山東省實施《國家行政機關公文處理辦法》細則在1994.04.13由山東省人民政府辦公廳頒布。
基本介紹
- 中文名：山東省實施《國家行政機關公文處理辦法》細則
- 頒布時間：1994年04月13日
- 實施時間：1994年05月01日
- 頒布單位：山東省人民政府辦公廳
第一章 總 則,第二章 行文規則,第三章 公文種類,第四章 公文格式,第五章 公文辦理,第六章 公文立卷銷毀,第七章 附 則,
第一章 總 則
第一條 《山東省實施〈國家行政機關公文處理辦法〉細則》（以下簡稱《實施細則》）系根據國務院辦公廳1993年11月21日發布的《國家行政機關公文處理辦法》，結合我省實際情況制定。
第二條 本《實施細則》適用於全省各級人民政府和政府各部門及其所屬單位的公文處理工作。
第三條 國家行政機關（以下簡稱行政機關）的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布法規、規章和行政措施，請示和答覆問題，指導和商洽工作，報告情況和交流經驗的重要工具。
第四條 各級行政機關辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關並負責指導本行政區域內下級機關的公文處理工作。
第五條 各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。文秘人員應當忠於職守，廉潔正派，具備有關專業知識。
第六條 各級行政機關要發揚深入實際、聯繫民眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，逐步改善辦公手段，努力提高公文處理的效率和質量。行文要少而精，注重實效。
第七條 公文由文秘部門統一辦理。公文處理必須做到及時、準確、安全。
第八條 行政機關的公文處理工作，應貫徹黨政分開的原則。行政機關的公文，不得對黨的組織作指示、交任務。
第九條 公文處理工作中，必須嚴格執行國家保密法律、法規和有關保密規定，確保國家機密安全。
第二章 行文規則
第十條 各級行政機關應根據各自的隸屬關係和職權範圍確定行文關係。
第十一條 各級政府主報上一級政府的報告、請示，可根據需要抄送上一級政府的有關部門。需要答覆的，由上一級政府答覆，根據上一級政府的授權也可由其辦公廳（室）或主管部門答覆。政府各部門向本級政府的報告、請示，要求批轉各地、各部門執行或批覆的，由本級政府批轉或批覆；根據本級政府授權，也可由其辦公廳（室）轉發或批覆。
第十二條 凡屬於政府各部門職權範圍內的事項，均應以部門名義直接行文。下級政府需要解決的屬於上一級政府職能部門許可權範圍內的問題，應直接向上一級政府職能部門行文。同級政府各部門之間需要商洽解決的問題，可以互相行文。政府各部門可以向上一級或下一級政府的有關業務部門直接行文，也可以根據本級政府授權和職權規定，對下一級政府直接行文。各級機關、有關單位收到上述公文後，均應認真負責地辦理，不得推諉或壓誤。
第十三條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文。確因工作需要，政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其部門可以聯合行文，政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文由主辦機關和協辦機關共同簽發，由主辦機關編號印發。聯合行文單位不宜過多。
第十四條 各地、各部門之間可以協商解決的問題，需要行文時應直接行文，不應報上一級政府轉辦；經協商解決不了的問題，需要向上級政府行文時，要把雙方的意見同時上報。部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上級機關有權責令糾正或撤銷。
第十五條 政府各部門提交本級政府審議的專項工作報告、建議、意見和工作部署，下發以同級政府名義召開的專業會議的通知等，按照規定的送審程式，經同級政府領導簽批後，可加“經××人民政府同意”字樣，由主管部門自行發文，或與有關部門聯合行文，受文單位認真貫徹執行。
第十六條 各級行政機關一般不得越級行文請示。因特殊情況必須越級時，應當抄報被越過的上級機關。
第十七條 “請示”公文應一文一事，一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式。除上級機關領導直接交辦的事項外，“請示”公文不要直接送領導者個人，也不要同時抄送下級機關。
第十八條 “報告”中不得夾帶請示事項。
第十九條 各級行政機關向下級機關的重要行文，應抄報直接上級機關。本省已列入全國計畫單列的市，凡屬中央有關部門或省放給市審批的事項，均由市自行行文；向國務院或國務院有關部門上報的重要報告、請示以及自行下發的重要檔案，應抄報省政府。
