固定資產管理信息系統

固定資產管理信息系統，是以企業固定資產為管理對象，以資產台帳為基礎，通過對固定資產運轉生命周期和經濟生命周期進行動態、可視化管理，為煤礦企業搭建起規範化、體系化、協同化資產管理信息化平台。

通過延伸資產合併拆分、資產出租等管理業務，與相關係統進行集成套用，有利於創新資產管理模式，實現降本提效增效益，提升煤炭企業資產綜合管理水平，並為建立資產長效管理機制打下良好基礎。

基本介紹

• 中文名：固定資產管理信息系統
• 外文名：Fixed assets management information system
• 類別：管理系統
• 管理對象：企業固定資產

套用背景

固定資產管理是煤炭企業管理中的一個重要組成部分，如何有效提高固定資產使用效益，統籌使用各類固定資產，防止固定資產流失，加強固定資產監督制約，已成為固定資產管理工作亟待解決的重要課題。煤炭企業在固定資產管理中普遍存在如下問題：

1、企業固定資產管理中帳、卡、物不相符合；

2、不能及時了解每個固定資產所在的位置，也無法得知某個位置上究竟有多少固定資產；

3、固定資產當前狀態無法跟蹤，如調撥、借用、出租等，沒有IT系統支持相關的工作流程；

4、固定資產的報廢無法及時處理，財務上無法及時銷賬，無法形成報廢清單，實物拆下來後，無法與固定資產上的實物卡片進行核對；

5、折舊計算繁複，準確性差；固定資產缺乏中間跟蹤管理沒有固定資產的歷史記錄，沒有和固定資產一一對應的設備編碼。

企業現狀

單位每年都投入大量的金錢來購置各種資產，但是隨著時間的推移，很難及時、清楚地知道單位及下屬機構擁有多少資產，它們分布在那些部門以及存放在何處、誰在使用、狀況如何。並且固定資產的利用效率低，重複購置現象嚴重。員工離職或工作變動時資產交接不完整，經常存在無法快速完整的查清此人手中保管的資產，從而造成資產的流失。責任人不明確，核查和盤點工作量大，出錯率較高，給資產管理部門帶來了很多工作難題和錯誤。經常存在帳物不符、賬面價值與實際價值有很大出入等現象。

解決方法

針對以上問題，傳統的手工管理方式和一般的固定資產管理軟體都無法解決以上所有的問題。我公司在充分研究分析國有企業、私營企業、行政單位等對固定資產管理業務需求的基礎上，有針對性的開發出了編碼固定資產管理系統，把編碼技術引入固定資產管理，有效解決了固定資產的管理難題，使單位更輕鬆、有效地管理固定資產，不僅為單位節約了大量的資金，而且為提高單位的生產經營效益提供了重要的後勤保障。

主要流程

（1）以實物管理為基礎，以編碼技術的套用為特點

通過先進的編碼技術對固定資產實物從購置、領用、轉移、盤點、清理到報廢等方面進行全方位準確監管，結合多種資產分類統計等報表真正實現"帳、卡、物"相符。

（2）固定資產管理過程中 , 為單位的每一個實物資產都賦予一個唯一的編碼標識用數據採集器掃完編碼標識後，傳入到計算機中，準確地完成對該實物的盤點工作。在數據採集器軟體中做到自動糾錯實時報警功能，從根本上杜絕了以往人工盤點時，難以避免的錯盤、漏盤、重盤現象，確保了基層實物統計時第一手數據資料的完全真實和可靠性。

