日新網辦公室

日新網行政部，前身為日新辦公室，作為日新網的四大部門之一，隨著日新網的規範發展，日新網日常事務增多，日新網於2005年成立了日新網辦公室，是日新網成立的第三個獨立部門。

基本介紹

• 中文名：日新網辦公室
• 別名：日新網行政部
• 前身：日新辦公室
• 成立時間：2005年

行政部

辦公室主要負責對外聯繫、與校內各學團合作、組織內部人員活動，管理日新財物等工作，不定期與各高校兄弟網站之間開展交流、合作等活動，對日新網的正常運營與發展有著極其重要的作用。在幾代辦公室人的努力下，部門發展迅猛。隨著部門工作的進一步增多及日益增加的影響力，日新辦公室因發展所需，於2011年7月改組為行政部，部門宗旨是打造交大最好的第二課堂社會實踐平台。行政部下設辦公室與行銷辦兩個部門。改組後，行政部設有行政部總監、辦公室主任、辦公室副主任、行銷組經理、副經理、具體項目組管理員及幹事等職務。行政部對內主要負責網站內部的行政建設，運行日新部分網路產品及線下精品活動，做好網站的後勤服務、組織內部人員活動；對外則是與校內外各社團、學生會合作，不定期與各高校兄弟網站之間開展交流、合作等活動，承擔網站的部分外宣工作。其中行銷組主要是負責網站宣傳推廣工作，並且負責與校內外商家的商談合作，負責運行為師生免費提供電子商務服務的產品日新商城。辦公室主要負責協助全站進行網站的行政建設與校內外單位的走訪交流合作，以及負責日新網的線下精品活動欄目，同時負責學校南區禮堂周末影院的日常管理及電影放映宣傳工作。

宗旨

打造華東交通大學最好的第二課堂社會實踐平台

主要職能

· 1、負責對外聯繫、與校內各社團各學生會合作等工作

· 2、組織日新網內部人員活動

· 3、不定期與各高校兄弟網站之間開展交流、合作、接待等活動

· 4、負責學校南區禮堂電影放映等相關工作

· 5、打造日新網的線下精品活動

· 6、加強與社會企事業單位的聯繫合作

· 7、負責日新網的線下推廣活動

· 8、負責日新網內部辦公室資料檔案管理等日常事務工作

· 9、負責日新網大型活動的組織與後勤保障工作

內部職位設定

行政部下設行政總監、主任、副主任、行銷辦經理、副經理各一名，管理員數名及幹事若干。行政部實行總監負責制。

行政總監職能：負責對外聯繫及與學校其他組織的聯繫合作，制定辦公室部門的規章制度，部門成員的工作安排與考核。協助日新網站長處理日新網各種事務，並協助站長擬訂網站的規章制度。

辦公室主任職能：協助辦公室主任做好各項安排工作，考察監督部門工作人員的工作，組織日新網內部工作人員活動，做好值班日誌的編輯上傳工作，並協助站長做好網站日常檔案的整理。落實部門的影院各項工作及其他各項工作，負責影院的值班檢票與海報張貼工作，為我們組織的活動提供後勤保障，督促工作成員完成各項任務並向上匯報成員工作及自己負責的項目工作。

行銷辦經理職能：落實部門的行銷宣傳工作及其他各項工作，負責與校內外商家的聯繫與合作，負責橫幅等宣傳工作的準備與落實工作，督促工作成員完成各項任務並向上匯報幹事工作及自己負責的項目工作。

物資管理員職能：負責辦公室物品的採購與管理工作，辦公室、會議室的整理工作，保證物質的齊全，為活動提供所需物資保障，物品借用等制度的制定與實行，督促工作成員完成各項任務並向上匯報幹事工作及自己負責的項目工作。

