會計檔案存取方式是建立 (存) 會計檔案和使用 (取) 會計檔案記錄的方式。在微機COBOL中，檔案主要有順序存取、隨機存取和動態存取三種方式。順序存取方式是指對會計檔案中的全部記錄或連續一部分記錄按順序進行存取的一種方式，每次讀(取) 或寫 (存) 的記錄，總是上次讀、寫記錄的下一個物理位置的記錄。
例如： 要讀出檔案中的第1000個記錄，必須順序讀完前999個記錄才能讀出第1000個記錄。在這種存取方式中，記錄是按已知的順序進行訪問的。對於順序檔案來說，其順序是按照記錄寫入檔案中時的順序，對於相對檔案來說，順序是按照相對記錄號由小到大的升序排列; 對於索引順序檔案來說，順序是按照記錄鍵值的升序。如果鍵的值有重，就按照檔案中記錄的物理次序。順序存取的處理方式簡單，當處理成批記錄時，順序處理的速度較快，但處理的靈活性較差，讀寫費時。隨機存取方式亦稱直接存取方式。它是按指定的關鍵字或指定地址，對會計檔案中的一些分散記錄直接處理的一種方式。這種存取方式能根據指出記錄所在的物理位置，來直接讀寫所指定的記錄，而不必順序地處理前面的記錄。在這種存取方式下，將數據存入存儲器或從存儲品中取出數據所需的時間與數據存儲位置無關。隨機存儲方式只適用於隨機存儲介質 (如磁碟)，比順序存取效率要高，處理十分靈活。動態存取方式是指在對同一會計檔案的同一處理過程 (從檔案打開到關閉的過程) 中，可隨意地或交替地採用順序存取方式和隨機存取方式。它是順序存取和隨機存取方式的結合。
