《快速結賬最佳實務》簡介：對財會人員而言，最常見的挑戰之一，是怎樣才能以最短的時間完成月底的結賬及財務報表編報工作。公司傳統的結賬流程非常緩慢，世界500強平均需要大約三周的時間才能編制出公司的財務報表。《快速結賬最佳實務》向讀者介紹了如何更快地結賬並編制財務報表的大量改進措施，按照各章節所列示的順序逐步加以實施這些改進措施，就能確保結賬工作在一天內完成。
基本介紹
- 書名：快速結賬最佳實務
- 譯者：吳雪林
- 出版日期：2006年11月1日
- 語種：簡體中文
- ISBN：9787505857988, 7505857983
- 作者：史蒂文·M·布拉格
- 出版社：經濟科學出版社
- 頁數：211頁
- 開本：16開
- 品牌：經濟科學出版社
內容簡介,作者簡介,媒體推薦,圖書目錄,文摘,
內容簡介
《快速結賬最佳實務》是一本非常有價值的書，史蒂文向讀者介紹了自己在快速結賬方面的秘笈。介紹了如何更快地結賬並編制財務報表的大量改進措施，按照各章節所列示的順序逐步加以實施這些改進措施，就能確保結賬工作在一天內完成。《快速結賬最佳實務》對所有財務經理來說都是一本絕佳之作。它清楚闡述了公司如何實現快速結賬以及這樣做所能帶來的巨大收益。《快速結賬最佳實務》應該成為財務經理的必讀之作
作者簡介
作者：(美)史蒂文·M·布拉格 譯者：吳雪林
史蒂文·M·布拉格擁有多項資格認證，包括註冊會計師 (CPA)、註冊管理會計師(cMA)、註冊內部審計師(CIA)、註冊生產及庫存管理師(PIM)，曾經做過四家公司的財務長或總會計師，同時還擔任過安永會計師事務所的諮詢經理和德勤會計師事務所的審計師。他在本特利學院(Bentley college)獲得財務學碩士學位，從百森商學院(Babson College)獲得MBA學位，從緬因大學(university of Maine)獲得經濟學學士學位。他是科羅拉多登山俱樂部的連任主席，是一個狂熱的登山運動和山地腳踏車運動的愛好者，還是一名註冊潛水師。布拉格先生現定居於美國科羅拉多州。
史蒂文·M·布拉格擁有多項資格認證，包括註冊會計師 (CPA)、註冊管理會計師(cMA)、註冊內部審計師(CIA)、註冊生產及庫存管理師(PIM)，曾經做過四家公司的財務長或總會計師，同時還擔任過安永會計師事務所的諮詢經理和德勤會計師事務所的審計師。他在本特利學院(Bentley college)獲得財務學碩士學位，從百森商學院(Babson College)獲得MBA學位，從緬因大學(university of Maine)獲得經濟學學士學位。他是科羅拉多登山俱樂部的連任主席，是一個狂熱的登山運動和山地腳踏車運動的愛好者，還是一名註冊潛水師。布拉格先生現定居於美國科羅拉多州。
媒體推薦
書評
這是一本非常有價值的書，史蒂文向讀者介紹了自己在快速結賬方面的秘笈。數年來我將他的快速結賬技巧套用於公司實務之中，並享受到了這一技巧所帶來的巨大效益。我對所有那些渴望對公司產生巨大且有利影響的財務經理強烈推薦這本書。
——理察·V·蘇德斯
美國第一數據服務會司總裁兼執行長
《快速結賬最佳實務》對所有財務經理來說都是一本絕佳之作。它清楚闡述了公司如何實現快速結賬以及這樣做所能帶來的巨大收益。本書應該成為財務經理的必讀之作。
——賈妮絲·M·羅西爾·安德森
德勘會計師事務所負責人
這是一本非常有價值的書，史蒂文向讀者介紹了自己在快速結賬方面的秘笈。數年來我將他的快速結賬技巧套用於公司實務之中，並享受到了這一技巧所帶來的巨大效益。我對所有那些渴望對公司產生巨大且有利影響的財務經理強烈推薦這本書。
——理察·V·蘇德斯
美國第一數據服務會司總裁兼執行長
