外貿業務信函

寫法

外貿業務信函的構成：

外貿業務信函由兩部分組成，即標題和信文。

標題：

寫在信箋的上方正中間，獨立於信文之外。標題要能簡明地概括出寫信的事由和寫信人的態度，使收信人對書信的內容一目了然。

信文：

信文由稱呼、正文、落款、日期四部分組成。

稱呼：

稱呼就是收函單位的名稱或具體負責辦事人的姓名。頂格寫，寫全稱，單占一行。

正文：

正文是信的主要部分，也就是信的內容。要寫明事由，表明態度，講清原因。即對某件事表明是肯定還是否定的態度，闡明採取這種態度的道理。敘事、說明要清楚明白；說理要有邏輯性和雄辯性；商榷問題、提出異議時，意見要明確，態度要明朗，證據要確鑿。為了減少流轉環節，提高工作效率，便於歸類存檔，外貿信函要求一事一信。

落款：落款就是在信的右下角寫上發函單位的名稱。要寫全稱，並加蓋公章。

日期：在右下角發函單位名稱的下一行寫上發文日期。

寫作要求

1．內容要明確、具體。

外貿部門一般都是工作頭緒紛繁，這就要求每封書信都要明確地指明是哪筆生意，什麼意見，什麼理由。

例如：“上次貴方來函，指出我方貨價偏高”一句，“上次”指的是哪次?“我方貨價”具體指哪批、哪種貨?都不明確。如說成“貴方3月5日來函說我269號貨的005品種的印花府綢價格偏高”，這就明確、具體了。

這就要求把信中涉及到的貨物契約號、貨號、貨物名稱、數目、金額、日期都要交待清楚。

2．態度要明朗。

每封信函都有自己的意見，是肯定還是否定，是接受還是拒絕，要明確地、語氣堅定地表示出來，不能含糊其辭，模稜兩可。例如：“貴方提出的意見我方基本同意”，“可以考慮”，“每月可交貨五六百箱”，“估計五月中旬前後即可發貨”等等都是不肯定、不明確的表達方法，都不能使用。

3．表達要準確。

要做到準確，必須注意做到以下三點：第一、避免歧義。_句話可以這樣解釋，也可以那樣解釋，叫歧義。例如“凡訂購量在5000碼以上者，可享受2%折扣婷的優惠。”如果對方剛好訂5000碼，買方可能理解成應享受優惠，賣方可能解釋成不屬優惠之列，這就會產生歧義，引起糾紛。如說“凡訂購5000碼或者以上者，可享受2%折扣的優惠”，這種表達是明確的，就是說：訂購5000碼者同樣享受優惠。如果說“凡訂購量超過5000碼者，可享受2%折扣的優惠”，那么，訂購5000碼者就不包括在優惠之列了。再如，“不能讓價”，“不擬讓價”，“不應讓價”等，肯定程度各不相同。外貿信函要求語言一定要準確，用詞要嚴密，不然就會因理解不同造成爭執和糾紛，甚至帶來經濟損失。

外貿業務信函

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寫作要求

範例

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