《掌控你的工作！——巧用Outlook極速提升工作效率》是2019年清華大學出版社出版的著作，作者是[美]麥可·林恩伯格（Michael Linenberger） 。
基本介紹
- 中文名：《掌控你的工作！——巧用Outlook極速提升工作效率》
- 作者：[美]麥可·林恩伯格（Michael Linenberger）
- 出版社：清華大學出版社
- 出版時間：2019年02月01日
- 定價：79 元
- ISBN：9787302515340
內容簡介,目錄,
內容簡介
本書是目前市面上稀缺而職場人士急需的、將方法論與Outlook技巧完美結合的經典書籍，涉及高效的時間、郵件、任務管理理論、方法、工具、技巧，極具可讀性和實用性。
本書介紹的MYN系統是一套全新的郵件、任務、時間管理方法論，與Outlook實戰技巧完美結合，非常適合工作繁忙的職場精英人士，與GTD整合使用效果更佳，一旦讀者全面掌握並習慣使用它，將能很好地全面掌控自己的工作！你會發現Outlook收件箱中海量堆積的電子郵件將每天清空並快速歸檔，工作任務將按重要緊迫性得到合理組織安排，整個工作組織自然、輕鬆、有趣，工作效率和效能將得到極大提升！而感受到的工作壓力則將顯著下降！
本書內容安排合理，架構清晰，注重理論與實踐相結合，適合作為國內職場精英和其他讀者提高工作效率、減輕壓力並改善工作態度的參考手冊。
目錄
導論 1
第一部分MYN系統基礎
第1章MYN理論和概述..... .................14
1.1引言 .............14
1.2MYN理論：掌控你的現在........ ......14
1.2.1解決當今職場工作中兩個嚴酷的現實問題.......... ...............14
1.2.2目前視線工作模型........... ..........15
1.2.3近期工作模型................... ..........16
1.2.4你的緊迫性區域.............. ...........17
1.3Outlook中的MYN任務列表....... ....18
1.4MYN概述：超越1MTD............ ......22
1.4.1MYN有一套更強大的任務管理方法論..... ........22
1.4.2MYN戰略性推遲................ .......23
1.4.3更強大的電子郵件管理....... ......23
1.4.4MYN系統的可選組件......... .....24
1.5總結：MYN系統理論與關鍵組件............ .............26
1.6下一步........ .26
第2章學習Outlook任務系統...... ....27
2.1引言 .............27
2.1.1本章主要內容 .........27
2.1.2請再嘗試一次Outlook任務..... .27
2.2本書涵蓋的Outlook版本及其任務模組 .....28
2.2.1本書支持Office365的桌面版Outlook .......29
2.2.2移動版Outlook怎么樣............ ..31
2.3在Outlook中導航查找任務（Windows和Mac） .........33
2.3.1數據類型和數據類型模式......... 33
2.3.2Outlook資料夾 .......34
2.3.3在資料夾窗格（Windows）或邊欄（Mac）中選擇資料夾... ....34
2.3.4資料夾列表按鈕（只對Windows版） .35
2.4學習Outlook任務基礎知識（Windows和Mac） .........36
2.4.1訪問Outlook任務系統............ ..37
2.4.2WindowsOutlook：查看和布置待辦事項欄 .............39
2.4.3在快速訪問工具列中添加“任務”按鈕 ...........42
2.4.4使用預覽和固定預覽............. ....43
2.4.5使用閱讀視圖隱藏待辦事項欄 .............44
2.4.6待辦事項欄任務列表的外觀與布局 .....44
2.5輸入任務（Windows和Mac）..... ......46
2.5.1WindowsOutlook：兩種輸入任務的方法 .............46
2.5.2在MacOutlook中輸入任務... ...49
2.5.3練習輸入和編輯任務（Windows和Mac） ..49
2.5.4標記完成任務（Windows和Mac） ..50
2.5.5使用任務對話框中的其他欄位（Windows和Mac） ..52
2.6在Outlook中使用標記（Windows和Mac） .........53
2.6.1標記電子郵件入門（Windows和Mac） ..53
2.6.2標記郵件的最佳用途：推遲回復（Windows和Mac）... .........55
2.6.3關於清除標記的說明（Windows和Mac） ..55
2.6.4識別標記郵件任務（Windows和Mac） ..56
2.6.5清理標記郵件任務（Windows和Mac） ..57
