六安市協同辦公系統使用管理辦法（試行）

2013年3月20日，六安市人民政府辦公室以六政辦秘〔2013〕27號印發《六安市協同辦公系統使用管理辦法（試行）》。該《辦法》分總則、管理機構和人員、使用單位、使用人員、電子印章管理、數字證書管理、電子公文管理、電子信息管理、檔案管理、安全保障、應急處理、附則12章48條，由六安市人民政府辦公室負責解釋，自發布之日起施行。

基本介紹

• 中文名：六安市協同辦公系統使用管理辦法（試行）
• 印發機關：六安市人民政府辦公室
• 文號：六政辦秘〔2013〕27號
• 類別：規範性檔案
• 印發時間：2013年3月20日
• 施行時間：2013年3月20日

通知

六安市人民政府辦公室關於印發六安市協同辦公系統使用管理辦法（試行）的通知

六政辦秘〔2013〕27號

各縣區人民政府，開發區、試驗區、示範園區管委，市政府各部門、各直屬機構，中央、省屬有關單位：
經市政府同意，現將《六安市協同辦公系統使用管理辦法（試行）》印發給你們，請結合實際,認真貫徹執行。

六安市人民政府辦公室
2013年3月20日

管理辦法

六安市協同辦公系統使用管理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 根據《中華人民共和國電子簽名法》、國務院《關於國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》、《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號）、《電子認證服務管理辦法》、《黨政機關公文格式》（國家標準GB/T 9704-2012）及省、市有關檔案規定，為促進我市電子政務發展，加強六安市市協同辦公系統（以下簡稱OA系統）管理，確保OA系統規範、安全、高效運行，制定本辦法。
第二條 自2013年3月26日起，OA系統開始試運行，試運行期間紙質辦公與網上辦公並行。2013年5月6日起正式運行，所有不涉密、非敏感的公文、信息和材料除印發少量紙質存檔或對外使用外，均以電子公文、信息和材料的形式運行。涉密和敏感公文、信息和材料仍按紙質形式運行。
第三條 OA系統正式運行後，OA系統中所簽發的公文、信息和材料與紙質簽發的公文、信息和材料具有同等效力。各使用單位的工作人員（以下簡稱使用人員）在網上進行的相關流程和公文、信息、材料中簽署的意見、簽名、日期等與手工簽署的意見、簽名、日期等具有同等效力。
第四條 本辦法適用於市政府所有收、發文單位（以下簡稱使用單位）及其使用人員。

第二章 管理機構和人員

第五條 市政府辦公室負責OA系統建設、套用與推廣工作的統一組織和協調指揮。
第六條 市電子政務辦公室負責OA系統的技術審查、開發實施、升級改進及運行維護管理等工作，協同負責OA系統的建設、套用與推廣工作。
（一）負責制訂OA系統工作規範和制度；
（二）負責OA系統規劃、設計、實施、完善，協調解決OA系統最佳化和升級；
（三）負責OA系統日常管理和維護；
（四）負責OA系統使用單位的註冊、名稱變更及註銷；
（五）負責OA系統使用單位系統管理員的註冊及註銷；
（六）組織實施OA系統培訓；
（七）提供必要的技術支持；
（八）徵詢各使用單位的意見和建議，研究、協調解決OA系統使用中出現的問題，並提出處理意見；
（九）其他與OA系統相關的工作。
第七條 各使用單位要明確1名領導分管OA系統工作，辦公室或綜合科室要具體負責本單位的OA系統運行管理；要確定1－2名系統管理員（專兼職）負責本單位的OA系統日常管理和維護，定期檢查、維護接入OA系統的計算機網路，發現問題及時排除；無法排除的立即與市電子政務辦公室聯繫，確保OA系統正常運行；不得亂設、私設OA系統的用戶名。
第八條 所有參與OA系統開發、管理、運行、維護的工作人員應具備良好的服務意識和相應的專業技術能力，深入了解OA系統的內容與功能；熟悉國家有關法律、法規和規章，盡職工作，不得隨意更改、泄露、盜用他人信息。