第二十條 受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆。上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，應同時抄送該下級機關的另一上級機關。
第二十一條 對上級行政機關的來文，如無具體貫徹意見，可按保密要求原文翻印下發，不再重複行文轉發，受文單位應按照執行。
第二十二條 經批准在報刊上全文發布的行政法規和規章，應當視為正式公文依照執行，可不再行文。同時，由制發機關印製少量文本，供存檔備查。
在以各級政府名義召開的專業會議上已經部署的工作、政府領導同志的講話、會議紀要，一般不再以政府名義行文。
第三章 公文種類
第二十三條 行政機關的公文種類主要包括：
（一）命令（令）
適用於依照有關法律規定發布地方性法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。
（二）議案
適用於各級人民政府依照法律程式向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議的事項。
（三）決定
適用於對重要事項或重大行動作出安排。
（四）指示
適用於對下級機關布置工作，闡明工作和活動的指導原則。
（五）公告、通告
“公告”適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
“通告”適用於在一定範圍內公布應當遵守或周知的事項。
（六）通知
適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項；任免和聘用幹部；發布行政措施。
（七）通報
適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（八）報告
適用於向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議。
（九）請示
適用於向上級機關請求指示、批准的事項。
（十）批覆
適用於答覆下級機關請示事項。
（十一）函
適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答覆問題；向有關主管部門請求批准的事項等。
（十二）會議紀要
適用於記載和傳達會議情況和議定事項。
第四章 公文格式
第二十四條 公文一般由公文文頭、發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、公文標題、主送機關、正文、附屬檔案、成文時間、印章、附註、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成。
（一）公文文頭。各級行政機關正式檔案統一用套紅印刷。各級政府文頭用字規格不超過24毫米乘14毫米，各級政府辦公廳（室）、各級行政職能部門文頭用字規模不超過22毫米乘12毫米。文頭天高一般為45毫米，文頭下沿與紅線間隔30毫米。正式公文的文頭部分一般不超過首頁的2/5。函件的文頭部分一般不超過首頁的1/4。
各級政府使用的文頭，應報上一級政府辦公廳（室）備案。各級行政職能部門使用的文頭，應報同級政府和上一級主管部門辦公廳（室）備案。
（二）發文機關應當寫全稱或者規範化簡稱；幾個機關聯合行文，文頭應列明聯合行文的各機關名稱，主辦機關應當排列在前。
（三）秘密公文應按照密級劃分規定在文頭右上方註明“絕密”、“機密”或“秘密”，“絕密”、“機密”公文應當在文頭左上方標明份數序號。
（四）緊急公文應根據重要程度、時限要求在文頭右上方註明“特急”、“急件”。緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”、“平急”。同一公文既是密件又是急件的，緊急程度標於秘密等級之上。
（五）正式公文應編髮文字號。發文字號一般由行政區域代字、機關代字、年號、序號部分組成，必要時可根據需要加入專業職能代字。聯合行文只標明主辦機關發文字號。
行政區域代字、機關代字應使用規範的簡稱。本機關簡稱可能與其他機關簡稱相混淆的單位，由雙方商定各自機關代字並報上級機關辦公廳（室）備案。新設行政機關啟用發文字號前要向上級機關辦公廳（室）備案。
正式公文年號一律用公元紀年全稱括於方括弧內，置文種代字之後流水號之前。
政府委託有關主管部門代政府審批的事項，以政府或政府辦公廳（室）名義行文的發文字號可在文種代字後加職能專業代字。主管部門代本級政府行文的發文字號由本級政府辦公廳（室）確定。
（六）簽發人。密碼和內部傳真電報應註明簽發人。上報公文應註明簽發人，聯合上報的公文，註明主辦機關簽發人；簽發人姓名應注在發文文頭紅線右上方，發文號可適度左移。