檔案管理員職能：負責辦公室成員的檔案管理工作，負責各種活動資料的整理歸類存儲。督促工作成員完成各項任務並向上匯報幹事工作及自己負責的項目工作。

文案專員職能：負責每次會議的會議記錄，協助主任制定部門的各種規章制度，幫助撰寫各種活動的策劃書、活動總結等文字工作。督促工作成員完成各項任務並向上匯報幹事工作及自己負責的項目工作。

幹事職能：協助上級落實所有辦公室工作職能工作，做好辦公室值班與影院值班工作，為我們組織的活動提供後勤、物質、人力、腦力、宣傳等保障工作。同時加強自身的學習與能力培訓，為自己能進入管理層而努力奮鬥。

制度

總則

一、行政部作為日新網的四大部門之一，主要負責對外聯繫、與校內各學團合作、組織內部人員活動，管理日新財物等工作，不定期與各高校兄弟網站之間開展交流、合作等活動，對日新網的正常運營與發展有著極其重要的作用。

行政部宗旨：打造交大最優秀的第二課堂社會實踐平台！

行政部職能：

· 1、負責對外聯繫、與校內各社團各學生會合作等工作

· 2、組織日新網內部人員活動

· 3、不定期與各高校兄弟網站之間開展交流、合作、接待等活動

· 4、負責學校南區禮堂電影放映等相關工作

· 5、打造日新網的線下精品活動

· 6、加強與社會企事業單位的聯繫合作

· 7、負責日新網的線下推廣活動

· 8、負責日新網內部辦公室資料檔案管理等日常事務工作

· 9、負責日新網大型活動的組織與後勤保障工作

行政部下設行政總監、主任、副主任、行銷辦經理、副經理各一名，管理員數名及幹事若干。行政部實行總監負責制。

行政總監職能：負責對外聯繫及與學校其他組織的聯繫合作，制定辦公室部門的規章制度，部門成員的工作安排與考核。協助日新網站長處理日新網各種事務，並協助站長擬訂網站的規章制度。

辦公室主任職能：協助辦公室主任做好各項安排工作，考察監督部門工作人員的工作，組織日新網內部工作人員活動，做好值班日誌的編輯上傳工作，並協助站長做好網站日常檔案的整理。落實部門的影院各項工作及其他各項工作，負責影院的值班檢票與海報張貼工作，為我們組織的活動提供後勤保障，督促工作成員完成各項任務並向上匯報成員工作及自己負責的項目工作。

行銷辦經理職能：落實部門的行銷宣傳工作及其他各項工作，負責與校內外商家的聯繫與合作，負責橫幅等宣傳工作的準備與落實工作，督促工作成員完成各項任務並向上匯報幹事工作及自己負責的項目工作。

物資管理員職能：負責辦公室物品的採購與管理工作，辦公室、會議室的整理工作，保證物質的齊全，為活動提供所需物資保障，物品借用等制度的制定與實行，督促工作成員完成各項任務並向上匯報幹事工作及自己負責的項目工作。

檔案管理員職能：負責辦公室成員的檔案管理工作，負責各種活動資料的整理歸類存儲。督促工作成員完成各項任務並向上匯報幹事工作及自己負責的項目工作。

文案專員職能：負責每次會議的會議記錄，協助主任制定部門的各種規章制度，幫助撰寫各種活動的策劃書、活動總結等文字工作。督促工作成員完成各項任務並向上匯報幹事工作及自己負責的項目工作。

幹事職能：協助上級落實所有辦公室工作職能工作，做好辦公室值班與影院值班工作，為我們組織的活動提供後勤、物質、人力、腦力、宣傳等保障工作。同時加強自身的學習與能力培訓，為自己能進入管理層而努力奮鬥。

三、成員招聘：所有在校學生均可以通過參加日新網行政部組織的招聘，通過筆試、面試等公開選拔環節成為日新行政部成員，所有日新行政部成員均可以通過申請或總監推薦後進行競聘成為辦公室管理者。