第三章 使用單位

第九條 使用單位如需變更OA系統中有關資料，應向市電子政務辦公室提出申請，並辦理相關手續：
（一）使用單位名稱變更的，應辦理名稱變更手續，並由該單位書面提供新的分管領導和系統管理員名單；
（二）使用單位被撤銷的，應辦理註銷手續，即：在OA系統中刪除該單位名稱，註銷該單位電子印章、數字證書和使用人員，並將OA系統中的相關檔案按被撤銷單位提出的處理辦法進行處理；
（三）使用單位合併的，合併後的使用單位名稱如果沿用合併前其中一個使用單位名稱的，則該名稱作為合併後的使用單位名稱在OA系統中保留，被合併的使用單位按本條第（二）項規定辦理註銷手續；合併後的使用單位如果使用新的單位名稱，則向市電子政務辦公室提出書面申請，申請應由上級主管部門簽署意見。申請經市電子政務辦公室審核後方可辦理註冊手續並取得OA系統電子印章、數字證書等。合併前在系統中使用的單位名稱按本條第（二）項規定辦理註銷手續。
第十條 各使用單位應按照OA系統的套用要求，結合本單位實際情況，配置使用OA系統所需的設備和工作環境。

第四章 使用人員

第十一條從事OA系統運行、維護、管理的工作人員，必須政治可靠、責任心強，具備良好的服務意識和相應的專業技術能力，了解電子政務的內容，熟悉國家有關法律、法規和規章，盡職工作。
第十二條各使用單位的系統管理員負責按規範設定好本單位組織、人員、工作流程、機關代字、擬稿封面、歸檔流程等網上辦公環境；根據實際正確分配好使用人員的工作職責和許可權。
第十三條OA系統中的所有使用人員要自覺遵守本辦法，按照自己的許可權，認真完成自己在OA系統中所承擔的工作。
第十四條各使用人員要保管好密碼，不得泄露給他人代辦工作，同時，根據需要定期更換，由於密碼泄露造成的一切後果由本人負責。OA系統中的使用人員數字證書和電子印章由本人妥善保管。若忘記密碼應向本單位系統管理員提出申請，恢復初始密碼，並及時修改密碼。OA系統中多次輸錯密碼後，用戶名將被禁用，此時需要向系統管理員提出申請，重新啟用用戶名。
第十五條未經本單位負責人同意，無關人員不得使用OA系統用戶的數字證書登錄。
第十六條為保證電子公文、信息、材料的收發和工作流程辦理的效率，使用人員在工作時間內要保持開機登錄OA系統狀態，確保及時動態處理公文、信息和材料等。

第五章 電子印章管理

第十七條電子印章是在電子公文上蓋章用的簽名印章，對電子公文進行電子簽章。
第十八條電子印章的製作式樣和標準，按國務院《關於國家行政機關和企業事業單位社會團體印章管理的規定》（國發〔1999〕25號）執行。
第十九條各使用單位需要製作、變更或銷毀本單位電子印章的，由本單位提出書面申請，經本單位負責人審核同意並簽字後，由市電子政務辦公室具體辦理。
第二十條銷毀電子印章時，市政府辦公室、市電子政務辦公室和印章所屬單位的相關人員必須同時在場。
第二十一條各使用單位的電子印章管理等同於實物印章管理，必須指定專人保管和使用。
第二十二條電子印章由於損壞、遺失等原因造成不能使用的，需要更換和補發；或因單位名稱變更、註銷、合併等原因而需要在OA系統中變更資料的，必須將舊電子印章交回市電子政務辦公室處理，並按本辦法第十九條、第二十條的規定辦理。
第二十三條各使用單位應按照國務院國發〔1999〕25號檔案規定，參照本辦法制定本單位電子印章的管理使用辦法。

第六章 數字證書管理

第二十四條數字證書用於在OA系統中的身份識別和信息加密。
第二十五條各使用人員需要新辦、變更或註銷本人數字證書的，由本人提出書面申請，經本單位負責人審批簽字後，提交至市電子政務辦公室辦理。
第二十六條各使用人員妥善保管好本人數字證書，如數字證書出現故障、損壞、遺失時，立即與市電子政務辦公室聯繫，及時處理。

第七章 電子公文管理

第二十七條電子公文的傳送與接收。使用單位要在OA系統中設定本單位收文員賬號。各使用單位間的發文一律傳送至使用單位收文員賬號，收文員在正常工作時間裡保持OA系統線上並及時接收公文。
第二十八條電子公文的傳送
（一）在OA系統中運行的電子公文，其文種、格式、內容等的審核把關由發文單位負責。
（二）公文若帶有不便於進行電子化處理的附屬檔案（如：書籍、圖紙等），暫按紙質公文處理的方式進行處理。同時，將公文正文以電子公文形式進行處理。
（三）電子公文的傳送由電子公文製作、電子公文蓋章、電子公文傳送三個必要環節組成，可由一個或多個工作人員負責。
（四）在OA系統中完成傳送電子公文操作的時間為電子公文的傳送時間。
第二十九條電子公文的接收
（一）各使用單位及時接收電子公文。
（二）接收電子公文時，必須認真核對，確認無誤後方可進行列印或進入本單位收文流程，按收文流程進行登記，否則應予以退回。
（三）列印後的電子公文等同於紙質公文複印件，參照紙質公文的管理辦法處理。
（四）在OA系統中首次打開電子公文的時間為電子公文的接收時間。
（五）電子公文接收失敗時，收文單位應及時向發文單位提出申請，說明原因，要求重發；如果是系統故障，及時向市電子政務辦公室反映。

