基本介紹
- 中文名：電子信箱
- 外文名：e-mail box
- 功能：儲存和收發電子信息
- 傳輸方式：網路
定義,特點,組成,信箱的區別,服務,功能,種類,個人信箱,企業信箱,信箱通信,歷史,運行機制,格式,工作原理,客戶端,信箱申請,傳送和接收,系統組成構件,相關協定,
定義
利用電子信箱業務是一種基於計算機和通信網的信息傳遞業務，是利用電信號傳遞和存儲信息的方式為用戶提供傳送電子信函、檔案數字傳真、圖像和數位化語音等各類型的信息。電子郵件可以使人們可以在任何地方時間收、發信件，解決了時空的限制，大大提高了工作效率。
由來
在復旦大學和上海交通大學，1992年出現了一種奇特的“郵電所”，在這裡寄信不用郵票、信封，而傳遞一張信紙大小的信件，只需幾秒鐘，信件就可展現在收信人的面前，這就是電子信箱。
特點
電子郵件最大的特點是，人們可以在任何地方時間收、發信件，解決了時空的限制，大大提高了工作效率，為辦公自動化，商業活動提供了很大便利。
組成
E-mail像普通的郵件—樣，也需要地址，它與普通郵件的區別在於它是電子地址。所有在Internet之上有信箱的用戶都有自己的一個或幾個Email address，並且這些Email address都是唯一的。郵件伺服器就是根據這些地址，將每封電子郵件傳送到各個用戶的信箱中，Email address就是用戶的信箱地址。就象普通郵件一樣，你能否收到你的E-mail，取決於你是否取得了正確的電子郵件地址。
—個完整的Internet郵件地址由以下兩個部分組成，格式如下：登錄名@主機名.域名
中間用—個表示“在”(at)的符號“@”分開，符號的左邊是對方的登錄名，右邊是完整的主機名，它由主機名與域名組成。其中，域名由幾部分組成，每一部分稱為一個子域(Subdomain），各子域之間用圓點“．”隔開，每個子域都會告訴用戶一些有關這台郵件伺服器的信息。
信箱的區別
2、對企業信箱的管理許可權，可以修改用戶密碼和容間，使用許可權等，有效防止公司因業務員辭職而流失公司業務。
3、高服務品質保證，有效保證企業郵件暢通。
免費信箱雖然也可以使用，但是一般都不能滿足企業用戶的要求。特別是收發穩定性，如果經常出現不能收發問題，肯定會影響企業的業務。而企業信箱給企業用戶提供較高品質的服務，有收發安全性、穩定性、高效性方面都有較高的保障，而且在垃圾郵件、病毒郵件的拒收能力方面也有較高的服務能力。
4、在海外轉發方面的優勢
由於中國被國際反垃圾組織認定為世界第二大垃圾郵件產出國，所以免費信箱經常會發生髮往海外的郵件被退信，如果企業信箱有海外轉發伺服器就可以順利解決這個問題。
服務
● 快速----在十幾秒內即可將信件傳送至對方。
● 安全----與其它信箱系統相比，電子信箱是專為商業用戶而設計的“公務信箱”，有更嚴密
的安全措施。
● 完善----針對商業用戶而設計了多項功能。用戶通過電子信箱不但可以與國內外的電子
信箱用戶、國際計算機網際網路(INTERNET)用戶互通電子郵件，還可以將信件直接
傳送到對方的傳真機、用戶電報終端機、分組交換網的計算機上。
● 經濟----是一般郵政投遞費用的三分之一至二分之一。
功能
● 收發信件----利用電子信箱，用戶不但可以傳送普通信、掛號信、加急信，也可以
要求系統在對方收到信件後回送通知，或閱讀信件後送回條等。另外還有定時
傳送、讀信後立即回信或轉發他人、多址投送(一封信同時發給多人)等功能。
用戶可以直接在信箱系統內寫信，對方收到的信件歸類存檔，刪除無用信件。
● 直接投送----若對方是非信箱用戶，可以將信件直接送到對方的傳真機、電傳機、印表機或
分組交換網的計算機上。
● 布告欄------個供大家使用的公告信箱，用戶可以向此信箱傳送自己希望發布的信息，供大
家閱讀。布告欄適於做公告、發布通知和廣告。
● 漫遊功能----利用分組交換網（CHINAPAC）可以實現全國漫遊。
種類
郵件服務商主要分為兩類，一類主要針對個人用戶提供個人免費電子信箱服務，另外一類針對企業提供付費企業電子信箱服務。通過分析電子信箱號碼大全，得出國內用戶主要使用以下信箱。
個人信箱