（3）具有低值易耗品和資訊類產品的管理功能

（4）核查和盤點快速準確

（5）統計查詢功能強大、界面清晰友好、操作簡單

（6）自動計提折舊及其他會計信息

（7）統計報表可以方便快速導出到EXCEL中，讓用戶自行調整生成更多的報表

功能模組

（1）基礎資料定義：許可權設定、資產分類、部門設定、購置方式、經費來源、使用方向、存放地點等

（2）資產錄入、標籤列印與張貼

（3）資產日常管理：折舊、轉移、減少、價值變更、使用年限變更、存放地點變更、資產狀況變更等

（4）核查和盤點：數據下轉、數據上傳、生成盤點報表

（5）報表統計與查詢：資產總和查詢、變更記錄查詢（轉移記錄、價值變更、使用年限變更、存放地點變更、資產狀況變更）、資產減少報表、資產折舊明細表、各種分析表、逾齡資產統計表、資產增長趨勢圖等。

整體效益

(1)、通過實施我們的編碼固定資產管理系統，單位便隨時能快速地了解從組建以來每年購置的全部資產狀況。

(2)、加強了購入固定資產的管理，避免了重複購置和浪費。

(3)、對閒置資產和使用效率較低的資產進行處置（如調配、變賣、出租等），提高資金利用效率。

(4)、員工離職或工作變動時，可以快速、完整地進行資產交接，避免了不必要的資產流失。

(5)、核查、盤點以及折舊計算不僅快速而且準確。

(6)、為單位資產評估、決策提供更為可靠的依據，避免單位在固定資產管理環節上可能造成的遺漏和隱患。

需求分析

固定資產是企業的重要資源，它包括生產與非生產性的資產。固定資產占用了企業的大量資金，對固定資產的管理是企業的一項重要基礎工作。固定資產是企業的主要勞動手段，它的數量、質量、技術結構標誌著企業的生產能力，也標誌著企業生產力的發展水平。

固定資產管理及核算是企業財務管理核算的重要組成部分，在企業里實物管理和價值核算是分開的，目前由設備部門和財務部門分別負責，所以企業固定資產的核算和管理，是一項具體而又複雜的工作。

運用現代化信息技術手段加強固定資產的核算管理，可以大大地降低核算工作量，加快收集信息的速度，通過加強管理，保護固定資產完整無缺，充分挖掘潛力，不斷改進固定資產利用情況，提高固定資產的使用經濟效益，不僅有利於企業增大產品產量，增加產品品種，提高產品質量，降低產品成本，而且還可以節約企業基本建設投入資金，以有限的建設資金不斷擴大企業資產規模，實現國有資產的保值增值。

根據固定資產的經濟性質和周轉特點，企業固定資產管理的基本要求是：

（1）保證固定資產的完整無缺。

（2）提高固定資產的完好程度和利用效果。

（3）準確核定固定資產的需用量。

（4）採用適當的折舊方法，正確計算固定資產折舊額。

（5）科學地進行固定資產的投資預測。

固定資產

（1）. 固定資產的概念

我國企業會計制度規定，固定資產是指使用期限超過一年的房屋、建築物、機器、機械、運輸工具以及其他與生產經營有關的設備、器具、工具等。不屬於生產經營主要設備的物品，單位價值在 2000 元以上，並且使用年限超過兩年的，也應作為固定資產進行管理。

固定資產的分類

為了加強固定資產管理，必須對固定資產進行科學的分類。固定資產可以按照不同的標誌進行分類。

按固定資產的經濟用途，分為生產用固定資產和非生產用固定資產。通過這種分類方法，可據以分析各類固定資產在全部固定資產中的比重，研究固定資產的結構，便於了解生產技術的機械化水平，促使企業合理地配置固定資產，充分發揮固定資產的效能。

按固定資產的使用情況，分為使用中的、未使用的和不需用的固定資產。通過這種分類方法，可以分析企業固定資產利用程度，促使企業提高固定資產利用效率，並且保證正確計算折舊。

