任務分解法

任務分解法，是一種處理方法，指的是目標→任務→工作→活動。

基本介紹

• 中文名：任務分解法
• 外文名：Work Breakdown Structure
• 內容：目標→任務→工作→活動

簡介

任務分解法（Work Breakdown Structure）

WBS is also known as work breakdown system. it is a map of the project that identifies the products and work elements involved in a project.WBS is an outline of the project with different levels of details,it defines the relationship of the final deliverable to its subdeliverables,and in return, their work packages.

WBS helps to assume project managers that all the work are identified and established.

分解流程

如何進行WBS分解:目標→任務→工作→活動

1activity

2 task

3work breakdown structure

4organization breakdown structure

分解細則

分解原則

橫向到邊即百分百原則指WBS分解不能出現漏項,也不能包含不在項目範圍之內的任何產品或活動

縱向到底指WBS分解要足夠細,以滿足任務分配、檢測及控制的目的

分解方法

至上而下與至下而上的充分溝通

一對一個別交流

小組討論

分解標準

分解後的活動結構清晰

邏輯上形成一個大的活動

集成了所有的關鍵因素

包含臨時的里程碑和監控點

所有活動全部定義清楚

意義

學會分解任務,只有將任務分解得足夠細,您才能心裡有數,您才能有條不紊地工作,您才能統籌 安排您的時間表

結構

工作分解結構(Work Breakdown Structure，簡稱為 WBS):以可交付成果為導向對項目要素進行的分組，它歸納和定義了項目的整個工作範圍每下降一層代表對項目工作的更詳細定義。

無論在項目管理實踐中,還是在PMP考試中，工作分解結構(WBS)都是最重要的內容.WBS總是處於計畫過程的中心，也是制定進度計畫、資源需求、成本預算、風險管理計畫和採購計畫等的重要基礎。WBS同時也是控制項目變更的重要基礎。項目範圍是由WBS定義的,所以WBS也是一個項目的綜合工具。

WBS用途

WBS具有4個主要用途:

1.WBS是一個描述思路的規劃和設計工具.它幫助項目經理和項目團隊確定和有效地管理項目的工作.

2.WBS是一個清晰地表示各項目工作之間的相互聯繫的結構設計工具.

3.WBS是一個展現項目全貌,詳細說明為完成項目所必須完成的各項工作的計畫工具.

4.WBS定義了里程碑事件,可以向高級管理層和客戶報告項目完成情況,作為項目狀況的報告工具.

WBS信息

項目產品或服務結構,項目組織結構,項目的階段劃分.

WBS 是面向項目可交付成果的成組的項目元素,這些元素定義和組織該項目的總的工作範圍,未在WBS中包括的工作就不屬於該項目的範圍.WBS每下降一層就代表對項目工作更加詳細的定義和描述.項目可交付成果之所以應在項目範圍定義過程中進一步被分解為WBS,是因為較好的工作分解可以:

a.防止遺漏項目的可交付成果.

b.幫助項目經理關注項目目標和澄清職責.

c.建立可視化的項目可交付成果,以便估算工作量和分配工作.

d.幫助改進時間、成本和資源估計的準確度.

e.幫助項目團隊的建立和獲得項目人員的承諾.

f.為績效測量和項目控制定義一個基準.

g.輔助溝通清晰的工作責任.

h.為其他項目計畫的制定建立框架.

i.幫助分析項目的最初風險.

WBS的最低層次的項目可交付成果稱為工作包(WorkPackage),具有以下特點:

a.工作包可以分配給另一位項目經理進行計畫和執行.

b.工作包可以通過子項目的方式進一步分解為子項目的WBS.

c.工作包可以在制定項目進度計畫時,進一步分解為活動.

d.工作包可以由惟一的一個部門或承包商負責.用於在組織之外分包時,稱為委託包(CommitmentPackage).

e.工作包的定義應考慮80小時法則(80-HourRule)或兩周法則(Two Week Rule),即任何工作包的完成時間應當不超過80小時.在每個80小時或少於80小時結束時,只報告該工作包是否完成.通過這種定期檢查的方法,可以控制項目的變化.