以下是中國個人用戶常見的、使用人數占主流的信箱大全。列出的信箱全部提供免費郵件功能服務，註冊後可立刻使用。排名不分先後。
163信箱
163信箱--中文信箱第一品牌。網易免費信箱，3G空間，支持超大20兆附屬檔案，280兆網盤。精準過濾超過98%的垃圾郵件。
新浪信箱
新浪信箱，容量2G，最大附屬檔案15M，支持POP3。
tom信箱
TOM信箱，提供1500兆超大存儲空間，電子郵件收發更快、更穩定、更安全，專業24小時線上防毒，垃圾郵件一概拒之門外，附送50兆相冊和30兆網路硬碟 穩定快速 採用全球先進的負載均衡技術，根本上最佳化了訪問、上傳及下載速度安全防毒 引入世界頂級防毒軟體，全方位抵禦病毒、黑客、垃圾郵件的攻擊無憂大附屬檔案 1.5G信箱容量、30兆大附屬檔案支持，讓您溝通無憂。
21cn 信箱
21CN信箱基礎容量2.1G，可通過積分最高升至10G空間 20M大附屬檔案 頂級防毒軟體卡巴斯基防病毒 第四代智慧型反垃圾郵件過濾 手機收發郵件服務 郵件到達提醒服務 POP3\SMTP\多協定郵件收發 可保留原免費郵用戶名直接升級經濟郵
搜狐信箱
搜狐信箱中文信箱著名品牌，提供搜狐免費信箱服務，提供4G超大空間，支持單個超大10M附屬檔案。強大的反垃圾郵件系統為您過濾近98%的垃圾郵件。
QQ信箱
騰訊信箱，容量無限大，最大附屬檔案50M，支持POP3，提供安全模式，內置WebQQ、閱讀空間等。
GMAIL
Gmail信箱減少垃圾郵件 利用 Google 的創新技術可以將垃圾郵件拒於收件箱之外。 超大空間 超過 7397.615554 MB（還在不斷增加）的免費存儲空間。
139信箱
完全免費中國移動139信箱免服務費。 移動收發手機終端隨時隨地通過簡訊,彩信,wap形式收發郵件。手機號碼即是信箱名! 容量無限量，送1G網盤容量。聯合Sophos提供反病毒安全保護；強大的反垃圾郵件系統，有效禁止垃圾郵件；無需註冊139信箱與手機號碼對應，手機收發郵件
Hotmail信箱
微軟旗下的信箱。5 GB 的超大存儲容量。 可無限適量增加。新設計：選擇自己喜愛的顏色和布局。從熟悉的經典版本開始，任何時候都可以切換到完全版以使用高級功能Microsoft 提供的安全功能，獲得專利權的 Microsoft SmartScreen 技術幫助用戶收件箱免受垃圾郵件和病毒的侵擾。快速查看電子郵件是否可疑，單擊可徹底刪除垃圾郵件，強大的病毒掃描和清除功能，具有 Outlook 的外觀和功能，在閱讀窗格中預覽郵件，拖放組織功能，能夠在信箱中線上聊天。海量25 GB Skydrive。
2980信箱
2980信箱是多益網路旗下的一款網站產品，致力於打造專業、安全的免費電子信箱。2980信箱於2010年6月發布，集合了專業遊戲服務、手機號登錄、超強郵件管理、郵件黑/白名單設定、積分兌換等信箱特色功能。
企業信箱
以下是國內企業用戶使用比較多的企業信箱大全。所列出的服務商排名不分先後。
三五互聯
廈門三五互聯（中國頻道）創業板上市公司，3.5G容量，雙線郵局，64位反垃圾郵件系統、占據國內企業郵局市場約20%
263信箱
263信箱唯一獨立郵件門戶，最專注郵件運營專家。 唯一專用電信級IDC，真正南北互通、海外轉發。 唯一國家863計畫反垃圾TAP網關，六項國家專利。 唯一頂級郵件防毒引擎，防禦郵件木馬侵害。 唯一國家專利，500M-1G超大附屬檔案傳送！ 唯一傳真郵件，商務通信無限！
中資源
廈門中資源，福建省著名商標，企業郵局新秀，信箱容量無限大，8線郵局，功能強大。已實現手機信箱，簡訊提醒，郵件傳真收發，即時通訊等眾多增值功能。
萬網
萬網，國內口碑較好的網路商，信箱容量1G
新網
新網，新網全球郵已升級容量至365G
網易
網易，郵局老品牌，原來致力於免費及收費個人信箱服務，2010年開始重視業郵局市場開發。
微軟
微軟，國外著名企業郵局服務
谷歌
谷歌，國外著名企業郵局服務
騰訊
騰訊，2010年推出QQ企業信箱公測版
新浪
新浪企業郵，安全、穩定、快速,十年企業信箱運營經驗,系統安全穩定,國際頂級反垃圾引擎,優異的海外通訊能力,高品質客戶服務.
