南京農業大學行政公文處理辦法

《南京農業大學行政公文處理辦法》是南京農業大學為使該校公文處理工作規範化、制度化、科學化制定的辦法。

基本介紹

• 中文名：南京農業大學行政公文處理辦法
• 類型：辦法
• 發布機構：南京農業大學
• 目的：使公文處理工作規範化

第一章總則

第一條為使我校公文處理工作規範化、制度化、科學化，根據國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號）及教育部有關公文處理的規定，結合本校實際工作情況，制定本辦法。
第二條公文是指學校在黨政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，是依法處理黨務、行政和進行公務活動的重要工具。
第三條公文處理指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、保密。
第五黨委辦公室和校長辦公室是本校黨政系統公文處理中心，主管全校黨政公文處理並對各部門進行業務指導。各部門應有一位負責人分管公文處理工作，並設專人進行公文處理和立卷歸檔工作。
第二章公文種類
第五條本校常用公文種類
（一）決定
用於對學校重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。
（二）決議
用於經會議討論通過的重要決策事項。
（三）指示
用於布置工作，提出開展工作的原則和要求。
（四）布告、通告
用於公布應當普遍遵守或周知的事項。布告一般是公開張貼的。
（五）通知
用於轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求有關單位辦理和需要周知或執行的事項，任免人員。
（六）通報
用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或交流重要情況。
（七）報告
用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。
（八）請示
用於向上級機關請求指示、批准。
（九）批覆
用於答覆下級機關的請示事項。
（十）意見
用於對重要問題提出見解和處理辦法。
（十一）函
用於機關單位之間或與校外一般單位商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。
（十二）會議紀要
用於記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第六條公文一般由標題、主送機關、抄送機關、發文字號、密級、
緊急程度、簽發人、正文、附屬檔案、發文機關、成文日期、印章、主題詞等部分組成。
（一）發文機關標識應當使用發文機關全稱或規範化簡稱；聯合行
文，主辦機關排列在前。
（二）發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文只標主
辦機關發文字號。
（三）標題應當由發文單位、事由和文種三部分組成，要準確簡要
地概括公文主要內容。除法規、規章名稱加書名號外，一般不加標點符號。
（四）上行文應當註明簽發人、會簽人姓名。其中?quot;請示"當在
文下方註明聯繫人的姓名和電話。
（五）主送機關指受理公文機關，應當使用全稱或規範化簡稱。
（六）抄送機關指除主送機關之外需要執行或知曉公文的其他機
關，應當使用全稱或規範化簡稱。
（七）公文如有附屬檔案，應當註明附屬檔案順序和名稱。
（八）公文除"會議紀要"和電傳形式外，應當加蓋印章。聯合上
報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。
（九）成文日期以負責人簽發日期為準，聯合行文以最後簽發機關
負責人的簽發日期為準。
（十）公文應當標註主題詞。上行文按照上級機關的要求標註主
題詞。
（十一）機密公文應當標明密級和保密期限。
（十二）緊急公文應當據緊急程度分別標明"特急"、"急件"。
（十三）公文中各組成部分的標識規則要參照國家標準執行。
第七條公文用紙採用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。

第四章行文規則

第九條要按照職權範圍和隸屬關係確定行文關係，一般不得越級
請示和報告。如確需越級行文，應當抄送被越過的上級機關。
第十條學校行文按黨政系統分別以學校黨委、學校名義或聯合行
文。重要行文應當抄送直接上級機關。
第十一條學校內設機構除黨委辦公室、校長辦公室外，不得對外正
式行文。各部門工作上的聯繫和事務性的通知，確需行文的，可以採用函的形式。即使用"中共南京農業大學委員會某某部門函件"或"南京農業大學某某部門函件"的版頭格式。
第十二條校內同級部門可以聯合行文，但應抄送黨委辦公室和校長
辦公室備案，必要時上報主管校長。
第十三條"請示"應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要
同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關。
"報告"不得夾帶請示事項。
第十四條除上級業務主管機關負責人直接交辦的事項外，不得以部
門名義向上級機關負責人報送"請示"、"意?quot;和"報告"。
第十五條受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關
和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