創建wbs

創建方法

創建WBS是指將複雜的項目分解為一系列明確定義的項目工作並作為隨後計畫活動的指導文檔.創建WBS的方法主要有以下幾種:

a.使用指導方針.一些像美國國防部(DOD)的組織,提供MIL-STD之類的指導方針用於創建項目的WBS.

b.類比方法.參考類似項目的WBS創建新項目的WBS.

c.自上而下的方法.從項目的目標開始,逐級分解項目工作,直到參與者滿意地認為項目工作已經充分地得到定義.該方法由於可以將項目工作定義在適當的細節水平,對於項目工期、成本和資源需求的估計可以比較準確.

d.自下而上的方法.從詳細的任務開始,將識別和認可的項目任務逐級歸類到上一層次,直到達到項目的目標.這種方法存在的主要風險是可能不能完全地識別出所有任務或者識別出的任務過於粗略或過於瑣碎.

基本要求

創建WBS時需要滿足以下幾點基本要求:

a.某項任務應該在WBS中的一個地方且只應該在WBS中的一個地方出現.

b.WBS中某項任務的內容是其下所有WBS項的總和.

c.一個WBS項只能由一個人責任,即使許多人都可能在其上工作,也只能由一個人負責,其他人只能是參與者.

d.WBS必須與實際工作中的執行方式一致.

e.應讓項目團隊成員積極參與創建WBS,以確保WBS的一致性.

f.每個WBS項都必須文檔化,以確保準確理解已包括和未包括的工作範圍.

g.WBS必須在根據範圍說明書正常地維護項目工作內容的同時,也能適應無法避免的變更.

表示方式

WBS可以由樹形的層次結構圖或者行首縮進的表格表示.

其中美國國防機構使用WBS在MIL-STD中對WBS進行的描述為:"WBS是由硬體、軟體、服務、數據和設備組成的面向產品的家族樹."

在實際套用中,表格形式的WBS套用比較普遍,特別是在項目管理軟體中.

分解方式

WBS的分解可以採用多種方式進行,包括:

a.按產品的物理結構分解.

b.按產品或項目的功能分解.

c.按照實施過程分解.

d.按照項目的地域分布分解.

e.按照項目的各個目標分解.

f.按部門分解.

g.按職能分解.

創建過程

創建WBS的過程非常重要,因為在項目分解過程中,項目經理、項目成員和所有參與項目的職能經理都必須考慮該項目的所有方面.制定WBS的過程是:

a.得到範圍說明書(ScopeStatement)或工作說明書(StatementofWok,承包子項目時).

b.召集有關人員,集體討論所有主要項目工作,確定項目工作分解的方式.

c.分解項目工作.如果有現成的模板,應該儘量利用.

d.畫出WBS的層次結構圖.WBS較高層次上的一些工作可以定義為子項目或子生命周期階段.

e.將主要項目可交付成果細分為更小的、易於管理的組分或工作包.工作包必須詳細到可以對該工作包進行估算(成本和歷時)、安排進度、做出預算、分配負責人員或組織單位.

f.驗證上述分解的正確性.如果發現較低層次的項沒有必要,則修改組成成分.

g.如果有必要,建立一個編號系統.

h.隨著其他計畫活動的進行,不斷地對WBS更新或修正,直到覆蓋所有工作.

檢驗WBS是否定義完全、項目的所有任務是否都被完全分解可以參考以下標準:

i.每個任務的狀態和完成情況是可以量化的.

j.明確定義了每個任務的開始和結束.

k.每個任務都有一個可交付成果.

l.工期易於估算且在可接受期限內.

m.容易估算成本.

n.各項任務是獨立的.

使用

對WBS需要建立WBS詞典(WBSDictionary)來描述各個工作部分.WBS詞典通常包括工作包描.述、進度日期、成本預算和人員分配等信息.對於每個工作包,應儘可能地包括有關工作包的必要的、儘量多的信息.

當WBS與OBS綜合使用時,要建立賬目編碼(Code ofAccount).賬目編碼是用於惟一確定項目工作分解結構每一個單元的編碼系統.成本和資源被分配到這一編碼結構中.

實踐經驗

最多使用20個層次,多於20層是過度的.對於一些較小的項目4-6層一般就足夠了.

WBS中的支路沒有必要全都分解到同一層次,即不必把結構強制做成對稱的.在任意支路,當達到一個層次時,可以作出所要求準確性的估算,就可以停止了