基本介紹
- 中文名：信息資源轉換
- 外文名：information resources transformation
- 涉及學科：信息科學
- 套用：自動化
- 利用：現代信息技術和管理方法
- 目的：信息資源提升為知識資源
問題的提出,信息資源與知識資源的關係,共同的歷史淵源,共同的特性,共同的本質,信息資源轉換的理論模型,理解層,內化層,評價層,信息資源轉換的研究架構,指導思想,標準與規範,理論與方法,轉換機制,組織保障,實施途徑,關鍵技術,評價體系,
問題的提出
目前，知識管理理論研究主要集中在知識組織、知識鏈、知識發現、自然語言理解、知識管理工具、知識轉換模式和4力場研究、實踐社區、最佳實踐庫、智慧型代理、知識網路化研究等領域。其研究基點往往是知識資源，而21世紀的組織能否適應社會發展的要求實現可持續發展，其關鍵在於能否充分利用信息資源，最大程度挖掘組織的知識資源，促進知識流的有序流動，提高組織決策水平。因此，組織必須對已有信息資源進行提升、轉換，這就迫切需要研究信息資源轉換。
信息資源轉換是指利用現代信息技術和管理方法，將信息資源提升為知識資源，充分發揮信息資源的作用。信息資源轉換的核心是提高組織管理和決策的知識屬性，加快知識的創新、流動和使用，其目的是提高組織的辦事效率和決策能力以及協調能力，建設一個功能齊全、行為規範、運轉協調、精簡高效的現代化組織，為實現知識型組織確定良好的基礎。
信息資源轉換是實現知識型組織的需要。G. Nararajan 認為，一個知識型公司，一般通過兩條技術途徑來實現知識管理：一條是通過“信息一知識轉換模型”，即利用現有的信息，從中發現有價值的知識；另一條是通過“獨立的知識模型”，它強調了利用網路技術(比如，通過工作流技術、網上會議、BBS等技術手段)實現知識的共享。兩種實現模型的側重點各異，第一種模型側重知識的生成，第二種模型強調知識的共享、使用。由此不難看出，信息資源轉換是實現知識型組織的重要途徑。
信息資源轉換是提升組織決策能力和效率的需要。信息資源中含有大量知識，有顯性的也有隱性的。在組織決策中，要依靠大量的隱性知識。然而，組織決策又具有不可複製性，所需決策知識各不相同。如何從信息資源中獲取有助於組織決策的知識，必須進行信息資源轉換研究，為組織活動提供合適的知識。
總之，通過信息資源轉換，可以高效率地使用組織擁有的智力資產，可以跨越時間和空間確保雇員共享知識，可以提高組織應對危機事件的效率，可以提高組織成員的知識和技能。一言以蔽之，信息資源轉換可以提高組織的“生產力”。
信息資源與知識資源的關係
共同的歷史淵源
早在20世紀80年代，美國學者D. A. Marchand和F. W. Horton就提出信息管理有5個階段，即物的控制、自動化技術管理、信息資源管理、商業競爭分析與智慧、知識管理。如果說當時他們的觀點還僅僅是理論上的預期，那么，20世紀90年代以來隨著知識經濟的興起，信息管理向知識管理的延伸已成為一種具體的實踐行為。
信息資源管理是信息管理的高級階段是為了克服傳統信息管理的缺陷而產生的。信息資源管理興起於20世紀70年代末至80年代初，以EDI、國際網際網路、企業內部網以及外部網為主要技術特徵。信息資源管理從觀念上將企業的信息作為經濟資源和競爭資源加以對待，在實踐中從技術、經濟、人文等多種角度對企業中的信息流加以科學的規劃一組織、控制和協調，使企業中的信息轉換為信息資源。
同樣，我們有理由相信，知識資源管理是知識管理的高級階段。知識資源管理運用知識挖掘技術，構建知識倉庫和知識地圖，從理論和實踐上將知識作為競爭和可持續發展的最重要的資源，通過對知識資源的科學開發和合理使用，為組織的發展提供最大程度的智力支持。正是由於信息資源管理和知識資源管理的歷史淵源關係，信息資源和知識資源不可避免地存在一定的共性。
共同的特性
