《會計電算化工作規範》的目的是指導和規範單位會計電算化工作。
基本介紹
- 中文名：會計電算化工作規範
- 出台目的：指導和規範單位會計電算化工作
- 地位：會計工作的發展方向
- 主管部門：財政部會計司
檔案編號,檔案全文,
檔案編號
會計電算化工作規範
財會字[1996]17號
檔案全文
第一章 總 則
一、為了指導和規範基層單位會計電算化工作，推動會計電算化事業的健康發展，根據《中華人民共和國會計法》和《會計電算化管理辦法》的規定，特制定本規範。各企業、行政、事業單位（簡稱各單位）可根據本規範的要求，制定本單位會計電算化實施工作的具體方案，搞好會計電算化工作。各級財政部門和業務主管部門可根據本規範，對基層單位開展會計電算化工作進行指導。
二、會計電算化是會計工作的發展方向，各級領導都應當重視這一工作。大中型企業、事業單位和縣級以上國家機關都應積極創造條件，儘早實現會計電算化；其它單位也應當逐步創造條件，適時開展會計電算化工作。
三、開展會計電算化工作，是促進會計基礎工作規範化和提高經濟效益的重要手段和有效措施。各單位要把會計電算化作為建立現代企業制度和提高會計工作質量的一項重要工作來抓。
四、會計電算化是一項系統工程，涉及單位內部各個方面，各單位負責人或總會計師應當親自組織領導會計電算化工作，主持擬定本單位會計電算化工作規劃，協調單位內各部門共同搞好會計電算化工作。
各單位的財務會計部門，是會計電算化工作的主要承擔者，在各部門的配合下，財務會計部門負責和承擔會計電算化的具體組織實施工作，負責提出實現本單位會計電算化的具體方案。
五、各單位開展會計電算化工作，可根據本單位具體情況，按照循序漸進、逐步提高的原則進行。例如：可先實現帳務處理、報表編制、應收應付帳款核算、工資核算等工作電算化，然後實現固定資產核算、存貨核算、成本核算、銷售核算等工作電算化，再進一步實現財務分析和財務管理工作電算化；在技術上，可先採用微機單機運行，然後逐步實現網路化。也可根據單位實際情況，先實現工作量大、重複勞動多、見效快項目的電算化，然後逐步向其它項目發展。
六、各單位要積極支持和組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓，逐步使多數會計人員掌握會計軟體的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負責會計軟體的維護，並培養部分會計人員逐步掌握會計電算化系統分析和系統設計工作。對於積極鑽研電算化業務，技術水平高的會計人員，應該給予物質和精神獎勵。
七、開展會計電算化工作的集團企業，應當加強對集團內各單位會計電算化工作的統籌規劃，在各單位實現會計電算化的基礎上，逐步做到報表匯總或合併報表編制工作的電算化，並逐步向集團網路化方向發展。
八、會計電算化工作應當講求效益原則，處理好及時採用新技術和新設備與勤儉節約的關係，既不要盲目追求採用最新技術和先進設備，也不要忽視技術的發展趨勢，造成設備很快陳舊過時。對於一些投資大的會計電算化項目，有關部門應當加強監督指導。
九、各級財政部門應加強對基層單位會計電算化工作的指導，在硬軟體選擇、建立會計電算化內部管理制度方面，積極提出建議，幫助基層單位解決工作中遇到的困難，使會計電算化工作順利進行。
十、會計電算化工作取得一定成果的單位，要研究並逐步開展其它管理工作電算化或與其它管理信息系統聯網工作，逐步建立以會計電算化為核心的單位計算機管理信息系統，做到單位內部信息資源共享，充分發揮會計電算化在單位經營管理中的作用。
第二章 配備電子計算機和會計軟體
一、電子計算機和會計軟體是實現會計電算化的重要物質基礎，各單位可根據實際情況和今後的發展目標，投入一定的財力，以保證會計電算化工作的正常進行。
二、各單位應根據實際情況和財力狀況，選擇與本單位會計電算化工作規劃相適應的計算機機種、機型和系統軟體及有關配套設備。實行垂直領導的行業、大型企業集團，在選擇計算機機種、機型和系統軟體及有關配套設備時，應儘量做到統一，為實現網路化打好基礎。
具備一定硬體基礎和技術力量的單位，可充分利用現有的計算機設備建立計算機網路，做到信息資源共享和會計數據實時處理。客戶機/伺服器體系具有可擴充性強、性能/價格比高、套用軟體開發周期短等特點，大中型企事業單位可逐步建立客戶機/伺服器網路結構；採用終端/主機結構的單位，也可根據自身情況，結合運用客戶機/伺服器結構。
三、由於財務會計部門處理的數據量大、數據結構複雜、處理方法要求嚴格和安全性要求高，各單位用於會計電算化工作的電子計算機設備，應由財務會計部門管理，硬體設備比較多的單位，財務會計部門可單獨設立計算機室。
四、配套會計軟體是會計電算化的基礎工作，選擇會計軟體的好壞對會計電算化的成敗起著關鍵性的作用。配備會計軟體主要有選擇通用會計軟體、定點開發、通用與定點開發會計軟體相結合三種方式，各單位應根據實際需要和自身的技術力量選擇配備會計軟體的方式。
1、各單位開展會計電算化初期應儘量選擇通用會計軟體。選擇通用會計軟體的投資少，見效快，在軟體開發或服務單位的協助下易於套用成功。
選擇通用會計軟體應注意軟體的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求方面的問題，以及軟體服務的便利，軟體的功能應該滿足本單位當前的實際需要，並考慮到今後工作發展的要求。
各單位應選擇通過財政部或省、自治區、直轄市、以及通過財政部批准具有商品化計