第八章 電子信息管理

第三十條各使用單位發布電子信息，經過審批後可在相應的欄目里發布。
第三十一條使用人員可以通過“信息管理”、“論壇”發布需要在多人之間共享交流的信息資料，發布單位及發布人對所發布信息負責。
第三十二條發布人在發布信息時選擇好可查看人員，防止出現濫發信息現象。
第三十三條電子信息發布時應遵循如下原則：
（一）若2人或少數幾人之間溝通，可以使用內部郵件或RTX（即時溝通工具）。內部郵件添加的附屬檔案大小限制在20M以內。
（二）具有長久使用價值、多人使用、可以共享的信息，可以通過“信息管理”發布。“信息管理”中發布的圖片大小限制在500K以內。
（三）發布的信息需要經過編輯排版，要求頁面格式規範、美觀、易於使用。
（四）如果僅是檔案傳輸，則直接使用RTX來傳輸，特別是大檔案，不使用內部郵件傳輸。

第九章 檔案管理

第三十四條各使用單位定期把本單位形成的電子公文、信息和材料通過檔案管理模組進行歸檔。
第三十五條電子公文、信息和材料歸檔的範圍、保管期限等參照國家關於紙質公文、信息和材料歸檔的相關規定執行，並應包括相應的背景信息和元數據。
第三十六條電子公文、信息和材料歸檔，按照中華人民共和國國家標準《電子檔案歸檔與管理規範》GB/T18894-2002執行。
第三十七條做好電子檔案調閱的登記工作。
第三十八條檔案部門按年度對電子公文、信息和材料的保管、歸檔情況進行統計。
第三十九條檔案部門必要時提供電子公文、信息和材料檔案管理的業務指導。

第十章 安全保障

第四十條參與電子公文、信息和材料收發流程的人員對公文、信息和材料的保密性、正確性、完整性、安全性、發布範圍負責，不得將涉密或帶病毒公文、信息和材料錄入系統。
第四十一條使用單位加強計算機及網路安全保密知識教育，遵守保密紀律與保密規定，不得利用OA系統從事危害國家安全、泄露國家秘密等違法犯罪活動，不得複製和傳播妨礙社會治安和淫穢色情等信息。
第四十二條使用人員在使用過程中有以下情形，造成不良影響，導致OA系統損壞、數據丟失等後果的，將給予通報批評等處分，情節嚴重的，使用單位要配合公安機關開展相關調查和處理：
（一）偽造公文，盜用他人賬號處理公文、信息和材料的，利用OA系統濫發信息、郵件的；
（二）不遵守本辦法規定，影響公文、信息和材料的正常接收、處理、傳輸、歸檔導致OA系統不能正常運轉的；
（三）長期不使用OA系統、不按統一要求上傳數據，對工作造成不良影響的；
（四）違反保密規定，造成失密泄密的；
（五）偵測、盜用他人賬號和密碼，嗅探網路配置、伺服器配置和資料庫信息的；
（六）計算機未安裝防毒軟體，不及時更新作業系統補丁，使用外來移動盤未檢測病毒造成病毒傳播的。
第四十三條違反本辦法規定，給國家、企事業單位或他人權益造成損失的，應當依法承擔責任。

第十一章 應急處理

第四十四條OA系統出現故障，引起電子公文、信息和材料無法在OA系統進行正常處理時，應及時通知市電子政務辦公室，市電子政務辦公室儘快組織有關單位查明原因，排除故障，並在1小時內作出回響。
第四十五條2小時內仍未排除故障，造成系統不能正常運行時，由市電子政務辦公室提出解決辦法，同時報告市政府辦公室，並以紙質書面的方式通知各使用單位，保障公文、信息和材料的處理工作正常進行。

第十二章 附 則

第四十六條政府系統使用單位和使用人員違反本辦法的，將予以通報批評並責令改正。
第四十七條本辦法由市政府辦公室負責解釋。
第四十八條本辦法自發布之日起施行。