基本介紹
- 中文名：電子文獻
- 外文名：Electronic documents
- 別稱：電子出版物
- 優點：檢索方便
- 不足：使用條件要求較高
特點,優點,缺點,紙質文獻,對比,
特點
第一，電子檔案的數位化，使檔案的記錄方式發生了根本性的變革。一方面它改變了信息的承載介質，使實物媒體，包括紙張、膠片、錄像帶及其他介質，像這些媒體的計算機存儲形式，例如磁碟、光碟等加快轉移。從這種意義上說，電子檔案數位化的結果，可以逐漸實現無紙辦公，改善辦公環境。另一方面，數位化大大提高信息處理的質量和速度，實現了生產和管理效率的雙翼齊飛。
第二，電子檔案可以被高速檢索。計算機最顯著的優點就是具有高速的運算能力和強大的邏輯判斷能力，藉助於這種優勢，在計算機支持的信息系統中，能迅速、多方位地檢索到所需要的信息。
第三，電子檔案信息可以藉助通信網路進行遠距離的傳遞和交流。進入20世紀90年代以來，通信網路的發展日新月異，尤其是從1995年Intenet的國際商業化以來，一個嶄新的世界網路世界形成了，電子信息傳遞交流的阻礙和屏障幾乎完全被撤除，電子檔案發揮著傳統檔案和手工勞動所不能比擬的優勢和功能。
第四，更有利於發揮電子檔案的信息資源共享。信息資源較之於材料和能量資源的優越之處，就是能夠實行共享而不損害其本身的完整性。但信息內容必須依附於某種載體而傳遞和利用，而電子檔案的信息內容可以從<優麥電子商務論文>其原來的載體上游離出來，根據利用者的需要，進行多種形式的顯示、輸出，並與其他形式的載體相結合，從而充分發揮信息資源共享的優勢。
第五，電子檔案能集成多元化信息。在機讀系統中，電子檔案可以運用多媒體技術，做到圖、文、聲並茂，三維立體顯示，真實地再現當時的活動情況，並隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介。
第六，有助於組建國家綜合信息系統。衡量一個國家信息產業發展程度的一項重要指標就是這個國家所組建的信息系統的完善程度與綜合程度。組建國家綜合信息系統的思想源於1950年聯合國教科文組織提出的“國家信息系統”思想，完善的國家信息系統，也有賴於檔案信息系統的建立和完善。現代科技的發展，尤其是計算機和網路通信技術的廣泛運用和綜合運用，使得國家信息系統的建立、完善和綜合變成可能。
隨著科技的進步，圖書館的文獻結構正在發生迅速的變化，電子文獻的崛起打破了紙質文獻長期一統天下的局面，形成與紙質文獻平分秋色的態勢。儘管情況未必像有的學者提出的“今後電子文獻將取代紙質文獻”，但毫無疑問，新型的載體取代舊的載體是歷史發展的必然趨勢。電子文獻將越來越多，其使用會越來越普及，越來越受讀者歡迎。在相當長的時期內電子文獻與紙質文獻將各顯特色，優勢互補，共生共存。
優點
具有多媒體信息存儲和傳遞功能
電子文獻內容豐富，既可表達文字等靜態信息，也可以是集圖、文、聲、像為一體的動態信息，各種數據藉助計算機實現任意組合編輯，可多次反覆進行。形式多樣，生動直觀，便於讀者對文獻信息內容的理解和吸收。
數據具有通用性和易複製性
在網路環境下電子文獻可被多人同時訪問，人們可不受時間、地域的限制，足不出戶就能十分方便、快捷地查詢、檢索和獲取網上的信息，即使眾多讀者對一種期刊的某一篇文章有共同需要，也可以互不干擾，同時通過網路進行瀏覽、下載，是一種共享性的信息資源。複製有兩種辦法：可把網上的數據拷貝到機器的硬碟或軟碟上，也可以點擊操作平台上的列印按鈕進行列印。這兩種複製都比紙質文獻的複印要快捷、方便、低廉得多。
檢索方便
電子文獻由於具有全文資料庫的結構和相應的檢索軟體，通過資料庫、索引檔案、超文本等技術，使得信息可以按自身邏輯關係組織成相互聯繫的網狀結構。讀者利用某些軟體，可以從“篇名”“作者”“機構”“關鍵字”等檢索欄位入手，通過計算機自動檢索出所需的內容，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率。
傳播速度快且範圍廣
電子文獻套用的一個特點就是通過網際網路進行遠距離、高速度的傳輸。世界上任何一個地方的用戶在網路環境下只需幾秒鐘便可得到所需的文獻信息。網路上的信息，只要是與網路連線的用戶，就不分國家、區域、民族均可利用，真正實現了信息資源的共享。
信息存儲容量大
電子文獻體積小，但存儲容量大。一張7．62 cm（3 in．）軟碟可容納72萬個漢字；一張CD－ROM光碟可存儲650 Mb，相當於30萬漢字的圖書1 000冊。存儲《全國報刊索引》1993—1999年全部內容，只需一張光碟，解決了圖書館空間緊張和用戶查檢利用的困難。
缺點
使用條件要求較高