信箱通信
電子郵件收發雙方使用不同的信箱服務商，不會影響正常的郵件收發。但是信箱增值服務不一定通用。例如大檔案傳輸，或者自動翻譯功能等。
歷史
1971年秋季，雷湯姆林森對已有的傳輸檔案程式以及信息程式進行研究，研製出一套新程式，它可通過電腦網路傳送和接收信息，再也沒有了以前的種種限制。為了讓人們都擁有易識別的電子信箱地址，湯姆林森決定採用@符號，符號前面加用戶名，後面加用戶信箱所在的地址。電子郵件由此誕生。但當時只有ARPANet的數百位用戶可使用電子郵件。
80年代中期，個人電腦興起，電子郵件開始在電腦迷以及大學生中廣泛傳播開來。1979年伯克力的Eric Allman編寫了delivermail 。1980，SMTP協定出現了，Eric 將delivermail 升級為sendmail。它是一款沒有“拆封授權”限制的封裝產品，電子郵件之所以能夠蓬勃發展起來，Sendmail郵件系統功不可沒。
20世紀90年代的中期，當WWW（world wide web）引入了首個網站瀏覽器概念以後，全球網民人數激增，電子郵件的服務也隨著網路的大面積普及而在我們的生活、學習、工作中日益扮演起越來越重要的角色。
1987年9月20日，有“中國網際網路第一人”之稱的錢天白從北京經義大利向前聯邦德國卡爾斯魯厄大學發出了中國第一封電子郵件，內容是“穿越長城，走向世界”。這是中國人在網路上的第一步，以伊妹兒的形式跨出的第一步。這一步對於中國網民的意義，絲毫不會亞於阿姆斯特朗在月球上的第一步，他開創了中國網民的先河。
說起第一個由中國人自己設計的免費郵件系統，就不能不提到丁磊、陳磊華和163net。對於中國網際網路，這同樣是具有符號意義的事件。這第一套免費郵件系統很快的被丁磊掛在163net上供中國當時的網民免費使用。中國的第一家免費電子郵局也由此誕生。
隨著中國第一家免費電子郵件的誕生，許多服務商看中了電子郵件的發展潛質，紛紛跟進，開始運做免費電子郵件服務。像新浪，sohu，中華網這樣的門戶站點開始涉足電子郵件服務，引發了門戶站之間的電子郵件大戰。
當電子郵件服務不再具備抓眼球效果的時候，各服務商們開始尋找新的利潤增長點。這個時候，21cn、263、163等幾個網站相繼在維持為原免費用戶繼續服務的基礎上，推出了收費信箱。隨後，中國第一門戶站新浪也開始縮減免費信箱體積，推出收費服務。中國四大入口網站開始有兩家大站宣布部分收費，引發“收費還是免費”的討論熱潮。
2002年3月18日，263首都線上做出驚人舉動，宣布5月21日之後將全面停止免費。眾多網站CEO及IT評論家就此事發表評論。對於國內的網民來說，無疑是一個噩耗。有人評論263的舉動過於衝動。免費時代是否因為這個標誌事件就要宣布結束了？
2006年5月雅虎推出3.5G 20M信箱，6月7日，網易信箱再次升級，擴容至3G 20M的大容量大附屬檔案信箱。兩大巨頭在不到一個月的時間內相續擴容信箱容量，加大附屬檔案的載入量。給網際網路帶來了巨大的震撼，對電子信箱市場更是一場大規模的革命運動，而這場運動所帶來的則是信箱市場新標準的形成。
2007年9月3日，網易突然宣布，將於教師節（9月10日）期間對旗下全部郵件系統進行大規模升級，推出無限容量的免費信箱。雅虎不甘其後，兩巨頭同時推出了無限容量免費信箱。電子信箱競爭再起風雲。
兩大電子郵件巨頭之間爭鬥正酣，騰迅也在低調中對QQ信箱連連進行升級，到2007年12月，QQ免費信箱不但擴容至兩個G，還精心打造獨到的記事本功能，更是通過檔案中轉站將附屬檔案容量率先提升至驚人的1個G。再連繫到它與QQ客戶端綁定這一點，騰迅進入國內電子郵件領域的步伐已不可阻擋。可預見的電子信箱競爭局面必將益發激烈。