第五章發文辦理

第十六條發文辦理包括草擬、審核、簽發、覆核、繕印、用印、
登記、分發等程式。
（一）草擬文稿
以學校名義行文的綜合性工作報告、計畫、總結及校領導交辦的專項公文，由黨委辦公室、校長辦公室擬稿，單項工作報告、請示可由相關職能部門擬稿，並同有關的依據、參考性檔案材料一起送校領導核准。重要公文，領導幹部要親自草擬或主持起草。
擬稿應注意以下事項：
1.使用統一的文稿紙。以本校發文稿紙作封面，填好有關欄目，辦理審核手續。
2.草擬文稿（包括修改、批註）應使用鋼筆或毛筆，不得使用不符合存檔案要求的原子筆、鉛筆和水彩筆書寫。不得在裝訂線外書寫。
3.文稿內容要符合黨和國家的方針、政策和上級有關規定，並應做到觀點明確、情況屬實、條理清楚、層次分明、語言精煉、標點準確、篇幅力求簡短；
4.人名、地名、數字、引文要準確；引用公文應當先引標題，後引發文字號。時間要寫具體的年月日。
5.結構層次序數，第一層為"一、"，第二層為"（一）"，第三層為"1.",第四層為"（1）"數字。
6.文內使用非規範化簡稱，首次應當先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時註明準確的中文譯名。
7.公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
(二)核稿
公文稿擬出後，部門負責人要認真審核，嚴格把關。審核的主要內容是：
1.是否需要行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規定.
2.是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規，同上級和有關部門及本校歷來的規定是否有矛盾。
3.涉及其他部門的事項是否已協商一致。
4.對文稿的內容和文字進行必要的修正補充。
文稿經有關部門負責人審核後，應按黨政類別分送黨委辦公室或校長辦公室進行覆核。對於不符合擬稿要求、字跡潦草、修改過亂的文稿，要退回承辦單位重新謄寫清楚。
(三)簽發、繕印
1.以學校名義的發文，先由承辦部門負責人審核，如涉及其他部門，需會核，交黨辦、校辦負責人批閱分辦，再送有關校領導簽發。擬稿、核稿和簽發人均需簽上全名和時間，以示負責。
2.檔案簽發後，由校黨委辦公室、校長辦公室統一編號，交付繕印。付印前的校對工作一般由擬稿人負責，校對者應簽署姓名。
3.繕印檔案要符合規定的公文格式，做到準確、清晰、整潔、美觀。
(四)用印、傳送
擬發的公文最後經監印人員檢查，如發文原稿手續完備，即予蓋印；公文用印要端正、清晰，印章蓋在發文機關名稱正中央,要求上不壓正文,下要壓成文日期，並儘量使年月日露出。除正式公文蓋印外，原稿也應蓋印，以示辦結。原稿蓋印，一般在核稿和簽發人姓名之下。帶有領導簽字的原稿和正本留交文書人員歸檔。
公文應按註明範圍傳送。

第六章收文辦理

第十七條收文辦理是指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、
審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程式。
(一)上級來文的辦理
1.凡註明送本校的上級來文、兄弟單位來函、公文分別按黨政兩條線由黨委辦公室、校長辦公室文書人員簽收並編號登記。
2.領導開會帶回的檔案及各部門收到的、涉及學校或幾個部門的公文要交黨辦或校辦文書人員登記。凡親收件一律交親收人啟封，其中若有公事文函，仍應交兩辦登記。
3.對重要的電話指示、通知、答覆，應記錄來電機關、人員姓名、時間、內容，用公文紙謄抄清楚，簽署接電話人姓名，視作收文處理。重要的電報、傳真亦作收文處理。
4.收文分別經黨委辦公室、校長辦公室負責人批閱分辦，再送請有關校領導批示；凡需要幾個部門會辦的公文，應當明確主辦部門，再由主辦部門直接通知會辦部門閱文和商辦，不必回返轉交，以減少公文周轉。
5.公文一律通過文書人員傳遞，不得橫傳。
6.承辦公文的單位和個人，要按公文要求與領導批辦意見，認真負責地迅速辦理。辦理完畢，應在閱文單的下欄扼要寫明辦理情況與結果，並簽署姓名與日期。辦文過程中產生的相關材料應和來文放在一起，事畢交本部門文書人員保存並立卷歸檔。
7.文書人員對經手公文要及時催辦。對於重要、緊急的公文，領導人要親自督促、檢查。
8.公文處理應當件件有著落，各級文書人員在收回檔案時要檢查"處理結果"欄的填寫內容是否符合辦文要求。若該文因故不辦或者不需辦理，有關人員也應在該欄註明。若發現該欄未填處理結果情況，應當場督促承辦人員填寫並簽字後再歸卷。
(二)校內各部門上報公文的辦理
1.上報公文先由本部門領導審核提出意見並簽名後，按黨政兩條線分別送黨委辦公室和校長辦公室，不得直接送領導個人或同時請多位領導批示。
2.文書人員應對來文進行審核，看其是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；文種使用、公文格式是否規範。然後進行收文登記編號，再呈送有關校領導審批。
3.送審的公文應有具體的主送對象，以便明確由誰審批。請示問題應當一文一事，必要時可附上相關材料，以供領導審批參考。送審後，承辦人員要注意催問。
4.審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。
5.主管校領導對收到的請示（報告）要及時研究處理，如涉及幾個方面的問題，則商請其他校領導會辦、會簽，或提交學校的有關會議研究決定。校領導簽署批辦意見後，應將材料交還黨委辦公室或校長辦公室，由辦公室文書人員轉交有關部門。