按固定資產的所屬關係，分為自有固定資產和融資租入固定資產。通過這種分類方法，有利於按照產權所屬關係進行管理、組織核算和計提折舊。

根據我國現行的財務制度，對企業固定資產綜合上述分類方法，分為以下七類：

（1）生產用固定資產。其中再按經濟用途進行明細分類。

（2）非生產用固定資產。

（3）租出固定資產。

（4）未使用固定資產。

（5）不需用固定資產。

（6）融資租入固定資產。

（7）土地。

企業固定資產核算管理的內容

概括地講，固定資產核算管理有下列三個任務：

(1) 嚴格管理固定資產卡片，對固定資產卡片進行管理，包括卡片的增加、刪除、查詢、列印、按月匯總、分類匯總等。

(2) 正確、全面、及時地記錄固定資產的增加、減少、使用等情況，保護生產資料安全完整。企業增加固定資產可以通過購置、建造等方式進行；通過出售、報廢等途徑減少固定資產。為了真實地反映和監督固定資產的增減變動和實際情況，必須建立健全固定資產賬簿體系。由於固定資產本身的特性，應對固定資產進行總分類及明細核算，在固定資產核算的賬簿體系中，“固定資產登記簿”總賬按原值反映固定資產的增減變動；“累計折舊”賬戶反映固定資產在使用過程中的磨損價值；“固定資產登記卡”對其進行明細分類核算。

(3) 正確計算固定資產的折和修理費用，並進行固定資產折舊和修理的核算，保證固定資產簡單再生產的實現。

計算折舊的方法有多種，如“平均年限法”、“工作量法”、“雙倍餘額遞減法”、“年數總和法”等，在實際工作中，對固定資產折舊的計算，是通過編制“固定資產折舊計算表”來進行的，它是進行固定資產折舊總分類核算的依據。

固定資產核算管理的特點

固定資產核算管理系統具有三個明顯的特點，即數據存儲量大、日常數據輸入量少、輸出內容多。

在一般工業企業中，固定資產不僅價值高，數量也多，反映每一項固定資產的數據項也比較多，在固定資產管理系統投入運行初期，需要通過系統初始化，把當前固定資產有關數據全部一次輸入計算機，從整個存儲量來看，固定資產管理系統是一個數據量大、占用存儲空間較多的系統。

固定資產管理系統投入運行後，日常需要輸入的數據一般僅限於固定資產的購入、清理、出售以及內部調動等涉及企業固定資產變動的情況，一般來說，企業日常發生這類業務不是太多，而且發生頻度也是很分散的，除此以外，需要輸入的數據很少。這個特點對於計算機來說，是個非常有利的條件。因為輸入的數據少，出錯的機會也少。一件固定資產的有關原始數據一旦正確輸入後，直到它報廢或出售為止，可以在很長的一段時間裡使用。

固定資產管理系統的日常輸出量較大。這是由於使用目的的不同，往往同一項固定資產的數據項指標要求反映在不同的輸出賬表上。在手工管理方式下，編制這種輸出賬表的工作量不僅很大，而且受手工條件的限制，容易出現數據不一致的差錯。採用計算機進行處理後，生產賬表的速度提高了，也可以避免數據的不一致現象。

從另一方面來看，採用計算機處理後，需要建立嚴格的變動數據採集制度，設定專職人員負責系統的運行維護。固定資產建成或投入使用後，會分散在企業各個使用部門，涉及許多具體使用人員，使用中雖然平時變動較少，但是一旦發生變動往往容易被忽視。所以，在運用計算機技術建立固定資產管理系統時，首先要進行固定資產的清查盤點，賬實相符後，再輸入計算機；另外更重要的是，一定要建立嚴格的固定資產管理與變動數據採集制度，作為企業會計系統內部控制制度的組成部分，確保執行，以便能夠及時採集變動數據，更新有關記錄，使固定資產管理系統能夠正確反映企業固定資產的實際情況。

固定資產核算

（1）. 固定資產增加和減少的核算

固定資產的增加主要是設備的購入、自行建造完成，其他地位或個人投資投入、融資租入、接收捐贈、盤盈等；固定資產的減少指固定資產的出售、報廢、毀損、盤虧等。

固定資產增、減憑證是固定資產管理系統的輸入數據。在進行固定資產明細賬核算時，要根據原始憑證，如固定資產驗收單、報廢單等，詳細登記“固定資產登記簿”及“固定資產登記卡”。

