主要收錄以事系人和傳、錄、表中出現的人名，不含政治術語中作定語的人名 ，以人名命名的地名、事物、事件、建築物、紀念場所，帝王紀年、照片說明詞、引文和附 件中出現的人名，及文章行文中提到，但與關係不密切的人名。
基本介紹
- 中文名：人名索引
- 類型：檔案索引
- 作用：指明人名及相應檔號
- 套用：檔案館(室)藏檔案
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人名索引
指明人名及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。
人名索引是指將檔案館(室)藏檔案中涉及的人名及其簡要情況著錄下來，向利用者提供以人名為線索的一種查找性檢索工具。
人名索引從體例上可分為綜合性人名索引和專題性人名索引，這裡主要介紹專題性人名索引的編寫。專題性人名索引，是以館(室)藏全部檔案或若干全宗檔案為著錄對象，按單份檔案將某一專題涉及到的人名都著錄下來，組成任免、獎懲、職稱、離退休等專題人名索引，以滿足利用者需求，達到查找準確、迅速的目的。
人名索引條目的排列方法一般採用姓氏筆畫排列法，即按照姓氏的首字筆畫數，從少到多排列，當姓氏首字相同時，可依據姓名第二個字的筆畫數多少進行排列。也可採用漢語拼音，四角號碼等方法排列。
人名索引的格式
姓名 | 時間及存放處 | |||
年度 | 目錄號(分類號) | 卷號 | 頁號 | |
人名索引編寫方法：
①姓名：填寫所需編制的某人物姓名
②年度：填寫涉及某人的檔案形成年度
③目錄號(分類號)：填寫原檔案所在案卷的目錄號(分類號)
④案卷號：填寫原檔案所在的案卷號
⑤頁 號：填寫原檔案所在案卷頁號
怎樣編制文號索引
文號索引是指將檔案館(室)藏永久、長期保存的檔案根據檔案不同字、號分類著錄下來，向利用者提供以專題為線索的一種查找性檢索工具。
文號索引以不同年代，不同全宗的檔案為著錄對象，將永久、長期保存的檔案中有檔案文號的部分先按相同字分開，再在同一字中按號順序排列編製成規範表格，排列成有關文號信息的目錄，以滿足利用者需求，達到查找準確，迅速的目的。
文號索引格式
作者 | 時間 | 文號 | 檔 號 | 存放地點 | ||||
全宗號 | 目錄號 | 案卷號 | 頁號 | 庫號 | 櫃號 | |||
文號索引編寫方法]：b]
①作者：填寫檔案的責任者
②時間：填寫檔案的形成日期
⑧文號：填寫檔案的發文字、號
④檔號：填寫檔案所在的全宗號、目錄號、案卷號、頁號
⑥存放地點：填寫檔案所屬案卷存放的庫房及櫃箱號.