電子郵件的發展，如同一面鏡子，折射著中國的網路運營商及網民們在網際網路的發展過程中的種種心態。無論如何，電子郵件在人們的生活、工作、學習過程中，越來越普及。同時，還有一種趨勢，將多種通信手段想結合，成為一個立體的、全方位的通信網路。這中間，電子郵件也在扮演這相當重要的角色。實在難以想像，如果沒有了電子郵件，網民的生活是如何的。讓我們共同祝願電子郵件及有一個燦爛的明天吧。
運行機制
如果要通過郵局寄一封信給朋友，可先把寫好的信件投遞到當地的郵局，然後信件通過郵政系統被運輸到朋友所在地的郵局，朋友則從他所在地的郵局收取信件。和上述的過程相類似，電子郵件的收發過程可以分為三個階段：
①傳送階段。用戶將電子郵件傳送到由ISP提供的，自己的傳送電子郵件伺服器上，這一過程利用電子郵件客戶程式完成郵件的編寫、貼上附屬檔案和傳送等操作。如果郵件的內容很多，為了避免信箱登錄逾時或節省上網費用，也可以先寫好郵件，然後再連線傳送。
②傳送階段。根據收信人的電子郵件地址，傳送方的電子郵件伺服器通過Internet，將電子郵件送到收信人信箱的接收電子郵件伺服器上。
③接收階段。接收電子郵件的用戶連線到自己信箱所在的接收電子郵件伺服器，從接收郵件伺服器上接收電子郵件。
ICP給用戶提供的電子郵件伺服器分為接收電子郵件伺服器和傳送電子郵件伺服器，分別負責電子郵件的接收和傳送，但有時候它們也可能是同一台伺服器。如圖1所示是電子郵件的傳送機制。
由於ISP的電子郵件伺服器是24h線上服務的，所以只要連線到郵件伺服器，則可以在任何時間來收發電子郵件，而沒必要擔心對方是否同時線上。同樣換一台計算機或換一個地點後也可以正常地收發電子郵件，只要能夠提供正確的賬號。
格式
一封完整的電子郵件都有兩個基本部分組成：信頭和信體。
(1)信頭一般有下面幾個部分：
①收信人，即收信人的電子郵件地址；
②抄送，表示同時可以收到該郵件的其他人的電子郵件地址，可有多個；
③主題，是概括地描述該郵件內容，可以是一個詞，也可以是一句話。由發信人自擬。
(2)信體。信體是希望收件人看到的信件內容，有時信件體還可以包含附屬檔案。附屬檔案是含在一封信件里的一個或多個計算機檔案，附屬檔案可以從信件上分離出來，成為獨立的計算機檔案。
工作原理
網際網路中基於TCP/IP協定的電子郵件系統採用的是客戶機/伺服器工作模式，整個系統的核心是電子郵件伺服器。假設用戶1的信箱是user1@ncwu．edu．en，用戶2的信箱是user2@163．com，用戶1給用戶2傳送電子郵件的過程如圖2所示。兩用戶的主機上都安裝有電子郵件套用軟體即用戶代理，負責郵件的接收、傳送、編輯及列印等。用戶在郵件伺服器上申請的信箱，用於郵件的存儲與轉發等。 電子郵件傳輸的原理如圖3所示。
(1)發信人使用主機上的客戶端軟體編寫好郵件，並發件人、收件人地址，通過SMTP協定與所屬傳送方郵件伺服器建立連線，並將要傳送郵件傳送到所屬盼傳送方郵件伺服器。
(2)傳送方郵件伺服器查看接收郵件的目標地址，如果收件人為本郵件伺服器的用戶，則將郵件保存在收件人的信箱中。如果收件人不是本郵件伺服器的用戶，則將交由傳送方郵件伺服器的SMTP客戶進程處理。
(3)傳送方郵件伺服器的客戶進程向收件人信箱所屬郵件伺服器發出連線請求，確認後，郵件按SMTP協定的要求傳輸到收件人信箱郵件伺服器。收件人信箱郵件伺服器收到郵件後，將郵件保存到收件人的信箱中。
(4)當收件人想要查看其郵件時，啟動主機上的電子郵件套用軟體，通過POP3取信協定進程向收件人信箱郵件伺服器發出連線請求，確認後，收件人信箱郵件伺服器上的POP3伺服器進程檢查該用戶信箱，把信箱中的郵件按POP3協定的規定傳輸到收信人主機的POP3客戶進程，最終交給收信人主機的電子郵件套用軟體，供用戶查看和管理。