軟體評審權的計畫單列市財政廳（局）評審的商品化會計軟體，在本行業內也可選擇國務院業務主管部門推廣套用的會計軟體。
小型企業、事業單位和行政機關的會計業務相對比較簡單，應以選擇投資較少的微機通用會計軟體為主。
2、定點開發會計軟體包括本單位自行開發、委託其它單位開發和聯合開發三種形式。大中型企業、事業單位會計業務一般都有其特殊需要，在取得一定會計電算化工作經驗以後，也可根據實際工作需要選擇定點開發的形式開發會計軟體，以滿足本單位的特殊需要。
3、會計電算化初期選擇通用會計軟體，會計電算化工作深入後，通用會計軟體不能完全滿足其特殊需要的單位，可根據實際工作需要適時配合通用會計軟體定點開發配套的會計軟體，選擇通用會計軟體與定點開發會計軟體相結合的方式。
五、配套會計軟體要與計算機硬體的配置相適應，可逐步從微機單用戶會計軟體，向網路會計軟體、客戶機/伺服器會計軟體發展。
六、配備的會計軟體應達到財政部《會計核算軟體基本功能規範》的要求，滿足本單位的實際工作需要。
七、會計核算電算化成功的單位，應充分利用現有數據進行會計分析和預測，除了選擇通用會計分析軟體，或定點開發會計分析軟體外，還可選擇通用表處理軟體對數據進行分析。
八、部分需要選用外國會計軟體的外商投資企業或其它單位，可選用通過財政部評審的外國商品化會計軟體。選用未通過財政部評審在我國試用的外國會計軟體，應確認其符合我國會計準則、會計制度和有關規章制度，具有中文界面和操作使用手冊，能夠按照我國統一會計制度要求，列印輸出中文會計帳證表，符合我國會計人員工作習慣，其經銷單位具有售後服務能力。
第三章 替代手工記帳
一、採用電子計算機替代手工記帳，是指套用會計軟體輸入會計數據，由電子計算機對會計數據進行處理，並列印輸出會計帳簿和報表。替代手工記帳是會計電算化的目標之一。
二、替代手工記帳的單位，應具備以下條件：
1、配備了適用的會計軟體和相應的計算機硬體設備；
2、配備了相應的會計電算化工作人員；
3、建立了嚴格的內部管理制度。
三、具備條件的單位應儘快採用計算機替代手工記帳。替代手工記帳之前，地方單位應根據當地省、自治區、直轄市、計畫單列市財政廳（局）的規定，中央直屬單位應根據國務院業務主管部門的規定，計算機與手工並行三個月以上（一般不超過六個月），且計算機與手工核算的數據相一致，並應接受有關部門的監督。
四、替代手工記帳的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，由於計算機與手工並行工作，會計人員的工作強度比較大，各單位需要合理安排財務會計部門的工作，提高工作效率。
五、計算機與手工並行工作期間，可採用計算機列印輸出的記帳憑證替代手工填制的記帳憑證，根據有關規定進行審核並裝訂成冊，作為會計檔案保存，並據以登記手工帳簿。如果計算機與手工核算結果不一致，要由專人查明原因並向本單位領導書面報告。
六、記帳憑證的類別，可以採用一種記帳憑證或收、付、轉三種憑證的形式；也可以在收、付、轉三種憑證的基礎上，按照經濟業務和會計軟體功能模組的劃分進一步細化，以方便記帳憑證的輸入和保存。
七、計算機內會計數據的列印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作，根據會計電算化的特點，各單位應注意以下問題：
1．採用電子計算機列印輸出書面會計憑證、帳簿、報表的，應當符合國家統一會計制度的要求，採用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。
2．在當期所有記帳憑證數據和明細分類帳數據都存儲在計算機內的情況下，總分類帳可以從這些數據中產生，因此可以用“總分類帳戶本期發生額及餘額對照表”替代當期總分類帳。
3．現金日記帳和銀行存款日記帳的列印，由於受到印表機條件的限制，可採用計算機列印輸出的活頁帳頁裝訂成冊，要求每天登記並列印，每天業務較少、不能滿頁列印的，可按旬列印輸出。一般帳簿可以根據實際情況和工作需要按月或按季、按年列印；發生業務少的帳簿，可滿頁列印。
4．在保證憑證、帳簿清晰的條件下，計算機列印輸出的憑證、帳簿中表格線可適當減少。
八、採用磁帶、磁碟、光碟、微縮膠片等介質存儲會計帳簿、報表，作為會計檔案保存的單位，應滿足以下要求：
1．採用磁帶、磁碟、光碟、微縮膠片等介質存儲會計數據，不再定期列印輸出會計帳簿，應徵得同級財政部門的同意。
2．保存期限同列印輸出的書面形式的會計帳簿、報表。
3．記帳憑證、總分類帳、現金日記帳和銀行存款帳日記帳仍需要列印輸出，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時列印輸出有關帳簿、報表。
4．大中型企業應採用磁帶、光碟、微縮膠片等介質存儲會計數據，儘量少採用軟碟存儲會計檔案。
九、替代手工記帳後，各單位應做到當天發生業務，當天登記入帳，期末及時結帳並列印輸出會計報表；要靈活運用計算機對數據進行綜合分析，定期或不定期地向單位領導報告主要財務指標和分析結果。
第四章 建立會計電算化內部管理制度
一、開展會計電算化的單位應根據工作需要，建立健全包括會計電算化崗位責任制、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟體和數據管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內部管理制度，保證會計電算化工作的順利開展。