信息資源具有公開性和保密性、層次性和簡單性、事實性和權威性、相關性和時效性、經濟性和共享性、多樣性和複雜性。而知識資源屬於一種社會資源，是社會經濟發展和科學技術進步賦予知識資源生命力和時代特徵。知識資源可以流動，可以保存，可以通過一定方式進行驗證、研究、開發、購買、交換和贈送等。知識資源具有價值和使用價值，屬於精神財產的範疇。知識資源與物質資源結合，知識資源可以轉化為物質財產。知識資源可以附加於物質財產上，使物質財產的價值和使用價值增值。除此之外，知識資源還具有以下一些基本屬性：如知識資源的有用性、儲藏性、開發性、有限性與無限性並存、層次性、社會性、可繼承性。因此，信息資源和知識資源都具有共同的特性。二者可以共存、互補，但是不能相互替代。
共同的本質
信息資源和知識資源，都歸屬於資源範疇。資源的內涵和外延隨著社會生產力的發展、科學技術的進步和人類認識的深化而不斷拓展，是一個具有歷史、動態、開放屬性的概念。隨著社會、經濟和科學技術的發展和進步，資財之源已經開始逐步超越自然領域而進入社會領域，許多社會性因素開始逐步被揭示和闡釋出“資財之源”的屬性，如信息資源、知識資源等。所以，學者們在把資源劃分為自然資源和社會資源的時候，將生態環境、物資資本、人力資源、科學技術、知識等納入資源理論的研究範疇。例如，周光召主編的《21世紀學科發展叢書(資源科學卷)》認為“從現代的認識來看，資源由自然資源、社會資源和知識資源三部分組成”。自然資源是指人類可以利用的自然形成的物質與能源，是可用的自然物;社會資源是指在一定的時空條件下，人類通過自身勞動，在開發利用資源過程中所提供的物質和精神財富的統稱;知識資源是從社會資源中剝離出來的一類資源。
姑且不論信息資源和知識資源的定義，但是，我們都承認它們都屬於社會資源、屬於可再生資源、都屬於軟資源。所以，兩者具有共同的本質，都具有價值和使用價值。
信息資源轉換的理論模型
通常情況下，人們對數據、信息、知識和智慧型不做嚴格區分，其原因在於他們之間既有區別又有密切的聯繫，從而使它們在概念還不十分清晰的情況下就被廣泛使用。通過相關文獻，對彼此關係進行了總結(如表1所示)。
表1表1表明，專家學者普遍認可數據、信息以及知識三者之間存在差異，討論三者關係的理論和文章很多。一般而言，可以認為數據是指社會生活中一切可以被認知與感知的現象，如聲音、字母、數字等；信息是客觀世界各種事物特徵和變化的反映；知識是對信息的感知、認識加工，是人對客觀世界的理解和認知。因此，數據、信息、知識的轉化可以用圖1表示。
圖1數據、信息、知識的轉化其中，從信息到知識，社會學研究的理論與框架已經比較充足。在Edmurd Husserd的現象學，Max Weber的解釋社會學以及Alfred Schutz的日常生活世界觀的基礎上，Berger與Luckman建立了一個綜合性的知識社會學理論體系。即在日常生活中所感知的數據中有相當一部分是無用的噪音，而其他數據則與當時社會環境發生關聯，成為信息。有些信息沉積到行為人的認知結構中，而其他信息也有此類沉積。如果信息發生了沉積(C Sediment)，則被稱為信息發生了內化(Intemaliaation ofInformation )。被內化的信息終將成為知識。
基於已有的理論研究，參考Daniel Dieme。提出的信息知識轉換模型，本文認為，通過理解層、內化層和評價層，可以實現將信息資源轉換成知識資源(如圖2所示)。
圖2信息資源轉換的理論模型理解層
理解層通過構建常規語法空間，實現通用表達方式，解決人理解信息資源的能力。因為，成功將信息資源轉換為知識資源的前提條件是正確理解。只有信息資源被人正確理解，才能被其有效地進行認知處理，從而才能保證信息資源的有用性。反之，如果人不熟悉信息資源的表達方式，表達過於複雜、缺乏邏輯性……，這些都導致人的認知系統無法處理，從而導致信息資源無法轉換為知識資源。
