當你與其它用戶交換的任何檔案時，通過每台計算機都能識別的ASCII碼，能夠在不同平台計算機交換檔案時無需轉換就能夠顯示出來。 例如：一個UNIX應用程式和一個DOS應用程式都能打開並格式化文檔，只要系統和文檔採用相同的文檔交換標準，格式化信息如黑體標題、段落標識、頁面布局（頁邊空白、欄外標題、標尾）和其它文本信息都被編碼到文檔中，於是文檔在各種系統上顯示時都會是一樣的。
文檔交換標準,文檔規定要有下列特性,標準規範化標記語言,
文檔交換標準
Document Interchange Standards ↑
如果沒有如美國標準信息交換碼(ASCⅡ)等字元格式標準，計算機信息的交換是不可能的。ACSII碼將字母表中的每個字母用一個7位的碼來表示，並使用8位編碼提供了一個擴展字元集。幾乎每個計算機都識別ASCII代碼集，所以你與其它用戶交換的任何檔案能無需轉換地顯示出來(除了定製編碼擴展)。但是，在這種情況的方式中，並沒有你在文檔中採用的格式，如頁面布局、段落排列和字元風格等。於是需要一種在不同平台上交換檔案時保存文檔格式的方法。
已開發出了許多文檔交換標準，使用戶能運行在同一作業系統下的應用程式之間，或不同平台上的應用程式之間交換文檔。例如，一個UNIX應用程式和一個DOS應用程式都能打開並格式化文檔，只要系統和文檔採用相同的文檔交換標準，格式化信息如黑體標題、段落標識、頁面布局(頁邊空白、欄外標題、標尾)和其它文本信息都被編碼到文檔中，於是文檔在各種系統上顯示時都會是一樣的。這些信息通常還包括圖形格式信息。Microsoft的建成已久的豐富文本格式(RTF)具有文檔格式信息，但除了在Microsoft自己的產品中，RTF並不能很好工作。
文檔規定要有下列特性
：
文檔具有內容，它以特定的布局安排在頁面中。
文檔具有結構，它定義了文檔的段，如標題和段落。
一個特定的文檔體系結構，通過使用一種能被任何需要打開並顯示文檔的系統理解的語言，描述以上特性。文檔應該以同樣的方式表示信息，不管它下層的系統是什麼(只要系統認識文檔的體系結構)。用戶應能編輯任何交換文檔，或者傳送者應能給文檔上鎖以防止再作編輯，雖然嚴格控制，這後一種功能是很難達到完善的地步的。
在包含有許多不同計算平台的企業計算環境中，標準的文檔格式對於用戶間的信息交換是基本的。企業網的基本目的就是為所有用戶提供一種信息交換的方法。在建好這樣的一個網路後，使用簡單的檔案交換技術，僅維持如ASCII碼之類信息是很荒唐的。提供了跨平台文檔交換能力的先進文檔體系結構是必不可少的。
有好些領域的工作正在進行之中，包括面向對象信息交換，如在Microsoft Windows對象連結與嵌入(OLE)或Apple的Amber所實現的那樣。這些環境強有力地支持面向圖形和聲音及視頻等多媒體信息的交換。但是，對於包括聲音和視頻的複雜對象，接收這種文檔的人必須有一個應用程式能“回放”這些聲音和圖象，或者必須有一條鏈路回到創建該對象的應用程式。例如，一個用戶用滑鼠雙擊一個，音對象，於是能放出聲音的應用程式就被調用。但這會限制文檔的便攜性。在網上，相應的應用程式必須存在於用戶的環境中。在OLE和Amber中，對象能維持網上別處應用程式的連結。於是用戶不再需要在他們本地系統中保存該應用程式。但如果該應用程式不能採用的話，將文檔移到另一網路仍會帶來問題。詳見：“複合文檔”和“對象連結與嵌入”。
電子數據交換(EDI)是在美國國家標準協會(ANSI)控制下的電子交換標準，它起源於航運業和交通業。EDI為商用單據如購貨單、發票和船運通知等規定了結構，並為一個機構提供了通過通信鏈路交換這些單據的方法。交換關係通常在供應商和顧客之間，例如EDI提供了一種在可重訂單據的基礎上，顧客計算機向供應商計算機定購的辦法。交貨也是一樣，並且開出發票。在最簡單的單據中，EDI類似於公司間的電子函件。在某些機構中，Email已經由EDI實現。一旦安裝了一個合適的系統，EDI具有降低開銷和工作量需求的潛力。參見“電子數據交換。”
Open Document Architecture 開放文檔體系結構(ODA)