2.7將電子郵件轉變為任務簡介（Windows和Mac） .........59
2.7.1WindowsOutlook ....59
2.7.2MacOutlook：沒有自動化.... ....59
2.8總結 .............60
2.9下一步 .........60
第3章配置Outlook，為MYN任務管理做準備 ..............61
3.1引言 .............61
3.1.1超越1MTD .............61
3.1.2為什麼需要MYN配置........ .....61
3.1.3創建MYN任務列表........... .......62
3.1.4Windows用戶：考慮使用Outlook外掛程式 ...........62
3.2為MYN配置WindowsOutlook... ....63
3.2.1在開始之前，先關閉任何其他已打開的Outlook ...64
3.2.2通過打開待辦事項欄的自定義控制項開始配置 .........64
3.2.3調整“列”清單 .....65
3.2.4按“優先權”分組 .66
3.2.5按“開始日期”排序............. ....67
3.2.6調整其他設定 .........67
3.2.7重新啟動Outlook以保存和確認你的設定（測試穩定性）. ...68
3.2.8修復設定 .................69
3.2.9設定篩選 .................69
3.2.10停用“過期任務”規則，格式化開始日期為今天的任務... ....71
3.2.11確認WindowsOutlook已設定準確 ...73
3.2.12調整“開始日期”列的格式 ...73
3.2.13調整待辦事項欄和“開始日期”列的寬度 ...74
3.2.14關閉任務提醒 .......74
3.3配置MacOutlook ..........74
3.3.1設定篩選複選框 .....74
3.3.2選擇並重新排列任務資料夾的列 .....75
3.3.3按“開始日期”排序（降序）.. ..75
3.3.4創建三個智慧型資料夾.......... .......75
3.3.5確認你的MacOutlook已設定正確 .....77
3.4退出並重啟Outlook，以保存設定 .............77
3.5下一步 .........77
第4章在Outlook中管理任務的全新方法論 ..............79
4.1MYN方法論：如何在Outlook中控制你的任務 .................79
4.1.1目前任務列表 .........79
4.1.2目前緊急任務：今天必須完成，儘早識別並處理 .....81
4.1.3修復優先權分組排序（Windows） ...............83
4.1.4大多數任務沒有截止期限.. .......84
4.1.5始終為任務設定開始日期..... ....84
4.1.6在MYN中不要使用Outlook的截止日期欄位 .........86
4.1.7不斷變長的目前機會任務列表 .................86
4.1.8使用優先序，保持目前機會任務列表在一個合理長度.. .......87
4.1.9推遲回顧：將任務轉變為目前視線外任務（簡化版）....... .........87
4.1.10推遲執行：設定任務開始日期到將來（簡化版） ....88
4.1.11小結：管理你的目前任務列表 ...............89
4.2FRESH（新鮮）優先系統........... ......90
4.2.1在目前機會區域中設定任務優先序 .............90
4.2.2保持任務列表按開始日期降序排列 .................92
4.3管理截止期限 .................92
4.3.1如何指明任務具有真的硬性截止期限 .................92
4.3.2在MYN中為任務指明硬性截止期限的5種方法............ .....92
4.3.3不要為Outlook任務設定提醒 .....95
4.4總結：任務管理原則 ....95
4.5練習 .............96
4.6下一步 .........97
第5章清空收件箱的極大幸福感......98
5.1引言 .............98
5.1.1收件箱的真正用途 .98
5.1.2不要將收件箱作為任務管理系統 .................99
5.1.3收件箱就像急診室 .99
5.1.4清空收件箱的4種方法....... .....100
5.2一個非常簡單的系統：將所有郵件拖入“已處理郵件”資料夾中... .....100
5.2.1一個簡單的郵件歸檔方案.... ....100
5.2.2歸檔郵件的三個其他原因...... ..101
5.2.3在歸檔後查找郵件的4種方法 .................101
5.2.4關於基於主題歸檔的更多討論 ....103
5.2.5要完全清空我的收件箱嗎... .....103