在理解層，為了使信息資源更加容易被人理解，可以通過3個方面實現。
①對信息資源進行規範化，使之符合人的認知心理;
②利用圖形等方法通過對信息資源進行可視化，利用模擬、隱喻等方法使之符合人的認知心理;
③通過對組織雇員的培訓和教育，使之熟悉信息資源的常規語法，掌握其通用表達方式。
內化層
內化層通過構建常規解釋空間，實現組織信息的沉澱，解決組織信息的內化問題。事實上，信息從來不是孤立存在的。只有行為人在將來可能進行與正在內化的信息有關聯的行為時，行為人才會對信息進行內化，被內化的信息終將成為知識。組織信息也是如此，它必然與客群密切相關，而且被整合在所處環境和組織結構中。也就是說，信息資源是否能夠順利轉換，依賴於客群過去已經內化的信息的相關度、已經沉積的認知結構以及所處的場合。而且，個人學習總是處於某一群體中，直接受該群體的影響，而群體中的互補和協同，又能對個人知識進行重構和整合，形成更高的群體知識和能力，並擴散到組織。
在內化層，應當採用各種方法，促進組織信息的場合化，實現組織信息的沉澱。方法之一就是制定規則。規則可以讓人預測並構建社會環境和外部條件，一旦某個行為被重複執行，就會產生某種習慣，即行為人正在沉澱某種技術、技能或知識。在Berger與Luckman的理論中，內化又被稱為社會化，是一個將外部世界作為有意義的社會現實加以體驗的過程。
正如《現實的社會建構》一書所言，在面對面的相遇中，知識構成了人們據以進行理解和對待他人的典型化圖式。因此，方法之二就是設定合適的場合。這個場合可以是物理的(如辦公室、工作間等)、虛擬的(如知識庫、資料庫等)或者是精神的(如共享經驗、交換思想等)。其中，又以面對面(face-to-face)的方式最為有效。正如Daniel Dieme。所言，如果內化是發生在面對面的情況下，任何通過其他媒介所進行的交流都沒有面對面交流更為有效。
評價層
評價層通過對信息資源可信度的評你判斷其有用性，促進轉換的順利實現，同時確保轉換的效率和效果。已有不少文獻專門闡述將信息轉換為知識的方法和工具，但是，幾乎沒有關於信息可信任程度的研究與論述。而從某種角度而言，評價層是信息資源轉換中最為重要，但非最困難的一層。通過評價層，可以判定組織信息的質量、組織知識的可信度，避免高質量的信息資源在轉換過程中被忽視甚至丟失。
在評價層，可以依靠專家來進行評估，即通過專家，設立一定的標準進行考核、評價。而另一種有效的方法就是推廣“最佳實踐”。通過不斷尋找和研究組織部門的最佳實踐，以此為基準與自己進行比較、分析、判斷，從而使自己得到不斷改進。推廣“最佳實踐”，從管理角度而言，屬於標桿管理(Benchmarking )，是管理中一種非常有效的工具；從社會學角度，它屬於通過學習他人的相關性系統，掌握系統中關於計畫、目標和方法的知識，幫助自身順利實現信息資源到知識資源的轉換。
信息資源轉換的研究架構
信息資源轉換的研究架構是指實現信息資源轉換涉及的要素、各個要素之間的關係，它可以用“一個指導思想、一組標準與規範、一組理論與方法、一組轉換機制、一系列組織保障、一個實施途徑、一組軟體工具與支持平台、一批關鍵技術、一個評價體系”這“九個一”來描述”。其中：“一個指導思想”指信息資源轉換的指導思想，它對信息資源轉換的標準與規範、理論與方法、實施途徑等具有指導作用；“一組標準與規範”指與信息資源轉換相關的標準與規範；“一組理論與方法”指研究和實施信息資源轉換這個複雜問題的系統化的理論與方法，它為信息資源轉換提供理論上和方法上的支持；“一組轉換機制”是指將信息資源轉換必須遵守的程式和規定；“一系列組織保障”是為了促進信息資源轉換而建立的制度和開展活動的總稱，它是順利實現信息資源轉換的重要保證；“一個實施途徑”是指在信息資源轉換的策略和手段；“一組軟體工具與支持平台”是指支持信息資源轉換的套用工具、集成平台和智慧型工具；“一批關鍵技術，指在信息資源轉換需要研究和分析的關鍵技術問題；“一個評價體系”是指信息資源轉換效果的評價指標與評價方法。
