2004 年1月20日國家檔案局、國務院國有資產監督管理委員會檔案印發 檔發〔2004〕4號
基本介紹
- 中文名：國有企業檔案材料歸檔辦法
- 發布單位：國家檔案局、國務院國有資產監督管理委員會
第一章 總 則
第一條 為規範國有及國有控股企業（以下簡稱企業） 檔案材料的歸檔工作，，完整、系統保存企業檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》，制定本辦法。
第二條 歸檔的企業檔案材料是指企業自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄。
第三條 企業應建立檔案材料歸檔制度，明確企業檔案材料的歸檔範圍、時間、要求，保證歸檔檔案材料齊全、完整、準確、系統。
第四條 企業檔案材料歸檔工作應納入企業各項工作計畫，納入企業領導工作議程，納入有關人員崗位責任制。
企業各部門專（兼）職檔案人員負責所形成的檔案材料的收集、整理，並按要求向檔案部門歸檔。
第五條 企業檔案部門負責本企業及所屬單位檔案材料歸檔工作的指導、監督和檢查。
第六條 企業應建立檔案材料歸檔責任追究制度。不按要求歸檔的應由有關單位追究當事人或部門的責任。
第二章 歸檔範圍
第七條 企業在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的檔案材料應列入歸檔範圍（見附屬檔案《國有企業檔案材料歸檔範圍》）。
第八條 歸檔檔案材料的來源：
（一）本企業內部形成的檔案材料；
（二）本企業所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報本企業的檔案材料；
（三）本企業引進項目、外購設備等帶來的檔案材料；
（四）本企業投資的全資、控股、參股企業應向本企業提交的檔案材料；
（五）本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的檔案材料；
（六）本企業執行、辦理的外來檔案材料。
第九條 歸檔的檔案材料主要包括紙質、光碟、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
第三章 歸檔時間
第十條 管理性檔案材料一般應在辦理完畢後的第二年上半年歸檔。
第十一條 工業企業產品、非工業企業業務項目、科研課題、基建項目檔案材料在其項目鑑定、竣工後或財務決算後三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
第十二條 外購設備儀器或引進項目的檔案材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔。
第十三條 企業職工外出參加公務活動形成的檔案材料應在活動結束後及時歸檔。
第十四條 會計檔案材料在會計年度終了後由會計部門整理歸檔，保管一年後向檔案部門移交。
第十五條 電子檔案邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質檔案歸檔時間一致。
第十六條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的檔案材料應在工作結束後及時歸檔。
第十七條 下列檔案材料應隨時歸檔：
（一）變更、修改、補充的檔案材料；
（二）企業內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的檔案材料；
（三）企業產權變動過程中形成的檔案材料；
（四）其他臨時活動中形成的檔案材料。
第四章 歸檔要求
第十八條 整理歸檔的檔案材料應遵循檔案材料形成規律，保持其有機聯繫，並符合有關標準、規範要求。
第十九條 歸檔的檔案材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的檔案材料。檔案材料歸檔後不得更改。
第二十條 非紙質檔案材料應。與其文字說明一併歸檔。 外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一併歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。
第二十一條 具有永久、長期保存價值的電子檔案，必須形成一份紙質檔案歸檔。
第二十二條 歸檔檔案材料的載體和字跡應符合耐久性要求。
第二十三條 歸檔的檔案材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的檔案材料應保持其一致性。
第二十四條 兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套檔案材料，協辦單位保存與承擔任務相關的正本檔案。 有契約、協定規定的，按其要求執行。
第二十五條 各部門的專（兼）職檔案人員應檢查本部門歸檔檔案材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢並編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核准後向檔案部門移交。重要項目的檔案材料移交時應編寫歸檔說明。檔案部門接收時應全面檢查歸檔檔案材料的質量。
第二十六條 交接雙方應認真核對移交溶冊， 並履行簽字手續，移交清冊各留一份以各查考。
