
12、會議秘書在會議接待（報到）處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。
13、確認用餐時間、選單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
14、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
15、確認旅遊公司為該會議提供的旅遊考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導遊等安排）。
16、確認並保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
17、確認特殊客人（含領導、少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。
18、協調會議期間的交通工具的安排。
19、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委託代辦服務。
會後工作：
20、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
21、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報導資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。
22、與會議主辦者的費用結算工作。
23、歡送代表工作。
