主要收錄以事系人和傳、錄、表中出現的人名，不含政治術語中作定語的人名 ，以人名命名的地名、事物、事件、建築物、紀念場所，帝王紀年、照片說明詞、引文和附 件中出現的人名，及文章行文中提到，但與關係不密切的人名。
基本介紹
- 中文名：人名索引
- 類型：檔案索引
- 作用：指明人名及相應檔號
- 套用：檔案館(室)藏檔案
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術語解釋
指明人名及相應檔號，以一定次序編排而成的一種檔案索引。
人名索引是指將檔案館(室)藏檔案中涉及的人名及其簡要情況著錄下凝永碑來，向利用者提供以人名為線索的一種查找性檢索工具。
人名索引從體例上可分為綜合性人名索引和專題性人名索引只承祖希，這裡主要介紹專題性人名索引的編寫。專題性人名索引，是以館灶奔葛(室)藏全部檔案或若干全宗檔案為著錄對象，按單份檔案將某一專題涉及到的人名都著錄下來，組成任免、獎懲、職稱、離退休等專題人名索引，以滿足利用者需求，達到查找準確、迅速的目的。
人名索引條目的排列方法一般採用姓氏筆畫排列法，即按照姓氏的首字筆畫數，從少到多排列，當姓氏首字相同時，可依據姓名灶廈第二個字的筆畫數多少進行排列。也可採用漢語拼音，四角號碼等方法排列。
索引格式
姓名 | 時間及存放處 | |||
年度 | 目錄號(分類號) | 卷號 | 頁號 | |
- | - | - | - | - |
索引編寫
①姓名：填寫所需編制的某人物趨刪促姓名
②年度：填寫涉及某人的檔案形成年度
③目錄號(分類號)：填寫原檔案所在案卷的目錄號(分類號)
④案卷號：填寫原檔案所在的案卷號
⑤頁 號：填寫原檔案所在案卷頁號
編制文號索引
文號索引是指將檔案館(室)藏永久、長期保存的檔案根據檔案不同字、號分類著錄下來，向利用者提供以專題為線索的一種查找性檢索工具。
文號索引以不同年代，不同全宗的檔案為著錄對象，將永久、長期保存的檔案中有檔案文號的部分先按相同字分開，再在同一字中按號順序排列編製成規促嚷朵范表格，排列成有關文號信息的目錄，以滿足利用者需求，達到查找準確，迅速的目的。
文號索引格式
作者 | 時間 | 文號 | 檔 號 | 存放地點 | ||||
全宗號 | 目錄號 | 案卷號 | 頁號 | 庫號 | 櫃號 | |||
文號索引編寫
①作者：填寫檔案的責任者
②時間：填寫檔案的形成日期
⑧文號：填寫檔案的發文字、號
④檔號：填寫檔案所在的全宗號、目錄號、案卷號、頁號
⑥存放組棵雄牛地點：填寫檔案所屬案卷存放的庫房及櫃箱號.
