隨著當今社會的日益發展進步，時代對我們接待工作提出了更高的要求。為在政務接待中體現 "以人為本"的思想，更好地規範接待禮儀，特從政務接待中涉及到的安排席位、迎送客人、安排出行、饋贈禮品、重賓接待等方面入手，將應注意的一些小常識或基本流程。
基本介紹
- 中文名：政務接待知識
- 內容：安排席位、迎送客人、安排出行
- 排席禮儀：排座次、放名簽
- 迎接禮儀：接待來訪
排席禮儀,迎接禮儀,注意事項,接待來訪,外事禮儀原則,
排席禮儀
關於會議主席台座次的安排
1、主席台必須排座次、放名簽，以便領導同志對號入座，避免上台之後互相謙讓。
2、主席台座次排列，領導為單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在l號領導右手位置;領導為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在l號領導右手位置。依此類推。
3、幾個機關的領導同時上主席台，通常按機關排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往後排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是:上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低於主人一方領導的，可安排在主席台適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。
4、對上主席台的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場後，要安排在休息室稍候，再逐一核實，並告之上台後所坐方位。如主席台人數很多，還應準備座點陣圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席台上出現名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現。
關於宴席座次的安排
宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手位置，2號客人在主陪的左手位置，3號客人在副主陪的右手位置，4號客人在副主陪的左手位置，其他可以類推或相對隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。
儀式的座次安排
簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數一般對等，按主客左右排列。
關於乘車的座次安排
小轎車1號座位在司機的右後邊，2號座位在司機的正後邊，3號座位在司機的旁邊。(如果後排乘坐三人，則3號座位在後排的中間)。中轎車主座在司機後邊的第一排，l號座位在臨窗的位置。
迎接禮儀
注意事項
迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節，是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎。迎接客人要有周密的布置，應注意以下事項:
(一)對前來、洽談業務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。
(二)主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心裡留下陰影，事後無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。
(三)接到客人後，應首先問候 "一路辛苦了"、"您來到xxx"等等。然後向對方作自我介紹，如果有名片，可送予對方。注意送名片的禮儀:
1、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句"請多關照"。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說:"如果您方便的話，能否留張名片給我？”
2、作為接名片的人，雙手接過名片後，應仔細地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。
(四)迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。