電子文獻存儲信息的形式是數字代碼，所以必須配備與網際網路相連的電腦，技術含量比較高，使用者須懂得有關計算機硬、軟體方面的知識和具有相關軟體的套用技能。否則面對一份文獻，就無法知道它是用何種軟體編輯而成，以致無法打開，更談不上利用。此外，電子文獻雖然購買價格低，但是加上配置設備費、維修費和網路的使用費，在價格上沒有太多優勢。
信息可信度較低
由於缺乏統一管理機制，單純的電子文獻出版不像紙質文獻那樣經過嚴格的編審制度，文獻質量得不到可靠保障，因而在學術評價中還不能與紙質文獻相提並論。在科研考核、職稱評定中也得不到認可，使人們對電子文獻的可信度大打折扣。
閱讀習慣問題
長期以來，人們習慣於紙質文獻的閱讀，對紙質文獻有一種文化的依賴，認為其攜帶方便，隨意性強。此外，在計算機上看電子文獻，長時間近距離注視，易造成眼睛酸痛、疲勞。計算機的輻射，會導致某些身體疾病的發生，其閱讀舒適性比不上紙質文獻，因而大多數讀者只在計算機上進行專題檢索和簡單瀏覽，而不是仔細品讀。據有關資料表明，即使在美國、英國等圖書館自動化程度較高的國家，多數讀者依然習慣於閱讀紙質文獻。因此，在短時間內讀者還很難完全適應和接受電子文獻。
智慧財產權保護問題
紙質文獻在智慧財產權和著作權保護方面已有較完備的法律法規，而電子文獻通過數碼代碼方式，在網路環境下，不僅使各類作品之間界限模糊、相互滲透，而且使作品複製、修改變得非常容易，影響了智慧財產權的保護。
電子文獻的保存問題
電子文獻由於載體與信息的分離，因此對它的保護，實際上是要對載體和信息分別進行保護。在載體保護方面，以光碟為存儲介質的電子出版物，由於問世時間短，缺乏實際存儲的經驗，所以對光碟壽命的說法不一，同時軟磁碟和光碟對溫度和濕度也有較高的要求。現行的保護電子文獻有兩種方法：一是不斷地轉換檔案格式；另一種是保存閱讀設備和軟體，但這兩種方法都有缺陷。
紙質文獻
符合人們的閱讀習慣
長期以來，人們一直與紙質文獻相伴，紙質文獻的生產和利用已經形成了一個相當完善和穩固的體系，且長時間閱讀，只要光線自然柔和，對視力影響不大，閱讀效果較好。因此，紙質文獻在今後相當長的時間內仍將繼續存在。
便於保存
紙質文獻的載體與信息融為一體，保存好了載體，其信息就得到了保護。長久以來，人們對其保存積累了豐富的經驗，只要溫度、濕度和光照等方面把握適度，紙質文獻便可長期保存。且電子文獻的不穩定性及信息保存的局限性，使得紙質文獻將肩負著保存人類文獻信息的職能。
具有權威性
紙質文獻經過千年的洗禮，已建立了完善發達的編輯、生產、發行系統。在科學評價功能方面，各書刊出版部門都建立健全了學術評審委員會或類似機構來保證出版文獻的學術水平。紙質文獻的生產和傳播常會受到道德審查和政治審查，對保護普通社會人群、保護社會倫理和社會道德、保持社會穩定有積極的作用，因而紙質文獻傳播的信息能夠得到多數人的接受和認同。
有利於智慧財產權保護
在智慧財產權和著作權保護方面，已有較健全的法律法規，智慧財產權和著作權受到了法律的保護。
紙質文獻仍具有強大的生命力
初步估計，全世界每年出版圖書370萬種，期刊13萬種，會議文獻100多萬篇，專利文獻、技術標準、產品資料100萬件以上，其中至少90%以上仍然是以印刷型為主的紙質文獻。事實證明，紙質文獻有巨大的市場潛力和強大的生命力，其存在和發展是客觀和必然的。
缺點
文獻信息量有限
文獻信息量的急劇增長，紙質文獻的存儲空間和文獻本身所含的信息量都受到了不同程度的限制。
不便於大量複製
紙質文獻容易變質和自然老化，並且其知識內容的複製需要大量的人力和時間。
造成資源浪費
紙質文獻以優質木材為原料，既占用人類的森林資源，又因製作紙張造成的污染破壞人類的生存環境。
信息檢索不便
紙質文獻本身所含的知識量不大，許多相關的知識內容需要負載於大量紙質載體上，不利於人們的檢索和利用。
對比
日前，電子文獻呈現增長強勢，但有些只是印刷型紙質出版物的延伸和翻版。紙質文獻在電子文獻的衝擊下也在努力求得生存與發展。首先，紙質文獻的生產、傳播和利用現代化（如電子排版，計算機檢索等）使紙質文獻本身具有更加強大的生命力；其次，紙質文獻也出現了一種積極向網路靠攏的動向，不僅大量的名著被搬上了網際網路，各個報刊社紛紛推出網路版，而且一些報刊社還提供了編輯部的電子信箱，鼓勵作者通過電子郵件投稿，並與著者、讀者展開對話。事實上，紙質文獻在與電子文獻展開競爭、爭奪讀者的同時，也正在加速與電子文獻的融合。
電子文獻和紙質文獻經過多次的較量，最終將達到共存共榮，正如報刊、電視、廣播最終達成平衡一樣，這是一種趨勢。網際網路的出現，電子出版物的興旺，又使紙質文獻再次面臨挑戰，但是，正如電視業的崛起並沒有使報業消亡一樣，網際網路的出現，電子出版物的興盛，也不會使以印刷型為主的紙質文獻不復存在。紙質文獻也可以通過網路促銷，擴大其銷量。
21世紀將是紙質文獻與電子文獻互為補充、彼此共存、整體結構逐步調整的世紀，傳統紙質文獻與電子文獻將在競爭中共同發展。