《快速結賬最佳實務》對所有財務經理來說都是一本絕佳之作。它清楚闡述了公司如何實現快速結賬以及這樣做所能帶來的巨大收益。本書應該成為財務經理的必讀之作。
——賈妮絲·M·羅西爾·安德森
德勘會計師事務所負責人
圖書目錄
第1章
引言
快速結賬最佳實務的不同類型
快速結賬最佳實務的好處
影響快速結賬最佳實務的法律問題
實現快速結賬最佳實務的步驟
小 結
第2章
公司當前的結賬流程
傳統的結賬流程：基本步驟
多分部公司結賬所需的額外任務
跨國公司結賬所需的額外任務
上市公司結賬所需的額外任務
結賬流程中的問題
小 結
第3章
審核結賬流程
結賬流程中的步驟總結
應付賬款結賬流程審核
票據結賬流程審核
存貨結賬流程審核
現金結賬流程審核
最終結賬流程審核
結賬流程全部持續時間
小結
第4章
調整結賬活動的時問安排
改變結賬觀念
對分部交易的檢查和糾正貫穿當月
每天編制銀行存款餘額調節表
審核沒有兌現的支票
更新存貨減值準備
按成本與市價孰低確定存貨價值
計算製造費用分攤基礎
開具定期發票
對運貨日誌和簽發的發票進行初步比較
對可轉嫁費用進行初步審核
更新壞賬準備
初步審查可報賬時數
應計利息費用
確定需繳納的養老金數額
確定彈性支出賬戶金額
應計未付工資
計算沒有使用的休假時間
應計差旅費
調節資產和負債賬戶
計算折舊
初步計算佣金
檢查財務報表的錯誤
提前完成選定的財務報告
延遲結賬活動
小 結
第5章
修訂財務報表的內容
縮減報告內容並改變傳遞方式
使報告標準化
從報告包中消除成本報告
使財務指標與報告包相分離
小 結
第6章
最佳化會計分錄和會計科目表的使用
消除不重要的會計分錄
標準化會計分錄
轉化成重複的會計分錄
集中編制會計分錄
編制應計費用分錄，消除結賬等待
會計分錄的自動轉賬
只對外部報告使用應計項目
定義賬戶
標準化會計科目表
公司內部交易的自動消除
小 結
第7章
標準化和集中化
標準化對結賬流程的影響
集中化對一個多會計部門公司的影響
集中化對單一會計部門的影響
在併購活動中融入標準化和集中化
小 結
第8章
存貨結賬
創建存貨追蹤系統
實施永續盤存
減少存貨量
按成本與市價孰低法給存貨計價
檢查存貨減值
預防存貨減值
小 結
第9章
票據結賬
在上個月度開具定期發票
電算化發貨日誌
從核心結賬流程中消除可轉嫁費用流程
消除月底報表
每天列印發票
通過電子數據交換來傳遞交易
小 結
第10章
工資支付結賬
在計算機系統中自動計算佣金
簡化佣金結構
建立激勵薪酬管理軟體
在公司內部網上發布佣金信息
避免調整最初的應計佣金
使用一個計算機化的時鐘
使用一個網路基礎的考勤系統
自動化應計假期
合併病休時間和假期時間
對要結轉的假期時間設限
小 結
第11章
應付賬款結賬
月底自動截賬
僅僅根據收貨單進行支付
自動進行三方核對
減少必需的審批
對發票的批准使用負面保證
使用採購卡
要求供應商在發票上指明其代碼
通過電子數據交換來接收賬單
要求供應商通過網站輸入發票
審計費用報告
自動化費用報告
將公司差旅政策連結到自動費用報告系統
發布一個標準的賬戶代碼清單
將供應商的詢問與應付賬款資料庫相連結
自動化定期付款流程
消除手簽支票
使用印戳
忽略供應商發票，按清單支付
向供應商發布標準的調整信件
小 結
第12章
現金結賬
通過網路獲取銀行賬戶信息
避免支票轉賬時的延誤
通過保險箱來回收應收賬款
建立一個保險箱截流系統
線上獲得來自保險箱的支票影像
合併銀行賬戶
小 結
第13章
自動化對結賬流程的影響
快速結賬自動化應遵循的原則
持續實施較小的程式變動
自動化總賬界面
安裝一個網路版的計時系統
安裝工作流管理系統
安裝合併軟體