客戶端
Outlook
Outlook Express是集成到微軟作業系統中的默認郵件客戶端程式。
優點：因為它是免費集成的軟體，所以易用性和用戶數量上占有一定優勢。而且它在中文系統中是到目前為止支持中文新聞組服務最好的軟體之一。除此之外，Outlook Express簡單易學，而且有各個作業系統語言對應的不同語言版本。即使不熟悉電腦程式也能較快學習使用。
缺點：跟大多數微軟公司發布的軟體一樣，由於作業系統本身的原因，系統的安全漏洞會嚴重影響到系統中軟體的使用。由於微軟公司瀏覽器核心不斷發現比較嚴重的安全問題，從而導致很多計算機病毒利用這些漏洞藉助Outlook Express快速通過網際網路傳播。
21CN微郵
微郵是一款多信箱管理客戶端軟體，由世紀龍信息網路有限責任公司開發。已有Android、iOS及PC收件助手三個版本。
Thunderbird
Thunderbird是電子郵件程式市場上的生力軍，由Mozilla基金會下屬的Mozilla公司生產。Thunderbird與Firefox一起被稱作21世紀刺向微軟公司瀏覽器市場的兩把利劍。Thunderbird以小巧安全穩定著稱。
Mozilla Mail和Thunderbird都支持數字簽名、驗證簽名、加密和解密，與Outlook Express相似。
Foxmail
Foxmail是由中國大陸人張小龍開發的一款優秀的電子郵件客戶端，具有強大的電子郵件管理功能。目前有中文（簡繁體）和英文兩個語言版本。2005年3月16日被騰訊收購。後騰迅推出能與Foxmail客戶端郵件同步的基於Web的foxmail免費電子郵件服務。
DreamMail
DreamMail 是一款專業的電子郵件客戶端軟體，用於收發和管理電子郵件。它支持多用戶，每個用戶支持多個信箱帳號；支持POP3、APOP、SMTP、eSMTP、SASL等認證模式，支持SSL加密傳輸，支持gmail、msn、live、hotmail、163、qq、263、sina等絕大多數的信箱收發；是真正採用多執行緒高速收發的電子郵件客戶端。
DreamMail 提供三種帳號管理模式，並且可以自由切換：可以像Outlook那樣把多個郵件帳號集中顯示；也可以像Foxmail每個帳號獨立顯示；更可以把帳號按分類顯示管理郵件。DreamMail 提供簡單的Webmail登錄接口，可以快速地登錄到Web信箱收發管理郵件。
優點：界面漂亮，簡單易用，安全，獨有的顯示郵件顯IP功能很實用。
缺點：暫不支持IMAP，更新較慢。
信箱申請
一、網上電子信箱地址的建立：網上有很多網站均設有收費與免費的電子信箱，供廣大網友使用。雖然免費的電子信箱比起收費的信箱保密性差，不夠安全，但還是有相當多的網友申請並獲得了免費的電子信箱。今將申請免費的電子信箱的方法介紹如下：
1、先選擇一設有免費信箱的網站。國內外很多網站都為廣大網民提供免費的通信服務，其中新浪網站（SINA.COM）的信箱容量高達2G（2000兆）、雅虎網站（CN.YAHOO.COM）的信箱容量不在限制。其餘的網站，如網易網站（126.COM）和TOM網站（163.COM）的空間容量升級到了3G；MSN網站（HOTMAIL、live、outlook.COM）信箱容量提升到了5G；搜狐網站（SOHU.COM）、億郵網站（EYOU.COM）等的信箱容量也提升到G的容量。你可根據需要選擇一個網站進行申請。當然，信箱容量愈大愈好，因為它可以傳送、存儲更多的信息。
2、設定與確定自己的電子信箱地址（E-MAIL號，亦稱電子信箱號、俗稱“伊妹兒”，簡寫為ID）：