四、行政部成員必須履行以下義務：

1、心繫日新！時刻要記住，不論你在哪，你都是日新人。融入並以身作則發揚建設日新文化。

2、熱愛辦公室的工作，愛護並維護辦公室及日新網的名譽，不做有損於辦公室及日新的言行。

3、服從主任、副主任的統一安排，認真完成交代任務，不隨意、無故推託任務，在工作中有合作精神，互相協助，密切配合。

4、積極的有創意的通過各種渠道對外宣傳日新。

五、行政部成員享有以下權利：

1、參加行政部及日新網的有關會議及組織開展的各類優秀活動。

2、獲得行政部的各種平時獎勵，對行政部的建設進行監督。

3、成員有申請成為行政部管理層成員的權利。

4、成員可以獲得學校的推優評先資格。

5、成員可以獲得第二課堂與綜合測評加分。

6、參與每學期的優秀工作者評選。

優秀工作者評定參考標準： 1、例會出席及制度的遵守； 2、做事勤懇程度； 3、團結協作精神； 4、服務貢獻精神與敬業精神； 5、獨立創新能力； 6、組織策劃與實施能力； 7、部門協調能力； 8、培訓及推廣能力； 9、工作總結與整合能力； 10、個人形象。.

六、為實現行政部的規範化、制度化，提高日新網行政部辦事的效率和質量，打造華東交大最優秀的第二課堂社會實踐平台。根據日新網的有關規定和辦公室實際情況，特制定本辦法。

第一章辦公室管理

第一條維護公共辦公區域的良好環境是每位成員的職責與義務。應遵循以下三點對此工作做全面監督和管理：

1、每位成員均應將工作場所必需物品依規定位置擺放，並放置整齊；

2、值班時應首先打掃衛生，公共辦公場所桌面、地面、垃圾桶等做到日日清潔。

3、物質外借做好登記記錄，歸還時將物品放歸原處，做好與下班值班人員的值班交接工作尤其是未收尾工作仍需要你協助下一班值班人員處理完未盡事務。

第二條值班工作紀律：

1、按時上班。不遲到，不早退。若有事衝突，請自行協調，並告知副主任。值班期間做好辦公室的清潔衛生工作，物件整理工作。

2、值班時著裝整潔，坐姿端正，不喧譁，並且必須佩帶辦公室工作證，樹立良好的辦公室形象和個人形象。

3、文明辦事。值班人員須時刻保持熱情、友好的服務態度。接聽電話應首先說："您好，XXX "（外線）或"您好，XXX"（內線）。禮貌地詢問對方姓名、單位、電話、事宜，並做書面記錄，及時轉達，若遇確實不能處理的事宜請向副主任轉達匯報。工作人員必須加強電話禮儀、接待禮儀、商務禮儀的自我學習。

4、辦公室物品應按規定使用，外接物品做好登記。

值班期間如有外來人員借辦公物品，應按照以下要求進行： 1．首先確認來借人員身份真實可靠，確認所借物品狀態良好，可以外借。 2．值班人員按照登記表詳細記錄，並妥善保存，將物品借出（貴重物品須經副主任或者物資管理員同意）。 3、若不按程式外借，外借物品如有遺失，追究當事值班人員責任，並進行賠償。 值班期間如有外來人員歸還物品，應按照以下要求進行： 1、值班部長檢查所歸還物品無誤後，將物品放歸原位。 2、按登記核銷，歸還來人證件。 3、若不按程式實行，出現任何問題由當事值班人員負責。

