數據輸入是一項較為複雜的工作，手工操作與計算機操作混合使用，系統職能部門與其他部門業務往業繁雜，最易發生錯誤，需要設定大量的控制措施加以防範；此外，在輸入階段錯誤數據的修改較為容易，如果錯誤直到處理或輸出階段才被發現，那么改正便成了一件很費力的事。因此，輸入控制是套用控制中最為關鍵的環節。
基本介紹
- 中文名：會計科目校驗碼
- 數據輸入：較為複雜的工作
- 混合使用：手工操作與計算機操作
- 往業繁雜：系統職能部門與其他部門業務
（一）數據採集控制
數據採集是指原始業務文檔的手工準備過程。數據採集控制的目的，在於確保輸入資料在合理授權的基礎上正確地編制、完整地收集、安全地傳送。具體的控制目標包括：①編制的憑證信息完整、數字正確、業務分類合理；②所有業務經過合理授權；③呈送所編制憑證的時間恰當，沒有遺漏、復重或丟失；④及時發現、更正錯誤。為此需要採取下列的控制手段的措施：
1、建立明確的憑證編製程序。規定需要使用的憑證、編制憑證的時間、憑證的編制檢查和授權輸入的負責人員。我國現行有關制度規定，所有業務均必須編制記賬憑證收付款憑證一般要求手工編制；具有一定計算或編制規律的轉賬憑證，可由機器編制並列印輸出，但仍須同收付款憑證一樣，由操作員、覆核、主管共同簽章後，才能登記有關賬簿。
2、原始憑證設計。原始憑證中應包括所有重要的信息。除了日期、編號、摘要、經手人、制單、核准之類的內容外，用於電子計算處理的憑證中還應包括編碼、控制總數、保留期等項內容。
3、合理的憑證管理制度包括憑證的收發保管和職責分工等內容。
4、制定工作手冊。詳細說明憑證編制時間，各種編碼的使用，憑證傳送的手續和時間，憑證審核的內容和負責人等。
5、合理的資料保管制度。在實現了會計電算化之後，原始資料的保存仍然是必要的，它便於查找追蹤和資料重組的進行。在電算化系統中，原始資料應由各業務職能部門保管，對保管期要經研究做出明確規定，對原始資料的使用和銷毀應批准，控制措施。
6、合理設定使用控制總數。所謂置控制總數，指對成批處理的經濟業務憑證，以某種特徵為基礎（如憑證張數，金額）計算總數並事後核對每批的總數的一個控制手段。使用該種技術，便於發現如下問題：①丟失的憑證；②插入的未經授權的憑證；③未經授權改動經濟業務憑證中有關數據。
（二）數據準備控制
數據準備指將數據輸入計算機（記憶體）前，對數據進行匯總、轉換的工作過程。數據匯總即將一定時期內的業務數據匯集成批以供集中輸入和處理；數據轉換則是指將業務數據轉換成機器可讀的形式。在數據準備過程中，經常出現匯總分類錯誤、遺漏、重複、改動及編碼錯誤，為了減少這類問題的發生並及時發現各種錯誤，應採用多種控制手段。
1、編制有關輸入準備工作內容、方法及程式要求的書面檔案。這部分內容可寫在有關的操作說明中，也可以在電算化單位的有關崗位責任制中加以規定。規定的內容應包括數據匯總、轉換過程中的崗位分工、責任制度、數據傳遞路徑、錯誤改正程式等。
2、事先設計規定數據格式。實現格式化操作，有利於減少數據轉換過程的錯誤。在設計輸入格式時，要儘量減少填寫項目，減少輸入憑證的種類，輸入畫面的設計儘可能與實際憑證相似。
3、儘量使用周轉檔案。周轉檔案是指同時作為輸入、輸出的檔案；某些相對固定的信息其輸入與輸出完全相同，可設計能夠周轉使用的檔案，其中相對穩定的數據項目（如信用卡中的顧客賬號）以機器可讀的形式列印出來，每次再輸入時無需人工準備。
4、設定資料存取日誌，計算控制總數。這樣做的作用在於發現數據在傳送、準備過程中的任何錯誤。存取日誌一般應包括批號、批種類、發出與接收時間、控制總數及有關責任人員的簽章等項目。
5、數據準備核對。指對操作員通過鍵盤錄入磁碟、磁帶或其他外圍存貯器的數據正確性的人工覆核。
6、計算機編輯檢驗。指計算機按照程式指令通過計算機邏輯比較，檢查數據是否準確、完整、合理。
（三）數據輸入控制
輸入過程的最後一項工作，是將存貯在磁碟中的數據輸入主存貯器。這一過程中的控制，一是防止輸入時遺漏或重複；二是檢查數據中是否仍然存在錯誤。採用的控制手段有些需要人工完成，有些可以由電腦程式實施。
控制總數是主要由人工完成的重要的控制手段，對於輸入的數據，可以由計算機或手工計算出有關的控制總數，系統職能部門的輸入組負責人應將其與接收數據時得到的控制總數相互核對，以發現輸入全過程中是否存在問題。
在輸入時能夠由計算機完成的校驗比數據準備時內容要廣泛得多，除字碼校驗外，大邏輯校驗中還可採用如下幾種程式化校驗方法。
