展會外部環境分析主要是進行SWOT分析。所謂SWOT分析，即對優勢、劣勢、機會、威脅的分析，它是一個有效的過程，通過這個過程，會展公司可以對展覽內部與外部環境或周圍情況有一個詳細了解。
外部環境包含所有圍繞展覽並且對展覽成功有影響力的因素。會展公司對組成外部環境的因素的徹底分析有助於展覽策劃的制定、會展的推廣，以及在什麼時間對什麼事物作什麼樣的處理等方面做出決定。對展覽的威脅是與展覽相關或新的具有競爭力展覽的出現，它可以在這個分析過程中被發現。
內容簡介
(1) 政治與經濟、法律或規章。
政治法律由那些具有強制性的和對舉辦展會產生影響的法律法規所構成。由於舉辦展會涉及的行業和社會面非常廣，因此，會展業會受到比其他行業更加嚴厲的法律管制，如政府對舉辦展會在消防、環保、工商管理和產品進出口方面的嚴格要求，舉辦展會對《廣告法》和《專利法》等法律的嚴格遵守等。此外，與展會展覽題材所在產業有關的法律對舉辦展會也會產生較大的影響。
(2) 社會文化。
社會文化有三大類：一是物質文化，二是關係文化，三是觀念文化。它們分別代表人們對物質生活、社會關係和意識形態等方面的要求、認識和看法。社會文化環境對企業參展和觀眾到會參觀會產生較大影響，例如，人們的餐飲習慣、國與國之間關係的好壞、世界各國的各種節假日和喜慶日的安排，對舉辦展會的影響就非常大。
一個國家人口中宗族與宗教組成的變化會影響到人們對展覽的要求。這些變化會帶來機遇即對多文化展覽的需求，但也會造成危機。如歐洲國家歷史悠久，文化特殊性高，加上自然景觀優美，都構成承辦展覽的有利因素，這也是到目前為止歐洲國家仍然是國家展覽舉辦最多的地區的重要原因之一。又以我國台灣地區為例，台灣在文化方面相當豐富，除了本土文化外，更是中華文化集大成之地，特別在美食方面，更是吸引與會者參加的重要誘因之一。在台灣可以品嘗到各地美食，在美食專家精心研究下，除了保留食物原有風味外，更以精緻化著稱，使得國外參展者都讚不絕口。這方面值得內地承辦展覽機構注意和利用。
(3) 技術因素。
科技發展會給企業的經營活動和經營方式帶來重大影響，具體表現在：一方面，它可以給一些企業提供新的有利的發展機會；另一方面，它也會給一些企業的生存與發展帶來威脅。
設備與機械方面的變化引起了人們工作方式的變革。反映在展覽舉辦方面的一個例子就是在展覽過程中網際網路的套用。另一個例子是網際網路作為傳播媒介套用於展覽。網站現在也以提供信息指導與資源的方式給專業展覽管理者、學生、教育工作者提供服務與支持。
(4) 人口結構。
從量的角度看，人口數量是市場規模的重要指標。從人口的分布、結構及變動的趨勢可以分析、判斷出市場需求的特點和發展趨勢，這一點對展銷會等注重現場零售的展會有重要意義。
年齡、性別、教育和職業方面的人口結構多年來發生了很大變化。一個明顯的例子是生育高峰期出生的這一代人，也就是l955-1965年問出生的人進入了中年期。這一代人給世界帶來了新的經濟與貿易、消費觀念，他們在各行各業有一定的經驗與地位，對企業是否參展有舉足輕重的作用，他們將是招展公關的對象。
展覽項目可行性分析：展覽立項後，會展公司還必須對其可行性進行分析，以便確定展覽會的舉辦與否。展覽項目可行性分析是通過對舉辦展覽進行全面、深入的分析來判斷的。SWOT分析的目的是為了確定機會和威脅，制定能夠利用機會而忽略威脅存在的戰略，從而達到舉辦展覽的目的。
（5) 自然環境。
許多政府或國際組織都積極地鼓勵“綠色”辦展。此外，會展公司關注的另一種因素是多變的天氣類型。這種變化對展覽有潛在的影響，特別是在考慮何時舉辦展覽或是室外還是室內舉辦的時候。
(6) 旅遊資源。
展覽的目的除了獲取最新信息和進行人際交往外，旅遊也是參展者考慮是否參加的因素之一，絕大多數的參展者也希望借參加國際展覽的機會來緩解工作的壓力，精心設計的旅遊往往會給參展者留下深刻的印象。例如，台北市曾舉行過一次展覽，對於文化與旅遊方面都經過精心的設計與包裝，給參展者留下深刻的印象，至少在展覽界傳為佳話。
(7) 吃、住、行便利條件。
① 飯店方面。
重要的國際展覽將有來自世界各地的參展商，有些來自富裕國家，也有些來自較貧窮國家，因此飯店要有不同等級的房價，讓參展商可以自由選擇。在歐美國家，國際展覽歷史悠久，因此，在興建展覽中心時都會預先考慮到飯店的設定，從展覽中心步行或車程不遠的範圍內都有各種不同等級的飯店。
② 餐飲安排。
大規模的國際展覽有上千人甚至上萬人參加，餐飲的安排是一項艱巨的任務，是否有適當的餐飲場地和專業人員也成為評估的條件之一。例如，l991年第61屆美洲旅遊協會世界年會舉辦時，有l萬人需要同時用午餐，在主辦單位、主辦國經過多次協商後，決定利用世界展覽中心的c區作為用餐區，南展覽館的餐飲承包商提供餐飲服務。這家承包商當時接辦時也是戰戰兢兢，還聘請專業餐飲經理人協助規劃。由於大家同心協力，所以這次年會辦得相當成功。
③ 交通運輸。
交通運輸包括空中交通與地面交通兩種。空中交通通過有多少國際航空班機飛往這個國家、從各地飛來需要多少時間、是否有包機的可能性、展覽大會指定航空公司配合的程度、是否可以提供參展代表優惠票價等條件來評估。地面交通是指展覽舉辦國本身的地面交通運輸系統是否完善。在歐洲國與國之間除了航空外，地面交通連線系統是否便捷也都是需要考慮的因素。