圖3信息資源轉換的研究架構圖3說明，在指導思想、標準與規範、理論與方法、組織保障的支持下，在轉換機制的控制下，利用軟體工具與支持平台、關鍵技術，按照一定的策略和手段實現信息資源轉換為知識資源。在實施過程中，套用評價體系不斷檢驗轉換的效率和效果。
指導思想
指導思想是指在人們從事某種社會活動中，具有指示和教導意義的意識，它具有行動指針和行動導向的勝質+思想是人們行動的意識指針。可以使人們方向明確，不犯錯誤或者少犯錯誤，順利地實現既定的目標。指導思想表現為思想觀念，具有明確的針對性，是行動的思想指導。
信息資源轉換的指導思想是:將現代信息技術對數據和信息的處理能力與人的發明和創新能力有機結合，增進組織部門的知識含量，提高組織成員的自主學習的意識和水平，通過提高組織部門和組織成員的知識含量來提高組織部門的勞動生產率，改善服務效率和效果。
標準與規範
信息資源轉換的標準規範是指為確保信息資源轉換的順利實現，在轉換全過程中必須遵守的一系列技術標準與規範。俗話說“沒有規矩，不成方圓”，標準與規範是信息資源轉換的重要基礎。
例如，通過數據分類與編碼標準、元數據標準等對信息資源進行規範化使之符合人的認知心理；利用可視化標準對信息資源進行可視化，給用戶帶來極大方便;通過信息技術支撐標準，為支撐信息資源轉換的信息技術(包括資料庫、數據倉庫、網路、作業系統、開發工具、套用軟體、群件等)制定明確的選型原則、選型方法和標準過程。
理論與方法
理論與方法是指人們從事某種社會活動的系統化的知識基礎，它是人們立論的知識依據，可以確保人們正確地達成自己的目標。理論基礎表現為理論學說，具有普遍的基礎性，理論基礎是立論的邏輯起點。
信息資源轉換涉及眾多理論與方法，包括信息資源管理理論;社會學的認知理論;知識管理理論中的知識組織、知識鏈、知識發現、自然語言理解、知識管理工具、知識轉換模式和4力場研究、實踐社區、最佳實踐庫、智慧型代理、知識網路化研究等;知識工程學中的軟計算、Agent、自然語言理解、邏輯與推理、形象思維研究、基於事例的推理、機器學習、知識本體論等;基於文獻的知識發現法;信息可視化理論和技術……等等。
轉換機制
信息資源的轉換機制，是指將信息資源轉換為知識資源的一整套規章制度，是信息資源和知識資源相互轉換的依據標準。依據信息資源轉換的理論模型，信息資源的轉換機制包括知識表達機制、知識內化機制、轉換評價機制和轉換激勵機制4大類。
組織保障
信息資源轉換的組織保障，是指企業文化、組織方式和組織信息管理3個層面確保轉換的順利進行。在企業文化層面，創建促進學習型的企業文化，有利於造成組織學習和知識整合的良好氛圍，培養組織成員學習的熱情、能力、意志，使他們意識到外部的變革帶來的風險遠大於機遇;創建促進知識共享的企業文化，培養組織成員進行知識交流和共享的積極性，使他們認識到知識的封閉和壟斷只會阻礙自己和組織的發展，只有共享知識，才能共同進步。
在組織方式層面，由過去的金字塔型的組織方式轉變為網狀的組織方式，由矩陣形變為自治單元型，減少層次，縮短迴路;控制權下放，減少限制，提高靈活性和自由度，即網路型的組織為信息資源轉換提供了聯繫渠道和推動力。在組織信息管理層面，由等級制的領導獨自占有信息資源轉變為所有成員進行信息資源的獲取、交流，實施政務信息公開政策;同時，將這種公開化的信息政策與交流活動聯繫在一起，使組織成員可以根據組織部門的目標或面臨的問題進行積極學習和共同思考。也就是說，一方面允許組織成員去整理各類信息資源，使之符合使用要求；另一方面，又要求組織成員積極主動地去了解各種信息資源。
實施途徑
實施途徑在信息資源轉換中起著橋樑的作用，通過實施途徑將信息資源轉換的其他要素連線起來。具體而言，實施途徑包括信息資源整合、隱含信息關聯、知識挖掘、知識重組和知識再造等。