安裝數據倉庫
安裝企業資源規劃系統
小 結
第14章
對結賬流程的持續改進
持續改進流程
流程改進效果的衡量
小 結
附錄A完整的結賬核查清單
附錄B快速結賬的政策和程式
附錄C軟結賬清單
附錄D年底的結賬清單
索引
引言
快速結賬最佳實務的不同類型
快速結賬最佳實務的好處
影響快速結賬最佳實務的法律問題
實現快速結賬最佳實務的步驟
小 結
第2章
公司當前的結賬流程
傳統的結賬流程：基本步驟
多分部公司結賬所需的額外任務
跨國公司結賬所需的額外任務
上市公司結賬所需的額外任務
結賬流程中的問題
小 結
第3章
審核結賬流程
結賬流程中的步驟總結
應付賬款結賬流程審核
票據結賬流程審核
存貨結賬流程審核
現金結賬流程審核
最終結賬流程審核
結賬流程全部持續時間
小結
第4章
調整結賬活動的時問安排
改變結賬觀念
對分部交易的檢查和糾正貫穿當月
每天編制銀行存款餘額調節表
審核沒有兌現的支票
更新存貨減值準備
按成本與市價孰低確定存貨價值
計算製造費用分攤基礎
開具定期發票
對運貨日誌和簽發的發票進行初步比較
對可轉嫁費用進行初步審核
更新壞賬準備
初步審查可報賬時數
應計利息費用
確定需繳納的養老金數額
確定彈性支出賬戶金額
應計未付工資
計算沒有使用的休假時間
應計差旅費
調節資產和負債賬戶
計算折舊
初步計算佣金
檢查財務報表的錯誤
提前完成選定的財務報告
延遲結賬活動
小 結
第5章
修訂財務報表的內容
縮減報告內容並改變傳遞方式
使報告標準化
從報告包中消除成本報告
使財務指標與報告包相分離
小 結
第6章
最佳化會計分錄和會計科目表的使用
消除不重要的會計分錄
標準化會計分錄
轉化成重複的會計分錄
集中編制會計分錄
編制應計費用分錄，消除結賬等待
會計分錄的自動轉賬
只對外部報告使用應計項目
定義賬戶
標準化會計科目表
公司內部交易的自動消除
小 結
第7章
標準化和集中化
標準化對結賬流程的影響
集中化對一個多會計部門公司的影響
集中化對單一會計部門的影響
在併購活動中融入標準化和集中化
小 結
第8章
存貨結賬
創建存貨追蹤系統
實施永續盤存
減少存貨量
按成本與市價孰低法給存貨計價
檢查存貨減值
預防存貨減值
小 結
第9章
票據結賬
在上個月度開具定期發票
電算化發貨日誌
從核心結賬流程中消除可轉嫁費用流程
消除月底報表
每天列印發票
通過電子數據交換來傳遞交易
小 結
第10章
工資支付結賬
在計算機系統中自動計算佣金
簡化佣金結構
建立激勵薪酬管理軟體
在公司內部網上發布佣金信息
避免調整最初的應計佣金
使用一個計算機化的時鐘
使用一個網路基礎的考勤系統
自動化應計假期
合併病休時間和假期時間
對要結轉的假期時間設限
小 結
第11章
應付賬款結賬
月底自動截賬
僅僅根據收貨單進行支付
自動進行三方核對
減少必需的審批
對發票的批准使用負面保證
使用採購卡
要求供應商在發票上指明其代碼
通過電子數據交換來接收賬單
要求供應商通過網站輸入發票
審計費用報告
自動化費用報告
將公司差旅政策連結到自動費用報告系統
發布一個標準的賬戶代碼清單
將供應商的詢問與應付賬款資料庫相連結
自動化定期付款流程
消除手簽支票
使用印戳
忽略供應商發票，按清單支付
向供應商發布標準的調整信件
小 結
第12章
現金結賬
通過網路獲取銀行賬戶信息
避免支票轉賬時的延誤
通過保險箱來回收應收賬款
建立一個保險箱截流系統
線上獲得來自保險箱的支票影像
合併銀行賬戶
小 結
第13章
自動化對結賬流程的影響
快速結賬自動化應遵循的原則
持續實施較小的程式變動
自動化總賬界面
安裝一個網路版的計時系統
安裝工作流管理系統
安裝合併軟體
安裝數據倉庫