5、下班前每位成員均須關閉電腦後方可離開，最後離開辦公室的成員應確保門、窗、燈均關閉。

6、認真做好值班日誌工作，對當天值班情況做到有記錄、有總結、多思考、多反思。

7、不得隨意帶領非日新網成員進入工作區。

第二章值班考勤管理

第三條辦公室值班制度實行七天工作制，每天值班時間為9：00—12:00、 15:00--18:00、19:00—22:00，一天三班，每人一次工作時間為一班。

第四條每次值班遲到超過半小時的計為曠工，曠工3次及以上予以開除。

第五條成員請假需事先填寫請假申請單（急病除外），報主任（或副主任）批准；請假申請單在獲得簽字後，備案並在月末統計考勤時體現。

第六條辦公室實行月評制度，對各成員當月表現進行評定。考勤由每月1日計至每月30日或31日。月末匯總當月部門所屬人員考勤情況。

第三章會議制度

第七條例會及重要會議原則上不允許請假，例會制度原則上為每周一次。會議必須遵守以下要求。

1、實現有效管理，促進團隊上下的溝通與合作。

2、提高辦公室各成員執行工作目標的效率，追蹤各小組各成員工作進度。

3、集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案。

4、協調各成員的工作方法、工作進度、人員及設備的調配。

第八條例會制度部分採用羅伯特議事規則，每個議程原則上大致分為提出問題——討論問題——表決問題三大步驟。會議內容視具體工作情況決定。

第九條會議主持人為總監（或者各下屬部門負責人），會議參加人為全體日新辦公室成員，會議記錄由辦公室文案專員書寫，列席人員視情況需要而定。

第十條部門負責人應提前1至2天通知部門成員並告知會議大概的相關事宜。

第十一條所有成員須按時與會。不缺席，不遲到，不早退。

第十二條與會者須認真對待會議，作好會議記錄，不得大聲喧譁。開會時手機關機或調為振動與靜音。

第十三條會議記錄需按照以下要求執行。

1、 管理例會會議記錄整理完畢後，會議記錄者應該當場向與會人員宣讀會議記錄的大致內容。

2、會議記錄應在一天內整理完畢，送交會議主持人核閱，核閱後，該份會議記錄最後由會議主持人保留，會議記錄者需要複印一份會議記錄存檔作為辦公室檔案，會議主持人保留的那份會議記錄作為下一次會議的重要資料。

第四章會議考核管理

第十四條會議無故缺席一次，將直接開除。請假三次者將直接開除。會議中途無理由離場者及擾亂會場秩序者將根據實際情況進行事後處理。

第十五條會議請假請提前電話聯繫主任或者副主任，說明情況，被準許者視為請假，不被準許者視為缺席。

第十六條我們積極支持大家會上集思廣益，建言獻策，將對大家的會議表現納入到每月綜合考核中。

第十七條會議考核管理重點考核與會人員的會議記錄，會後總結及會後工作落實情況。

第五章人事任免

第十八條行政部實行成員動態淘汰機制，部門將根據每月的綜合考核進行末位淘汰制，末位淘汰人數根據實際情況而定，但在正式期內末位淘汰不超過三位，同時可以無淘汰。

第十九條 行政部將根據工作的實際需要臨時推薦提拔部分表現良好的優秀幹事成員擔當某些具體項目的負責人，但非正式任命負責人，項目結束後，其在項目實施中所具有的職權隨即結束。

第二十條行政部總監有權根據各成員的實際表現情況罷免部門任何一位工作人員。

第二十一條行政部在工作期間出現人事調動或者負責人（主任以下級別）的辭職或辭退，為保證部門的正常運作，總監有權推薦或者直接提拔部門工作人員中的優秀成員擔任辭職者的職位。若是實行推薦制，在情況穩定後，部門將舉行公開競聘，部門人員均可以參加競選。若是實行直接提拔制，將不再進行公開競選，被提拔者將直接擔任此職務。

第二十二條行政部每年的換屆選舉時間為每年的九月份，屆時我們將進行全校的公開選拔，每位在校學生均可報名參加，其中在日新行政部工作過的人員將享有一定的工作經驗加分，公開選拔的同時我們將保證行政部人事的穩定更替。

第二十三條工作期間，行政部總監若出現臨時辭職等突發情況，將由日新網站長進行新的人事任免。

第六章附則

第二十四條本制度自下發之日起執行。

第二十五條本制度由日新網行政部負責修正及解釋。

日新行政部簽發：

附1：值班表

附2：請假表

姓名		所屬工作組
需請假時間
請假事由
主任審核

日新網辦公室製作

2010年10月1日