- 信息資源整合。所謂整合，即是調整組合、整頓協同之意。整合既可以產生出新的事物，又可以是原事物的發展和完善。每一事物時刻都在整合自己，在整合過程中發展自己、完善自苦‘2]。信息資源整合是指對各種信息資源通過收集、篩選、分類、對比、判斷、聯想、推理，整理合成以價值增值為目的的有效信息的一種活動，這種活動會影響到有關的利益相關者的行為。信息資源整合具有主動性、廣泛性、動態性、整體性、多樣性等特點。綜上所述，此處的信息資源整合，是指運用科學的方法，對不同來源、不同層次、不同結構、不同內容的信息資源進行綜合和集合。實施再建構，使單一、零散的信息資源通過整合提升為組織的知識資源，生成組織新的知識體系。
- 隱含信息關聯。隱含信息的重組是知識的外化和外延。一些信息本身沒有什麼價值但在它身後卻隱藏著另外一種很有價值的信息，這種延伸或潛在的信息單元、知識單元，有一定的隱蔽性，往往不容易被發現。但是，一旦被發現，卻往往可以產生不可估量的效益。美國芝加哥大學圖書館研究院的Swansan D. R等一直在從事認知科學文獻內容管理的研究，對信息重組和知識創新過程進行了不少研究。由於他們一直對文獻的隱含信息進行研究，並在研究過程中，利用現代的計算機技術設計了一種新穎的計算機輔助信息檢索軟體(ArmwSm ith算法)，能辨別出生物醫學文獻中兩個詞語間的聯繫，從而進一步發現隱含信息的關聯，促進新知識的產生。
- 知識挖掘。知識挖掘可以有多種方法。方法之一就是對信息資源進行精簡、提取。利用邏輯方法抽取“有用”的、能改變自己對某一問題看法的內容，然後按照一定的規則如知識工程中的知識
- 表示方法對抽取出來的內容加以描述，形成知識單元集合。方法之二就是知識發現(CDDD,KnowledgeDixovery )，知識發現也可以稱其為數據挖掘(DM,Data Mining )，是一個涉及多學科的研究領域。這些學科包括:資料庫技術、人工智慧、認知科學、知識庫、統計學、機器學習、信息科學、信息分析等。關於知識發現的定義，目前人們比較認同的是:知識發現是識別存在於資料庫中有效的、新穎的、具有潛在價值的乃至最終可理解的模式的過程。此處，知識發現是指從大量的有噪音的、模糊的、實際套用的信息資源中尋找規律分析數據之間的相互關係，提取出有用的知識，並用各種形式展示出來。例如，已有的一種知識發現系統叫做發現代理(Discovery Agents)，這類系統向用戶詢問所需知識的範圍和要求然後自動去網際網路搜尋，該系統已在音樂、新聞、電子商務等領域取得成功的套用。
- 知識重組。孤立的信息不可能轉換為知識。通過知識重組，把組織未來目標與追求目標的特定過程進行動態匹配。也就是說，把組織資料庫里大量知識的靜態、孤立的圖畫並不能指導決策，必須用相關的方法尋求知識間的內在聯繫及未來動向而形成動態知識系統。
- 知識再造。信息資源轉換是提高組織知識屬性的思想和活動，所以必須將通過信息資源轉換得到的知識用於組織服務、管理和決策。因而知識再造的目的就是將以上步驟所得的知識單元用於組織決策，為組織部門產生新的決策方案。
通過上述實施途徑，不難看出，信息資源轉換的結果是生成新的知識，或者產生新的決策備選方案。
關鍵技術
信息資源轉換涉及的關鍵技術，主要包括:元數據技術、語料庫技術、海量信息存儲與壓縮技術、信息可視化技術、圖像檢索技術、語言檢索技術、人機界面技術、多語言瀏覽器、跨語言信息檢索、自然語言理解、人工智慧、大規模真實文本處理、自動抽詞、自動索引、自動分類、自動文摘、概念分類、信息安全和保護技術等。
評價體系
評價體系指信息資源轉換效果的評價指標與評價方法。就目前而言，制定信息資源轉換的評價體系還為時過早，比較可行的方法是利用標桿管理的思想，通過參考“最佳實踐”，不斷檢驗信息資源轉換的效率和效果。