5.2.6清空收件箱——Step1：創建“已處理郵件”資料夾.. ............104
5.2.7清空收件箱——Step2：歸檔到新的“已處理郵件”資料夾 .......105
5.2.8加快歸檔到“已處理郵件”資料夾的方法 ........106
5.2.9切換到使用“已處理郵件”資料夾 106
5.3在已處理郵件資料夾中查找郵件 ............108
5.3.1視覺化查找郵件 ....108
5.3.2使用搜尋工具 ........112
5.4總結 ............119
5.5下一步 ........120
第二部分MYN系統進階
第6章何時與何地使用Outlook任務 .....122
6.1引言 ............122
6.2何謂任務 ....122
6.2.1任務與約會 ............122
6.2.2目標的位置 ............123
6.2.3項目的位置 ............125
6.2.4重要成果 ................125
6.3幾乎將你的所有任務都放入Outlook中 ..126
6.3.1將所有任務都放在一個地方很重要 126
6.3.2清空你的大腦：不要用大腦來記待辦事項 ............126
6.3.3將任務從成堆的紙質材料中提取出來 ................127
6.3.4語音郵件 ................127
6.3.5統一訊息 ................127
6.3.6個人事務與工作任務，分開還是合併管理 ........128
6.3.7小結：用Outlook管理所有任務 ....128
6.4MYN系統的移動解決方案....... ......129
6.4.1移動解決方案快速入門...... ......129
6.4.2在選擇移動解決方案時的考慮因素 ................129
6.4.3列印你的任務，而不使用移動設備（Windows） ....130
6.4.4筆記本電腦（Windows或Mac）或Windows平板電腦 131
6.4.5移動版Outlook怎么樣 131
6.4.6為MYN選擇一台筆記本電腦或Windows10平板電腦 132
6.4.7為iOS和Android設備使用一個任務伺服器 ....133
6.4.8適合MYN的最佳套用/APP 136
6.4.9APP解決方案的典型障礙和一些解決辦法 ........139
6.5非Outlook任務解決方案 141
6.5.1不將Outlook作為主要任務解決方案的原因 ....141
6.5.2推薦非Outlook的任務解決方案：Toodledo. 142
6.5.3基於紙張的非Outlook解決方案 ................143
6.6任務的移動策略 ............143
6.7在目前任務列表中只寫“下一步行動” ..........145
6.7.1MORE任務（多步任務/系列任務） ...............146
6.7.2項目的下一步行動 146
6.7.3對停滯不前任務的解決辦法 ................147
6.7.4識別緊接著的下一步行動. 147
6.7.5有用的下一步行動“橋”和“占位符” ................147
6.8MYN與GTD結合使用 148
6.9重要成果 ....149
6.9.1重要成果比目標或項目要小. 149
6.9.2如何顯示SOC .......150
6.9.3SOC非常適合使用截止期限 ....150
6.10在你等待別人完成某事時使用跟進任務 .151
6.10.1等待列表的替代方案 151
6.10.2創建跟進任務 151
6.10.3跟進任務的兩種類型 152
6.11總結 ..........152
6.12下一步 ......152
第7章將電子郵件轉變為任務，解除“收件箱壓力” 153
7.1引言 ............153
7.1.1收件箱壓力能被解除 153
7.1.2電子郵件帶來的麻煩 154
7.1.3使用Outlook工具將電子郵件轉變為任務 ............156
7.2使用拖放操作，將電子郵件轉變為任務（Windows） ............157
7.2.1創建不帶附屬檔案的任務：具體步驟（左擊拖放法） 157
7.2.2創建帶附屬檔案的任務：具體步驟（右擊拖放法） 158
7.3將電子郵件轉變為任務（Mac） 160
7.3.1使用AppleScript創建任務 160
7.3.2在沒有AppleScript的情況下創建任務 ................161
7.3.3在Mac版中包含附屬檔案. 161
7.4將電子郵件轉變為任務的其他方法（Windows） ..161
7.4.1標記郵件：標識推遲回復或在外出途中標識任務 161
7.4.2使用“移動”選單（Windows） ..............162
7.4.3使用“快速步驟”（Windows） ..............162
7.5將電子郵件轉變為任務的竅門（Windows和Mac） .........163
7.5.1在任務中備註頭信息. 163
