《全宗指南編制規範》是由國家檔案局發布的檔案檔案，於2008年7月錄入。本指南主要記錄了全宗指南的編制原則、主題內容和適用範圍。
基本介紹
- 中文名：全宗指南編制規範
- 錄入日期：2008-7-28 15:49:37
全宗指南編制規範（國家檔案局發布）錄入日期：2008-7-28 15:49:37
1主題內容與適用範圍
1·1本標準規定了檔案全宗指南的編制原則、結構和編寫細則。
1·2本標準適用於綜合性檔案館，檔案室亦可參照執行。
2全宗指南的編制原則
編制全宗指南應客觀、準確、真實，語言簡練、文字表達清楚。
3全宗指南的結構
全宗指南是向利用者介紹和報導全宗構成者(立檔單位)及其所形成檔案情況的工具書。由封頁、正文、備註三部分組成。其結構形式如下:
封頁
正文a·全宗構成者沿革
b·全宗內檔案情況簡介
c·全宗內檔案內容與成份介紹
備註
4封頁項目
封頁項目包括:全宗指南名稱、時間、全宗號。
4·1全宗指南名稱
4·1·1全宗指南名稱由全宗構成者的名稱(全稱或通用簡稱)加"全宗指南"構成。
例:北京市計畫委員會全宗指南
4·1·2中華人民共和國成立前形成的檔案在全宗指南名稱的書寫上應加限定詞。
例:1·國民政府教育部全宗指南
2·民國重慶市民政局全宗指南
3·國民政府(汪、偽)外交部全宗指南
4·禮部(清)全宗指南
4·1·3中華人民共和國成立前的個人全宗，在人名後用圓括弧註明所屬年代。
例:1·端方(清)全宗指南。
2·蔣中正(民國)全宗指南。
3·馮玉祥(民國)全宗指南。
4·2時間
全宗內檔案檔案的起止年代，一般採用公元紀年表示，必要時可使用朝年或其它特殊紀年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔，為輔者加圓括弧書於為主者正下方。
例:1·1928—1948
(民國十七—三十七年)
2·光緒三十二年—宣統三年
(1906-1911)
4·3全宗號
本全宗指南所對應的全宗的編號。
5全宗構成者沿革簡介
全宗構成者沿革簡介由全宗構成者名稱、時間、主要職能、隸屬關係、全宗構成者主要負責人名錄、內部機構設定及其各歷史階段演變情況等內容組成。
5·1全宗構成者的名稱
5·1·1全宗構成者的名稱按全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱後面的圓括弧內。
例:中共中央紀委檢查委員會(中紀委)
5·1·2全宗構成者所有曾用名稱按時間順序書寫在全宗構成者的沿革中。
5·2時間
全宗構成者沿革應結合時間撰寫，和下列內容有關的時間應反映在全宗構成者沿革中。
a·全宗構成者成立、合併、改組、更名和撤銷時間。
b·全宗構成者內部機構的設定及重要部分的調整、增設、合併、更名、撤銷時間。
c·全宗構成者上級主管機關變更時間。
d·其它所有反映全宗構成者重要活動的時間。
5·3主要職能
5·3·1全宗構成者的性質特徵
5·3·2全宗構成者的職權範圍
5·3·3全宗構成者的主要工作與任務
5·4隸屬關係
5·4·1全宗構成者和其上級主管機關的組織關係、業務關係。
5·4·2全宗構成者和其重要的直屬下級機關的組織關係、業務關係。
5·4·3全宗構成者上級主管機關如有變更，應反映在全宗構成者沿革中。
5·5全宗構成者負責人名錄
全宗構成者正副職負責人姓名、職務、任期時間。
5·6全宗構成者內部機構的設定及其各歷史階段演變情況。
5·6·1全宗構成者內部一級機構的名稱。
5·6·2全宗構成者內部一級機構正職負責人的姓名、職務、任期時間。
5·6·3全宗構成者內部一級機構的主要職能。
5·6·4全宗構成者內部機構中重要部門的增設、調整、擴大、合併、撤銷情況及內部一級機構在各歷史階段的變化情況。
5·7其它
5·7·1涉及全宗構成者的重大事件和對全宗構成者產生了重要影響的活動。
5·7·2全宗構成者改組和撤銷的原因。
5·個人全宗
個人全宗構成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務、職稱、主要業績、榮譽稱號及簡歷。
6全宗內檔案情況簡介
6·1檔案的數量及保管期限
6·2檔案的完整程度
6·3檔案的利用價值及鑑定情況
6·4檢索工具的配置情況
6·5檔案的整理情況。
7全宗內檔案內容與成分介紹
7·1檔案內容與成分介紹的方式
以文章敘述的形式，按全宗內檔案的實際分類體系結合問題介紹。
7·1·1按組織機構介紹:以組織機構分類的檔案全宗，按機構設類目分別介紹。
7·1·2按問題介紹:以問題分類的檔案全宗，按檔案內容所反映的問題設類目介紹。
7·1·3以其它體系分類的檔案全宗，應根據該全宗分類的特點結合問題介紹。
7·2檔案內容與成分介紹的一般方法
7·2·1檔案內容與成分介紹一般應使用綜合概括的方法介紹。介紹內容包括:
a·反映全宗構成者基本職能和主要活動方面的檔案。
b·反映全宗構成者每個階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。
c·涉及具有全國和國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案。
d·館藏年代久遠和特殊載體的檔案。
7·2·2需要專門說明的檔案按下列方法介紹:
a·指明該檔案檔案的名稱、責任者和檔案形成的時間。
b·列出該檔案檔案的檢索要素。
c·對其檔案檔案內容單獨介紹。
7·2·3一般性檔案介紹不使用引文，特殊性檔案介紹如需使用引文應符合下列條件和原則:
a·引文有助於闡述檔案的內容實質。
b·引用原文時不詳細轉述檔案中敘述的事實和事件。
7·2·4和全宗構成者活動沒有直接關係的上級檔案不做介紹，必要時只做簡要交代。
7·2·5控制使用的檔案在內容介紹上應從簡，並在全宗指南封頁上註明"控制使用"字樣。
7·2·6檔案內容涉及國家機密應另冊介紹，一般只列題名，不做詳細介紹，並在封頁上註明密級或使用範圍。
7·3人物全宗內容與成分介紹
人物全宗應按全宗構成者的活動特點，結合全宗內檔案材料的實際情況撰寫，介紹內容包括:
a·個人的傳記性檔案材料、著作手稿、題詞、日記、回憶錄。
b·來往信件及公務活動與社會活動中形成的檔案。
c·財產狀況與經濟活動的材料。
d·家庭親屬與主要社會關係的材料。
e·圖片、照片、錄音、錄像材料。
8備註部分
8·1本全宗指南的編制情況。
8·2有關全宗內檔案的補充說明。
8·2·1全宗指南中需加解釋的名詞、事件及問題。
8·2·2全宗指南編制後，全宗內檔案增加、調整、遺失、銷毀等說明。
8·2·3其它有關問題的說明。