“固定資產登記簿”是按固定資產的類別和明細分類開設賬頁，並按保管、使用單位設定專欄，按各項固定資產的增減日期序時登記，每月結出餘額，以匯總反映個單位、各部門各類固定資產的增加、減少和結存情況

“固定資產登記卡”是按每一固定資產項目分別設定，每一項固定資產項目一張。在每張卡片中，記載所登記固定資產的詳細資訊，如固定資產編號、名稱、規格、附屬設備、使用單位、所在地點、建造時間、開始使用時間、原值、預計使用年限、折舊信息等。

核算時只要根據固定資產增加、減少的原始憑證作記賬憑證，根據記賬憑證和原始憑證登記固定資產明細賬，製作固定資產登記卡，根據記賬憑證匯總總分類賬，財務人員將製作好的固定資產登記卡分別送到管理部門和使用部門，並進行賬、證、物、卡的核對，使其完全符合，保證固定資產的完整無缺。

（2）. 固定資產折舊的核算

按照企業財務制度的規定，對於房屋、建築物、在用的機器設備、儀器儀表、運輸車輛、工具器具、季節性停用和大修理的設備、以經營租賃方式租出的固定資產、以及融資租賃方式租入的固定資產，都應按月提取折舊費。而對於房屋、建築物以外的未使用、不需用固定資產、以經營租賃方式租入的固定資產、已提足折舊繼續使用的固定資產等，不計提折舊。

固定資產修理的核算

修理是為了恢復固定資產原有性能的行為，一般地說，無論是大修理和經常性的中小修理都不會延長固定資產的使用年限或提高其預計的服務能力，所以固定資產的一般修理並不改變固定資產登記卡及有關賬簿的各種信息。

概要設計

在明確了固定資產管理的業務需求後，為了達到上面所提到的各種核算要求，首先要對固定資產管理系統的數據流進行分析。包括系統的數據流來源、數據核算過程、數據最終流向。

數據來源

（1）. 由固定資產管理部門提供的現有固定資產有關資料。

（2）. 構建固定資產或外單位投入、捐贈等，交付的有關付款單、交接單、驗收單等原始憑證。

（3）. 固定資產出售、報廢清理或投資轉出的有關申報單、交接單、收付款等原始憑證。

（4）. 固定資產擴建、改建或出租、內部變動等有關資料。

（5）. 計提折舊和預提或待攤修理費的計算表、修理費支出等憑證。

（6）. 固定資產清查報告單的盤盈、盤虧資料。

核算過程

（1）. 月內發生固定資產增減變動後，將相應的原始憑證輸入系統，經檢測、分類後分別生成固定資產增加表、減少表及內部調動表。

特別要注意的是，系統最初投入運行時，需將原手工方式製作的固定資產管理卡片一次全

部輸入計算機，建立固定資產登記卡記錄表，以後將它作為一個基本資料庫使用。

（2）. 根據月初的固定資產登記卡記錄表，按有關規定計提固定資產折舊，生成固定資產折舊計算表。

（3）. 根據固定資產折舊計算表、固定資產增加表、減少表，分類匯總轉賬數據，並將該項數據自動生成轉賬憑證而轉入賬務處理系統。

（4）. 根據固定資產折舊計算表分類匯總折舊費用並分配數據，將該項數據自動轉入成本核算系統，供計算成本時使用。

（5）. 月末分別用固定資產增加表、減少表以及內部調動表更新固定資產登記卡記錄表，也就是自動插入增加的固定資產記錄，將調出的固定資產記錄自動刪除，將發生調動的固定資產更改其使用部門。

（6）. 根據固定資產折舊計算表、固定資產增加表、減少表、內部調動表以及固定資產登記卡記錄表列印輸出各種報表，如固定資產折舊計算報表、固定資產增減變動表、固定資產分類統計表等。