7.5.2將文本任務轉變回電子郵件 163
7.5.3同時拖動多個電子郵件（Windows） ..............163
7.5.4在將郵件轉變為任務時，關閉閱讀窗格、緊湊版式和郵件預覽 ....164
7.5.5不要將“一分鐘內”就能完成的行動轉變為任務 164
7.5.6為什麼你應“複製”而不是“移動”電子郵件（Windows） ..............164
7.5.7將電子郵件轉變為約會（Windows） ..............164
7.6標記郵件任務（Windows和Mac） ........165
7.6.1回顧標記郵件任務 165
7.6.2為什麼標記郵件任務也許不適合用來將郵件轉變為任務 166
7.6.3標記郵件任務的推薦用法：標記推遲回復 ........166
7.6.4為什麼標記郵件任務非常適合用於標記推遲回復 166
7.6.5使用標記郵件任務的其他影響 ................167
7.6.6標記郵件任務適合在智慧型手機上標識任務（Windows和Mac） .168
7.6.7理解標記郵件任務的日期欄位（Windows和Mac） .168
7.7為通過電子郵件發出的重要請求創建跟進任務（Windows和Mac） 169
7.7.1要解決的問題 ........169
7.7.2解決辦法 ................169
7.7.3如何創建跟進任務 170
7.7.4有效的下一步：將原郵件重新發給對方 ................170
7.7.5替代等待列表 ........171
7.7.6標記發出的郵件（Windows） ..............171
7.8總結：收件箱壓力解決之道 173
7.9練習 ............173
7.10下一步 173
第8章基於主題的電子郵件歸檔管理 ................174
8.1引言 ............174
8.2基於主題歸檔你的電子郵件（Windows和Mac） .........174
8.2.1將郵件移入多個按主題命名的Outlook資料夾中 ..175
8.2.2歸檔到多個Outlook資料夾的問題 ....176
8.2.3更好的歸檔方案：將郵件放在一個地方並使用Outlook類別貼標籤 177
8.2.4類別相比獨立資料夾：為什麼它更快 178
8.2.5使用Outlook類別的一些不足 ....180
8.3如何使用Outlook類別（Windows和Mac） .........180
8.3.1如何使用Outlook類別為郵件貼標籤（Windows和Mac）... ....181
8.3.2練習按類別分組（Windows和Mac） .182
8.4添加和編輯你的類別列表........ .......184
8.4.1使用類別對話框（Windows和Mac） .184
8.4.2在添加或編輯類別時的考慮因素（Windows和Mac）..... ......185
8.4.3添加和刪除類別（Windows和Mac） .186
8.4.4關於創建Outlook類別的一些要點（Windows和Mac）...... .....186
8.5關於使用類別的更多討論..... ..........187
8.5.1右擊法指定Outlook類別（Windows和Mac） .187
8.5.2添加或移除多個類別（Windows和Mac） .188
8.5.3獨特的多類別組合特性（Mac） ..188
8.5.4快速單擊設定默認類別（Windows） ..............189
8.5.5使用搜尋資料夾查看已分類郵件（Windows） ....189
8.5.6創建類別智慧型資料夾（Mac） ..191
8.5.7刪除搜尋或智慧型資料夾及裡面的郵件（Windows和Mac）.... ...191
8.6類別使用技巧（Windows和Mac） .........191
8.6.1轉換到使用類別系統........ ........191
8.6.2關於如何和何時添加類別的技巧 ....193
8.6.3使用“稍後閱讀”類別清空你已過載的收件箱 194
8.6.4加快分類速度 ........194
8.7總結 ............196
8.8下一步 ........196
第9章MYN目前目標、戰略性推遲和總體流程圖 ..197
9.1引言 ............197
9.2回顧“目前視線工作模型”....... ......197
9.3目前目標任務：第4個緊迫性區域 ............200
9.3.1目前目標任務管理流程（可選） .200
9.3.2使用目前目標任務流程的一些提示 ................200
9.3.3小結：任務列表上的4個緊迫性區域 ............201
9.4使用目前視線模型，保持工作日平衡 ............201
9.4.1哪些任務直接進入目前機會列表 ....202
9.4.2太多目前緊急任務......... .........202
9.4.3將任務拋到目前視線外並適時回顧 ..202
9.5MYN戰略性推遲（Windows和Mac） .......204