一般電子信箱地址（E-MAIL號）由三部分組成。如我的電子信箱地址（E-MAIL號）是：@sina。其中第一部分是自己網名的代號，可由英文字母或數碼字組成，還可以混合排列，中間也可加一“-”符號，網名最長不能超過16個字。中間的“@”是電子信箱地址（信箱號）的通用標誌。而右面的第三部分就是網站的網址（或域名），說明你用的是哪個網站的信箱。你可根據自己的情況設定，應以簡單、易記、不與別人重複為原則。
這樣，你便可在網上套用而不會發生重複和混淆，成為唯一的網民代號。
3、上網進行申請的步驟：
3.1通過IE進入你要申請的網站（如雅虎網站）；
3.2在出現的雅虎網站的首頁中，點擊“千兆電郵”圖示，在隨後出現的頁面上，找到“註冊信信箱”後，點擊之；
3.3隨後視窗出現你要填寫（鍵入）的有關表格和項目：
[1]鍵入你設定的網名。如不與其他人重複，可點擊下一步。如有重複，計算機會告訴你已有人使用了，你則需要變動，重新設定與鍵入，直至通過為止。然後，點擊下一步。
[2]視窗出現要你填寫（鍵入）的各個項目，其中前面帶“*”號的項目為必填項。
你可以填寫真實的，也可以虛擬。不是必填的項目可填可不填。
[3]關於密碼：按要求，不能少於6個字元，可以是英文字母，也可以是數碼字。設定好後要記牢，避免忘記。否則又要重新申請與註冊。
[4]為此網站專門設定了“密碼保護問題”和“你的答案”，以幫助你恢復與找回密碼。密碼保護問題可從點擊該空白欄右面的小三角形鍵來選擇問題，也可自己設定問題。答案則需要自己鍵入，可如實回答填寫，也可答非所問地回答，以增強保密性。接著按要求填寫其它各項，可實填也可虛擬。
[5]下一步為註冊校驗。將註冊校驗水印欄目中出現的字元，可不分大小寫重複鍵入上面的空白欄內。
[6]點擊同意服務條款，表示接受該條款。
3.4最後，如網站的管理伺服器核對無誤後，就會彈出視窗，告訴你申請成功。並將你的電子信箱地址（ID）和你的網名（也叫會員名、戶名、帳號）顯示出來。這樣你今後就可以使用它們了。
傳送和接收
(1)傳送方調用計算機中的用戶代理撰寫和編輯要傳送的郵件。
(2)傳送方的用戶代理把郵件用SMTP傳送給源端郵件伺服器，SMTP伺服器把郵件臨時存放在郵件快取佇列中，等待傳送。
(3)源端郵件伺服器的SMTP客戶與目的端郵件伺服器的SMTP伺服器建立TCP連線，然後就把郵件快取佇列中的郵件依次傳送出去。
(4)運行在目的端郵件伺服器中的SMTP伺服器進程在收到郵件後，把郵件放入目的端的用戶信箱中，等待目的端進行讀取。
(5)目的端在打算收信時，運行計算機中的用戶代理，使用POP3(或IMAP)讀取傳送給自己的郵件。
電子郵件由信封(Envelope)和內容(Content)兩部分組成。
電子郵件的傳輸程式根據郵件信封上的信息來傳輸郵件。當用戶從自己的信箱中讀取郵件時才能見到郵件的內容，在郵件的信封上，最重要的就是收信人的地址。
系統組成構件
從圖3可以看出，一個電子郵件系統應具有三個主要組成部件，這就是用戶代理UA(User Agent，UA)、郵件伺服器，以及電子郵件使用的協定。而郵件伺服器和電子郵件使用的協定又稱為郵件傳輸代理(Mail Transfer Agent，MTA)，圖4說明了郵件傳輸代理MTA和用戶代理UA各自的作用及關係。
用戶代理UA要為用戶與郵件系統之間的交流提供一種機制，為用戶提供一種可對郵件進行編輯、閱讀、傳送、存儲及管理的工具。客戶端郵件傳輸代理MTA接收待傳送的郵件，將它通過Internet傳送出去；伺服器端郵件傳輸代理MTA接收郵件，並將它傳送給接收端UA。接收端用戶從UA中讀取他的電子郵件。