開放文檔體系結構(ODA)是國際標準化組織(ISO)為系統間交換那些包括有各種信息的文檔而制定的標準，以便接收者能象創建該文本時一樣查詢這些文本，並在必要時修改。前提是傳送和接收兩個系統都要遵從ODA標準。ODA常用於通過X．400郵件系統交換文本或使用檔案傳輸訪問方式(FTAM)時。
ODA複合文檔有以下組成部分：
基於ISO 超檔案計算機圖形標準的幾何圖形。
基於CCITT傳真標準的光柵圖形。
ODA文檔包括許多布局對象，它定義了一個文檔中的表示要素，如頁面和每頁重複的欄外標題和標尾。邏輯對象是加到文檔布局中的要素，如章、節、段、標題、腳註和其它可格式化的對象。ODA文檔要經歷三個階段，產生三種類型的文本。
首先創建和編輯的文檔叫可處理文檔，它處於一種可校訂狀態，即使在交換後。
下一階段是布局處理，它規定了文檔按頁面的表示。於是形成了不可校訂的格式化文檔或可作進一步校訂的格式化可處理文檔。
最後階段是影象階段，它形成最終列印或交換的文檔。
內容布局結構可以修改，但其邏輯結構被保留，這意味著你能改變文檔的表示方法，而不能改變最初作者的內容。當文檔在不同設備上顯示或在不同類型印表機上列印時其表示格式有時不一樣。
Standard Generalized Markup Language(SGML)
標準規範化標記語言
(SGML)
SGML是一種文檔語言，它定義了文檔的結構和內容，但它沒有象ODA那樣定義格式參數。它超出了ASCII碼集，為綜合和共享其它環境中創建的信息提供了方法。SGML基本上用於工作流和文檔管理環境中，它生成的文檔是智慧型的，而不是“愚笨”的。SGML文檔包含用於定義段落和標題之類組成部分的屬性，使文檔具有軟硬體獨立性。使用這種文檔，工作流軟體能將精力更多地集中在功能上而不是在文檔的轉換上。用戶和編程人員也可將信息存儲在這種文檔中，當這些文檔在其它系統中使用時，它們能夠轉換以執行相應操作或格式化。Novell NetWare 4．x中的Dynatext文檔查看軟體就是基於SGML的。
使用SGML，文檔格式能從包含數據的文檔中分離出來。這些格式信息被放在文檔類型定義(DTD)檔案中，格式標誌標識文檔的每一個部分。例如，一個段落可能有一個格式標誌表示它是縮進圓體表格。字樣並不是SGML定義的部分，它們與下面定義的Adobe Acrobat之類的產品有關。
SGML Open是一種包括Novell、Oracle和Intergraph的供應商組織，它的目的是將SGML作為一種可互操作標準來推動其發展。SGML缺乏顯示信息，但SGMLOpen正推出和採用另一種ISO標準，叫做文檔格式語義規範語言(DSSSL)，來實現顯示，它定義了一個帶有文檔顯示信息的附加檔案。
Acrobat Adobe System IncAdobe 系統公司的 Acrobat
Adobe系統公司的Acrobat提供了移動文檔交換能力，使文檔接受者能瀏覽格式化的文本。Acrobat適用於文獻編集出版社和使用許多不同類型計算機處理包括大量圖形內容文檔的其它商務套用。Acrobat包括下列模組：
便攜文檔格式(PDF)軟體，它在Macintosh和基於Windows的計算機上代替了列印驅動程式(包括Postscript驅動程式)。生成源文檔的應用程式不再要求列印用於交換的文本。PDF是一種文檔描述語言，類似於Postscript，它描述文本將以怎樣的形式輸出，文檔輸出時怎樣查看它。
交換軟體，它運行在每種不同的計算機系統上，如DO〕S、Macintosh和UNIx系統。該軟體用於瀏覽並編輯已交換的文檔。
讀者軟體，它使其他人能瀏覽並列印交換的文檔，但不能創建文檔。該軟體以低價格單獨出售。
Adobe增加了Acrobat對SGML的支持，使用戶能修改他們和其他用戶交換的文檔。
Multipurpose Internet Marl Extension(MIME)Internet多功能郵件傳遞擴展標準(MIME)
MIME是一個Internet標準，它使不同類型的數據，如圖形、聲音、視頻和文檔等都包含在電子函件的訊息中。格式化功能使用戶能指定字型風格、字型大小和文檔中的頁布局，這樣使那些沒有類似應用程式的其它系統上的用戶能閱讀並理解它們。