9.5.1使用CEO的方法 204
9.5.2戰略性推遲任務的兩種方法.. 204
9.5.3推遲執行任務........... ...............205
9.5.4推遲回顧任務：主要的推遲方法 ................205
9.5.5小結：MYN戰略性推遲的操作步驟............. .208
9.5.6MYN戰略性推遲的常見問答 ..208
9.6MYNOutlook流程圖.............. ........209
9.6.1高層視圖：總體流程圖..... 210
9.6.2工作流程1：無須行動，只要歸檔 ..211
9.6.3工作流程2：快速執行並歸檔 ......................212
9.6.4工作流程3：標記並稍後回復 ......................212
9.6.5工作流程4：轉變為任務並歸檔 ......................213
9.6.6不要忘了定期回顧和緊迫性區域的數量上限... ...................215
9.6.7享受此系統帶給你的巨大好處 ......................216
9.7總結 ..............................216
9.8下一步 ..........................216
第三部分精通MYN系統
第10章在Outlook中進行MYN委派任務.... ...218
10.1引言 ............................218
10.2成功的委派 ................218
10.3委派任務的方法.................. ..........218
10.3.1Step1：識別並標註擬委派的任務.............. ......219
10.3.2Step2：讓對方買入該任務. ...219
10.3.3Step3：跟進 ......220
10.3.4跟進已委派任務的更多細節 ....................223
10.4總結 ........225
10.5下一步 ........................225
第11章時間管理與其他節約時間技巧......... ......226
11.1引言 ........226
11.2時間管理：安排時間處理任務... ..227
11.2.1設定通用的“任務”約會.... .227
11.2.2預定任務時間與通用任務時間 ....................227
11.3計算完成本周任務所需的時間.. ..228
11.3.1問題...... ...............228
11.3.2解決辦法 .............230
11.4清理你的任務時間............. ...........232
11.4.1低效的任務時間.............. .......232
11.4.2避免被打擾................... ..........232
11.4.3標識可交付成果.......... ...........233
11.4.4時間映射 .............233
11.4.5在每天結束時寫長郵件回復 ....................234
11.4.6關閉新郵件桌面通知.......... ...235
11.4.7拒絕不重要的會議（低優先權）................. .............236
11.4.8作戰室 .................236
11.5通過自動分類收到的郵件節約時間（Windows和Mac）.......... ...............237
11.5.1使用Outlook規則自動分類（Windows和Mac）.......... .......237
11.5.2創建自動分類郵件的規則（Windows） ..........238
11.5.3創建自動分類郵件的規則（Mac） ...................238
11.6快速高效地維護類別名稱（Windows和Mac）........... ..............240
11.6.1分配給郵件的類別也許不在類別列表中........... .................240
11.6.2如何重命名類別（Windows和Mac）........ .........240
11.6.3刪除一個類別名（Windows和Mac）......... ........240
11.6.4處理髮給你的郵件中的類別（Windows）............. .................241
11.7快速查找郵件：創建所有郵件搜尋資料夾（Windows）或所有郵件智慧型資料夾（Mac）............... ..241
11.7.1為什麼“所有郵件”搜尋資料夾和智慧型資料夾很有用 242
11.7.2如何創建“所有郵件”搜尋資料夾（Windows）......... .......243
11.7.3如何創建“所有郵件”智慧型資料夾（Mac）.............. ...........243