(五)主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好手續並將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計畫、日程安排交給客人，並把準備好的地圖或旅遊圖、名勝古蹟等介紹材料送給客人。
(六)將客人送到住地後，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯繫的時間、地點、方式等告訴客人。
接待來訪
接待或拜訪是公務人員在公務活動中的一項經常性的工作。公務人員在接待中和拜訪中的禮儀表現，不僅關係到他本人的形象，而且還涉及到他所代表的組織形象。因此，接待禮儀和拜訪禮儀歷來受到重視。
1.接待人員對來訪者，一般應起身握手相迎，對上級、長者、客戶來訪，應起身上前迎候。對於同事、員工、除第一次見面外，可不起身。
2.不能讓來訪者坐冷板凳。如果自己有事暫不能接待來訪者，應安排秘書或其他人員接待客人。不能冷落了來訪者。
3.要認真傾聽來訪者的敘述。公務往來是“無事不登三寶殿”，來訪者都是為了談某些事情而來，因此應儘量讓來訪者把話說完，並認真傾聽。
4.對來訪者的意見和觀點不要輕率表態，應思考後再作答覆。對一時不能作答的，要約定一個時間再聯繫。
5.對能夠馬上答覆的或立即可辦理的事，應當場答覆，迅速辦理，不要讓來訪者無謂地等待，或再次來訪。
6.正在接待來訪者時，有電話打來或有新的來訪者，應儘量讓秘書或他人接待，以避免中斷正在進行的接待。
7.對來訪者的無理要求或錯誤意見，應有禮貌地拒絕，不要刺激來訪者，使其尷尬。
8.如果要結束接待，可以婉言提出藉口，如“對不起，我要參加一個會，今天先談到這兒，好嗎？”等，也可用起身的體態語言告訴對方就此結束談話。
外事禮儀原則
1、維護形象。在交往活動中，每一名相關人員的一言一行，往往代表著一個國家、一個民族、一個地區、一個城市的形象，若是對自我形象毫不修飾，不但難言對交往對象的尊重，而且亦屬失禮行為。所以我們不論是領導幹部還是接待人員在公務活動中，都應時時刻刻注重個人言談舉止、服飾儀容，不可蓬頭垢面、不修邊幅。
2、不卑不亢。這是事關國格、人格的大是大非問題，不卑不亢同等重要，不可偏廢。既不畏懼自卑、低三下四，又不自大狂傲、放肆囂張，而要堂堂正正、坦誠樂觀、豁達開朗、從容不迫、落落大方、一視同仁。
3、 求同存異。求同就是遵守國際慣例，取得共識、便於溝通、避免周折；存異就是注意 “ 個性 ” ；了解具體交往對象的禮儀習俗禁忌，並予以尊重。
4、入鄉隨俗。當自己身為東道主時，通常講究 “ 主隨客便 ” ；當自己充當客人時，則又講究 “ 客隨主便 ” 。接待人員必須充分地了解交往對象的風俗習慣，無條件地加以尊重，不可少見多怪、妄加非議。
5、信守約定。在一切公務接待活動中，都必須認真而嚴格地遵守自己的所有承諾，說話務必算數，許諾一定要兌現，約會必須準時。萬一由於難以抗拒的因素而失約，必須儘早向有關各方通報，如實解釋，鄭重致歉，主動承擔損失。
6、熱情有度。待人接物熱情友好要注意分寸，過猶不及。比如與人交往的距離就分 4 種：一是私人距離，又叫 “ 親密距離 ” ，小於 0.5 米，僅適用於家人、戀人和至交；二是社交距離，又稱 “ 常規距離 ” ，介於 0.5 米至 1.5 米之間，適用於一般交際應酬；三是禮儀距離，又稱 “ 敬人距離 ” ，介於 1.5 米至 3 米之間，適用於會議、演講、慶典、儀式以及接見；四是公共距離，又叫 “ 有距離的距離 ” ，超過 3 米開外，適用於在公共場所同陌生人相處。
7、 不必過謙。在交往活動中涉及自我評價時，雖然不應該自吹自擂、自我標榜、一味抬高自己，但也不要妄自菲薄、自我貶低、自輕自賤、過度謙虛客套。
8、不宜先為。在交往活動中，面對自己一時難以應付、舉棋不定，或者不知道到底怎樣做才好時，如有可能，最明智的做法，是儘量不要急於採取行動，尤其不要急於搶先，冒昧行事。
9、尊重隱私。凡涉及客人收入支出、年齡大小、戀愛婚姻、身體健康、家庭地址、個人經歷、信仰政見、所忙何事等等，皆屬個人隱私，要避免與對方交談時涉及這些 “ 隱私權 ” 。
10、 女士優先。在一切社交場合，每一名成年男子，都有義務主動自覺地以自己的實際行動去尊重、照顧、體諒、關心、保護婦女，並且還要想方設法，盡心竭力地去為婦女排憂解難。這並不代表女性是弱者，而是象尊重母親一樣尊重女性。
11、愛護環境。不可毀損自然環境，不可虐待動物，不可損壞公物，不可亂堆亂掛私人物品。不可亂扔亂丟廢棄物品，不可隨地吐痰，不可到處隨意吸菸，不可任意製造噪聲。
12、 以右為尊。在各種類型的對外交往中，大到政治磋商、商務往來、文化交流，小到私人接觸、社交應酬，但凡有必要確定並排列主次尊卑時， “ 以右為尊 ” 都是普遍適用的，以右為上、以左為下；以右為尊、以左為卑，就肯定不會失敬於人。