安裝企業資源規劃系統
小 結
第14章
對結賬流程的持續改進
持續改進流程
流程改進效果的衡量
小 結
附錄A完整的結賬核查清單
附錄B快速結賬的政策和程式
附錄C軟結賬清單
附錄D年底的結賬清單
索引
文摘
書摘
因此，即使一個公司固執地投身於在整個會計部門實施合併程式這一理念，在不同地方使用不同的軟體將可能導致相同流程的多個版本，因為每個在使用的系統都有自己的流程。更新這些不同版本的程式很困難，需要花費很多時間才能完成。而且，如果一個總部會計人員需要分部的一個特定賬戶的詳細信息，他必須聯繫分部會計人員，才能獲得這些信息，而不是通過計算機來獲得，這種延遲大大增加了合併流程中差異分析部分所需的時間。
·過度分權。一個多分部公司結賬流程的組織工作可能會導致很大的舞弊風險。當單個報告實體的經理人員被授權對所在運營單位的會計部門進行管理控制時問題就產生了。通過對會計部門進行管理控制，分部經理們可以對報告給公司總部的財務信息施加影響，不僅通過完全欺騙性的會計處理，而且還可以通過對財務成果度量指標的計算施加影響來達到上述目的。
與分權相關的另一個問題是在分部的財務信息被報告到公司總部會計部門以便編制合併報表之前，分部的會計人員必須對其進行整理，檢查並得到分部管理層的批准，從而導致分部財務信息要經過很長時間才能被提交到總部。如果公司存在多個報告層級，以至於每個相繼的上級在準備、編制財務報告並將其提交到更上一級之前都必須等待下級報告主體的財務報告，那么問題就更明顯。
·低質量的數據。公司會計人員可能在將會計信息組織成具有一定信息含量和符合公認會計原則的財務報告方面做得很好，但是仍發布了不準確的信息。這個問題是由於輸入不正確的業務數據導致的。導致所輸入的數據不準確的原因有多種，包括對數據輸入人員的培訓不充分，會計軟體在數據自動核查方面功能不完備以及缺乏處理基本業務的流程等。在公司層面解決這些問題的成本非常高昂，並大大增加完成結賬流程所需的時間。
·變更會計科目表。一個多分部公司最常見的結賬問題之一就是將不同的分部會計科目表映射到中心會計科目表。在這個過程中極易犯錯誤，並需要大量的解釋說明，因為分部和公司總部對同一個賬戶的定義可能相差甚遠。其結果不僅僅是導致了錯誤的映射，而且導致不同期間會計賬戶內容的不一致，從而使很多賬戶的趨勢分析變化莫測。
·電子數據表的使用。典型的會計人員喜歡使用電子數據表，因為使用它能非常簡單地從總賬中提取數據，在電子數據表中處理信息，並使用這個處理結果編制調整分錄進而過到總賬中。然而這個流程需要手工操作，並存在犯錯誤的風險，這是由於數據輸入錯誤和使用了不正確的電子數據表公式導致的。當一個特別複雜的電子數據表的創造者離開公司，從而使得公司沒有人理解這個工作表如何使用時，就產生了另一個問題。一些有多個分支機構的公司是如此廣泛地使用電子數據表，以至於根本沒有公司層面的會計軟體。他們僅僅將各分支機構的財務結果合併到一個電子數據表中，並以此為基礎編制所有的財務報告。因此，過度使用電子數據表會導致可能的報告錯誤，使結賬流程成為手工作業和過度依賴精通電子數據表使用的員工等。
·多種報告格式。一旦公司會計人員完成了財務信息的合併之後，仍然可能需要很多天才能發布財務報告，因為公司管理層對相同報告需要非常多的版本。有些是在分部層面發布的，有些面向公司總部高層，有些面向公眾投資者，還有一些面向債權人等等。在一個相同的財務報告包的基礎上形成如此多的報告版本將增加結賬負擔，使結賬時間延長好幾天。
·與舞弊的聯繫。結賬流程越長，其中舞弊的機會就越大。例如，如果結賬通常在一天之內結束，那么任何人都沒有辦法將遲發的貨物確認為上個月的收入，因為財務結果已經發布了。相反。一個冗長的結賬期允許經理人員花費數天來思考如何更好地調整報告的財務結果，使其符合自己的利益。 P18-19