11.7.4下一步（Windows和Mac）.... .244
11.7.5將所有郵件搜尋資料夾放到收藏夾中（Windows）... .........244
11.8更多Outlook節約時間技巧.. .......245
11.8.1在Outlook中輸入日期以節約時間（Windows）.......... ..245
11.8.2通過在待辦事項列表視圖中顯示備註和附屬檔案以節約時間（Windows）. ............245
11.8.3使用快速訪問導航按鈕節約時間（Windows）................ ....246
11.8.4通過使用重複任務以節約時間（Windows和Mac）.... ...246
11.8.5通過將任務轉換回郵件節約時間（Windows）............... .....247
11.8.6通過書寫更清晰的郵件節約時間（Windows和Mac）... ....247
11.9總結 ........248
11.10下一步 ......................248
第12章WindowsOutlook高級主題................. ..................249
12.1引言 ........249
12.2內在重要性 ................249
12.2.1超越緊迫性管理............. .......249
12.2.2內在重要性的定義........ ........250
12.2.3添加內在重要性列到待辦事項欄中.......... ..............250
12.2.4如何添加內在重要性列..... ...251
12.2.5使用內在重要性列........... .....253
12.3理解Outlook任務視圖........... ......254
12.3.1任務資料夾和預裝的任務資料夾視圖............. ...............254
12.3.2使用“視圖”選項卡，在可選的任務視圖之間選擇....... .....255
12.3.3創建自定義視圖時的考慮因素 ............255
12.4在Outlook中跟蹤目標與項目... ..257
12.4.1跟蹤目標 ............257
12.4.2跟蹤項目 ............258
12.4.3對於項目和目標的OutlookMYN解決方案........ ..............259
12.5基於類別的MYN目標與項目視圖................. ...........262
12.5.1背景說明 ............262
12.5.2使用“P:”和“G:”........ ......263
12.5.3如何創建基於類別的MYN項目視圖 ..........263
12.5.4使用基於類別的MYN項目視圖 ....................265
12.5.5如何創建基於類別的MYN目標視圖................. ...............266
12.5.6使用基於類別的MYN目標視圖 ....................267
12.5.7在待辦事項欄中添加“類別”列——小心使用........ .............267
12.5.8為任務分配其他類別......... ...268
12.6MYN主要任務視圖.................. ....268
12.7添加角色概念到視圖中......... ....268
12.8分層的目標、項目與任務資料夾................ ........269
12.9待辦事項欄的“截止期限”列... ..269
12.9.1回顧任務截止期限管理.... ....269
12.9.2創建新的“截止期限”列.. ..270
12.9.3添加“截止期限”列到待辦事項欄中... .270
12.9.4使用“截止期限”列...... ......272
12.10添加緊湊版式................. .............272
12.11修改簡單列表視圖.......... ............274
12.12MYN推遲回顧視圖........... .........274
12.13MYN所有任務視圖......... ...........276
12.14MYN本周任務視圖....... .............278
12.15總結 ..........................279
12.16下一步 ......................280
12.17開始使用MYN系統掌控你的工作吧................. .....280
附錄A理解MYN系統中的Outlook資料夾..... ........281
附錄B在MYN系統中存檔你的郵件.................. ...................309
附錄C資源與快速指南............... ....332
附錄DMYNPro外掛程式與MYN系統培訓.. ...............336