UA就是用戶與電子郵件系統的接口，在大多數情況下它就是在用戶PC中運行的程式。用戶代理至少應當具有以下4個功能。
(1)撰寫。給用戶提供編輯信件的環境。例如，應讓用戶能創建便於使用的通信錄(有常用的人名和地址)。回信時不僅能方便地從來信中提取出對方的地址，並自動地將地址寫到郵件中合適的位置，而且還能方便地提出的問題進行答覆(系統自動將來信複製一份在用戶撰寫回信的視窗中，因而用戶不需要再輸入來信中的問題)。最後寫信人可根據自己的喜好選擇字型的型號、大小、顏色等，還可以根據需要加入圖片、活動圖像等多媒體信息。
(2)顯示。能方便地在計算機螢幕上顯示出來信(包括附屬檔案中檔案及信件中的聲音和圖像)。
(3)處理。處理包括傳送郵件和接收郵件。收件人應能根據情況按不同方式對來信進行處理。例如，閱讀、存檔、列印、轉發等，以及白建目錄對來信進行分類保存，甚至還可對信件根據發信人信箱或者是內容進行過濾接收等。
(4)和本地郵件伺服器通信。發信人在撰寫完郵件後，要利用郵件傳送協定傳送到用戶所使用的郵件伺服器。收件人在接收郵件時，要使用郵件讀取協定從本地郵件伺服器接收郵件。
郵件伺服器需要使用兩個不同的協定。一個協定用於傳送郵件，即SMTP協定，而另一個協定用於接收郵件，即郵局協定(Post Office Protocol，POP)。郵件伺服器必須能夠同時充當客戶和伺服器。同時，為存儲大量的信件，郵件伺服器必須提供大容量的存儲器，存儲所有所屬郵件用戶的信息及其信件，並對這些數據信息進行管理。比如添加，即用戶申請信箱，修改，刪除(可設定條件對用戶進行刪除)等。
TCP/IP體系的電子郵件系統規定電子郵件地址(Email Address)的格式如下：收件人信箱名@信箱所在主機的域名
例如：wang@163．com
yangying@newu．edu．cn
其中wang、yangying是用戶申請信箱時所註冊的用戶名，而163．com和ncwu．edu．cn是用戶所申請信箱對應的本地郵件伺服器的域名。
相關協定
郵件協定是指用戶在客戶端計算機上可以通過哪些方式進行電子郵件的傳送和接收。常見的協定有SMTP、POP3和IMAP。
1．SMTP協定
SMTP稱為簡單郵件傳輸協定，可以向用戶提供高效、可靠的郵件傳輸方式。SMTP的一個重要特點是它能夠在傳送過程中轉發電子郵件，即郵件可以通過不同網路上的郵件伺服器轉發到其他的郵件伺服器。
SMTP協定工作在兩種情況下：一是電子郵件從客戶機傳輸到郵件伺服器；二是從某一台郵件伺服器傳輸到另一台郵件伺服器。SMTP是個請求/回響協定，它監聽25號連線埠，用於接收用戶的郵件請求，並與遠端郵件伺服器建立SMTP連線。
2．POP3協定
POP稱為郵局協定，用於電子郵件的接收，它使用TCP的110連線埠，常用的是第三版，所以簡稱為POP3。
POP3仍採用C/S工作模式。當客戶機需要服務時，客戶端的軟體(如Outlook Express)將與POP3伺服器建立TCP連線，然後要經過POP3協定的3種工作狀態：首先是認證過程，確認客戶機提供的用戶名和密碼；在認證通過後便轉入處理狀態，在此狀態下用戶可收取自己的郵件，在完成相應操作後，客戶機便發出quit命令；此後便進入更新狀態，將作刪除標記的郵件從伺服器端刪除掉。到此為止，整個POP過程完成。
3．IMAP協定
IMAP稱為Internet信息訪問協定，主要提供的是通過Internet獲取信息的一種協定。IMAP像POP3那樣提供了方便的郵件下載服務，讓用戶能進行離線閱讀，但IMAP能完成的卻遠遠不只這些。IMAP提供的摘要瀏覽功能可以讓你在閱讀完所有的郵件到達時間、主題、發件人、大小等信息後再作出是否下載的決定。