（七）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般由發文機關名稱或規範的簡稱、公文主題、公文文種三部分組成。公文文頭已含發文機關名稱的，標題中可略去發文機關名稱。轉發類公文標題，應避免冗長。在公文標題中除法規、規章和規範性檔案名稱稱加書名號外，一般不加標點符號。
（八）主送機關。一般公文的主送機關應寫於標題之下、正文之前，頂格並加冒號。有的公文如決定、會議紀要等，也可將主送機關寫於正文之後。正式公文主送機關的全稱、特稱、單稱，應使用統一的概念和序列表達，不得經常變換。
（九）附屬檔案。公文如有附屬檔案，應在正文之後，成文時間之前，按順序註明附屬檔案名稱。
（十）成文時間，以領導人簽發的日期為準；聯合行文，以最後簽發機關領導人的簽發日期為準。電報，以發出日期為準。成文時間，一般應標註於正文之後。決定、會議紀要的時間應刊於標題之下、正文之上，括於圓括弧內。
（十一）公文除會議紀要外，應當加蓋印章。行政機關公文一律在正文後右下方加蓋發文機關公章。印章蓋在成文時間的中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下，不再落款。如發文時間在前，印章可蓋在正文右下方空檔處；正文末頁無空檔，可另加空白頁註明發文時間並蓋章，同時在該頁首行左側標明“（此頁無正文）”。聯合下發的公文，各單位都應加蓋印章，印章順序應與行文機關相吻合，最後一枚印章與發文時間相疊。
（十二）公文如有附註，應列印章、時間之下，用圓括弧括起來。
（十三）抄送機關。行政機關公文應抄送與公文內容有關的機關。抄送機關位於檔案末頁下端、制發機關之上。抄上級機關的標明“抄報”；抄平行機關、下級機關的標明“抄送”；平級機關依黨、政、群、軍次序排列。
（十四）檔案應當標註主題詞。上報的檔案應按照上級機關要求標註主題詞。主題詞標註於抄送機關之上。
（十五）印製單位、印發時間和份數。印製單位列抄送機關之下，並標明時間、份數。
第二十五條 公文文字一律從左至右橫排。標題鉛印用2號宋體，正文用3號仿宋體。鉛印每頁19行，每行25字；列印每頁20行，每行22字。公文中批語、按語、副標題以及附註等使用字型，可根據實際情況確定。
第二十六條 公文用紙。一般使用16開型（長260毫米、寬184毫米）；也可採用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米）。左側裝訂。
張貼的公文使用字型、用紙大小，根據實際需要確定。
第五章 公文辦理
第二十七條 公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程式；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程式。
第二十八條 凡需要辦理的公文，文秘部門應根據檔案內容和緊急程度及時提出擬辦意見，送領導人批示，或者批交有關部門辦理。一般件，要在文到後2日內在文書處理環節上辦理完畢。
第二十九條 承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬於本單位職權範圍或者不適宜由本單位辦理的，應當迅速退回交辦的文秘部門並說明理由。
第三十條 各級政府交有關部門或下級政府辦理的公文，主辦單位應按照規定時限辦理。由幾個承辦單位共同辦理的公文，主辦單位要負責主動與協辦單位研究辦理，並將辦理結果綜合整理後，報告批辦機關。
凡涉及幾個部門或者地區的問題，主辦機關應主動與有關部門或者地區聯繫協商、會簽。上報的公文如有關方面意見不一致，要如實反映。
第三十一條 文秘部門對下級機關和業務部門報來的公文，要按照公文處理的有關規定，認真登記、擬辦、傳遞，及時催辦。送領導人簽批或者交有關部門辦理的公文，要做到緊急公文抓緊催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。
第三十二條 行政機關的發文文稿，應由本機關文秘部門統一負責審稿、送簽。政府職能部門擬以政府名義或以政府辦公廳（室）名義行文，應代擬文稿。
草似公文應當做到：
（一）符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如變更現行政策規定或提出新的政策規定，要切實可行，並與原有規定相銜接。
（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。時間應寫具體的年、月、日。
（四）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。公文應避免採用過多的層次結構。
（五）必須使用國家法定計量單位。