二、建立會計電算化崗位責任制，要明確各個工作崗位的職責範圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。
會計電算化後的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟體系統的工作崗位。
三、電算化會計崗位和工作職責一般可劃分如下：
1．電算主管：負責協調計算機及會計軟體系統的運行工作，要求具備會計和計算機知識，以及相關的會計電算化組織管理的經驗。電算化主管可由會計主管兼任，採用中小型計算機和計算機網路會計軟體的單位，應設立此崗位。
2．軟體操作：負責輸入記帳憑證和原始憑證等會計數據，輸出記帳憑證、會計帳簿、報表，和進行部分會計數據處理工作，要求具備會計軟體操作知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平；各單位應鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟體操作崗位的工作。
3．審核記帳：負責對輸入計算機的會計數據（記帳憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計軟體登記機內帳簿，對列印輸出的帳簿、報表進行確認；此崗要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平，可由主管會計兼任。
4．電算維護：負責保證計算機硬體、軟體的正常運行，管理機內會計數據；此崗要求具備計算機和會計知識，經過會計電算化中級知識培訓；採用大型、小型計算機和計算機網路會計軟體的單位，應設立此崗位，此崗在大中型企業中應由專職人員擔任。
5．電算審查：負責監督計算機及會計軟體系統的運行，防止利用計算機進行舞弊；要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平，此崗可由會計稽核人員兼任；採用大型、小型計算機和大型會計軟體的單位，可設立此崗位。
6．數據分析：負責對計算機內的會計數據進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平；採用大型、小型計算機和計算機網路會計軟體的單位，可設立此崗位，由主管會計兼任。
四、實施會計電算化過程中，各單位可根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照上條對電算化會計崗位的劃分進行調整和設立必要的工作崗位。基本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證會計數據安全的前提下交叉設定，各崗位人員要保持相對穩定。由本單位人員進行會計軟體開發的，還可設立軟體開發崗位。小型企事業單位設立電算化會計崗位，應根據實際需要對上條給出的崗位進行適當合併。
五、建立會計電算化操作管理制度，主要內容包括：
1．明確規定上機操作人員對會計軟體的操作工作內容和許可權，對操作密碼要嚴格管理，指點專人定期更換密碼，杜絕未經授權人員操作會計軟體。
2．預防已輸入計算機的原始憑證和記帳憑證等會計數據未經審核而登記機內帳簿。
3．操作人員離開機房前，應執行相應命令退出會計軟體。
4．根據本單位實際情況，由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
六、建立計算機硬體、軟體和數據管理制度，主要內容包括：
1．保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，要經常對有關設備進行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發生。
2．確保會計數據和會計軟體的安全保密，防止對數據和軟體的非法修改和刪除；對磁性介質存放的數據要保存雙備份。
3．對正在使用的會計核算軟體進行修改、對通用會計軟體進行升版和計算機硬體設備進行更換等工作，要有一定的審批手續；在軟體修改、升版和硬體更換過程中，要保證實際會計數據的連續和安全，並由有關人員進行監督。
4．健全計算機硬體和軟體出現故障時進行排除的管理措施，保證會計數據的完整性。
5．健全必要的防治計算機病毒的措施。
七、建立電算化會計檔案管理制度，主要內容包括：
1．電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬碟中的會計數據以其它磁性介質或光碟存儲的會計數據和計算機列印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據。
2．電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。
3．對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
4．採用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行複製，防止由於磁性
介質損壞，而使會計檔案丟失。
5．通用會計軟體、定點開發會計軟體、通用與定點開發相結合會計軟體的全套文
檔資料以及會計軟體程式，視同會計檔案保管，保管期截止該軟體停止使用或有重大更改之後的五年。
第五章 附 則
本規範由財政部會計司負責解釋，自發布之日起實施。