1、平衡校驗。在會計理論中存在許多平衡關係。如：資產=負債+所有者權益（資本）賬務處理過程中，本期借方發生額合計=本期貸方發生額合計，期初（末）借方餘額合計=期初（末）貸方餘額合計，等等。依據這些平衡關係，可以在系統設計過程中設計一些檢驗程式，在數據輸入、處理乃至輸出各個環節檢查平衡關係是否保持；如果應有的平衡關係被打破，則說明發生了錯誤，由計算機給出錯誤信息，由用戶修改。
2、順序校驗。在手工會計業務處理過程中，為達到有效的內部控制，對許多業務憑證採用了順序編號的辦法，對防止數據的丟失、重計及其他各種錯弊的發生起到很大作用。在電算化系統中，順序編號控制的原理依然適用，所不同的是除手工系統中的人工、紙張編號外，還可對輸入記憶體的各種數據由機器自動編號，若出現缺少或重複號碼，則給出錯誤信息。將此方法套用於數據輸入過程，可有效地防止數據錯弊的發生。
3、完整性校驗。在數據輸入過程中常出現遺漏某些欄位的錯誤，尤其是有些欄位的遺漏極易導致舞弊現象的出現，如主管人員簽字等。為此，電算化系統程式設計過程中，應充分考慮某些欄位應為強制性欄位，即這些欄位的缺填將導致計算機拒絕處理，給出錯誤信息，待有關人員補充後才為計算機所接受。
在數據輸入中發現的錯誤如何處理和控制是一個複雜的問題。與數據準備階段的情況不同，最後的數據輸入受到一定條件限制，某一批數據輸入過程中斷了，很可能會影響到以後的數據輸入與處理，甚至整個系統的核算。另外，成批處理時，數據輸入很集中，發現的錯誤種類較多，原因可以涉及到各個業務職能部門，這給錯誤的更正和重新輸入的組織工作增加了新的困難。因此，需要專門研究這方面的問題。
首先，應該研究確定錯誤更正及再輸入的工作程式和控制手段。設計的程式和控制應能保證：
（1）錯誤發現後立即列印或顯示出來；
（2）提供的錯誤信息完整，指明錯誤種類、有關的業務職能部門、錯誤的金額及影響等；
（3）錯誤發現後立即轉移到應用程式能夠辨認的待處理檔案中；
（4）錯誤發現後，有關的控制總數及時得到調整或說明；
（5）錯誤的更正、再輸入設有專人跟蹤檢查；
（6）提供發現的錯誤更正狀況定期報告；
（7）業務職能部門對錯誤信息的處理以及管理上的分析和利用。
為了在對錯誤進行處理的過程實施有效控制，應該為事後的檢查提供必要的線索。因此，應該將每批有效經濟業務清單及有關控制總數、被拒絕的經濟業務清單總數、待處理錯誤檔案以及再處理業務清單列印出來，所完成的核對、檢查工作應留有相應的標記。對於那些已發現屬於錯誤或無效經濟業務數據，但由於種種原因需要繼續加工處理的情況，應該建立跟蹤記錄。
在實際工作中，數據準備與輸入可能是一次性完成，上述的控制措施也應該綜合考慮。
（四）會計賬務處理系統輸入控制
會計賬務處理系統可以以原始憑證為直接輸入的依據，也可以以記賬憑證為直接輸入的依據，或者以兩者作為直接依據。以記賬憑證為直接輸入依據，可能發生的錯誤或問題主要是：（1）會計科目輸錯；（2）金額輸錯；（3）記賬方向錯誤；（4）對應關係錯誤（5）輸入速度慢。
為克服這些問題，可採用下列控制方法：
1、建立科目參照檔案；當輸入會計科目編號時，系統首先在參照檔案中查找，找不到的科目在螢幕上顯示後表明不是要輸入的科目，則需要採取糾正措施。如果輸入的科目確係非法科目，則廢除已輸入科目，重新輸入正確和科目代碼，若是新增科目，則該科目應追記參照檔案。
2、設科目代碼校驗位。給二級或重要的一級科目代碼加一個校驗碼，校驗碼可以是字母，也可以是數字。
3、設立對應關係參照檔案。每張記賬憑證包含兩個或兩個以上的科目，每個科目輸入的正確性並不能保證這筆分錄是正確的，因為還可能發生賬戶對應關係錯誤。對此，可根據業務間的相互關係事先確定每個科目的對應科目，建立參照檔案。當輸入完一張記賬憑證後，訪問參照檔案，檢查和判斷輸入的科目之間是否存在對應關係。程式設計中可根據這種邏輯關係設定邏輯判斷，檢查科目對應關係是否正確。
4、試算平衡法。對每筆分錄，都可進行試算平衡檢驗。做法是：將試算平衡方法程式化，當一筆分錄輸入完後自動對其進行檢查。在借貸記賬法下，試算平衡公式是：借方科目金額合計等於貸方科目金額合計。
5、控制總數法。控制總數據可以是憑證張數，也可以是金額合計數。
6、螢幕審核法。對輸入的記賬憑證在螢幕上再次顯示出來，加以檢查，
7、二次輸入法。將數據先後兩次進行輸入或同時由兩個人分別輸入，將兩次或兩次輸入的結果進行比較，可發現輸入是否錯誤。
8、螢幕表格化。在螢幕上出現一個輸入畫面，這幅畫面最好與操作員手中的輸入單一樣，使操作員在輸入過程中，就好比他平時在制憑證一樣，達到減少輸入時間的效果。