（六）用詞用字要準確、規範，文內使用簡稱，一般應當先用全稱，並註明簡稱。
第三十三條 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、省略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。
第三十四條 職能主管部門代同級政府或政府辦公廳（室）草擬的文稿，應由本部門辦公室按本《實施細則》第三十二條和第三十三條的要求審核，必要時送有關部門會簽，經本部門負責人審閱簽字後，送政府辦公廳（室）的文秘部門按規定程式審理。
職能主管部門不應將代擬文稿直接送本級政府領導個人或同時分別送給幾位領導人簽批。未經發文機關文秘部門審理的文稿，領導人原則上不予受理、簽發。
第三十五條 公文送領導人簽發之前，應當由文秘部門審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定，是否與有關部門、地區協商、會簽，文字格式等是否符合本《實施細則》的有關規定。在弄清文稿有關情況的基礎上，提出審核意見，寫出簡要的送簽說明。
第三十六條 行政機關擬發的公文，經文秘部門審理，按規定程式，送本機關領導簽發。重要的或涉及面廣的必須由正職或者主持日常工作的副職領導人簽發；經授權，有的公文可由秘書長或辦公廳（室）主任簽發。
日常工作中一般往來的便函、介紹信及領導人批辦的一般事項的公函，凡須加蓋機關印章的，由機關領導人或秘書長、辦公廳（室）主任審簽；凡須加蓋辦公廳（室）印章的，由分管的秘書長、辦公廳（室）主任審簽，有的事項也可根據授權由文秘部門的負責人代簽。
第三十七條 審批公文，主批人應當明確簽署意見，並寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。圈閱的公文應署明圈閱時間。
第三十八條 草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。公文稿紙規格要統一，不套用本機關公文擬稿紙代上級機關草擬公文，不應在文稿裝訂線左側簽批或修改公文。
第三十九條 上報的公文，如不符合本《實施細則》第十六條、第十七條、第十八條、第三十八條和第三十二條第一項的規定，上級機關的文秘部門，可退回呈報單位。
第四十條 主辦部門代上級機關草擬的文稿，如不符合本《實施細則》第三十二條、第三十三條和第三十四條的規定，上級機關的文秘部門可提出處理意見，由代擬文稿單位修改文稿、補辦手續或重新擬稿。
第四十一條 上級行政機關的秘密公文，除絕密或註明不準翻印的以外，下一級機關經秘書長或辦公廳（室）主任批准，可以翻印、複印。翻印、複印時，應註明翻印、複印的機關、時間、份數和印發範圍。密碼電報不得翻印、複製，不得密電明復、明電密復交混使用。
第四十二條 傳遞、管理秘密公文，必須採取保密措施，確保全全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須採用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
第六章 公文立卷銷毀
第四十三條 公文辦理完畢後，應根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同檔案一起立卷。
第四十四條 公文立卷應以本機關形成的公文為重點。公文歸檔，應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關的主要情況，以便於保管和利用。
第四十五條 聯合辦理的公文，原則由主辦單位立卷，其他單位保存複印件。
整理完備的案卷，應當確定保管期限，並按照有關規定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應當存檔的公文。
第四十六條 公文複製件作為正式檔案使用時，應當加蓋複製機關證明章，視同正式檔案妥善保管。
第四十七條 沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑑別和主管領導人批准，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。
上級政府機關下發到下一級政府及部門的機、絕密檔案，按發文機關的要求定期清退。
第七章 附 則
第四十八條 法規、規章方面的公文，依照有關行政法規處理。外事方面的公文處理辦法，有關部門可按上級主管部門的要求，參照本《實施細則》的規定執行。
第四十九條 本《實施細則》自1994年5月1日起施行。過去下發的有關行政機關公文處理規定，凡與本《實施細則》不一致的，以本《實施細則》為準。
第五十條 本《實施細則》由山東省人民政府辦公廳負責解釋。