因此，即使一個公司固執地投身於在整個會計部門實施合併程式這一理念，在不同地方使用不同的軟體將可能導致相同流程的多個版本，因為每個在使用的系統都有自己的流程。更新這些不同版本的程式很困難，需要花費很多時間才能完成。而且，如果一個總部會計人員需要分部的一個特定賬戶的詳細信息，他必須聯繫分部會計人員，才能獲得這些信息，而不是通過計算機來獲得，這種延遲大大增加了合併流程中差異分析部分所需的時間。
·過度分權。一個多分部公司結賬流程的組織工作可能會導致很大的舞弊風險。當單個報告實體的經理人員被授權對所在運營單位的會計部門進行管理控制時問題就產生了。通過對會計部門進行管理控制，分部經理們可以對報告給公司總部的財務信息施加影響，不僅通過完全欺騙性的會計處理，而且還可以通過對財務成果度量指標的計算施加影響來達到上述目的。
與分權相關的另一個問題是在分部的財務信息被報告到公司總部會計部門以便編制合併報表之前，分部的會計人員必須對其進行整理，檢查並得到分部管理層的批准，從而導致分部財務信息要經過很長時間才能被提交到總部。如果公司存在多個報告層級，以至於每個相繼的上級在準備、編制財務報告並將其提交到更上一級之前都必須等待下級報告主體的財務報告，那么問題就更明顯。
·低質量的數據。公司會計人員可能在將會計信息組織成具有一定信息含量和符合公認會計原則的財務報告方面做得很好，但是仍發布了不準確的信息。這個問題是由於輸入不正確的業務數據導致的。導致所輸入的數據不準確的原因有多種，包括對數據輸入人員的培訓不充分，會計軟體在數據自動核查方面功能不完備以及缺乏處理基本業務的流程等。在公司層面解決這些問題的成本非常高昂，並大大增加完成結賬流程所需的時間。
·變更會計科目表。一個多分部公司最常見的結賬問題之一就是將不同的分部會計科目表映射到中心會計科目表。在這個過程中極易犯錯誤，並需要大量的解釋說明，因為分部和公司總部對同一個賬戶的定義可能相差甚遠。其結果不僅僅是導致了錯誤的映射，而且導致不同期間會計賬戶內容的不一致，從而使很多賬戶的趨勢分析變化莫測。
·電子數據表的使用。典型的會計人員喜歡使用電子數據表，因為使用它能非常簡單地從總賬中提取數據，在電子數據表中處理信息，並使用這個處理結果編制調整分錄進而過到總賬中。然而這個流程需要手工操作，並存在犯錯誤的風險，這是由於數據輸入錯誤和使用了不正確的電子數據表公式導致的。當一個特別複雜的電子數據表的創造者離開公司，從而使得公司沒有人理解這個工作表如何使用時，就產生了另一個問題。一些有多個分支機構的公司是如此廣泛地使用電子數據表，以至於根本沒有公司層面的會計軟體。他們僅僅將各分支機構的財務結果合併到一個電子數據表中，並以此為基礎編制所有的財務報告。因此，過度使用電子數據表會導致可能的報告錯誤，使結賬流程成為手工作業和過度依賴精通電子數據表使用的員工等。
·多種報告格式。一旦公司會計人員完成了財務信息的合併之後，仍然可能需要很多天才能發布財務報告，因為公司管理層對相同報告需要非常多的版本。有些是在分部層面發布的，有些面向公司總部高層，有些面向公眾投資者，還有一些面向債權人等等。在一個相同的財務報告包的基礎上形成如此多的報告版本將增加結賬負擔，使結賬時間延長好幾天。
·與舞弊的聯繫。結賬流程越長，其中舞弊的機會就越大。例如，如果結賬通常在一天之內結束，那么任何人都沒有辦法將遲發的貨物確認為上個月的收入，因為財務結果已經發布了。相反。一個冗長的結賬期允許經理人員花費數天來思考如何更好地調整報告的財務結果，使其符合自己的利益。 P18-19
