內業(項目建設中資料文秘管理工作)

內業(項目建設中資料文秘管理工作)

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內業一般指的是在項目建設中負責工程項目資料檔案管理、計畫、統計管理及內部文秘管理工作。另外,最早出現於老子創道家學派之後,至戰國後已逐漸演化成南宗和北宗。工作職責是負責工程項目的資料檔案管理、計畫、統計管理及內業管理工作。

基本介紹

  • 中文名:內業
  • 主要體現:《管子
  • 最早出現於老子創道家學派之後
  • 工作職責:負責工程項目的資料檔案管理等
檔案收集,工程驗收,統計管理,管理工作,其他任務,作用,崗位作用,

檔案收集

負責項目相關檔案的收集、管理
1.負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發放、歸檔、管理工作:在收到工程圖紙並進行登記以後,按規定向有關單位和人員簽發,由收件方簽字確認。負責收存全部工程項目圖紙,且每一項目應收存不少於兩套正式圖紙,其中至少一套圖紙有設計單點陣圖紙專用章。竣工圖採用散裝方式摺疊,按資料目錄的順序,對建築平面圖、立面圖、剖面圖、建築詳圖、結構施工圖等建築工程圖紙進行分類管理。
2. 收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料並歸檔:負責對每日收到的管理檔案、技術檔案進行分類、登錄、歸檔。負責項目檔案資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作。負責做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作,注意保密的原則。來往檔案資料收發應及時登記台帳,視檔案資料的內容和性質準確及時遞交項目經理批閱,並及時送有關部門辦理。確保設計變更、洽商的完整性,要求各方嚴格執行接收手續,所接收到的設計變更、洽商,須經各方簽字確認,並加蓋公章。設計變更(包括圖紙會審紀要)原件存檔。所收存的技術資料須為原件,無法取得原件的,詳細背書,並加蓋公章。作好信息收集、彙編工作,確保管理目標的全面實現。

工程驗收

參加分部分項工程的驗收工作
1. 負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔:負責工程備案管理,實現對竣工驗收相關指標(包括質量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄)作備案處理。對樁基工程、基礎工程、主體工程、結構工程備案資料核查。嚴格遵守資料整編要求,符合分類方案、編碼規則,資料份數應滿足資料存檔的需要。
監督檢查施工單位施工資料的編制、管理,做到完整、及時,與工程進度同步:對施工單位形成的管理資料、技術資料、物資資料及驗收資料,按施工順序進行全程督查,保證施工資料的真實性、完整性、有效性。
按時向集團檔案室移交:在工程竣工後,負責將檔案資料、工程資料立卷移交公司。檔案材料移交與歸檔時,應有“歸檔檔案材料交接表”,交接雙方必須根據移交目錄清點核對,履行簽字手續。移交目錄一式二份,雙方各持一份。
4. 負責向市城建檔案館的檔案移交工作:提請城建檔案館對列入城建檔案館接收範圍的工程檔案進行預驗收,取得《建設工程竣工檔案預驗收意見》,在竣工驗收後將工程檔案移交城建檔案館。
5. 指導工程技術人員對施工技術資料(包括設備進場開箱資料)的保管:指導工程技術人員對施工組織設計及施工方案、技術交底記錄、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程洽商記錄等技術資料分類保管交資料室。指導工程技術人員對工作活動中形成的,經過辦理完畢的,具有保存價值的檔案材料;一項基建工程進行鑑定驗收時歸檔的科技檔案材料;已竣工驗收的工程項目的工程資料分級保管交資料室。

統計管理

負責計畫、統計的管理工作
負責對施工部位、產值完成情況的匯總、申報,按月編制施工統計報表:在平時統計資料基礎上,編制整個項目當月進度統計報表和其他信息統計資料。編報的統計報表要按現場實際完成情況嚴格審查核對,不得多報,早報,重報,漏報。
2. 負責與項目有關的各類契約的檔案管理:負責對簽訂完成的契約進行收編歸檔,並開列編制目錄。作好借閱登記,不得擅自抽取、複製、塗改,不得遺失,不得在案卷上隨意劃線、抽拆。
3. 負責向銷售策劃提供工程主要形象進度信息:向各專業工程師了解工程進度、隨時關注工程進展情況,為銷售策劃提供確實、可靠的工程信息。

管理工作

負責工程項目的內業管理工作
1.協助項目經理做好對外協調、接待工作:協助項目經理對內協調公司、部門間,對外協調施工單位間的工作。做好與有關部門及外來人員的聯絡接待工作,樹立企業形象。
2. 負責工程項目的內業管理工作:匯總各種內業資料,及時準確統計,登記台帳,報表按要求上報。通過實時跟蹤、反饋監督、信息查詢、經驗積累等多種方式,保證匯總的內業資料反映施工過程中的各種狀態和責任,能夠真實地再現施工時的情況,從而找到施工過程中的問題所在。對產生的資料進行及時的收集和整理,確保工程項目的順利進行。有效地利用內業資料記錄、參考、積累,為企業發揮它們的潛在作用。
3. 負責工程項目的後勤保障工作:負責做好檔案收發、歸檔工作。負責部門成員考勤管理和日常行政管理等經費報銷工作。負責對竣工工程檔案整理、歸檔、保管、便於有關部門查閱調用。負責公司文字及有關表格等列印。保管工程印章,對工程蓋章登記,並留存備案。做好職工食堂每天生活安排和職工生活用品購置、發放、保管工作。負責完成領導交待其它設備、用品採購、發放、保管工作。

其他任務

完成工程部經理交辦的其他任務
按時按量按質的完成工程部交辦下來的任務!做好本職工作,與相關部門做好配合!

作用

內業資料員在工程工作中是非常重要的,工程資料雜亂並且種類繁多,整理時工作量非常龐大,倘若前期工作時未將資料及時歸檔保存,將及其容易出現資料丟失的情況,但是由於施工中項目對現場技術人員的重視程度遠遠高於資料員,此職位很少人願意從事,這就會出現下列情況:施工過程中,若無人檢查項目資料,資料員的工作成果難以得到體現,在平時充當的角色僅僅是發放檔案的人員;當遇到資料檢查時,倘若前期資料歸檔整理工作不到位,資料堆積,最終檢查不合格時,資料員首當其衝。在這種工作環境下,越來越多的資料員產生轉行想法,導致資料員流失。即使有的單位重視資料,但是很多資料也是假的,這樣使他人對資料員產生一種誤解,資料任何人都能編好,加速了資料員轉為現場技術人員的速度和決心。
其實在行業標準中明確的標示出內業資料員的職業,像內審員培訓和考試,都是針對內業資料這一塊的,他的行業標準應該也是有所規定的,其職業標準實際上很雜亂,現行的是對別的行業的資料管理比較多,而關於建築施工方面卻很少,建議應該組織和編寫這方面的規定,確定職位的重要性。

崗位作用

內業資料的崗位作用:
1、 體現了工程實體質量狀況、項目過程管理與控制情況;
內業(項目建設中資料文秘管理工作)
2、監督了項目對建設工程法律、法規、標準、規範,特別是強制性標準的執行情況;
3、是對建設工程進行檢查、維修、管理、改擴建的重要依據;
4、提供並積累了建設工程全過程重要的信息資源;
5、對劃分質量責任,提供直接、真實、確鑿的法律依據;
6、通過對資料或數據的統計、分析、計算等,及時發現、解決並處理問題。

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